আইটি অ্যাডমিনরা অফিস 365 অ্যাকাউন্ট এবং ব্যবহারকারীদের কীভাবে মুছে ফেলতে পারে তা এখানে রয়েছে

যখনই কেউ চাকরি ছেড়ে দেয় বা কোনো সংস্থার সাথে থাকে না তখন তাদের ডেটা মুছে ফেলা এবং অফিস 365 থেকে সরিয়ে দেওয়া বোধগম্য হয়৷ এটি কেবল ভবিষ্যতের কর্মীদের জন্য একটি জায়গা মুক্ত করে না কিন্তু এটি ব্যবহারকারীকে ফিরে যেতে এবং তাদের ডেটা অ্যাক্সেস করতে বাধা দেয়৷ এটি ব্যবহারকারীর জন্য অতিরিক্ত Office 365 সাবস্ক্রিপশন ফি প্রদানও দূর করে। এই নির্দেশিকায়, আমরা IT প্রশাসকরা কীভাবে পুরানো Office 365 অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলতে পারেন তা দেখব৷

কিছু ​​তথ্য

কোন কিছুতে প্রবেশ করার আগে, আমরা উল্লেখ করব যে এটি শুধুমাত্র আইটি অ্যাডমিনদের জন্য একটি নির্দেশিকা। শুধুমাত্র যারা অফিস 365 গ্লোবাল অ্যাডমিন বা একটি ব্যবসা বা স্কুলের জন্য ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা অনুমতি আছে তারা ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলতে পারেন। এটিও লক্ষণীয় যে ব্যবহারকারীর ডেটা স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার আগে অ্যাকাউন্টটি পুনরুদ্ধার করার জন্য একজন আইটি অ্যাডমিনের কাছে মাত্র 30 দিন সময় থাকবে৷

আমরা আরও উল্লেখ করব যে আপনি যদি অফিস 365 ব্যবহারকারীকে মুছে ফেলেন, তবুও আপনি তাদের লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান করবেন। অতিরিক্ত অর্থ প্রদান এড়াতে আপনাকে লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান বন্ধ করার বা অন্য ব্যবহারকারীর কাছে স্থানান্তর করার অতিরিক্ত পদক্ষেপ নিতে হবে।

যদি কোম্পানির গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হারানো একটি উদ্বেগের বিষয় হয়, প্রয়োজন হলে একজন প্রাক্তন ব্যবহারকারীর ডেটা ব্যাক আপ করার উপায় রয়েছে৷ অবশেষে, ব্যবহারকারীর ইমেল রাখা এখনও সম্ভব, আগে আপনি ইমেলটিকে অন্য স্থানে সরিয়ে অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলুন। এন্টারপ্রাইজ-লেভেল অফিস 365 সাবস্ক্রিপশন সহ আইটি অ্যাডমিনরাও একটি নিষ্ক্রিয় মেলবক্সে পরিণত করে একটি মুছে ফেলা Office 365 ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টের মেলবক্স ডেটা সংরক্ষণ করতে পারে৷

ধাপ 1:একজন ব্যবহারকারী মুছুন

আপনি যদি একটি ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলেন যা আপনি একটি শেয়ার্ড মেলবক্সে রূপান্তর করেছেন, তাহলে একটি ব্যবহারকারীকে মুছে ফেলার আগে একটি বিশেষ বিবেচনা রয়েছে৷ আপনি যদি অ্যাকাউন্টে ইমেল ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করে থাকেন তবে বিশেষ বিবেচনাও রয়েছে৷

কারণটা কেন? যখন একজন ব্যক্তি শেয়ার করা মেলবক্সে প্রেরিত একটি বার্তার উত্তর দেয়, তখন ইমেলটি শেয়ার করা মেলবক্স থেকে এবং পৃথক ব্যবহারকারীর কাছ থেকে নয় বলে মনে হবে৷ উপরন্তু, ইমেল ফরওয়ার্ডিং প্রকৃত অ্যাকাউন্টটি সক্রিয় থাকার উপরও নির্ভর করে এবং আপনি অ্যাকাউন্টটি মুছে দিলে মেলবক্সটি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে। এই পরিস্থিতিতে, Microsoft আপনাকে অ্যাকাউন্টটি মুছে ফেলার পরিবর্তে লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান বন্ধ করার পরামর্শ দেয় (যা আমরা পরবর্তী বিভাগে বর্ণনা করব।)

যাইহোক, একটি Office 365 অ্যাকাউন্ট বা ব্যবহারকারী মুছে ফেলার সাথে শুরু করতে, আপনাকে Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টারে যেতে হবে। এখান থেকে, আপনি নিশ্চিত করতে চাইবেন যে নতুন প্রশাসক কেন্দ্র চেষ্টা করুন সুইচ উপরে টগল করা হয়. তারপর আপনি ব্যবহারকারী ক্লিক করতে পারেন৷ সাইডবারে, আপনি যে ব্যবহারকারীকে মুছতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ব্যবহারকারী মুছুন নির্বাচন করুন .

আরও গভীর অভিজ্ঞতার সাথে আইটি অ্যাডমিনরা Remove-MsolUser PowerShell cmdlet এর মাধ্যমে একই সময়ে অনেক ব্যবহারকারীকে সরিয়ে দিতে পারে। আমরা এর প্রযুক্তিগত দিকগুলিতে প্রবেশ করব না, তবে আপনি চাইলে এখানে এটি সম্পর্কে পড়তে পারেন।

ধাপ 2:তাদের লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান বন্ধ করুন

আবার, একটি Office 365 অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার মানে হল যে আপনি লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান করবেন। আপনি নিম্নলিখিতগুলি করে লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান বন্ধ করতে পারেন। আপনি প্রথমে বিলিং -এ যেতে চাইবেন৷ Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টারের পৃষ্ঠা। তারপর, আপনি পণ্য ও পরিষেবা-এ ক্লিক করতে চাইবেন পৃষ্ঠা তারপর আপনি সাবস্ক্রিপশন নির্বাচন করতে পারেন এবং তারপর লাইসেন্স মুছে ফেলতে লাইসেন্স যোগ/সরান নির্বাচন করতে পারেন। প্রয়োজনে আপনি একই পৃষ্ঠা থেকে অন্য কাউকে লাইসেন্সটি পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন। শুধু সচেতন থাকুন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাউকে বরাদ্দ করা হবে না৷

অন্যান্য নোট

আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনি অফিস 365 ব্যবহারকারীকে সরিয়ে দেওয়ার পরে সংশ্লিষ্ট লাইসেন্সটি অপসারণ করতে সক্ষম হবেন না (এই ক্ষেত্রে, আপনি এখনও একটি নতুন ব্যবহারকারীকে এখন মুক্ত করা লাইসেন্সটি পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন)। আপনি যদি কোনো অংশীদার বা ভলিউম লাইসেন্সিংয়ের মাধ্যমে লাইসেন্স কিনে থাকেন তাহলে এটি ঘটবে। আপনি যদি বার্ষিক পরিকল্পনার জন্য অর্থ প্রদান করেন বা আপনি যদি একটি বিলিং চক্রের মাঝখানে থাকেন তবে আপনি লাইসেন্সগুলি সরাতে পারবেন না। এই ক্ষেত্রে, আপনার প্রতিশ্রুতি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত আপনি আপনার সদস্যতা থেকে লাইসেন্সটি সরাতে পারবেন না। আপনি Microsoft থেকে Office 365 অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার বিষয়ে আরও জানতে পারেন এখানে৷