ডেটা তারিখ অনুযায়ী সর্ট করা শুনতে সহজ লাগে, এবং মাইক্রোসফট এক্সেল এজন্যে একাধিক পদ্ধতি দিয়ে থাকে। কিন্তু কখনো কখনো এক্সেলের সর্টিং টুল সঠিকভাবে কাজ করে না, যা খুব বিরক্তিকর।
এখানে এক্সেলে তারিখ অনুযায়ী সর্ট করার কয়েকটি পদ্ধতি এবং তারিখ সঠিকভাবে সর্ট না হলে কী করবেন তার একটি ট্রিক দেওয়া হলো।
এক্সেলে একটি কলামের তারিখ সর্ট করা
এক্সেলে তারিখ সর্ট করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হলো সর্টিং টুল ব্যবহার করে আপনার ইচ্ছামতো ক্রমে তারিখ প্রদর্শন করা।
- কলাম হেডারে ক্লিক করে তারিখের কলামটি নির্বাচন করুন। নিচের ছবিতে কলাম হেডার A-তে ক্লিক করে কলামটি নির্বাচন করা হয়েছে।
- আপনি কলামের নির্দিষ্ট সেলগুলোও নির্বাচন করতে পারেন যেগুলোতে তারিখ রয়েছে।
- ডেটা নির্বাচিত অবস্থায়, Home মেনু থেকে Sort & Filter বেছে নিন।
- এখন Sort Oldest to Newest (পুরনো থেকে নতুন) বা Sort Newest to Oldest (নতুন থেকে পুরনো) যেকোনো একটি বেছে নিন। উদাহরণে নতুন থেকে পুরনো 쪽으로 সর্ট করা হয়েছে। লক্ষ্য করুন এক্সেল তারিখের ফরম্যাট পরিবর্তন না করেও সঠিকভাবে সর্ট করেছে।
বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এই পদ্ধতিই কাজ করবে।
এক্সেলে পুরো ওয়ার্কশিটকে তারিখ অনুযায়ী সর্ট করা
যদি আপনার টেবিলে একাধিক কলাম থাকে, সর্ট করার সময় কলামগুলো এর পারস্পরিক সম্পর্ক রক্ষা করা জরুরি। নিচে কলাম A-তে তারিখ এবং কলাম B-তে সংশ্লিষ্ট টেক্সট দেখানো হয়েছে।
যদি আপনি উপরের পদ্ধতি ব্যবহার করেন (অর্থাৎ শুধু তারিখের সেল বা পুরো তারিখ কলাম নির্বাচন করে Sort & Filter বাটনে ক্লিক করে Sort Oldest to Newest বা Sort Newest to Oldest বেছে নেন), তবে এক্সেল একটি Sort Warning দেখাবে এবং জিজ্ঞেস করবে আপনি কি উভয় কলামের ডেটা অন্তর্ভুক্ত করতে চান।
Expand the selection নির্বাচিত আছে কিনা যাচাই করে Sort বাটনে ক্লিক করুন। এক্সেল আপনার বেছে নেওয়া সর্ট অর্ডার অনুযায়ী টেবিলের সকল ডেটা সর্ট করবে।
এখন দেখুন সকল তারিখ পুরনো থেকে নতুনক্রমে সাজিয়ে আছে এবং কলাম A-এর তারিখ ও কলাম B-এর টেক্সটের পারস্পরিক সম্পর্ক অক্ষুণ্ণ রয়েছে।
এক্সেলে মাস, বছর বা মাস ও দিন অনুযায়ী সর্ট করা
আপনি যদি তারিখের নির্দিষ্ট অংশ যেমন মাস বা বছর অনুযায়ী সর্ট করতে চান তবে কী করবেন?
এক্সেলে মাস অনুযায়ী তারিখ সর্ট করা
মান লে নিন আপনার কাছে জন্মতারিখের একটি টেবিল আছে। আপনি জানতে চান কার জন্ম কোন মাসে হয়েছে, বছরের উপেক্ষা করে। এক্সেলের সাধারণ সর্ট ফিচার এখানে কাজ করবে না কারণ সেটি সবসময় বছরও সর্টিং এলগরিদমে অন্তর্ভুক্ত করে।
এটি সমাধান করতে একটি হেল্পার কলাম তৈরি করুন যা মাস বের করবে, তারপর সেই কলাম অনুযায়ী সর্ট করুন। তারিখ হতে মাস বের করতে এক্সেলের MONTH ফাংশন ব্যবহার করুন।
- একটি নতুন কলাম তৈরি করুন
- নতুন কলামের প্রথম সেলে =MONTH(A1) লিখুন, যেখানে A1 হলো যে সেল হতে মাস বের করতে চান।
- প্রতিটি সারির জন্য ধাপ ২ পুনরাবৃত্তি করুন। এক্সেল প্রতিটি তারিখ হতে মাস বের করে মাস নম্বরের একটি কলাম তৈরি করবে।
- এখন মাস নম্বরের কলাম অনুযায়ী টেবিল সর্ট করুন। এখানে কলাম C-তে সর্ট করতে হবে। যদি শুধু কলাম C-এর ডেটা নির্বাচন করেন, এক্সেল আবার Sort Warning দেখাবে। Expand the selection এবং Sort বেছে নিন।
এক্সেলে বছর অনুযায়ী তারিখ সর্ট করা
মাসের বদলে বছর বের করতে চাইলে উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করুন, শুধু MONTH ফাংশনের পরিবর্তে =YEAR(A1) ব্যবহার করুন, যেখানে A1 হলো তারিখযুক্ত সেল।
এক্সেলে মাস ও দিন অনুযায়ী তারিখ সর্ট করা
হয়তো আপনি বছরের উপেক্ষা করে মাস ও দিন অনুযায়ী জন্মদিনের একটি সর্ট করা তালিকা চান। তারিখের কলাম হতে মাস ও দিন বের করতে এক্সেলের TEXT ফাংশন ব্যবহার করুন, যা তারিখকে টেক্সটে রূপান্তর করে। আমরা mm.dd ফরম্যাট ব্যবহার করব। উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে MONTH ফাংশনের বদলে এই ফর্মুলা লিখুন: =TEXT(A1, "mm.dd")।
এখন কলাম C অনুযায়ী সর্ট করে সবার জন্মদিন মাস ও দিন অনুযায়ী পান।
এক্সেলে তারিখ ফরম্যাট সমস্যা সমাধান
কখনো কখনো এক্সেলে তারিখ অনুযায়ী সর্ট করার সময় দেখতে পাওয়া যায় এক্সেল ডেটাকে তারিখ হিসেবে চিনছে না। মনে করুন কেউ আপনাকে একটি স্প্রেডশিট দিয়েছে যাতে তারিখ আছে। আপনি ডেটা এক্সেলে দিয়েছেন, কিন্তু উপরের পদ্ধতিগুলো দিয়ে সর্ট করলে সঠিক ফলাফল দেয় না। কেন?
একটি তারিখের তালিকা বিবেচনা করুন:
দেখতে সহজ লাগছে। কিন্তু ডেটা নির্বাচন করে Sort & Filter বাটন চাপলে এবং Oldest to Newest বেছে নিলে সেটি কাজ করে না! আপনি এমন ফলাফল পেতে পারেন:
লক্ষ্য করুন কলামের শেষ তারিখটি সঠিকভাবে সর্ট হয়নি। আসলে কী হচ্ছে?
সম্ভবত A9 সেলের ডেটা দেখতে তারিখের মতো হলেও সেটি আসলে তারিখ হিসেবে ফরম্যাট করা নেই, তাই এক্সেল সেটি সঠিকভাবে সর্ট করতে পারছে না। এক্সেলের কোন ভার্সন ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে, এমন সেলকে রাইট-ক্লিক করে Format Cells থেকে Date বেছে নিয়েও সমস্যা সমাধান হয় না।
সঠিকভাবে সর্ট না হওয়া তারিখ ঠিক করার উপায়
সৌভাগ্যক্রমে এই সমস্যা সহজে সমাধান করা যায়।
- তারিখের কলামটি সিলেক্ট করে Ctrl+X চাপুন বা Home মেনু থেকে Cut বেছে নিন অথবা রাইট-ক্লিক করে Cut করুন।
- Notepad বা অন্য কোনো প্লেইন টেক্সট এডিটর খুলুন।
- তারিখগুলো সেখানে Paste করুন।
- এখন এক্সেলে ফিরে যান, তারিখ ছিল সেই কলামটি সিলেক্ট করে রাইট-ক্লিক করুন এবং Format Cells বেছে নিন।
- Date বেছে নিন এবং OK চাপুন।
- নোটপ্যাডে ফিরে যান, তারিখের তালিকা সিলেক্ট করে কপি করুন।
- এক্সেলে ফিরে এসে ধাপ ৫-এ ফরম্যাট করা কোলামে Paste করুন।
- এখন সর্ট করতে পারবেন। ডেটাযুক্ত কোলামগুলো সিলেক্ট করে Sort & Filter বাটন চাপুন এবং Sort Oldest to Newest বেছে নিন। কাজ করল!
এক্সেলে অন্যান্য সর্টিং ও ফিল্টারিং টেকনিক
এখন আপনি এক্সেলে তারিখ অনুযায়ী সর্ট করা শিখেছেন। আপনি আপনার ডেটা সর্ট ও ফিল্টার করার অন্যান্য পদ্ধতিও জানতে পারেন। এই লিখগুলো থেকে বেসিক এক-কোলাম ও মাল্টি-কোলাম ডেটা সর্টিং, এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করা এবং ডেটা ফিল্টার করা শিখতে পারেন।
