উইন্ডোজ ১০-এ মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করার পদ্ধতি

Microsoft Excel একটি জনপ্রিয় স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম যা ডেটা স্টোর, ফরম্যাট, এবং অর্গানাইজ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি অধিকাংশ ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের অভিন্ন অংশ যা বাজেটিং, ফাইন্যান্সিয়াল স্টেটমেন্ট, ব্যালেন্স শিট, এবং অন্যান্য একাউন্টিং ফাংশন পারফর্ম করতে ব্যবহৃত হয়। এক্সেল স্প্রেডশিট জটিল গাণিতিক অপারেশন পারফর্ম করার জন্যও ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

যেকোনো ব্যবসা সুস্মুথ চলে তার জন্য প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, এবং এটি ব্যবসায়িক ডেডলাইন অর্জনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এক্সেল শিট প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় ক্রিটিক্যাল পাথ আইডেন্টিফাই, লেটেস্ট ট্রেন্ড অ্যানালাইসিস কর ইফেক্টিভ ডিসিশন নেওয়া, প্রজেক্ট প্ল্যানিং, এবং প্রজেক্ট ট্র্যাকিং-এ। মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের বিস্তৃত অ্যানালিটিক্যাল টুলস এবং টেমপ্লেট রয়েছে যা সকল স্কেলের ব্যবসা প্রজেক্ট ম্যানেজ ও রিপোর্ট করতে ব্যবহার করে।

Excel-এ একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করুন

যদি আপনি একাধিক প্রজেক্টে কাজ করেন, তবে এক্সেল আপনাকে একাধিক প্রজেক্ট এবং তার রিসোর্স অর্গানাইজ করতে দেয় স্ট্র্যাটেজিক মাইলস্টোন অর্জনের জন্য। একাধিক টাস্ক ম্যানেজ এবং একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করা চ্যালেঞ্জিং হলেও, এক্সেলের কিছু অসাধারণ প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টেমপ্লেট রয়েছে যা আমাদের একাধিক প্রজেক্ট কার্যকরভাবে একটি একক এক্সেল স্প্রেডশিটে অর্গানাইজ ও শিডিউল করতে দেয়।

এই আর্টিকেলে আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে Multiple Project Tracking Template Excel ব্যবহার করে একাধিক প্রজেক্ট কার্যকরভাবে একটি একক এক্সেল স্প্রেডশিটে প্ল্যান ও ট্র্যাক করতে হয়। টেমপ্লেটটি ইউজার-ফ্রেন্ডলি ইন্টারফেস প্রদান করে এবং ডেটা শিট (টাস্ক যোগ করার জন্য), মাল্টিপল প্রজেক্ট ট্র্যাকিং ড্যাশবোর্ড, মাল্টিপল প্রজেক্ট ট্র্যাকিং Gantt Chart, এবং প্রজেক্ট সামারি নিয়ে গঠিত। টেমপ্লেট আপনাকে একক ওয়ার্কবুকে যতই ইচ্ছে প্রজেক্ট ও টাস্ক ব্যবহার করতে দেয় কোনো সীমাবদ্ধতা ছাড়া। টেমপ্লেটটি ফ্রি উপলব্ধ এবং উইন্ডোজ ১০-এ অধিকাংশ MS Excel ভার্সনে কাজ করে।

এক্সেল টেমপ্লেট সেটআপ করুন একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করার জন্য

এখান থেকে একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করার ফ্রি এক্সেল টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন এবং লোকাল ড্রাইভে সেভ করুন। ডাউনলোড করা ফাইল ডাবল-ক্লিক করুন। টেমপ্লেট ফাইল অটোম্যাটিক্যালি মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে খুলবে।

এখন ওয়ার্কবуকের নিচে Data Sheet ট্যাবে ক্লিক করুন। টেবিল থেকে বিদ্যমান ডেটা ক্লিয়ার করুন আপনার প্রজেক্ট ও টাস্ক তৈরি করতে।

এক্সেল টেমপ্লেটে একাধিক প্রজেক্ট যোগ করুন

Projects Summary শিটে যান ওয়ার্কবুকের নিচে।

দ্বিতীয় কলাম থেকে স্যাম্পল প্রজেক্টগুলো ক্লিয়ার করুন কলাম B রেঞ্জ B4 থেকে রেঞ্জ B13 আন্ডারে Projects নামে।

কলাম B-এ রেঞ্জ B4 থেকে আপনার প্রজেক্ট টাইটেল লিখুন। আপনি যতই ইচ্ছে প্রজেক্ট লিখতে পারেন।

Project Plan শিটে ক্লিক করুন ওয়ার্কবুকের নিচে। Project Plan শিটটি টেমপ্লেটের মেন শিট যা সামগ্রিক টাস্ক ও প্রজেক্ট মেট্রিকস ও স্ট্যাটাস রিপোর্ট দেখায়। এই শিটে আপনি ড্যাশবোর্ড এবং Gantt Chart-এ সব প্রজেক্ট ভিউ করতে পারবেন।

শিটের টপে All Projects মেনুর পাশের ডাউন অ্যারো ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনার প্রথম প্রজেক্ট সিলেক্ট করুন।

আপনার প্রথম প্রজেক্টের ডিটেইলস লিখুন যেন প্রজেক্ট নাম, কাস্টমার নাম, এবং প্রজেক্ট ম্যানেজার।

হলে শিটের টপে All Projects মেনুর পাশের ডাউন অ্যারো ক্লিক করুন।

এখন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনার দ্বিতীয় প্রজেক্ট সিলেক্ট করুন শিটের নতুন ভার্সন খোলার জন্য।

আপনার দ্বিতীয় প্রজেক্টের ডিটেইলস লিখুন যেন প্রজেক্ট নাম, কাস্টমার নাম, এবং প্রজেক্ট ম্যানেজার।

হলে, আপনি উপরের ধাপগুলো রিপিট কর নতুন প্রজেক্ট এবং তার ডিটেইলস যতই ইচ্ছে যোগ করতে পারেন।

Data Sheet-এ নতুন টাস্ক যোগ করুন

Data Sheet হলো আপনার ওয়ার্কবুকের শিট যা চলমান প্রজেক্ট অ্যাক্টিভিটি এবং তাদের ডিটেইলস অর্গানাইজড ভাবে যোগ করতে দেয়। Data Sheet-এ ফিল্ড রয়েছে যেগুলো আপনাকে আপনার প্রতিটি প্রজেক্টের টাস্ক এবং তাদের প্রাসঙ্গিক প্রজেক্ট অ্যাক্টিভিটি ট্র্যাক করার জন্য ইনপুট করতে দেয়। ডেটা শিটে আপনি প্রতিটি প্রজেক্টের টাস্ক যোগ করতে পারেন, একটি টিম মেম্বারকে নির্দিষ্ট টাস্ক অ্যাসাইন করতে পারেন, শুরুর তারিখ এবং প্রত্যাশিত সমাপ্তির তারিখ মেনশন করতে পারেন। প্রতিটি টাস্কের জন্য Days Required কলামে টিম মেম্বার বা ব্যক্তি দ্বারা প্রজেক্ট অ্যাক্টিভিটি সম্পন্ন করতে প্রয়োজনীয় দিনের সংখ্যা স্পেসিফাই করুন। এই প্রগ্রেস ডেটা আপনার প্রজেক্টের স্ট্যাটাস ড্যাশবোর্ড এবং Gantt-এ প্রডিউস করবে।

ডেটা শিট ট্যাবে নেভিগেট করুন ওয়ার্কবুকের নিচে।

Project কলাম আন্ডারে, প্রজেক্ট টাইটেল সিলেক্ট করুন।

Task কলামে, একটি নতুন টাস্ক যোগ করুন

responsible কলামে, যে ব্যক্তির কাছে টাস্ক অ্যাসাইন করা হয়েছে তার নাম যোগ করুন

Start Date কলামে, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি টাস্ক কখন শুরু করবে সেটা অ্যাসাইন করুন।

Days Required কলামে প্রতিটি টাস্কের জন্য প্রয়োজনীয় দিনের সংখ্যা স্পেসিফাই করুন। এই প্রগ্রেস ডেটা আপনার প্রজেক্টের স্ট্যাটাস ড্যাশবোর্ড এবং Gantt-এ প্রডিউস করবে।

আপনি টাস্ক কমপ্লিট হওয়ার প্রগ্রেস পারসেন্টেজে ডেইলি বেসিসে আপডেট করতে পারেন আলাদা একটি কলাম Progress-এ।

পরিবর্তনগুলো সেভ করুন।

Data Sheet-এ করা পরিবর্তনগুলো Project Plan এবং Project Summary-এ দেখাবে।

আপনি এখানে প্রজেক্টের সামগ্রিক স্ট্যাটাস ভিউ করতে পারেন এবং প্রজেক্ট কমপ্লিট হয়েছে কতো পারসেন্টেজ এবং পেন্ডিং টাস্ক কতো পারসেন্টেজ তার চার্ট পাবেন।

এটাই সব!