আউটলুকে BCC ফিল্ড হাইড বা শো করার পদ্ধতি

BCC মানে ইলেকট্রনিক মেইল সিস্টেমে Blind Carbon Copy। এটি তখন ব্যবহার হয় যখন আপনি একটি ইমেইলের কপি অন্য প্রাপকদের কাছে পাঠাতে চান। আপনি BCC-তে যত চাই তত প্রাপক যোগ করতে পারেন। এই আর্টিকেল আপনাকে গাইড করবে আউটলুকে BCC ফিল্ড কীভাবে শো বা হাইড করতে হয়।

BCC এবং CC কী বোঝায়?

BCC ফিল্ড To ফিল্ড এবং CC ফিল্ড থেকে আলাদা। BCC মানে Blind Carbon Copy। CC মানে Carbon Copy। To এবং CC ফিল্ডে যোগ করা ইমেইল অ্যাড্রেসগুলো সব প্রাপক পড়তে পারে। অন্যদিকে, BCC ফিল্ডে যোগ করা ইমেইল অ্যাড্রেসগুলো লুকানো থাকে এবং কোনো প্রাপক সেগুলো পড়তে পারে না।

আউটলুকে BCC ফিল্ড হাইড বা শো করার পদ্ধতি

এখানে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে BCC ফিল্ড সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয় করতে হয়:

1. আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ
2. Outlook.com

আসুন এই দুটি আউটলুক অ্যাপ্লিকেশনের প্রসেস দেখি।

১] আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপে BCC ফিল্ড শো বা হাইড করার পদ্ধতি

এখানে আমরা যে ধাপগুলো ব্যাখ্যা করব সেগুলো আউটলুক ২০১৬ ডেস্কটপ অ্যাপের জন্য। আপনি যদি আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপের অন্য কোনো ভার্সন ব্যবহার করেন, তবে ইন্টারফেসের কারণে ধাপগুলো ভিন্ন হতে পারে।

নিচের নির্দেশনাগুলো অনুসরণ করুন:

1. মাইক্রোসফট আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
2. বাম পাশে নিউ ইমেইল বাটনে ক্লিক করুন। এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে ইমেইল পাঠাতে।
3. ইমেইল কম্পোজ উইন্ডোতে, Options ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপর BCC-এ ক্লিক করুন। এটি আউটলুকে BCC ফিল্ড দেখাবে।
4. আউটলুকে BCC ফিল্ড হাইড করতে, আবার BCC ফিল্ডে ক্লিক করুন।

আপনি যদি একটি ইমেইলে রিপ্লাই করেন, তবে আপনি Message ট্যাবে BCC অপশনটি পাবেন। আপনি সেটিতে ক্লিক করে কোনো নির্দিষ্ট ইমেইলে রিপ্লাই করার সময় BCC ফিল্ড সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয় করতে পারেন।

আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপে BCC ফিল্ড স্থায়ীভাবে সক্রিয় করার পদ্ধতি

আপনাকে প্রতিটি ইমেইলের জন্য উপরের ধাপগুলো রিপিট করতে হবে BCC ফিল্ড সক্রিয় করতে। আপনি যদি এটি স্থায়ীভাবে সক্রিয় করতে চান, তবে প্রথমে একটি নিউ ইমেইল কম্পোজ করুন, তারপর উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে BCC ফিল্ড সক্রিয় করুন। BCC ফিল্ড সক্রিয় করার পর, ইমেইল সেভ না করে কম্পোজ মেইল উইন্ডো বন্ধ করুন। এরপর, BCC ফিল্ড প্রতিটি ইমেইল মেসেজের জন্য সক্রিয় থাকবে, চাহে আপনি নিউ মেসেজ কম্পোজ করুন বা বিদ্যমান ইমেইলে রিপ্লাই করুন।

২] Outlook.com-এ BCC ফিল্ড শো বা হাইড করার পদ্ধতি

Outlook.com-এ, আপনি ইমেইল কম্পোজ করার সময় উপরের ডান পাশে BCC ফিল্ডটি পাবেন। সেটিতে ক্লিক করে একটি নির্দিষ্ট ইমেইলে BCC সক্রিয় করুন। দুর্ভাগ্যবশত, Outlook.com-এ একবার কোনো ইমেইলে BCC ফিল্ড ইনসার্ট করলে সেটি রিমুভ করার কোনো অপশন নেই। আপনি যদি ভুলে একটি ইমেইলে BCC ফিল্ড ইনসার্ট করে থাকেন, তবে আপনি সেটি খালি রেখে দিতে পারেন বা মেইলটি ডিসকার্ড করে একটি নতুন ইমেইল মেসেজ কম্পোজ করতে পারেন।

Outlook.com-এ BCC ফিল্ড স্থায়ীভাবে সক্রিয় করার পদ্ধতি

ডিফল্টভাবে, BCC ফিল্ড প্রতিটি ইমেইলের জন্য ডিজেবল থাকে। আপনি যদি BCC ফিল্ড স্থায়ীভাবে প্রদর্শিত রাখতে চান, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. Settings আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর View all Outlook settings-এ ক্লিক করুন।
2. “Mail > Compose and Reply”-এ যান।
3. ডান পাশে Message format সেকশনের অধীনে, Always show BCC অপশনের পাশের চেকবক্সে টিক দিন।
4. Save ক্লিক করুন এবং Settings উইন্ডো বন্ধ করুন।

এটিই আউটলুকে BCC ফিল্ড শো বা হাইড করার সব কিছুর সম্পর্কে।

BCC প্রাপকরা একে অপরের ইমেইল দেখতে পায় কিনা?

BCC প্রাপকরা শুধু সেই ইমেইল অ্যাড্রেসগুলো দেখতে পায় যা আপনি To এবং CC ফিল্ডে যোগ করেছেন। BCC ফিল্ডে আপনি যে সকল ইমেইল অ্যাড্রেস যোগ করেন সেগুলো একে অপরের থেকে লুকানো থাকে। তাই নিরাপত্তার কারণে প্রাইভেটলি ইমেইল পাঠাতে BCC সেরা অপশন।

BCC ভালো আইডিয়া কিনা?

আপনি যদি চান কেউ না জানে যে আপনি ইমেইলের একটি কপি অন্য কাউকে পাঠিয়েছেন, তবে BCC ফিল্ড ব্যবহার করাই বুদ্ধিমানের কাজ।

আউটলুকে BCC ইমেইলে কেউ রিপ্লাই করলে কী হয়?

ইমেইলে রিপ্লাই করার সময় দুটি অপশন থাকে, Reply এবং Reply all। আসুন দেখি আউটলুকে কেউ BCC ইমেইলে রিপ্লাই করলে এই দুটি অপশন দিয়ে কী হয়।

• Reply: আপনি যদি Reply অপশন ব্যবহার করেন, তবে ইমেইলটি শুধু সেন্ডারের কাছে যাবে এবং ইমেইলের অন্য কোনো প্রাপক সেই মেসেজ সম্পর্কে জানতে পারবে না।
• Reply all: নামের মতে, আপনি যদি Reply all অপশন ব্যবহার করে BCC ইমেইলে রিপ্লাই করেন, তবে ইমেইলটি সেই ইমেইলের সকল প্রাপক সহ সেন্ডারের কাছে যাবে।

এটিই সব।

পরবর্তী পড়ুন: জিমেইল ও আউটলুকে অটো CC & BCC সেট আপ করার পদ্ধতি।