Microsoft Outlook একটি জনপ্রিয় ইমেইল ক্লায়েন্ট যা মিলিয়ন মিলিয়ন উইন্ডোজ ইউজার ব্যবহার করে। যারা Microsoft Office প্যাকেজ ব্যবহার করে, তারা প্রায়শই Outlookও ব্যবহার করে। লোকেরা Outlook ব্যবহার করে ইমেইল সাপোর্ট এবং সহজ ব্যবহারতার কারণে। আপনি প্রায় সকল টাইপের IMAP ইনএবলড একাউন্ট Outlook 2019/16/2013-এ ব্যবহার করতে পারেন। একই সাথে, Outlook কিছু অসাধারণ ফিচারের সাথে আসে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিভিন্ন রুল সেট আপ করতে পারেন। এটি প্রায় Gmail-এর ফিল্টারের মত।
আপনি রুল ব্যবহার করে বিভিন্ন কাজ দ্রুত এবং অটোমেটিক্যালি করতে পারেন। মনে করুন, আপনি একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির সকল ইমেইল একটি আলাদা ফোল্ডারে বা ডিরেক্টরিতে দেখতে চান। সেক্ষেত্রে, আপনি একটি রুল সেট আপ করতে পারেন যা Outlook ব্যবহার করবে সেটি সেই প্রিডিফাইনড ফোল্ডারে সরাতে। অথবা, মনে করুন, আপনি সাবজেক্টে নির্দিষ্ট ওয়ার্ড থাকা মেসেজ একটি ফোল্ডারে মুভ করতে চান, অথবা পাবলিক গ্রুপে পাঠানো ইমেইল একটি ফোল্ডারে মুভ করতে চান, অথবা কাউকে ফলো-আপের জন্য ফ্ল্যাগ করতে চান, অথবা নির্দিষ্ট RSS ফিড থেকে RSS আইটেম একটি ফোল্ডারে মুভ করতে চান বা এরকম যেকোনো কিছু। এর একমাত্র সমাধান। সেটি হলো – Microsoft Outlook-এ Rules।
ধরুন আপনি কিছু রুল সেট আপ করেছেন। এখন, আপনি PC চেঞ্জ করতে চান বা শুধু Windows রিইনস্টল করতে চান। এরপর, আপনি আউটলুক ইনস্টল করলে, আপনি সেসব রুল পাবেন না কারণ Outlook রুলগুলো লোকালি সেভ করে। এই সমস্যা সমাধানের জন্য, এখানে একটি সমাধান। আপনি সহজে আউটলকে রুল এক্সপোর্ট বা ইম্পোর্ট করতে পারেন। তাই, আপনি যদি Outlook 2016 বা 2013 ব্যবহার করেন, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন Outlook-এ রুল এক্সপোর্ট বা ইম্পোর্ট করার জন্য।
Outlook-এ Rules এক্সপোর্ট বা ইম্পোর্ট করুন
দুটোই থার্ড-পার্টি সফটওয়্যার ছাড়া করা যায়। Outlook-এ ডিফল্টভাবে অপশন আছে।
Rules এক্সপোর্ট: Outlook থেকে রুল এক্সপোর্ট করতে, প্রথমে Outlook খুলুন এবং Files-এ ক্লিক করুন। এখানে আপনি একটি অপশন পাবেন Manage Rules & Alerts নামে। অথবা, আপনি Rules ফোল্ডার Home ট্যাবে ক্লিক করে Manager Rules & Alerts সিলেক্ট করতে পারেন।
এখানে আপনি একটি বাটন পাবেন Options নামে। সেটিতে ক্লিক করুন।
পরবর্তী স্ক্রিনে, আপনি দুটি অপশন পাবেন অর্থাৎ Export এবং Import।
Export-এ ক্লিক করুন বিদ্যমান রুলগুলো সংগ্রহ করতে। এখন একটি লোকেশন সিলেক্ট করুন এক্সপোর্ট করা ফাইল সেভ করার জন্য। আপনি সেই ফাইলটি যেকোনো জায়গায় ট্রান্সফার করতে পারেন পরে ইম্পোর্ট করার জন্য।
Rules ইম্পোর্ট: এটিও একটি সহজ টাস্ক। প্রথমে, Manager Rules & Alert সেকশনে যান এবং Options-এ ক্লিক করুন। পরের স্ক্রিনে, Import বেছে নিন। এখন, আপনাকে এক্সপোর্ট করা ফাইলটি সিলেক্ট করতে হবে।
হয়ে গেলো! আপনি কাজটি করলেন!
আশা করি এই ছোট টিউটোরিয়াল আপনাকে অনেক সাহায্য করবে।
