Microsoft Word একটি বিল্ট-ইন ফিচার অফার করে যা একাধিক Word ডকুমেন্ট একটি ফাইলে মার্জ করতে দেয়। যদি আপনি বিভিন্ন Word ফাইল নিয়ে কাজ করেন যেগুলো একটি ফাইনাল ডকুমেন্টে মার্জ করতে হয়, তবে এটি খুব উপকারী অপশন।
Word ডকুমেন্ট মার্জ করার উপায়
ইন-বিল্ট ফিচারটি আংশিকভাবে ম্যানুয়াল কিন্তু উপকারী যদি আপনি ডকুমেন্টগুলো কীভাবে মার্জ ও ইনসার্ট হবে সেটি পুরোপুরি নিয়ন্ত্রণ করতে চান। দ্রুত করতে হলে সব ডকুমেন্ট এক জায়গায় রাখুন। একাধিক Word ডকুমেন্ট মার্জ করার দুটি উপায় আছে—ফাইলের অংশ বা বুকমার্কসহ/বিনা একাধিক ফাইল।
১] একাধিক Word ডকুমেন্ট মার্জ করুন (শুধু বুকমার্কড টেক্সট)
আপনি যদি ডকুমেন্টের অংশ যোগ করতে চান, তবে সোর্স ডকুমেন্টে বুকমার্ক যোগ করুন (Insert > Links > Bookmarks)। বুকমার্ক তৈরি ও ম্যানেজ করার পদ্ধতি শেষে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। একমাত্র অসুবিধা হলো আপনাকে সেগুলো একে একে ইনসার্ট করতে হবে।
- वह Word ডকুমেন্ট খুলুন যেখানে বাকি ডকুমেন্টগুলো যোগ করতে চান।
- কার্সর সেট করুন যেখানে ডকুমেন্টটি ইনসার্ট করতে চান।
- Insert সেকশনে যান, Text-এর অধীনে Object-এর পাশের অ্যারো আইকনে ক্লিক করুন।
- "Text from file" মেনু সিলেক্ট করুন।
- এক বা একাধিক ফাইল সিলেক্ট করার জন্য একটি উইন্ডো খুলবে।
- রেঞ্জ (Excel) বা বুকমার্ক নাম (Word) সেট করতে পারবেন যদি ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট অংশ ইম্পোর্ট করতে চান।
- Insert-এ ক্লিক করুন, এটি পুরো ডকুমেন্ট বা বুকমার্কড সেকশন ফাইনাল ডকুমেন্টে কপি করবে।
- অন্য ডকুমেন্টগুলোর সাথে প্রক্রিয়া दुहरান।
এখন আপনি ডকুমেন্ট ইনসার্ট করতে জানেন, আমি একে ধারণা বুঝাতে চাই—বুকমার্কিং। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনি ডকুমেন্টের শুধু অংশ ইম্পোর্ট করতে চান।
- সোর্স ডকুমেন্ট খুলুন, অর্থাৎ যা ইম্পোর্ট করতে চান।
- যে প্যারাগ্রাফগুলো ইম্পোর্ট করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
- তারপর Insert > Links > Bookmarks-এ ক্লিক করুন।
- বুকমার্কের একটি নাম দিন যা মনে রাখা সহজ।
মনে রাখবেন যদি আপনি কোনো টেক্সট সিলেক্ট না করে বুকমার্ক করেন, তবে সেটি ইম্পোর্ট হবে না, বা শুধু প্রথম লাইন ইম্পোর্ট হবে। এটিই নিয়ম। উপরের ছবিতে "Merge4" বুকমার্ক এবং হাইলাইট করা প্যারাগ্রাফগুলো দেখানো হয়েছে।
২] একাধিক Word ডকুমেন্ট মার্জ করুন
ইন-বিল্ট টুল আপনাকে একাধিক ফাইল সিলেক্ট করে একসাথে Word ডকুমেন্ট ইম্পোর্ট বা মার্জ করতে দেয়। ডকুমেন্টগুলো আপনি যект্রমে সিলেক্ট করবেন সে ক্রমেই মার্জ হবে, তাই ইম্পোর্ট করার আগে নাম বা ক্রম ঠিক করে রাখুন। না হলে পরে সাজাতে অনেক সময় লাগবে।
আপনি যদি বুকমার্কসহ একাধিক ডকুমেন্ট একসাথে মার্জ করতে চান, তবে একটি প্রো টিপ: সব ডকুমেন্টের বুকমার্কের একই নাম দিন। একই নাম ব্যবহার করলে, এটি সব ডকুমেন্টে সংশ্লিষ্ট বুকমার্ক খুঁজে একে একে ইম্পোর্ট করবে। আবার, সঠিকভাবে সিলেক্ট করুন।
Excel ফাইল মার্জের চেয়ে একাধিক Word ডকুমেন্ট মার্জ করা সহজ। আপনি অংশ বা পুরো ফাইল একে একে ইম্পোর্ট করতে পারেন।
আশা করি পোস্টটি সহজে বুঝতে পেরেছেন, এবং Word ফাইলগুলো মার্জ করতে পারবেন।
পরবর্তী পড়ুন: একাধিক PowerPoint প্রেজেন্টেশন একত্রিত করার উপায়।
