মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একটি বহুমুখী সফটওয়ার যা স্প্রেডশীট এবং ডেটা নিয়ে পেশাগত বা দৈনন্দিন জীবনে কাজ করে সবার সাহায্য করার জন্য তৈরি। এটি আপনাকে ডেটা সংগঠিত ও সংরক্ষণ করতে দেয়, এবং ফর্মুলা ও ফাংশন দিয়ে জটিল গাণিতিক হিসাব করতে পারবেন। আরও মজার বিষয় হলো এক্সেল পাই চার্ট, গ্যান্ট চার্ট, ফ্লোচার্ট, এবং প্রায় সব ধরনের চার্ট দিয়ে আপনার ডেটা ও প্রজেক্ট ভিজুয়ালাইজ করতে সাহায্য করে।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল মূলত ডেটা এন্ট্রি ধরে ডেভেলপ করা হয়েছিল, কিন্তু এর পর থেকে সফটওয়ারটি একাউন্টিং, টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, ফাইন্যানশিয়াল মডেলিং, ইভেন্ট প্রোগ্রামিং—সব কিছু হ্যান্ডেল করতে বড় হয়েছে। অর্থাৎ এটি সবচেয়ে সিম্পল সফটওয়ার নয়। এক্সেলে দক্ষতার সাথে কাজ করতে হলে কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করতে হবে এবং এখানে আমরা সেটিই ফোকাস করব।
কেন কীবোর্ড শর্টকাট দরকার?
আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল কী এবং এর অতীতে ব্যাপকভাবে ব্যবহার করে থাকেন, তবুও সেটির সব ফাংশন এবং শর্টকাট জানলে আশ্চর্য হতে পারেন। এক্সেলে সয়েকের শর্টকাট এবং কীস্ট্রোক কম্বিনেশন আছে, কিন্তু চিন্তা করবেন না, আপনাকে সব মেমোরাইজ করতে হবে না।
আপনি কিছু এক্সেল শর্টকাট অন্যগুলোর চেয়ে বেশি ব্যবহার করবেন। তাই চলুন সেগুলোর ওপর ফোকাস করি যা দৈনন্দিন বেসিসে আপনার দরকার হবে।
সাধারণভাবে ব্যবহৃত এক্সেল শর্টকাট
আপনি কিছু শর্টকাট ইতিমধ্যে জানতে পারেন কারণ অধিকাংশ উইন্ডোজ ১০/১১ এবং মাইক্রোসফ্ট অফিস অ্যাপে একই শর্টকাট ব্যবহার হয়। নিচে সবচেয়ে কমন এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাটের একটি উপকারী টেবিল দেওয়া হলো যেগুলো ব্যবহার শুরু করলেই আপনার স্প্রেডশীটে দক্ষতা দ্রুত বাড়বে।
| Ctrl+A | সকল সিলেক্ট করুন |
| Ctrl+C | কপি |
| Ctrl+V | পেস্ট |
| Ctrl+X | কাট |
| Ctrl+Z | আনডু |
| Ctrl+Y | রিডু |
| Ctrl+B | বোল্ড |
| Ctrl+I | ইট্যালিক |
| Ctrl+U | আন্ডারলাইন |
| Alt+H | Home ট্যাবে যান |
| Delete (বা DEL) | সেলের কন্টেন্ট মুছুন |
| Ctrl+O | ওয়ার্কবুক খুলুন |
| Ctrl+W | ওয়ার্কবুক বন্ধ করুন |
| Alt+H+H | সেল ফিল করার জন্য কালার বেছে নিন |
এই শর্টকাটগুলো খুব সুবিধাজনক, এবং আপনাকে এগুলো এক্সেলের পাশাপাশি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড, ইন্টারনেট ব্রাউজার, বা আপনার যথেষ্ট ব্যবহার করা যেকোনো অ্যাপে ব্যবহার করার অভ্যাস করা উচিত।
এক্সেলে পিভট টেবিল শর্টকাট
পিভট টেবিল এক্সেলে একটি শক্তিশালী টুল। এটি স্প্রেডশীটের সিলেক্ট করা রো ও কলাম সারান্সিত করতে পারে বা পুনর্বিন্যাস করতে পারে। লম্বা রো ডেটা সারান্সিত করতে পিভট টেবিল খুব কাজে আসে, এবং এগুলো আপনাকে ডেটা তুলনা করতে দেয়। আপনি যদি অনেক পিভট টেবিল ব্যবহার করেন, তবে নিচের শর্টকাটগুলো নিয়মিত ব্যবহার করুন।
| Right-click | সিলেক্ট করা রো, কলাম, বা সেলের কনটেক্সট মেনু এক্সেস করুন। |
| Ctrl+D | টেবিল ডিলিট করুন |
| Ctrl+M | টেবিল সরান |
| Ctrl+R | টেবিল রিনেম করুন |
| Alt+Shift+Right Arrow | সিলেক্ট করা পিভট টেবিল আইটেমগুলো গ্রুপ করুন |
| Alt+Shift+Left Arrow | সিলেক্ট করা পিভট টেবিল আইটেমগুলো আনগ্রুপ করুন |
এখন বেসিক শর্টকাট জানার পর চলুন অন্য এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাটের দিকে যাই যা আপনার প্রোডাক্টিভিটি এবং গতি বাড়াবে।
এক্সেলে নেভিগেট করার শর্টকাট
নিচের কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে এক্সেলে নেভিগেট করুন এবং ওয়ার্কশীট ট্যাবের মধ্যে সুইচ করুন দ্রুত।
| Ctrl+Page Up | এই কমান্ড কম্বিনেশন চাপলে ওয়ার্কশীট ট্যাব ডানদিকে সুইচ হবে। |
| Ctrl+Page Down | এই কমান্ড ওয়ার্কশীট ট্যাব বামদিকে সুইচ করবে। |
| Ctrl+Backspace | এই শর্টকাট আপনাকে দেখাবে কোন সেল এক্টিভ। |
| F11 | F11 কি একটি নতুন চার্ট তৈরি করবে। এটি একটি চমৎকার শর্টকাট যা এক্সেলের টুলবার দিয়ে নেভিগেট করার ঝামেলা থেকে বাঁচাবে। |
| Ctrl+F | দ্রুত Find ফাংশন এক্সেস করতে এই কি কম্বিনেশন চাপুন। |
| Ctrl+Q | এক্সেলে Help ফাংশন দ্রুত এক্সেস করুন। |
| Ctrl+Arrow Key | এরো কিয়ের ডিরেকশনে শেষ পপুলেটেড সেলে যান। উদাহরণস্বরূপ, Ctrl+Right Arrow আপনাকে ডানদিকে শেষ সেলে পাঠাবে, Ctrl+Down Arrow নিচের শেষ সেলে সিলেক্ট করবে। |
| Ctrl+F12 | এই কমান্ড দ্রুত "open file" ডায়ালগ খুলবে এবং অন্য ওয়ার্কবুক এক্সেস করতে দেবে। |
| Ctrl+F1 | এই কি কম্বিনেশন রিবন ডিসপ্লে টগল করবে। |
এক্সেলে আইটেম সিলেক্ট করার শর্টকাট
মাউসের ক্লাঙ্কি মুভমেন্টের বদলে নিচের কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে কলাম ও রো দ্রুত সিলেক্ট করুন সময় বাঁচাতে।
| Ctrl+Spacebar | Ctrl+Space চাপলে পুরো কলাম সিলেক্ট হবে। হেডার ব্যবহার করে মাউস দিয়ে নেভিগেট করার দরকার নেই। |
| Shift+Spacebar | Shift+Space চাপলে পুরো রো সিলেক্ট হবে। |
| Ctrl+0 | এই সিম্পল শর্টকাট সিলেক্ট করা সব কলাম হাইড করবে। |
এক্সেলে ফাংশন ও ফর্মুলার শর্টকাট
এক্সেল মূলত ফর্মুলা এবং ফাংশন নিয়ে। ভেরিয়েবল বাই ভেরিয়েবল টাইপ করার বদলে নিচের কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান।
| Ctrl+’ | আপনার ওয়ার্কশীটের সব ফর্মুলা ডিসপ্লে করুন। অথবা সেলে ক্লিক করলে ফর্মুলা বার-এ ফর্মুলা দেখাবে। |
| Ctrl+Alt+F9 | যখন আপনার সব এক্টিভ ওয়ার্কবুকের সব ফর্মুলা ক্যালকুলেট করতে হবে এই শর্টকাট ব্যবহার করুন। |
| Ctrl+Shift+$ | সেলটি কারেন্সি ফরম্যাটে আনার জন্য সেলটি সিলেক্ট করে Ctrl+Shift+$ চাপুন। একাধিক সেলে সিলেক্ট থাকলে সেটাও কাজ করবে। |
| Ctrl+Shift+% | এই শর্টকাট সিলেক্ট করা সেলে পারসেন্টেজ ফরম্যাট অ্যাপ্লাই করবে। |
| Alt+= | এই শর্টকাট অটোমেটিক্যালি SUM() ফাংশন ইনসার্ট করবে। এটি এক্সেলে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফর্মুলা, তাই এর জন্য শর্টকাট থাকা আবশ্যক। Sum() ফাংশন একাধিক কলাম ও রোর ডেটা অটো-সম করে। ডান পাশে একটা এক্সট্রা কলাম এবং নিচে একটা এক্সট্রা রো সিলেক্ট রাখুন। এক্সেল সেগুলো ব্যবহার করবে সম্মেশন ডেটা দেখাতে। |
| Alt+H+O+I | এই শর্টকাট কীস্ট্রোক কম্বিনেশন যা একটি ফাংশন সিকোয়েন্সে কমপ্লিট করবে। প্রথম Alt+H চাপুন Home ট্যাব সিলেক্ট করতে, তারপর Alt চাপা রেখে O চাপুন Format মেনু সিলেক্ট করতে। শেষে I চাপুন কলামের অটোফিট উইডথ করতে। মনে রাখুন Alt-এ আঙুল রাখে প্রতিটি লেটার চাপতে হবে। |
| Ctrl+[ | এই শর্টকাট আপনাকে দেখাবে কোন সেলগুলো অন্য সেলে রেফারেন্স করা হয়েছে। জটিল ফর্মুলা নিয়ে কাজ করলে এটি খুব উপকারী। |
| Ctrl+Shift+J | আপনার ওয়ার্কশীটের সব কনস্ট্যান্টের লিস্ট দেখতে এই শর্টকাট ব্যবহার করুন। |
| Alt+M | Formulas ট্যাব খুলুন। |
| Shift+F3 | Shift+F3 চাপুন Insert Function উইন্ডো খুলতে ফাংশন ইনসার্ট করতে। |
এক্সেলে টাইম ও ডেট শর্টকাট
নিচের টাইম ও ডেট কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে ভিন্ন এক্টিভিটি লগ করুন ইনস্ট্যান্টলি।
| Ctrl+Shift+# | এই শর্টকাট ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করতে দেবে। |
| Ctrl+Shift+@ | এই কি কম্বিনেশন চাপলে টাইম অফ ডে স্টাইল দ্রুত এক্সেস করবেন। সেখান থেকে সেলে অ্যাড করতে পারবেন। |
| Ctrl+; | এক্সেল স্প্রেডশীটে করেন্ট ডেট যোগ করতে চান? সিম্পলি এই শর্টকাট চাপুন দ্রুত যোগ করতে। |
| Ctrl+Shift+; | এই ফাংশন সিলেক্ট করা সেলে একজাক্ট করেন্ট টাইম প্লেস করবে। |
এক্সেলে এডিটিং শর্টকাট
সেল, রো, কলাম, এবং কমেন্ট এডিট করা খুব টাইম-কনসামিং। নিচের শর্টকাট দিয়ে আপনার গতি বাড়ান।
| Ctrl+1 | Format Cells ডায়ালগ বক্স খুলুন। এই শর্টকাট আপনাকে সেলের আপিয়ারেন্সে পরিবর্তন আনার দেবে। |
| Ctrl+K | আপনি যদি একটি সেল বা সেলে ইনপুট করা ডেটা সিলেক্ট করে এই শর্টকাট ব্যবহার করেন, তবে একটি হাইপারলিংক বক্স খুলবে। হাইপারলিংক কপি-পেস্ট করুন বক্সে (এক্সট্রা প্র্যাকটিসের জন্য কপি/পেস্ট শর্টকাট ব্যবহার করুন)। |
| F2 | এটি এক্সেলের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত শর্টকাট হতে পারে কারণ এটি আপনাকে সেল এডিট করতে দেয়। দ্রুত পরিবর্তনের জন্য এটি ব্যবহার করুন। |
| F4 | F4 কি আপনার শেষ অ্যাকশন রিপিট করবে। ফর্মুলা হোক বা এডিট, এই কি অ্যাকশন কপি করবে এবং আপনার অনেক সময় বাঁচাবে। |
| Ctrl+Plus Character (+) | Ctrl শর্টকাট দিয়ে নতুন রো ও কলাম দ্রুত ইনসার্ট করুন। |
| Ctrl+Minus Character (-) | Ctrl+- চাপুন একটি রো বা কলাম ডিলিট করতে। |
| Shift+F2 | সিলেক্ট করা সেলে কমেন্ট ইনসার্ট করুন বা বিদ্যমান কমেন্ট এডিট করুন। |
এক্সেলে ফরম্যাটিং শর্টকাট
এক্সেল ডেটা ফরম্যাট করলে সেটি পঠনীয় এবং প্রেজেন্টেবল হয়। কিন্তু সেটির জন্য টাইম বেড়ানোর দরকার নেই, তাই নিচের শর্টকাটগুলো ব্যবহার শুরু করুন।
| Ctrl+Shift+& | এই এক্সেল শর্টকাট দ্রুত সিলেক্ট করা সেলে বর্ডার অ্যাপ্লাই করবে। এটি খুব হেল্পফুল যদি আপনি আপনার স্প্রেডশীট সুন্দরভাবে সংগঠিত এবং ভিজুয়ালি আপিলিং রাখতে চান। |
| Ctrl+Shift+_ | বর্ডার দ্রুত রিমুভ করতে পছন্দের সেলগুলো সিলেক্ট করে এই কি কম্বিনেশন চাপুন। |
| Ctrl+Shift+~ | এই কি কম্বিনেশন সিলেক্ট করা একটি সেল বা সেল গ্রুপকে জেনারেল ফরম্যাটে স্টাইল করবে। মনে রাখবেন জেনারেল ফরম্যাট ডিফল্ট ফরম্যাট, মানে আপনি যে নাম্বার টাইপ করবেন সেটিই পাবেন। |
| Ctrl+Shift+^ | এই কমান্ড আপনার সিলেক্ট করা সেলে এক্সপোনেনশিয়াল ফরম্যাট অ্যাপ্লাই করবে। |
| Ctrl+Shift+! | এই শর্টকাট সিলেক্ট করা সেলে কমা ফরম্যাটিং স্টাইল অ্যাপ্লাই করবে। উদাহরণস্বরূপ, সেলে নাম্বার ১০০০ এর বেশি হলে এটি কমা দিয়ে ১,০০০ দেখাবে। নাম্বার ভিজুয়ালাইজ করতে এই শর্টকাট ব্যবহার করুন। |
আপনি স্প্রেডশীট মাস্টার হন বা এক্সেল একদম কদাচিৎ ব্যবহার করেন—কয়েকটি শর্টকাট জানলেই আপনার কাজ অনেক সহজ এবং কম টাইম-কনসামিং হবে। আপনার পছন্দের এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট এবং কম্বো কমেন্টে শেয়ার করুন!
