আপনি যদি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সাথে অনেক কাজ করেন এবং একই কাজ বারবার করতে হন, তবে একটি ম্যাক্রো তৈরি করুন। ম্যাক্রো হলো macroinstruction শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ, অর্থাৎ একটি কাজ সম্পন্ন করার জন্য নির্দেশাবলির একটি সিরিজ।
ওয়ার্ডে ম্যাক্রো তৈরি করার সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো আপনাকে প্রোগ্রামিং জানতে হয় না। আপনি যদি রেকর্ড এবং স্টপ বাটন চাপতে পারেন, তবে আপনি এটি করতে পারবেন।
কি ম্যাক্রো হানিকারক?
ম্যাক্রো ভায়ঙ্কর কারণ সেটি ভাইরাস ধারণ করতে পারে এমন কথা শুনেছেন? যদিও আপনাকে অজানা লোকের অফিস ডকুমেন্ট খোলার সময় সতর্ক থাকতে হয় কারণ সেগুলোতে ম্যালিশিয়াস ম্যাক্রো থাকতে পারে, এখানে সেটি সমস্যা নয়। আপনি নিজে আপনার ম্যাক্রো বানাচ্ছেন, তাই আপনি জানেন এটা ভাইরাস নয়।
ওয়ার্ডে ম্যাক্রো রেকর্ড করার পদ্ধতি
এই উদাহরণে, আপনি ওয়ার্ডে একটি ম্যাক্রো তৈরি করবেন যাতে ডকুমেন্টের শেষে আপনার স্বাক্ষর যোগ হয়।
- ওয়ার্ড খোলা অবস্থায়, View ট্যাবে যান।
- Macros বাটনের নিচের ডাউন অ্যারো চাপুন।
- Record Macro… বেছে নিন, একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
- Macro name: ফিল্ডে ম্যাক্রোর জন্য একটি অর্থপূর্ণ নাম দিন। স্পেস অনুমোদিত নয়। আন্ডারস্কোর বা ড্যাশ ব্যবহার করুন।
- Store macro in: ড্রপডাউনে আপনি বেছে নিতে পারেন কোন ডকুমেন্টগুলোর জন্য এই ম্যাক্রো কাজ করবে। আপনি যদি All Documents (Normal.dotm) বেছে নেন, তবে ম্যাক্রো আপনার বানানো যেকোনো নতুন ওয়ার্ড ডকুমেন্টে উপলব্ধ থাকবে। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট বেছে নেন, তবে সেটি শুধু সেটি কাজ করবে। সাধারণত All Documents বেছে নেওয়া ভালো।
- Description: ফিল্ডে লিখুন ম্যাক্রোটি কী করে। এটি একটি সাধারণ ম্যাক্রো যার নামই বর্ণনামূলক, কিন্তু আপনি ম্যাক্রোর সাথে আরও দক্ষ হলে জটিল কাজ করবেন, তাই বর্ণনা রাখা সবসময় ভালো অভ্যাস।
- আপনি Assign macro to এither একটি বাটন (যেটি আপনি Button দিয়ে তৈরি করবেন) অথবা হটকি (যেটি আপনি Keyboard বাটন দিয়ে বেছে নেবেন) বেছে নিতে পারেন। ওয়ার্ডে ইতিমধ্যে অনেক শর্টকাট কী রয়েছে, তাই বাটনই ভালো হতে পারে। Button বেছে নিন। একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যার নাম Word Options।
- এখানে আপনি ম্যাক্রোর জন্য ওয়ার্ড রিবনে একটি বাটন অ্যাসাইন করবেন। Customize Ribbon বেছে নিন।
- Choose commands from: ড্রপডাউন থেকে Macros বেছে নিন। এতে আমাদের ম্যাক্রোগুলো নিচের এলাকায় দেখাবে।
- রিবনে ম্যাক্রো রাখার জন্য একটি জায়গা দরকার। এই উদাহরণে, Main Tabs এরিয়ায় Home বেছে নিন। তারপর New Group চাপুন।
- Rename চাপুন যাতে আপনি একটি অর্থপূর্ণ নাম দিতে পারেন।
- Rename উইন্ডোতে, গ্রুপকে প্রতিনিধিত্ব করার একটি আইকন বেছে নিন তারপর Display name ফিল্ডে My Macros লিখুন।
- OK চাপুন প্রয়োগ করতে। আপনি Main Tabs এরিয়ায় পরিবর্তনটি দেখতে পাবেন।
- নতুন My Macros সিলেক্ট করা অবস্থায় Main Tabs এরিয়ায়, Normal.NewMacros.Insert_Signature ম্যাক্রোটি বেছে নিন।
- Add চাপুন যাতে সেটি My Macros গ্রুপে যোগ হয়।
- বেশक আপনি এটিকে রিনেম করতে চাবেন। Main Tabs এরিয়ায় ম্যাক্রোটি সিলেক্ট করে Rename… চাপুন।
- Rename উইন্ডোতে, একটি আইকন বেছে নিন এবং Display name: ফিল্ডে একটি সহজ নাম লিখুন।
- OK চাপুন পরিবর্তন কমিট করতে। আপনি Main Tabs এরিয়ায় পরিবর্তনটি দেখবেন।
- Main Tabs এরিয়ার নিচে OK চাপুন ম্যাক্রোর বাটন তৈরি শেষ করতে।
- এখন আপনার পছন্দের স্বাক্ষর ব্লক তৈরি করুন। আপনার স্বাক্ষরের স্ক্যান বা অন্য ছবি যোগ করুন। যা ইচ্ছা করুন। সেটি হলে Macros বাটনের নিচের ডাউন অ্যারো চাপুন।
- Stop Recording বেছে নিন। এতে আপনার Insert Signature ম্যাক্রো তৈরি হয়ে গেল।
- Home ট্যাবে আপনার তৈরি করা Insert Signature বাটন খুঁজে বের করে সিলেক্ট করুন টেস্ট করুন। আপনার স্বাক্ষর ব্লক আপনার ডিজাইন অনুযায়ী জাদুईভাবে দেখাবে।
ম্যাক্রো লেখার পদ্ধতি (VBA)
বেশিরভাগ ম্যাক্রোর জন্য রেকর্ডিং পদ্ধতিই সবচেয়ে দক্ষ উপায়। কিন্তু পরিশেষে আপনি কিছু জটিল কাজ করতে চাবেন। সেটি হলে ভিজ্যুয়াল বেসিক ফর অ্যাপ্লিকেশন (VBA) ল্যাঙ্গুয়েজে ম্যাক্রো লিখতে হয়। আমাদের पास বিগিনারদের জন্য সেরা VBA গাইড আছে, সেটি বুকমার্ক করুন। আসুন একটি ম্যাক্রো তৈরি করি যাতে আমাদের গড় শব্দ প্রতিটি বাক্যে কতটি সেটি জানতে পারি, যাতে আমরা বুঝতে পারি কখন আমরা বाचাল হচ্ছি।
- আপনাকে Developer ট্যাবের অ্যাক্সেস দরকার যা ডিফল্টভাবে ওয়ার্ডে লুকানো থাকে। ওয়ার্ডের উপরের বাম কোণে File বেছে নিন।
- বাম নিচে Options বেছে নিন।
- খুলা উইন্ডোতে Customize Ribbon বেছে নিন।
- ডান পাশে Developer খুঁজে বের করুন এবং সেটির পাশে চেকмар্ক দিন।
- OK চাপিয়ে উইন্ডো বন্ধ করুন। Developer ট্যাব এখন দেখাবে।
- Developer ট্যাব বেছে নিন।
- Macros বাটন চাপুন।
- Macro name: এ অর্থপূর্ণ নাম দিন। Macros in: Normal.dotm রেখে দিন যাতে সকল ওয়ার্ড ডকুমেন্টে প্রয়োগ হয়। Description: এ리아র সবসময় বর্ণনা লিখুন।
- Create চাপুন। Microsoft Visual Basic for Applications ডেভেলপমেন্ট টুল খুলবে।
- নিচে সবুজ বাক্সে দেখানো কোডগুলো ইতিমধ্যে থাকা উচিত কিছু ফাঁকা স্পেসসহ। নিচের কোডটি সে ফাঁকা স্পেসে কপি-পেস্ট করুন:
Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next
MsgBox "Average words per sentence" + Str(Int(numWords / numSentences)) + ". Less than 15 is best."
- Run বাটন চাপুন কোড টেস্ট করতে। যদি সঠিকভাবে রান না হয়, তবে কোড এডিট করুন যতক্ষণ না আপনার ইচ্ছামতো রান হয়।
- Save বাটন চাপুন এবং ডেভেলপমেন্ট উইন্ডো বন্ধ করুন।
- "How to Record a Macro" সেকশনে দেখানো পদ্ধতিতে ওয়ার্ড রিবনে একটি বাটন তৈরি করুন।
- আপনার তৈরি করা বাটন খুঁজে বের করুন এবং টেস্ট করুন।
আমার ম্যাক্রো ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সেভ করলে কাজ করে না
ওয়ার্ড ডিফল্টভাবে .docx এক্সটেনশনে সেভ করে, যা ম্যাক্রোকে অটোমেটিক্যালি রান করতে দেয় না। আপনি যদি চান ম্যাক্রো রান হোক, তবে ফাইল টাইপটি Word Macro-Enabled Document (*.docm) এ পরিবর্তন করতে হবে।
এই ফাইল টাইপটি częściweise ম্যাক্রো সিকিউরিটি সমস্যা মোকাবিলা করার জন্য তৈরি। আপনি যদি অপ্রত্যাশিতভাবে এই এক্সটেনশনযুক্ত ডকুমেন্ট পান, তবে সন্দেহ করুন।
ম্যাক্রোর সাথে আরও কী করা যায়?
আপনি এক্সেল, আউটলুক, এমনকি পাওয়ারপয়েন্টেও ম্যাক্রো তৈরি করতে পারেন। যেকোনো কাজ যা আপনি ম্যানুয়ালি করছেন, সেটি রেকর্ড বা লিখে ম্যাক্রো দিয়ে করা সম্ভব। ওয়ার্ডে ম্যাক্রো এবং উইন্ডোজের শানदार শর্টকাট কী একসাথে ব্যবহার করলে আপনার প্রোডাক্টিভিটি দশগুণ বাড়বে।
