মাউস একটি হাতের হাতের টুল, কিন্তু পয়েন্ট-অ্যান্ড-ক্লিক সময় নষ্ট করে। আপনি এটা জানতেন, তাই অফিস এবং উইন্ডোজের সেরা কীবোর্ড শর্টকাটগুলো শিখে ফেলেছেন।
কিন্তু হয়তো কিছু পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের শর্টকাট কী নেই। কেমন হত যদি আপনি মাইক্রোসফট অফিসে নিজের কীবোর্ড শর্টকাট তৈরি করতে পারতেন? ভালো খবর হলো আপনি পারেন।
মাইক্রোসফট অফিসে কীবোর্ড শর্টকাট তৈরি করার পদ্ধতি
আমরা প্রথমে ওয়ার্ডে এই ধাপগুলো দেখব। এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টে ডেস্কটপে ধাপগুলো একই। আউটলুক কীভাবে করবেন তা নিচে দেখুন।
- রিবন এরিয়ার কোনো গ্রে স্পেসে রাইট-ক্লিক করুন এবং Customize the Ribbon বেছে নিন।
- Word Options উইন্ডো খুলবে। উইন্ডোর নিচে Keyboard shortcuts-এর পাশে Customize বাটনে ক্লিক করুন।
- Customize Keyboard উইন্ডো খুলবে। Categories এরিয়ায় দেখুন যে ট্যাবে আপনার কাঙ্ক্ষিত কমান্ড আছে সেটি খুঁজে বের করুন। সেই ট্যাবের কমান্ডগুলো ডান পাশের Commands এরিয়ায় দেখাবে। আপনি যে কমান্ডের জন্য শর্টকাট চান সেটি সিলেক্ট করুন।
এই উদাহরণে আমরা FileSendPdf বেছে নিয়েছি, কারণ একটি কী কম্বিনেশন দিয়ে ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে PDF হিসেবে ইমেইল পাঠানো খুব কাজের। যদি কমান্ডটির ইতিমধ্যে কীবোর্ড কম্বিনেশন থাকে, তবে সেটি Current keys এরিয়ায় দেখাবে।
- নতুন শর্টকাট কী কম্বিনেশন সেট করতে, Press new shortcut key ফিল্ডে কার্সর রাখুন, তারপর আপনার কীবোর্ডে যে কী কম্বিনেশন ব্যবহার করতে চান সেটি চাপুন। Currently assigned to এর পাশে Current keys এরিয়ায় কী দেখাচ্ছে তা নোট করুন। [unassigned] ছাড়া যেকোনো কিছু দেখালে অন্য কী কম্বিনেশন চেষ্টা করুন।
- এই কী কম্বিনেশনটি ভবিষ্যতের সকল ডকুমেন্টের জন্য ব্যবহার করতে চাইলে Save changes in বক্সে Normal.dotm সিলেক্ট থাকতে দিন। শুধু এই ডকুমেন্টের জন্য প্রয়োগ করতে চাইলে ড্রপডাউন থেকে ডকুমেন্টটি বেছে নিন।
- Assign বাটনে ক্লিক করে সেটিংস প্রয়োগ করুন, তারপর Customize Keyboard উইন্ডো বন্ধ করুন। OK চাপিয়ে Word Options উইন্ডো বন্ধ করুন। আপনার নতুন কীবোর্ড শর্টকাট কম্বিনেশন টেস্ট করুন।
FileSendPdf শর্টকাটটি অটোমেটিক্যালি ডকুমেন্টকে PDF-এ রূপান্তর করবে, আউটলুকএ একটি নতুন ইমেইল মেসেজ তৈরি করবে, PDF আট্যাচ করবে, এবং ইমেইলে সাবজেক্ট দিয়ে দেবে। মাউস দিয়ে দশগুণ ক্লিকের বদলে একটি কীস্ট্রোক—অবিশ্বাস্য টাইম সেভিং।
মাইক্রোসফট অফিসে কাস্টম কীবোর্ড শর্টকাট মুছে ফেলা
আপনি অফিস অ্যাপে তৈরি করা সকল কাস্টম কীবোর্ড শর্টকাট মুছে ফেলতে চাইতে পারেন। এটা খুব সহজ।
- রিবন এরিয়ার কোনো গ্রে স্পেসে রাইট-ক্লিক করুন এবং Customize the Ribbon বেছে নিন।
- Word Options উইন্ডো খুলবে। উইন্ডোর বাম নিচে Customize বাটনে ক্লিক করুন। Customize Keyboard উইন্ডো খুলবে।
- সকল ভবিষ্যৎ ডকুমেন্ট থেকে কী অ্যাসাইনমেন্ট মুছে ফেলতে Save changes in ড্রপডাউনে Normal.dotm সিলেক্ট থাকতে দিন। শুধু এই ডকুমেন্ট থেকে মুছতে চাইলে ড্রপডাউন থেকে ডকুমেন্টটি বেছে নিন। বাম নিচে Reset All বাটনে ক্লিক করুন।
- একটি কনফার্মেশন আসবে: Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm। সেটির শেষে Normal.dotm বা আপনার বেছে নেওয়া ডকুমেন্টের নাম থাকবে। কনফার্ম করতে Yes চাপুন।
মাইক্রোসফট আউটলুকে কীবোর্ড শর্টকাট তৈরি করা
সকল মাইক্রোসফট অফিস অ্যাপের মধ্যে আউটলুকতেই আপনি সবচেয়ে বেশি সময় কাটান। তাই কিছু কাস্টম কীবোর্ড শর্টকাট বানিয়ে কাজ দ্রুত করা বুদ্ধিমানের কাজ।
দুর্ভাগ্যক্রমে, আউটলুক ২০১৬ থেকে ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টের মতো কীবোর্ড শর্টকাট তৈরি করার অনুমতি দেয় না। তাহলে আপনার অপশন কী?
এটা একটি ওয়ার্কআরাউন্ড, কিন্তু আপনি Quick Steps তৈরি করে সেগুলোকে কী কম্বিনেশন অ্যাসাইন করতে পারেন। এটি আপনাকে আউটলุกের সব কিছুর জন্য শর্টকাট বানানোর সুযোগ দেয় না, কিন্তু অধিকাংশ চাহিদা পূরণ করতে পারে। কাস্টম Quick Steps-এ কী কম্বিনেশন অ্যাসাইন করার লিমিট নয়টি।
- আউটলুকে Home ট্যাবের Quick Steps সেকশনে Create New বেছে নিন।
- Edit Quick Step উইন্ডো খুলবে। Name ফিল্ডে একটি বোঝানো নাম লিখুন।
- Choose an Action ড্রপডাউন মেনু থেকে একটি প্রিডিফাইনড অ্যাকশন বেছে নিন। এই উদাহরণে Mark as read বেছে নিই।
- Add Action বাটনে ক্লিক করে আগের অ্যাকশনের নিচে নতুন অ্যাকশন যোগ করুন।
- Move to folder বেছে নিন।
- Select Folder উইন্ডো খুলবে। আপনি যে ফোল্ডারে ইমেইল মুভ করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন এবং সিলেক্ট করুন। উদাহরণে Bills ফোল্ডার বেছে নেওয়া হয়েছে। উইন্ডো বন্ধ করতে OK চাপুন।
- Shortcut key ড্রপডাউন থেকে একটি কী কম্বিনেশন বেছে নিন। লক্ষ্য করুন শুধু নয়টি অপশন রয়েছে।
- Tooltip টেক্সট বক্সে Quick Stepটি কী করে সেটির একটি বর্ণনা লিখুন। পরে Quick Step-এর ওপর হোভার করলে এটি দেখাবে।
- Finish চাপিয়ে Quick Step তৈরি শেষ করুন। আপনি আউটলুক রিবনে Mark Read Move to Bills Quick Step দেখতে পাবেন। ধাপ ৭-এ বেছে নেওয়া শর্টকাট কী কম্বিনেশন দিয়ে টেস্ট করুন।
আপনি আরেক ধাপ آگে যেতে চাইলে, আউটলুক ডেস্কটপ শর্টকাট তৈরি করতে পারেন কমান্ড লাইন স্যুইচ ব্যবহার করে যাতে সাধারণ কাজগুলো আরও সহজ হয়।
আপনার কীবোর্ড শর্টকাটগুলো প্র্যাকটিস করুন
এখন আপনি নিজের মাইক্রোসফট অফিস শর্টকাট কী তৈরি করতে পারেন। আপনার সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত শর্টকাটের তালিকা প্রিন্ট আউট করে মনিটরের পাশে রাখুন। কয়েক দিন পর আপনাকে চিট শিট লাগবে না। কমান্ড লাইন স্যুইচ শর্টকাট যোগ করলে আপনার মাইক্রোসফট অফিস প্রোডাক্টিভিটি নিশ্চিত রূপে বাড়বে।
