আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডুপ্লিকেট ভ্যালু আপনার ডেটা খারাপ করতে পারে। ডুপ্লিকেট ইচ্ছাকৃত না হলে, এগুলো অ্যানাকুরেসি এবং ভুল রিপোর্টিংয়ের কারণ হতে পারে।
এই টিউটোরিয়ালে আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে আপনার এক্সেল ডকুমেন্টে ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করবেন এবং সরাবেন।
ডুপ্লিকেট সারি বা ডেটা খুঁজে বের করার পদ্ধতি
এক্সেলে ডুপ্লিকেট সরানোর আগে, প্রথমে চেক করা জরুরি যে কোন সারি (বা কলাম) একই ইনফরমেশন ধারণ করছে। তাই আপনাকে এক্সেলে ডুপ্লিকেট সরানো শেখানোর আগে, আপনার শিটে ডুপ্লিকেট ডেটা চেক করার প্রক্রিয়ায় নিয়ে যাচ্ছি।
পদ্ধতি ১: পুরো ওয়ার্কশিট সার্চ করুন
এক্সেলে একটি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং টুল আছে যা ডেটা চিহ্নিত, ভিজ্যুয়ালাইজ, এবং নিষ্কর্ষ আঁকতে সাহায্য করে। এখানে কীভাবে এই টুলটি ব্যবহার করে আপনার এক্সেল ডকুমেন্টে ডুপ্লিকেট ভ্যালু হাইলাইট করবেন।
- Control + A চাপুন আপনার লিস্ট বা টেবিল সিলেক্ট করতে। বিকল্পভাবে, টেবিলের উপরের বাম কোণে সিলেক্ট অল আইকনে ক্লিক করুন পুরো ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করতে।
- হোম ট্যাবে যান এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন।
- মাউস কーソর হাইলাইট সেল রুলস-এর ওপর রেখে ডুপ্লিকেট ভ্যালুস বেছে নিন।
- নিশ্চিত করুন প্রথম ড্রপ-ডাউন বক্সে "Duplicate" লেখা আছে। আপনি দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন মেনুতে আপনার পছন্দের হাইলাইট রঙও বেছে নিতে পারেন।
- OK চাপুন এগিয়ে যেতে।
এক্সেল অবিলম্বে ডুপ্লিকেট ভ্যালুযুক্ত সারি ও কলামগুলো হাইলাইট করবে।
পদ্ধতি ২: সারিগুলো কম্বাইন করে
এই পদ্ধতিটি সকল কলাম বা সেলে ডুপ্লিকেট ভ্যালুযুক্ত সারি খুঁজে বের করার জন্য সেরা। প্রথমে, আপনাকে এক্সেলের "Concatenate" ফাংশন ব্যবহার করে প্রতিটি সারির কন্টেন্ট কম্বাইন করতে হবে। তারপর, আপনি যেখানে কম্বাইন করা ভ্যালুগুলো স্টোর করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন এবং নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন। আমরা প্রথম সারির শেষ ভ্যালুর পাশের কলামে কম্বাইন করা ভ্যালু রাখতে সুপারিশ করি।
- সেলে =CONCAT( টাইপ বা পেস্ট করুন, সারির প্রথম সেল সিলেক্ট করুন, একটি কোলন (:) টাইপ করুন, এবং সারির শেষ সেল সিলেক্ট করুন। তারপর ফর্মুলা প্যারেনথেসিস দিয়ে বন্ধ করুন এবং Enter চাপুন।
আমাদের স্যাম্পল ওয়ার্কশিটে (নিচের ছবি দেখুন), প্রথম সারির প্রথম এবং শেষ সেলের রেফারেন্স A2 এবং D2। তাই ফর্মুলাটি হবে এই রূপে: =CONCAT(A2:D2)।
মনে রাখবেন, সেল রেফারেন্স টেবিলে সারি ও কলামের সংখ্যার উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হবে।
- ফর্মুলাটি কলামের নিচে কপি করুন যতক্ষণ না শেষ সারিয়ে পৌঁছায়। এটি করতে, ফর্মুলাযুক্ত সেলটি সিলেক্ট করুন, মাউস কーソর সেলের নিচের বাম কোণে আনিন, ফিল হ্যান্ডেল আইকন (প্লাস আইকন) ধরে কলামের নিচে ড্র্যাগ করুন।
- পুরো কলামটি সিলেক্ট করুন—কলামের উপরে অক্ষরে ক্লিক করুন বা কলামের যেকোনো সেলে ক্লিক করে Control + Space চাপুন।
- হোম ট্যাবে যান এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং বেছে নিন।
- মাউস কーソর হাইলাইট সেল রুলস-এর ওপর রেখে ডুপ্লিকেট ভ্যালুস বেছে নিন।
- OK চাপুন এগিয়ে যেতে।
এক্সেল ডুপ্লিকেট ভ্যালুযুক্ত কলামটি হাইলাইট করবে। এতে বোঝা যায় ওয়ার্কশিটের অন্য কোনো সারির সাথে সেই নির্দিষ্ট সারির সেলগুলোর ডুপ্লিকেট ভ্যালু আছে।
আপনি যদি উপরের ছবিতে গौर করুন, তবে লক্ষ্য করবেন কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং টুল সারি ৪ এবং সারি ১৩-কে হাইলাইট করেনি। উভয় সারিতে নেম, স্কোর, এবং আইডি কলামে ডুপ্লিকেট ভ্যালু আছে, কিন্তু ডে কলামে ভিন্ন ভ্যালু।
উভয় সারিতে ৪টি কলামের মধ্যে ৩টিতে ডুপ্লিকেট ইনফরমেশন আছে। তাই কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং টুল কম্বাইন করা বা কনক্যাটেনেটেড ভ্যালুগুলো উভয় সারির জন্য হাইলাইট করেনি। উভয় সারি (সারি ৪ এবং সারি ১৩) অনন্য কারণ "ডে" কলামে পার্থক্যপূর্ণ তথ্য আছে।
এক্সেলে ডুপ্লিকেট সারি সরানোর পদ্ধতি
আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডুপ্লিকেট ইনফরমেশনযুক্ত একাধিক সারি খুঁজে পেয়েছেন। এখন দেখি এক্সেলের দুটি টুল ব্যবহার করে এই ডুপ্লিকেট সারি কীভাবে সরাব।
১. "Remove Duplicates" টুল ব্যবহার করুন
এই টুলটির একমাত্র কাজ: নিশ্চিত করা যে আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ক্লিন ডেটা আছে। এটি আপনার ওয়ার্কশিটের নির্বাচিত কলামগুলো তুলনা করে এবং ডুপ্লিকেট ভ্যালুযুক্ত সারি সরিয়ে ফেলে। এখানে টুলটি কীভাবে ব্যবহার করবেন:
- টেবিলের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন এবং আপনার কীবোর্ডে Control + A চাপুন টেবিল হাইলাইট করতে।
- Data ট্যাবে যান এবং "Data Tools" সেকশনে Remove Duplicates আইকনে ক্লিক করুন।
আপনার পিসির স্ক্রিন ছোট হলে বা এক্সেল উইন্ডো মিনিমাইজড থাকলে, Data Tools ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন এবং Remove Duplicates বেছে নিন।
- Columns সেকশনে যান এবং সব কলাম বেছে নিন। আপনার টেবিলে হেডার থাকলে, "My data has headers" লেখা বক্সটি চেক করুন। এটি হেডার সারি বা শিটের প্রথম সারি ডিসিলেক্ট করবে। OK চাপুন এগিয়ে যেতে।
Quick Tip: এক্সেল ওয়ার্কশিটের প্রথম সারি হেডার बनाने, View ট্যাবে যান, Freeze Panes বেছে নিন, এবং Freeze Top Row বেছে নিন।
- এক্সেল একটি প্রম্পট দেখাবে যাতে ডুপ্লিকেট ভ্যালুর মোট সংখ্যা কতটা পাওয়া গেল এবং শিট থেকে সরানো হয়েছে সেটি জানাবে। OK চাপুন ওয়ার্কশিটে ফিরে যেতে।
২. Advanced Filter টুল ব্যবহার করুন
"Advanced Filter" আপনার এক্সেলে ডেটা ক্লিন করার আরেকটি চমৎকার টুল। এই টুল আপনাকে আপনার ওয়ার্কশিটে ডেটা ভিউ, এডিট, গ্রুপ এবং সর্ট করতে দেয়। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন এই টুল ব্যবহার করে আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে ডুপ্লিকেট সারি সরানোর জন্য।
- টেবিলের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন এবং Control + A চাপুন পুরো টেবিল হাইলাইট করতে।
- Data ট্যাবে যান এবং "Sort & Filter" সেকশনে Advanced বেছে নিন।
- Unique records only বক্সটি চেক করুন এবং OK চাপুন।
টেবিল বা ওয়ার্কশিটে একই ইনফরমেশন বা ভ্যালুযুক্ত একাধিক সারি থাকলে, এক্সেল ডুপ্লিকেটদের প্রথম occurrence ছাড়া সব মুছে ফেলবে।
দ্রষ্টব্য: Advanced Filter টুল অটোমেটিক্যালি প্রথম সারিকে হেডার হিসেবে বিবেচনা করে। এর মানে, টুলটি প্রথম সারি মুছে ফেলবে না, যদি সেটিতে সকল কলামে ডুপ্লিকেট ইনফরমেশন থাকেও। উদাহরণস্বরূপ, নিচের টেবিলে, Advanced Filter টুলের "Unique records only" ফিচার চালানোর পর প্রথম এবং শেষ সারি মুছে ফেলা হয়নি—যদি সেগুলো সকল কলামে ডুপ্লিকেট ভ্যালু ধারণ করে।
তাই, আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিট বা টেবিলে হেডার থাকলে, ডুপ্লিকেট সারি দূর করতে "Remove Duplicates" টুল ব্যবহার করা সেরা।
Quick Tip: ভুলে ডুপ্লিকেট সারি বা ভ্যালু সরিয়ে ফেললে? Control + Z চাপুন পরিবর্তনটি বাতিল করতে এবং ডুপ্লিকেট ডেটা ফেরাতে।
এক্সেলে ডুপ্লিকেট সরানো: সীমাবদ্ধতা
আমরা উল্লেখ করছি আপনি আউটলাইনড বা গ্রুপড ডেটা যুক্ত ওয়ার্কশিট থেকে ডুপ্লিকেট সারি বা ভ্যালু সরাতে পারবেন না। তাই আপনি যদি আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটের সারি ও কলাম গ্রুপ করে থাকেন, সম্ভবত টোটাল এবং সাবটোটালে, তবে ডুপ্লিকেট চেক করার আগে আপনাকে ডেটা আনগ্রুপ করতে হবে। এক্সেলে ডুপ্লিকেট সরানো এবং ইউনিক ভ্যালু ফিল্টার করার বিষয়ে আরও জানতে মাইক্রোসফ্টের অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশন দেখুন।
