এক্সেল থেকে লেবেল প্রিন্ট করার পদ্ধতি

জানতে হবে

• এক্সেল থেকে লেবেল প্রিন্ট করতে হলে প্রথমে আপনার ওয়ার্কশিট প্রস্তুত করুন, তারপর মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে লেবেল সেট আপ করুন, এবং অবশেষে ওয়ার্কশিটকে লেবেলের সাথে সংযুক্ত করুন।
• লেবেল সেট আপ করতে একটি খালি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন এবং যান Mailings > Start Mail Merge > Labels। ব্র্যান্ড এবং প্রোডাক্ট নম্বর বেছে নিন।
• ওয়ার্ডে মেইল মার্জ ফিল্ড যোগ করতে Mailings ট্যাবে যান এবং Write & Insert Fields সেকশনে Address Block-এ ফিল্ডগুলো যোগ করুন।

এই গাইডে ব্যাখ্যা করা হয়েছে কীভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেইল মার্জ ফিচার ব্যবহার করে এক্সেল থেকে লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করতে হয়। এই নির্দেশাবলি Excel এবং Word 2019, 2016, 2013 এবং Microsoft 365-এর জন্য প্রযোজ্য।

এক্সেল থেকে লেবেল প্রিন্ট করার পদ্ধতি

ওয়ার্ডের মেইল মার্জ ফিচার ব্যবহার করে এক্সেল থেকে মেইলিং লেবেল প্রিন্ট করা মাত্র কয়েক মিনিটের কাজ। সুন্দর কলাম এবং সারি, সর্টিং ক্ষমতা এবং ডেটা এন্ট্রি ফিচারের কারণে এক্সেল যোগাযোগের তালিকা বা কন্টাক্ট লিস্ট সংরক্ষণ করার জন্য আদর্শ অ্যাপ্লিকেশন। একবার বিস্তারিত তালিকা তৈরি করলে, আপনি তা Microsoft 365-এর অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলোর সাথে ব্যবহার করে অনেক কাজ করতে পারেন।

ওয়ার্কশিট প্রস্তুত করুন এবং ডেটা এন্ট্রি করুন

এক্সেল থেকে মেইলিং লেবেল তৈরি করতে, আপনাকে বর্ণনামূলক কলাম হেডিং যোগ করতে হবে যাতে সব কিছু সঠিকভাবে প্রিন্ট হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নিচের কলাম হেডিংগুলো ব্যবহার করতে পারেন:

• Title (Mr./Ms./Dr.)
• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

1. প্রতিটি কলামের প্রথম সেলে সেই কলামের ডেটা বর্ণনা করার হেডিং টাইপ করুন। লেবেলে যা যা তথ্য থাকবে তার জন্য আলাদা আলাদা কলাম তৈরি করুন।

   

2. যে নাম এবং ঠিকানা বা অন্যান্য ডেটা লেবেলে প্রিন্ট করতে চান সেগুলো টাইপ করুন।

   প্রতিটি আইটেম সঠিক কলামে আছে কিনা নিশ্চিত করুন।

   লিস্টের ভেতরে খালি কলাম বা সারি রেখে দেবেন না।

   

3. ডেটা এন্ট্রি শেষ হলে ওয়ার্কশিটটি সংরক্ষণ করুন।

ওয়ার্ডে লেবেল সেট আপ করুন

এখন আপনাকে প্রিন্ট করার লেবেলের আকার এবং ধরন বেছে নিতে হবে।

1. একটি খালি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন।

2. Mailings ট্যাবে যান।

   

3. Start Mail Merge > Labels বেছে নিন।

   

4. Label Vendors বক্সে ব্র্যান্ড বেছে নিন এবং তারপর প্রোডাক্ট নম্বর বেছে নিন, যা লেবেল প্যাকেজে লেখা থাকে। আপনি কাস্টম লেবেল ডাইমেনশন দিতে চাইলে New Label সিলেক্ট করতে পারেন।

5. প্রস্তুত হলে OK ক্লিক করুন।

   

ওয়ার্কশিটকে লেবেলের সাথে সংযুক্ত করুন

এক্সেল থেকে ঠিকানার লেবেল প্রিন্ট করার জন্য মার্জ করার আগে, আপনাকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে আপনার লিস্টवाले এক্সেল ওয়ার্কশিটের সাথে সংযুক্ত করতে হবে। প্রথমবার ওয়ার্ড থেকে এক্সেল ওয়ার্কশিটের সাথে সংযুক্ত হয়ে, আপনাকে একটি সেটিং ইনেবল করতে হবে যা দুটি প্রোগ্রামের মধ্যে ফাইল কনভারশন অনুমতি দেয়।

1. ওয়ার্ডে File ক্লিক করুন।

   

2. নিচে স্ক্রোল করুন এবং বাম প্যানেলের নিচে থেকে Options সিলেক্ট করুন।

   

3. Word Options উইন্ডোর বাম প্যানেল থেকে Advanced ক্লিক করুন এবং General সেকশন পর্যন্ত স্ক্রোল করুন।

   

4. Confirm file format conversion on open চেকবক্সটি সিলেক্ট করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন এবং OK ক্লিক করুন।

   

5. Mailings ট্যাব থেকে, Start Mail Merge গ্রুপে Select Recipients > Use an Existing List বেছে নিন।

   

6. খুলে যাওয়া Select Data Source উইন্ডোতে আপনার লিস্টযুক্ত এক্সেল ওয়ার্কশিটটি খুঁজে বের করে Open ক্লিক করুন।

7. লিস্টটি ব্যবহার করার নিশ্চয়তা দিতে OK ক্লিক করুন এবং আবার OK ক্লিক করে আপনার লিস্টযুক্ত টেবিলটি সিলেক্ট করুন। পেজটি এখন «Next Record» লেখা লেবেলগুলোর সাথে ভর যাবে।

মেইল মার্জ ফিল্ড যোগ করুন এবং মার্জ সম্পন্ন করুন

ডেটা সংগঠিত করার পর, মার্জ সম্পন্ন করার আগে আপনাকে মেইল মার্জ ফিল্ড যোগ করতে হবে। এখানে আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে যোগ করা হেডিংগুলো কাজে আসবে।

1. পেজের প্রথম লেবেলে ক্লিক করুন এবং Mailings ট্যাবের Write & Insert Fields সেকশন থেকে Address Block সিলেক্ট করুন।

2. দেখানো Insert Address Block ডায়ালগ বক্সে Match Fields বাটনে ক্লিক করুন।

   

   আপনার হেডিংগুলো প্রয়োজনীয় ফিল্ডের সাথে মেলে কিনা চেক করুন। যদি কোনোটি ভুল হয়, তবে তার পাশের ড্রপ-ডাউন অ্যারো থেকে সঠিক ফিল্ড বেছে নিন।

3. OK ক্লিক করুন। ডায়ালগ বক্স বন্ধ করতে আবার OK ক্লিক করুন।

4. Mailings > Write & Insert Fields > Update Labels সিলেক্ট করুন।

5. এক্সেল স্প্রেডশিট এবং ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সেট আপ হলে, তথ্যগুলো মার্জ করে আপনার লেবেল প্রিন্ট করতে পারেন। Mailings ট্যাবের Finish গ্রুপ থেকে Finish & Merge ক্লিক করুন।

6. Edit Individual Documents ক্লিক করে প্রিন্ট হওয়া লেবেলগুলো প্রিভিউ করুন। All > OK সিলেক্ট করুন।

   

7. একটি নতুন ডকুমেন্ট খুলবে যেখানে আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটের মেইলিং লেবেলগুলো থাকবে। আপনি অন্য ওয়ার্ড ডকুমেন্টের মত এডিট, প্রিন্ট এবং সংরক্ষণ করতে পারেন।