কতটা ভালো হত যদি সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভর Goes? অধিকাংশ সময় আমরা সেটা পছন্দ করব। আজ আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেলে অন্য সেলের মান ভিত্তিক করে সেল অটো-পপুলেট করতে হয়। এই সেশনে আমরা এক্সেল ২০১৯ ব্যবহার করব, আপনি আপনার পছন্দের ভার্সন ব্যবহার করতে পারেন।
প্রথমে, আমাদের ডেটাসেট সম্পর্কে জানি যা আজকের উদাহরণের ভিত্তি।
এখানে একটি টেবিল আছে যাতে কর্মীদের তথ্য রয়েছে: নাম, আইডি, ঠিকানা, বিভাগ এবং যোগদানের তারিখ। এই ডেটা ব্যবহার করে আমরা দেখব কিভাবে সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা যায়।
লক্ষ্য করুন এটি একটি বেসিক ডেটাসেট ডামি ডেটার সাথে। বাস্তব পরিস্থিতিতে আপনি আরও বড় এবং জটিল ডেটাসেটের सामনা করতে পারেন।
প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক
নিচের লিংক থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।
অন্য সেলের ভিত্তিতে সেল অটো পপুলেট করুন
এখানে আমরা উদাহরণটি এভাবে সেট করেছি যাতে কর্মীর নাম দেওয়ায় তার তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসে।
এখানে মূল টেবিল থেকে আলাদা করে তথ্যের ফিল্ডগুলো রাখা হয়েছে। ধরুন আমরা নাম, রবার্ট সেট করি।
তাহলে রবার্ট-এর বিবরণ পাওয়া উচিত। চলুন দেখি কিভাবে করা যায়।
১. VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার
ক্ষণ भरের জন্য "অটো-পপুলেট" ভুলে যান এবং মাপদণ্ডের সাথে মিলে ডেটা রিট্রিভ করার কথা চিন্তা করুন, কোন ফাংশনগুলো মনে আসে? স্পষ্টতই, VLOOKUP সেসবের একটি।
VLOOKUP লম্বাকারভাবে সংগঠিত ডেটা খুঁজে বের করে। আরও জানতে এই VLOOKUP আর্টিকেল দেখুন।
এখন আমরা VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করে একটি ফর্মুলা লিখব যা সেলে সঠিক ডেটা আনবে।
কর্মীর আইডি বের করার ফর্মুলা লিখি:
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
VLOOKUP ফাংশনে আমরা লুকআপ ভ্যালু হিসেবে নাম (I4) দিয়েছি। এরপর পুরো টেবিল রেঞ্জ লুকআপ অ্যারের হিসেবে।
কর্মী আইডি ২য় কলাম, তাই কলাম_নাম হিসেবে ২ ব্যবহার করা হয়েছে।
ফর্মুলা থেকে যেকোনো ত্রুটি দূর করতে IFERROR ফাংশন ব্যবহার করা হয়েছে (এ সম্পর্কে জানতে IFERROR আর্টিকেল দেখুন)।
বিভাগের নাম পেতে ফর্মুলা পরিবর্তন করতে হবে:
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"")
এখানে মূল টেবিলে অবস্থান অনুযায়ী কলাম_নাম পরিবর্তন করা হয়েছে। বিভাগ ৩য় কলাম, তাই ৩ ব্যবহার করা হয়েছে।
যোগদানের তারিখ এবং ঠিকানা-র জন্য ফর্মুলা:
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
এবং
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,5,0),””)
কর্মীর বিবরণ পেয়ে গেলাম। এখন নাম পরিবর্তন করলে সেলগুলো অটো-আপডেট হবে।
ড্রপ-ডাউন লিস্ট সহ VLOOKUP
আগে আমরা ম্যানুয়ালি নাম দিয়েছিলাম। এটি সময়সাপেক্ষ এবং বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
সমাধান হিসেবে কর্মীর নামের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা যায়। ড্রপ-ডাউন লিস্ট बनाने সম্পর্কে জানতে আর্টিকেলটি দেখুন।
ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়লগ বক্সে লিস্ট বেছে নিন এবং নামের সেল রেফারেন্স দিন।
B4:B9 হলো নাম ধারণকারী রেঞ্জ।
এখন ড্রপ-ডাউন লিস্ট পাওয়া যাবে।
এখন নাম দ্রুত এবং সহজে বেছে নেওয়া যাবে।
অন্য সেলগুলো VLOOKUP ব্যবহার করার কারণে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হচ্ছে।
২. INDEX-MATCH ফাংশন ব্যবহার
VLOOKUP-এ যা করেছি, তার বিকল্প হিসেবে INDEX-MATCH কোম্বিনেশন ব্যবহার করা যায়।
MATCH লুকআপ ভ্যালুর অবস্থান খুঁজে বের করে। INDEX নির্দিষ্ট লোকেশনের মান রিটার্ন করে। আরও জানতে INDEX, MATCH আর্টিকেলগুলো দেখুন।
ফর্মুলা হবে:
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"")
এখানে আমাদের ফর্মুলা আইডি নম্বর বের করছে কারণ INDEX-এ আইডি রেঞ্জ দেওয়া হয়েছে এবং MATCH ফাংশন টেবিলে (B4:B9) মাপদণ্ড মান মিলিয়ে রো নম্বর দিচ্ছে।
বিভাগ বের করতে INDEX-এ রেঞ্জ পরিবর্তন করুন:
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"")
বিভাগগুলো D4 থেকে D9 রেঞ্জে আছে।
যোগদানের তারিখ-র ফর্মুলা:
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"")
এবং ঠিকানার জন্য:
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"")
এখন সিলেকশন মুছে যেকোনো নাম বেছে নিন:
অন্য সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যাবে।
৩. HLOOKUP ফাংশন ব্যবহার
যদি আপনার ডেটা অনুভূমিকভাবে সংগঠিত থাকে তবে HLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করতে হবে। আরও জানতে HLOOKUP আর্টিকেল দেখুন।
নাম ফিল্ড ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে সেট হবে। বাকি ফিল্ডগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হবে।
আইডি বের করার ফর্মুলা:
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"")
অপারেশন VLOOKUP ফর্মুলার মতোই। HLOOKUP-এ নাম লুকআপ ভ্যালু হিসেবে এবং টেবিল লুকআপ অ্যারের হিসেবে দেওয়া হয়েছে। আইডিগুলো ২য় রোতে, তাই রো_নাম ২। এবং সঠিক মিলের জন্য ০।
বিভাগের জন্য ফর্মুলা:
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
বিভাগ ৩য় রো, তাই রো_নাম ৩।
যোগদানের তারিখের ফর্মুলা:
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"")
যোগদানের তারিখ ৪র্থ রো, তাই রো_নাম ৪। ঠিকানার জন্য রো নম্বর ৫ করুন।
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"")
সেলগুলো মুছে ড্রপ-ডাউন থেকে নাম বেছে নিন:
নাম বেছে নিলে অন্য সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যাবে।
৪. রো uchun INDEX-MATCH
রো uchunও INDEX MATCH কোম্বিনেশন ব্যবহার করা যায়। ফর্মুলা:
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") এটি আইডি বের করার জন্য, তাই INDEX-এ C4:H4 ব্যবহার করা হয়েছে যা কর্মী আইডি রো।
বিভাগ পেতে রো রেঞ্জ পরিবর্তন করুন:
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"")
যোগদানের তারিখ এবং ঠিকানার জন্য একইভাবে রো নম্বর পরিবর্তন করুন:
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"")এখানে C6:H6 হলো যোগদানের তারিখ রো।
এবং C7:H7 হলো ঠিকানা রো, তাই ঠিকানা বের করার ফর্মুলা:
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),””)
উপসংহার
আজকের জন্য এটুকু। অন্য সেলের ভিত্তিতে সেল অটো-পপুলেট করার অনেক পদ্ধতি আলোচনা করা হয়েছে। আশা করি এটি আপনার কাজে আসবে। কোথাও বুঝতে সমস্যা হলে কমেন্ট করুন। আমরা যে পদ্ধতিগুলো এখানে ছেড়ে দিয়েছি সেগুলো জানাতে পারেন।
আরও পড়ুন
- এক্সেলে অটোফিল ফর্মুলা ব্যবহার (৬ পদ্ধতি)
- অন্য সেলের ভিত্তিতে অটোফিল সেল (৫ পদ্ধতি)
- এক্সেলে অটোমেটিক নম্বরিং (৯ পদ্ধতি)
- এক্সেলে সংখ্যা অটোফিল (১২ পদ্ধতি)
- সমাধান: এক্সেল অটোফিল কাজ করছে না (৭ সমস্যা)
- এক্সেলে একাধিক শীটে ক্রমিক তারিখ প্রবেশ করান
