পাওয়ারপয়েন্টে প্রেজেন্টেশন তৈরি করা অনেক সহজ হয়ে যায় যদি আপনি কিছু টিপস এবং ট্রিক্স জানেন। আমরা আপনাকে দেখিয়েছি কীভাবে স্লাইডের আকার পরিবর্তন করতে হয়, PDF ইনসার্ট করতে হয়, সঙ্গীত যোগ করতে হয়, এবং আপনার পাওয়ারপয়েন্টকে আরও আকর্ষণীয় बनाने হয়।
আপনি পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন তৈরি করার ক্ষেত্রে একদম নতুন হন বা একজন প্রো, নতুন ডিজাইন আইডিয়া অন্তর্ভুক্ত করে আপনি আরও উন্নতি করতে পারেন।
১. পাওয়ারপয়েন্টে ইমেজ লক করার পদ্ধতি
পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশনে একটি ইমেজ লক করলে ইমেজের অনুপাত বা অ্যাসপেক্ট রেশিও বিকৃত বা আউট অফ স্কেল হওয়া থেকে বাঁচায়।
পাওয়ারপয়েন্টে ইমেজ লক করতে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- ইমেজে রাইট-ক্লিক করুন এবং Size and Position নির্বাচন করুন।
- Lock aspect ratio লেবেলযুক্ত বক্সে টিক দিন।
এছাড়াও একটি ইমেজ বা অবজেক্ট লক করা যাতে সেটি রিসাইজ বা স্লাইডে সরানো যাবে না। এই ফিচার অধিকাংশ পাওয়ারপয়েন্ট ডেস্কটاپ ভার্সনে নাও থাকতে পারে। আপনি ইমেজ, শেপ, বা অবজেক্টে রাইট-ক্লিক করে Lock নির্বাচন করতে পারেন।
যদি আপনি সেই অপশনটি না পান, একটি ওয়ার্কঅরাউন্ড হলো অবজেক্টগুলো মাস্টার স্লাইডে রাখা। এর জন্য পাওয়ারপয়েন্টে মাস্টার স্লাইড এডিট করার পদ্ধতি পড়ুন।
২. পাওয়ারপয়েন্টে স্লাইডশো লুপ করার পদ্ধতি
আপনি যদি একটি পাওয়ারপয়েন্ট স্লাইডশো সারাক্ষণ চালাতে চান, তবে এটি লুপ করার সেটিং দিতে পারেন যাতে ম্যানুয়ালি রিস্টার্ট করতে না হয়।
- আপনি যে পাওয়ারপয়েন্টটি লুপ করতে চান সেটি খুলুন।
- Slide Show ট্যাব নির্বাচন করুন।
- Set Up Slide Show বাটনে ক্লিক করুন।
- Loop continuously until 'Esc' লেবেলযুক্ত বক্সে টিক দিন।
- OK বাটনে ক্লিক করুন।
লুপ করা পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন বন্ধ করতে Esc কী চাপতে হবে। আপনার ডেকের শেষ স্লাইডে ক্লিক করা বা কীবোর্ডের ডান অ্যারের কী চাপলে স্লাইডশো রিস্টার্ট হবে।
৩. পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের আকার কমাতে
উচ্চ-রেজোলিউশনের ইমেজ বা মিডিয়া ফাইল ইনসার্ট করলে পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলগুলো বড় হয়ে যেতে পারে। পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের আকার কমাতে আমাদের কিছু টিপস এবং ট্রিক্স রয়েছে।
- আপনার প্রেজেন্টেশনে ব্যবহৃত ফন্ট ক্যারেক্টারগুলো মাত্র এমবেড করতে, মেনুর বাম পাশ থেকে File > Options > Save নির্বাচন করুন।
- আপনি যদি ফাইলে ফন্ট এমবেড করা বেছে নেন, তবে Embed only the characters used in the presentation অপশনটি নির্বাচন করুন।
- ইমেজ এডিটিং ডেটা ডিলিট করুন। পাওয়ারপয়েন্টে ইমেজ এডিট করলে, এটি মূল ইমেজ এবং আপনার এডিট করা ভার্সন দুটোই সংরক্ষণ করে। এটি রোধ করতে:
- File > Options > Advanced নির্বাচন করুন।
- Image Size and Quality-এর অধীনে, Discard editing data লেবেলযুক্ত বক্সে টিক দিন।
- আপনার পাওয়ারপয়েন্টের আকার আরও কমাতে, Do not compress images in file লেবেলযুক্ত বক্সের টিক হटিয়ে আপনার ইমেজের জন্য নিম্ন ডিফল্ট রেজোলিউশন বেছে নিন।
- আরও ইমেজ কমপ্রেস করতে আপনার স্লাইডশো থেকে একটি ইমেজ নির্বাচন করুন।
- Picture Format ট্যাবে, Compress Pictures বাটনে ক্লিক করুন। আপনি বেছে নিতে পারেন কমপ্রেশন অপশনগুলো সব ইমেজে প্রয়োগ করা হবে কিনা বা শুধু নির্বাচিত ছবিতে।
- Delete cropped areas of pictures লেবেলযুক্ত বক্সে টিক দিন, এবং Use default resolution নির্বাচন করুন। OK চাপুন।
পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের আকার কমিয়ে, আপনি ফাইলটি সংরক্ষণ এবং ইমেইল করার জন্য সহজ করে তুলতে পারেন।
৪. পাওয়ারপয়েন্ট নোট যোগ করা এবং প্রিন্ট করার পদ্ধতি
প্রেজেন্টেশনের সময় প্রেজেন্টারকে কী বলতে হবে সেটি মনে রাখতে স্পিকার নোট যোগ করতে পাওয়ারপয়েন্টের নিচে Notes বাটনে ক্লিক করুন। একটি স্ক্রিপ্ট বা স্মরণার জন্য কিছু নোট টাইপ করুন।
নোটসহ প্রেজেন্টেশন প্রিন্ট করতে, প্রিন্ট ডায়ালগ বক্সের Settings সেকশনে Notes Pages নির্বাচন করুন।
৫. পাওয়ারপয়েন্ট ব্যাকগ্রাউন্ড এডিট করার পদ্ধতি
পাওয়ারপয়েন্ট ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করে আপনার স্লাইড থেকে ব্যাকগ্রাউন্ড গ্রাফিক্স যোগ, সরান, বা এডিট করতে, View মেনু থেকে Slide Master নির্বাচন করতে হবে। তারপর, বাম পাশে, স্লাইড মাস্টার বা তার নিচে প্রদর্শিত লেআউটগুলোর একটি নির্বাচন করুন: রাইট-ক্লিক করে Format Background নির্বাচন করুন। Hide background graphics লেবেলযুক্ত বক্সে টিক দিন।
আপনি যদি ব্রাউজারে পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করেন, তবে মাস্টার স্লাইড নাও থাকতে পারে। অনলাইন ভার্সন ব্যবহার করলে, আপনি সরাসরি স্লাইডে প্রদর্শিত যেকোনো গ্রাফিক্স যোগ, সরান, বা এডিট করতে পারেন।
৬. একই প্রেজেন্টেশনে অন্য স্লাইডের সাথে লিংক করার পদ্ধতি
একই প্রেজেন্টেশনে অন্য স্লাইডের সাথে লিংক করা সহায়ক হতে পারে যদি আপনি সময় অভাবের কারণে আপনার প্রেজেন্টেশনের একটি অংশ ছাড়া দিতে চান বা পূর্বের একটি স্লাইডে ফিরে যেতে চান। এটি হাইপারলিংক যোগ করার মতো সহজ।
- আপনি যা লিংক হিসেবে ব্যবহার করতে চান সে টেক্সট, ইমেজ, বা শেপটি নির্বাচন করুন।
- Insert > Link নির্বাচন করুন বা রাইট-ক্লিক করে Hyperlink নির্বাচন করুন।
- Insert Hyperlink ডায়ালগ বক্সে, Link to-এর অধীনে Place in This Document নির্বাচন করুন।
- আপনি কোন স্লাইডের সাথে লিংক করতে চান সেটি বেছে নিয়ে OK বাটনে ক্লিক করুন।
৭. ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার করে কনসিস্টেন্সি বজায় রাখুন
কনসিস্টেন্সি একটি ভালো ডিজাইন করা পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশনের স後半। উদাহরণস্বরূপ, স্লাইড হেডিংগুলোর একই রঙ, ফন্ট, এবং ফন্ট সাইজ পুরো ডেকে জুড়ে থাকা উচিত। ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার করে আপনার প্রেজেন্টেশনের সব হেডিং এবং এলিমেন্ট লেবেল স্ট্যান্ডার্ডাইজ করা দ্রুত এবং সহজ।
- যে কন্টেন্টের ফরম্যাট আপনার পছন্দ সেটি নির্বাচন করুন।
- Home ট্যাবে, Format Painter নির্বাচন করুন।
- এরপর, অন্য কিছু নির্বাচন করুন, এবং প্রথম এলিমেন্টের ফরম্যাটিং স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হবে।
সহজ। একাধিক এলিমেন্টে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে, ফরম্যাট পেইন্টারে ডাবল-ক্লিক করুন এবং ধাপ ৩ পুনরাবৃত্তি করুন যতক্ষণ না আপনি সকল ইচ্ছিত এলিমেন্টে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করছেন। Esc কী চাপুন ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার বন্ধ করতে।
৮. স্মার্টআর্ট দিয়ে স্মার্ট দেখান
পাওয়ারপয়েন্টের বিল্ট-ইন স্মার্টআর্ট ফিচার আপনার প্রেজেন্টেশনকে পরবর্তী লেভেলে নিয়ে যাবে। স্মার্টআর্ট দিয়ে আপনি নিরস টেক্সটকে আকর্ষণীয় গ্রাফিক্সে রূপান্তর করতে পারেন।
- আপনি যে টেক্সটকে গ্রাফিক্সে রূপান্তর করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- Home ট্যাবে, Convert to SmartArt নির্বাচন করুন।
- আপনার পছন্দের অপশনটি নির্বাচন করুন। আপনি যখন মাউসটি বিভিন্ন অপশনের ওপর নিয়ে যাবেন, আপনি দেখতে পাবেন আপনার টেক্সট সেটি কীভাবে দেখাবে।
- আপনি যদি চিত্র যোগ করার ধরনের স্মার্টআর্ট অপশন চান, More SmartArt Graphics নির্বাচন করুন।
- বাম পাশের মেনু থেকে Picture নির্বাচন করুন।
- সর্বোত্তম অপশনটি নির্বাচন করুন।
- OK বাটনে ক্লিক করুন।
- একটি ইমেজ যোগ করতে, স্মার্টআর্ট এলিমেন্টের একটি ইমেজ আইকনে ক্লিক করুন এবং আপনার কম্পিউটারের ফাইল থেকে বা বিং এর মতো অনলাইন সোর্স থেকে ইমেজ ইনসার্ট করতে বেছে নিন।
স্মার্টআর্ট গ্যালেরিতে দर्जনান অপশন আছে। उनमें से একটি আপনার স্লাইডকে আরও আকর্ষণীয় বানাতে অবশ্যই সক্ষম।
৯. আপনার অবজেক্টগুলো অ্যালাইন করুন
আপনি ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার করেছেন আপনার ফরম্যাটিং কনসিস্টেন্ট রাখতে। এখন, পাওয়ারপয়েন্টের Align টুল ব্যবহার করে আপনার সব অবজেক্টগুলো নিখুঁতভাবে অ্যালাইন করা নিশ্চিত করুন।
- Shift কী ধরে আপনি যে অবজেক্টগুলো অ্যালাইন করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন।
- Format ট্যাবে, Align নির্বাচন করুন।
- আপনি কীভাবে নির্বাচিত অবজেক্ট অ্যালাইন করতে চান সেটি বেছে নিন।
- তিন বা ততোধিক অবজেক্ট সমানভাবে বিতরণ করতে, অবজেক্টগুলো নির্বাচন করুন, এবং তারপর Align এবং Distribute Horizontally বা Distribute Vertically নির্বাচন করুন।
আপনার স্লাইডের অবজেক্টগুলো কীভাবে অ্যালাইন করা আছে সেটি लेकर ইচ্ছাকৃতভাবে সচেতন হওয়া একটি প্রফেশনাল প্রেজেন্টেশন তৈরিতে বড় ভূমিকা পালন করে।
১০. পিকচার লেআউট ব্যবহারের পদ্ধতি
আপনি যখন এক বা একাধিক ইমেজ সহ একটি স্লাইডের সাথে কাজ করছেন, পাওয়ারপয়েন্টের বিল্ট-ইন পিকচার লেআউট টুল ব্যবহার করে দেখুন। এটি ইমেজের জন্য স্মার্টআর্ট।
- স্লাইডের সব ইমেজ নির্বাচন করুন (Shift কী ধরে একাধিক ইমেজ নির্বাচন করুন)।
- Picture Tools মেনুতে, Format > Picture Layout নির্বাচন করুন।
- মাউসটি অপশনগুলোর ওপর নিয়ে যান যেটি আপনার পছন্দ, সেটি নির্বাচন করুন।
আপনি যদি পিকচার লেআউট ব্যবহার না করার সিদ্ধান্ত নেন, আপনার ইমেজগুলো আবার শেপে রূপান্তর করতে পারেন Design > Convert > Convert to Shapes নির্বাচন করে।
১১. স্লাইড ট্রানজিশন-Along সাথে ক 이루어진 ব্যবহার করুন
একবার আপনি স্লাইডের মধ্যে অ্যানিমেশন যোগ করা যায় তা জানলে, আপনি সবগুলো ট্রাই করার জন্য প্রলোভিত হতে পারেন। তবে, পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশনের কার্ডিনাল নিয়মটি মনে রাখুন: কমই বেশি। আপনি যদি অবশ্যই ট্রানজিশন ব্যবহার করেন, সিম্পল موارد যেমন Cut এবং Fade-এর সাথে থাকুন।
- একটি স্লাইড নির্বাচন করুন।
- Transitions ট্যাব থেকে একটি ট্রানজিশন নির্বাচন করুন।
- Effect Options 있다면 এটি নির্বাচন করুন ট্রানজিশনের জন্য অতিরিক্ত সেটিংস বেছে নেওয়ার জন্য।
- ট্রানজিশনটি অ্যাকশনে দেখতে Preview নির্বাচন করুন।
১২. অ্যানিমেশন বুদ্ধিমত্তাপূর্ণভাবে ব্যবহার করুন
আপনি আপনার স্লাইড ট্রানজিশনগুলো হালকা করছেন, একই সাথে নিশ্চিত করুন যে আপনি অ্যানিমেশনগুলোর জন্যও বিচক্ষণতা রক্ষা করছেন। একটি স্লাইডে টেক্সট বা অবজেক্ট অ্যানিমেট করলে আপনার প্রেজেন্টেশনের ফ্লোতে সাহায্য করতে পারে, তবে অতিরিক্ত অ্যানিমেশন ধ্যান বড়াতে পারে। কখন এবং কোথায় ব্যবহার করবেন সেটি নিয়ে বিচক্ষণ হন।
অ্যানিমেশন এবং ইফেক্ট যোগ করতে:
- আপনি যে টেক্সট বা অবজেক্টকে অ্যানিমেট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- Animations ট্যাবে, একটি অ্যানিমেশন নির্বাচন করুন।
- এরপর, Effect Options নির্বাচন করুন একটি ইফেক্ট বেছে নেওয়ার জন্য। নোট করুন, ইফেক্ট অপশনগুলো আপনি কোন অ্যানিমেশন নির্বাচন করেছেন তার উপর নির্ভর করে ভিন্ন হবে।
আপনি অ্যানিমেশন শুরু করার বিভিন্ন উপায় বেছে নিতে পারেন। Animations ট্যাবের Timing সেকশনে, অ্যানিমেশন কখন শুরু হবে সেটি বেছে নিন।
- On click: এই অপশনটি স্লাইডে ক্লিক করলে অ্যানিমেশন শুরু করবে।
- With previous: এই অপশনটি বেছে নিন যদি আপনি চান অ্যানিমেশন সিকোয়েন্সের পূর্ববর্তী অ্যানিমেশনের সাথে একই সময়ে প্লে हो।
- After previous: পূর্ববর্তী অ্যানিমেশন শেষ হওয়ার সাথে সাথে অ্যানিমেশন শুরু হবে।
- Duration: এই অপশনটি একটি ইফেক্টকে বেশি বা কম সময় तक চালু রাখতে দেয়।
- Delay: একটি ইফেক্ট শুরু হওয়ার আগে কিছু সময় যোগ করুন।
আপনার অ্যানিমেশনগুলো কোন ক্রমে প্লে হবে সেটি পরিবর্তন করতে:
- এক স্লাইডে একটি অ্যানিমেশন مار্কার নির্বাচন করুন (অথবা Animation Pane অন করে Advanced Animation সেকশনে Animation ট্যাব থেকে এটি নির্বাচন করুন এবং লিস্ট থেকে একটি অ্যানিমেশন বেছে নিন।)
- Animation ট্যাবের Timing সেকশনে, Move Earlier বা Move Later নির্বাচন করুন।
অবজেক্টের একটি গ্রুপে অ্যানিমেশন যোগ করতে:
- Ctrl চাপে একাধিক অবজেক্ট নির্বাচন করুন।
- Format > Group > Group নির্বাচন করুন একটি গ্রুপ তৈরি করতে।
- Animations ট্যাব থেকে একটি অ্যানিমেশন বেছে নিন।
যদি আপনি সঠিকভাবে ব্যবহার করেন, অ্যানিমেশন আপনার প্রেজেন্টেশনকে স্পষ্ট এবং দর্শকদের জন্য বোঝা সহজ করে তুলতে পারে।
১৩. K.I.S.S. (Keep It Simple, Stupid)
পাওয়ারপয়েন্ট স্লাইডগুলো সবচেয়ে কার্যকর হয় যখন সেগুলো সিম্পল থাকে। আপনার স্লাইডে শুধু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো রাখলে, লোকদের আপনার বার্তা পচানো এবং মনে রাখা সহজ হয়। আপনি বিষয়টি নিয়ে আরও অনেক কিছু বলতে পারেন, কিন্তু স্লাইডকে প্রয়োজনের চেয়ে বেশি কন্টেন্ট দিয়ে ভরবেন না।畢竟, আপনার দর্শকদের পড়ার চেয়ে শোনা বেশি উচিত।
১৪. হাই কোয়ারলিটি টেমপ্লেট, ইমেজ, এবং গ্রাফিক্স খুঁজুন
আপনি যখন সিম্পল রাখেন, এর মানে হলো ভালো দেখানোর ইমেজ এবং গ্রাফিক্স ব্যবহার করা। আমরা কিছু শান্ত স্টক ফটো সাইট এবং সুন্দর পাওয়ারপয়েন্ট টেমপ্লেট পাওয়ার জায়গা সংগ্রহ করেছি।
১৫. প্রেজেন্টেশনকে ভিডিও হিসেবে এক্সপোর্ট করুন
আপনি যখন আপনার প্রেজেন্টেশন নিয়ে খুশি হবেন, এটি ভিডিও হিসেবে এক্সপোর্ট করুন:
- File > Export নির্বাচন করুন।
- Create a video নির্বাচন করুন।
- ভিডিওর গুণগত মান এবং রেকর্ড করা টাইমিং ও ন্যারেশন ব্যবহার করা হবে কিনা সেটি নির্বাচন করুন।
- প্রতিটি স্লাইডের সময়কাল সেট করুন।
- Create Video বাটনে ক্লিক করুন।
- ভিডিও ফাইল সংরক্ষণ করতে চান সেই ফোল্ডারে যান।
- Save বাটনে ক্লিক করুন।
এই টিপস এবং ট্রিক্সগুলো প্রয়োগ করে, আপনি আপনার প্রেজেন্টেশনকে পরবর্তী লেভেলে নিয়ে যাবেন!
তবে, হয়তো শিখা সব টিপস এবং ট্রিক্সের বावजूद, আপনি সফ্টওয়্যারটি সম্পূর্ণ ছেড়ে দেবার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। так nhiều পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন đã দর্শকদের ঘুমিয়ে দিয়েছে যে এখন এর জন্য একটি টার্ম আছে: "ডেথ বাই পাওয়ারপয়েন্ট।" সেক্ষেত্রে, পাওয়ারপয়েন্টকে বাই বলুন, এবং অনলাইন ব্যবহার করার জন্য পাওয়ারপয়েন্টের সাতটি বিকল্প দেখুন।
