কিভাবে মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানার ব্যবহার করে দূরবর্তীভাবে কাজ করার সময় কাজের ট্র্যাক রাখতে হয়

মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানার হল একটি কানবান-স্টাইলের টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা ব্যস্ত দল এবং দূরবর্তী কর্মীদের লক্ষ্য করে। পরিকল্পনাকারী আপনাকে কাজগুলি সংগঠিত করতে, বরাদ্দ করতে এবং ট্র্যাক করতে সাহায্য করতে পারে যখন আপনি ব্যক্তিগতভাবে আলোচনা করতে পারবেন না৷

প্ল্যানারের কাজ "প্ল্যান"-এ ঘটে যা অফিস 365 গ্রুপের সাথে যুক্ত। আপনি যখন একটি নতুন পরিকল্পনা তৈরি করেন, তখন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করবে (যদি না আপনি একটি বিদ্যমান গ্রুপে পরিকল্পনা যোগ করেন)। গোষ্ঠীটি Office 365-এ অন্য যে কোনও মতই বিদ্যমান - এর নিজস্ব SharePoint সাইট, OneNote নোটবুক এবং অন্যান্য সংস্থান থাকবে৷

এটি প্রথমে জটিল মনে হতে পারে তবে এটি পরিকল্পনাকারীর কিছু উন্নত ইন্টিগ্রেশনকে শক্তিশালী করতে সহায়তা করে। দৈনন্দিন ব্যবহারে, অন্তর্নিহিত গ্রুপ মডেল সম্পর্কে আপনাকে খুব বেশি চিন্তা করতে হবে না। আপনি Office 365 গ্রুপ পরিচালনায় জড়িত না হয়ে পরিকল্পনা তৈরি করতে এবং সেগুলিতে ব্যবহারকারীদের যোগ করতে প্ল্যানার ইন্টারফেস ব্যবহার করতে পারেন৷

পরিকল্পনা এবং কাজ

tasks.office.com এ প্ল্যানারে লগ ইন করুন এবং বাম নেভিগেশন মেনুতে "নতুন পরিকল্পনা" এ ক্লিক করুন। আপনার পরিকল্পনার নাম দিন এবং এটিকে সর্বজনীন বা ব্যক্তিগত করতে চান তা চয়ন করুন৷ সর্বজনীন পরিকল্পনাগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে দৃশ্যমান।

পরিকল্পনার মধ্যে কাজগুলি একটি কলামার কানবান কাঠামোতে সাজানো হয়। আপনার স্ক্রীন জুড়ে অনুভূমিকভাবে প্রদর্শিত কার্ডগুলির উল্লম্ব তালিকা ("বালতি") হিসাবে এগুলিকে উপস্থাপন করা হয়। আপনি আপনার প্রয়োজন হিসাবে অনেক বালতি যোগ করতে পারেন.

একটি টাস্ক তৈরি করতে, যেকোনো বালতিতে ক্লিক করুন এবং টাস্কের জন্য একটি নাম টাইপ করুন। ঐচ্ছিকভাবে, একটি নির্দিষ্ট তারিখ চয়ন করুন এবং একজন ব্যবহারকারীকে টাস্কটি বরাদ্দ করুন৷ এটি তাদের সম্পূর্ণ করার জন্য একটি টাস্ক হিসাবে দেখাবে।

একবার একটি টাস্ক তৈরি হয়ে গেলে, আপনি আরও বিকল্পগুলি প্রকাশ করতে এটিতে ক্লিক করতে পারেন। এর মধ্যে নোট, চেকলিস্ট, মন্তব্য এবং সংযুক্তি যোগ করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত। এছাড়াও আপনি একটি কাজের অগ্রাধিকার এবং বর্তমান অগ্রগতি নির্দেশ করতে পারেন।

ফলকের ডান দিকে আপনাকে টাস্কে যোগ করার জন্য রঙ-কোডেড লেবেল থেকে নির্বাচন করতে দেয় - এগুলি বোর্ডের পর্দায় কার্ডে প্রদর্শিত হবে। যেকোনো লেবেলের নাম পরিবর্তন করতে ক্লিক করুন। লেবেল আপনাকে বিভিন্ন ধরনের কাজের মধ্যে পার্থক্য করতে সাহায্য করে।

পরিকল্পনা ব্যবহার করা

উপলব্ধ বিকল্পগুলি ব্যবহার করার কোন সেট উপায় নেই। ছোট দলগুলির জন্য, "টু ডু", "ডুইং" এবং "ডন" বালতি সহ একটি সাধারণ সেটআপ যথেষ্ট। তারপরে আপনি অগ্রগতির একটি পরিষ্কার ওভারভিউ তৈরি করতে বালতিগুলির মধ্যে টাস্ক কার্ডগুলি টেনে আনতে পারেন৷

কর্মের উচ্চ পরিমাণ সহ বড় দলগুলি আরও কাঠামোগত পদ্ধতির দ্বারা উপকৃত হতে পারে। রৈখিক প্রক্রিয়ার প্রতিনিধিত্বকারী পরিকল্পনাগুলিতে প্রক্রিয়াটির প্রতিটি পর্যায়ের জন্য একটি বালতি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে (যেমন সফ্টওয়্যার বিকাশের জন্য "ডিজাইন", "ডেভেলপ", "টেস্ট" এবং "রিলিজ", বা "প্ল্যান", "লিখুন", "সম্পাদনা" , লেখার জন্য "পর্যালোচনা")। তারপরে আপনি কার্ডে "প্রগতি" বিকল্পটি ব্যবহার করে সমাপ্তির স্থিতি নির্দেশ করতে পারেন।

কাজ সম্পর্কে আরও অন্তর্দৃষ্টি পেতে, আপনি পরিকল্পনাকারীর বিল্ট-ইন বিশ্লেষণ ক্ষমতা ব্যবহার করতে পারেন। আপনার পরিকল্পনার একটি ভিজ্যুয়াল ব্রেকডাউন পেতে প্রদর্শনের শীর্ষে "চার্ট" ট্যাবে ক্লিক করুন। এটি কাজের স্থিতি, বালতি এবং অগ্রাধিকার সম্পর্কে প্রতিবেদন করে, যাতে আপনি স্পষ্টভাবে দেখতে পারেন যে কীভাবে কাজ চলছে। সময়সূচী ট্যাব আপনাকে একটি ক্যালেন্ডার ভিউ দেয় যা আপনাকে কখন কাজ শেষ করার পরিকল্পনা করা হয়েছে তা দেখতে দেয়৷

এই নিবন্ধটি আপনাকে পরিকল্পনাকারীর মৌলিক ধারণাগুলির একটি উচ্চ-স্তরের ওভারভিউ দিয়েছে। আপনি যদি আরও জানতে চান তবে নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলির উপর আমাদের কাছে আরও বিশদ গাইড রয়েছে। প্ল্যানার স্টিকি নোটের কলাম দিয়ে আবৃত ইন-অফিস হোয়াইটবোর্ডগুলি প্রতিস্থাপন করতে পারদর্শী। আপনি আপনার কাজগুলির এক নজরে দেখতে পারেন, যা বিতরণ করা দূরবর্তী-ওয়ার্কিং টিমগুলিতেও সবাইকে অবগত রাখে৷