এক্সেলে প্রফেশনাল ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন টেমপ্লেট তৈরি করুন

বিজনেসে ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন তৈরি করা খুব জরুরি। কি আপনি এক্সেলের জন্য একটি ভালো ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট খুঁজছেন? তাহলে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন। আমরা এখানে স্পষ্ট উদাহরণ সহ এক্সেলে একটি উপযুক্ত ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট দেখাব।

এখান থেকে ফ্রি এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে নিজে অনুশীলন করতে পারেন।

ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন কী?

ভেন্ডার রিকন্সিলিয়েশন একটি ভেন্ডারের ব্যালেন্সকে ভেন্ডার দ্বারা সরবরাহকৃত স্টেটমেন্টের সাথে মিলিয়ে যাচাই করার প্রক্রিয়া। রিকন্সিলিয়েশন প্রক্রিয়ায় ভেন্ডার ইনভয়েসগুলো এন্টিটির সিস্টেমের সাথে মিলিয়ে যাচাই করা হয়। এটিই একটি এন্টিটির ভেন্ডার অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সের পেয়েবলস শনাক্ত করার একটি পদ্ধতি। স্টেটমেন্ট রিকন্সাইল করলে একটি বিজনেস নিশ্চিত করতে পারে যে ভেন্ডার যা চার্জ করছে এবং কোম্পানি যা সার্ভিস পাচ্ছে সেগুলোর মধ্যে নির্ভুলতা রয়েছে।

রিকন্সিলিয়েশন সিস্টেম এবং ভেন্ডারদের লেজার অ্যাকাউন্টের মধ্যে সমস্যাগুলো শনাক্ত করে। রিকন্সিলিয়েশন রিপোর্ট ভেন্ডার সম্পর্ক উন্নত করতে, ভেন্ডার ভুলগুলো কমাতে এবং ভেন্ডার খরচের উপর নিয়ন্ত্রণ বাড়াতে সাহায্য করে। অনেক নিয়মিত ট্রানজ্যাকশন এবং রিকন্সাইল করার জন্য বিভিন্ন স্টেটমেন্ট থাকার কারণে, এটি রিকন্সিলিয়েশন প্রক্রিয়া 내내 কম সময় এবং বৈধতা নিশ্চিত করে।

এক্সেলে ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট তৈরির সহজ ধাপসমূহ

এখন ধাপগুলো সঠিকভাবে অনুসরণ করে ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট তৈরি করা যাক।

ধাপ ১: একটি বেসিক টেমপ্লেট গঠন

সর্বপ্রথম আমাদের ডেটা ইনপুট করার জন্য একটি বেসিক টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে। কোম্পানির নাম, পিরিয়ড, কলামগুলো সেট করা এই ধাপের কাজ।

প্রথমে যে পিরিয়ডের জন্য ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন তৈরি করতে চান সেটি একটি সেলে ইনসার্ট করুন। আমি ১-জুলাই-২০২০ থেকে ৩১-ডিসেম্বর-২০২১ ব্যবহার করেছি।

এক্সেলে প্রফেশনাল ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন টেমপ্লেট তৈরি করুন – ধাপে ধাপে গাইড

এরপর প্রয়োজনীয় হেডারগুলো এক সারিতে ইনসার্ট করুন যেমন Date, Debit, Credit ইত্যাদি। আমি রো-৬ ব্যবহার করেছি।

পরে ডেট কলামে লেজার ডেটগুলো ইনসার্ট করুন। কিন্তু কলামের প্রথম সেলে কোনো ডেটা থাকবে না, সেটি Opening Balance টার্মের জন্য রাখব।

যদি ডেট কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করি, তবে ডেট ইনসার্ট করার সময় যেকোনো ভুল ডেটা শনাক্ত করতে সাহায্য করবে। ডেট কলামের রেঞ্জ সিলেক্ট করুন এবং ক্লিক করুন: Data > Data Tools > Data validation > Data validation।

তারপর Allow ড্রপ-ডাউন থেকে Date নির্বাচন করুন, Data বক্স থেকে between নির্বাচন করুন, এবং অবশেষে শুধু শুরু এবং শেষ তারিখ ইনসার্ট করুন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে জেনারেল লেজার তৈরির সহজ ধাপ

সদৃশ পঠন

এক্সেলে সাবসিডিয়ারি লেজার তৈরির সহজ ধাপ
এক্সেলে চেকবুক লেজার তৈরি (২টি উপযোগী উদাহরণ)
Tally- থেকে সব লেজার এক্সেলে এক্সপোর্ট করা

ধাপ ২: ইনপুট ডেটা প্রদান

এখন সংশ্লিষ্ট ফিল্ডগুলোতে মান ইনসার্ট করতে হবে। শুরু করা যাক।

তারিখ অনুযায়ী Description, Debit, Credit, এবং Dr বা Cr কলামগুলিতে সংশ্লিষ্ট মান ইনসার্ট করুন।

তারিখ অনুযায়ী মান ইনসার্ট করতে হবে। এই মানগুলো আপনার موارد থেকে ভিন্ন হয়বে, সারি সংখ্যাও ভিন্ন হবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে লেজার তৈরির সহজ ধাপ

ধাপ ৩: ক্লোজিং ব্যালেন্স ক্যালকুলেট করা

এখন, প্রতিটি তারিখের জন্য ক্লোজিং ব্যালেন্স একটি সহজ ম্যানুয়াল ফর্মুলা দিয়ে ক্যালকুলেট করব। আমরা প্রিভিয়াস ক্লোজিং ব্যালেন্সে ডেবিট যোগ করব এবং ক্রেডিট বাদ দিয়ে নতুন ক্লোজিং ব্যালেন্স পাব। সুতরাং Cell G8-এ নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন–

=G7+D8-E8

তারপর শুধু ENTER বাটন চাপুন প্রথম তারিখের ক্লোজিং ব্যালেন্স পেতে।

শেষে Fill Handle আইকনটি ড্র্যাগ করে বাকি ক্লোজিং ব্যালেন্সের জন্য ফর্মুলা কপি করুন।

এটি আমাদের সম্পূর্ণ ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট।

আরও পড়ুন: এক্সেলে পার্টি লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট তৈরির পদ্ধতি

মনে রাখবেন

সঠিক ডেট রেঞ্জ ইনসার্ট করা হয়েছে কিনা নিশ্চিত করুন।
ডেবিট বা ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট সঠিক জায়গায় ইনসার্ট হয়েছে কিনা সতর্ক থাকুন।
আপনি ম্যানুয়াল ফর্মুলার বদলে SUM ফাংশন-ও ব্যবহার করতে পারেন।
ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন প্রক্রিয়ায় যেকোনো ভুল কোম্পানিকে অতিরিক্ত পেমেন্ট করতে বাধ্য করতে পারে যা তারা পরে আবিষ্কার করতে পারে না।

উপসংহার

এই আর্টিকেলের জন্য এতটুকু। আশা করি উপরে বর্ণিত প্রক্রিয়াগুলো এক্সেলে ভেন্ডার লেজার রিকন্সিলিয়েশন ফরম্যাট তৈরির জন্য পর্যাপ্ত হবে। কমেন্ট সেকশনে যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে মুক্ত অনুভব করুন এবং ফিডব্যাক দিন। আরও জানতে ExcelDemy ভিজিট করুন।