আইটি অ্যাডমিনরা কীভাবে অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট ও ইউজার মুছেন: ধাপে ধাপে গাইড

যে কোনো কেউ চাকরি ছাড় দিলে বা কোনো সংস্থা থেকে আর জড়িত না থাকলে, তাদের ডেটা মুছে ফেলা এবং অফিস ৩৬৫ থেকে সরানো বুদ্ধিমানের কাজ। এটি শুধু ভবিষ্যতের কর্মীদের জন্য একটি স্পেস ফري করে না, বরং ব্যবহারকারীকে ফিরে যাওয়া এবং তাদের ডেটা অ্যাক্সেস করা থেকে রোধ করে। এছাড়া ব্যবহারকারীর জন্য এক্সট্রা অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন ফি দেওয়া বন্ধ হয়। এই গাইডে, আমরা দেখব আইটি অ্যাডমিনরা কীভাবে পুরনো অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট মুছেন।

কিছু তথ্য

কিছুই করার আগে, আমরা জানাতে চাই যে এটি শুধু আইটি অ্যাডমিনদের জন্য একটি গাইড। শুধু যারা অফিস ৩৬৫ গ্লোবাল অ্যাডমিন বা ইউজার ম্যানেজমেন্ট পারমিশন রাখে একটি ব্যবসা বা স্কুলের জন্য, তারা ইউজার অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলতে পারে। এছাড়া জানাতে চাই যে একটি আইটি অ্যাডমিনের কাছে শুধু ৩০ দিন থাকে অ্যাকাউন্ট রিস্টোর করার জন্য ব্যবহারকারীর ডেটা Vĩnhক্ষণে মুছে যাওয়ার আগে।

আমরা এছাড়া জানাতে চাই যে এমনকি আপনি একটি অফিস ৩৬৫ ইউজার মুছে ফেললেও, আপনি তাদের লাইসেন্সের জন্য অর্থ দিতে থাকবেন। আপনাকে লাইসেন্সের জন্য অর্থ দেয়া বন্ধ করার অতিরিক্ত ধাপ নিতে হবে বা অন্য কোনো ব্যবহারকারীর কাছে সরাতে হবে, এক্সট্রা অর্থ দেয়া থেকে বাঁচতে।

ক্রিটিক্যাল কোম্পানি ইনফরমেশন হারানো একটি চিন্তা হলে, একটি সাবেক ব্যবহারকারীর ডেটা ব্যাকআপ নেওয়ার উপায় আছে, যদি দরকার হয়। অবশেষে, অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার আগে ব্যবহারকারীর ইমেইল রাখা এখনও সম্ভব ইমেইলকে অন্য জায়গায় সরিয়ে। এন্টারপ্রাইজ-লেভেল অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশনযুক্ত আইটি অ্যাডমিনরা একটি মুছে ফেলা অফিস ৩৬٥ ইউজার অ্যাকাউন্টের মেইলবক্স ডেটা সংরক্ষণ করতে পারেন সেটিকে একটি ইনएक্টিভ মেইলবক্সে রূপান্তর করে।

ধাপ ১: একজন ব্যবহারকারী মুছুন

আপনি যদি একজন ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট মুছছেন যেটি আপনি একটি শেয়ার্ড মেইলবক্সে কনভার্ট করেছেন, তবে একজন ব্যবহারকারী মুছে ফেলার আগে একটি বিশেষ বিবেচনা রয়েছে। ইমেইল ফরওয়ার্ডিং অ্যাকাউন্টে সেট আপ থাকলে একটি বিশেষ বিবেচনা রয়েছে।

কারণ কী? যখন কেউ শেয়ার্ড মেইলবক্সে পাঠানো একটি মেসেজে রিপ্লাই করে, ইমেইলটি শেয়ার্ড মেইলবক্স থেকে আসা দেখাবে, নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছ থেকে না। এছাড়া, ইমেইল ফরওয়ার্ডিংও নির্ভর করে প্রকৃত অ্যাকাউন্ট এখনও এক্টিভ থাকার ওপর, এবং আপনি যদি অ্যাকাউন্টটি মুছে ফেলেন, মেইলবক্সটি ইনएक্টিভ হয়ে যাবে। এই পরিস্থিতিতে, মাইক্রোসফ্ট পরামর্শ দেয় লাইসেন্সের জন্য অর্থ দেয়া বন্ধ করার জন্য বদলে অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার (যেটি আমরা পরবর্তী সেকশনে বর্ণনা করেছি।)

যাইহোক, একটি অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট বা ব্যবহারকারী মুছে ফেলার শুরু করতে, আপনাকে মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ অ্যাডমিন সেন্টার ভিজিট করতে হবে। এখান থেকে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে Try the new admin center সুইচটি টপে টগল করা আছে। আপনি তারপর সাইডবারে Users-এ ক্লিক করুন, যে ব্যবহারকারী মুছে ফেলতে চান সেটি সিলেক্ট করুন এবং Delete User বেছে নিন।

আরও গভীর অভিজ্ঞতাসম্পন্ন আইটি অ্যাডমিনরা Remove-MsolUser PowerShell cmdlet দিয়ে একসাথে অনেক ব্যবহারকারী সরাতে পারেন। আমরা সেটির টেকনিক্যাল দিকগুলোতে যাব না, কিন্তু আপনি এখানে পড়তে পারেন আপনি যদি চান।

ধাপ ২: তাদের লাইসেন্সের জন্য অর্থ দেয়া বন্ধ করুন

আবার বলছি, একটি অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার মানে আপনি লাইসেন্সের জন্য অর্থ দিতে থাকবেন। আপনি লাইসেন্সের জন্য অর্থ দেয়া বন্ধ করতে পারেন নিচের কাজগুলো করে। আপনাকে প্রথমে মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ অ্যাডমিন সেন্টারের Billing পেজে যেতে হবে। তারপর, আপনাকে Products & Services পেজে ক্লিক করতে হবে। আপনি তারপর সাবস্ক্রিপশন সিলেক্ট করুন এবং তারপর Add/Remove licenses সিলেক্ট করুন লাইসেন্স মুছে ফেলতে। আপনি একই পেজ থেকে লাইসেন্স অন্য কারো কাছে রি-অ্যাসাইনও করতে পারেন, যদি দরকার হয়। শুধু সচেতন থাকুন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কারো কাছে অ্যাসাইন হবে না।

অন্যান্য নোট

আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনি সংশ্লিষ্ট লাইসেন্স সরাতে পারেন না একবার অফিস ৩৬৫ ইউজার মুছে ফেললে (এই কেসে, আপনি এখনও ফ্রি করা লাইসেন্স একটি নতুন ব্যবহারকারীর কাছে রি-অ্যাসাইন করতে পারেন)। এটি হবে যদি আপনি পার্টনার বা ভলিউম লাইসেন্সিং এর মাধ্যমে লাইসেন্স কিনেছেন। আপনি লাইসেন্স সরাতে পারবেন না যদি আপনি একটি অ্যানুয়াল প্ল্যানের জন্য অর্থ দিচ্ছেন বা আপনি একটি বিলিং সাইকেলের মাঝপথে আছেন। এই কেসে, আপনি আপনার সাবস্ক্রিপশন থেকে লাইসেন্স সরাতে পারবেন না যতক্ষণ না আপনার কমিটমেন্ট কমপ্লিট হয়। অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা সম্পর্কে আরও জানুন মাইক্রোসফ্ট থেকে এখানে।