আপনার কর্মক্ষেত্র বা ব্যবসা যদি Microsoft Office 365-এ সাবস্ক্রাইব করা থাকে, তাহলে অনেকগুলি দুর্দান্ত সরঞ্জাম রয়েছে যেগুলি আপনি আপনার দক্ষতা উন্নত করতে ব্যবহার করতে পারেন৷ আমরা ইতিমধ্যেই টিম, আউটলুক, ওয়ানড্রাইভ, সেইসাথে OneNote সহ এর মধ্যে কয়েকটিকে স্পর্শ করেছি৷ যাইহোক, এখন মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানারের দিকে আমাদের মনোযোগ দেওয়ার সময় এসেছে৷
৷একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল, প্ল্যানার ফ্রী বা পেইড সার্ভিস ট্রেলো বা আসানার মতো। এটি কোনও অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই আসে এবং এটি সরাসরি Office 365-এ তৈরি করা হয় এবং এটি আপনার সংস্থাকে গুরুত্বপূর্ণ কাজের ট্র্যাক রাখতে এবং কর্মপ্রবাহ উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে। OnMSFT-এ আমরা কীভাবে এটি ব্যবহার করি সে সম্পর্কে এখানে আরও রয়েছে এবং আপনি কীভাবে এটি আপনার নিজের কর্মক্ষেত্রে ব্যবহার করতে পারেন তার জন্য একটি নির্দেশিকা৷
"বালতি" দিয়ে বিভিন্ন কাজের জন্য বিভাগ তৈরি করুন
পরিকল্পনাকারীর অভিজ্ঞতার কেন্দ্রবিন্দুতে "প্ল্যান", "বালতি" এবং "বোর্ড" নামে পরিচিত কিছু জিনিস রয়েছে। প্রথমত, একটি বোর্ড হল যা আপনার পরিকল্পনার হোম, বা কাজের তালিকা। একবার আপনি সাইডবারে (+) বোতাম দিয়ে পরিকল্পনাকারীর অধীনে একটি পরিকল্পনা তৈরি করলে, আপনার কাছে একটি নতুন বোর্ড থাকবে। তারপর আপনি বিভিন্ন ধরণের কাজ সংগঠিত করার জন্য বোর্ডের মধ্যে বিভিন্ন "বালতি" তৈরি করতে পারেন।
আপনি বোর্ডের শীর্ষে "নতুন বালতি যোগ করুন" লিঙ্কে টিপে এটি করতে পারেন। এখানে OnMSFT এ, আমরা আমাদের সংবাদ কভারেজ ট্র্যাক করার জন্য প্ল্যানার ব্যবহার করি। অফিস 365 এবং How-Tos সহ আমাদের অন্যান্য ধরনের কভারেজের জন্য আমাদের কাছে বিভিন্ন বোর্ড রয়েছে। সাধারণত, আমাদের কাছে গল্পের আইডিয়া, নিউজ স্টোরিজ, ডিআইবিএসের জন্য বালতি রয়েছে, সেইসাথে সম্পাদকদের সম্পূর্ণ গল্পগুলি চিহ্নিত করার জন্য একটি বিশেষ বালতি রয়েছে।
একবার আপনি একটি বালতি যোগ করলে, বালতির নামের নীচে একটি পৃথক (+) বোতাম রয়েছে৷ এটি আপনাকে একটি নতুন টাস্ক কার্ড তৈরি করতে এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখ সেট করতে বা এটি একটি দলের সদস্যকে বরাদ্দ করার অনুমতি দেবে৷ আমরা নীচে যে আরো আছে.
প্রগতি, তারিখ সেট করে, কার্ডে বিশদ বিবরণ যোগ করে এবং আরও অনেক কিছুর মাধ্যমে কাজগুলি ট্র্যাক করুন
আপনার উত্পাদনশীলতার সুবিধার জন্য আপনি প্ল্যানারে টাস্ক কার্ডের সুবিধা নিতে পারেন এমন অনেক উপায় রয়েছে। আপনি ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে এটিকে বিভিন্ন বালতিতে স্থানান্তর করতে, এর অগ্রগতি পরিবর্তন করতে এবং শুরুর তারিখ এবং নির্ধারিত তারিখ সেট করতে পারেন। আপনি কি কাজ করছেন তা আপনার সহকর্মীদের জানাতে আপনি একটি বিবরণ টাইপ করতে পারেন। চালু. সরলতার জন্য, এমনকি একটি চেকলিস্টও রয়েছে, যা যা কিছু বরাদ্দ করা হয়েছে তার অগ্রগতি ট্র্যাক করতে সাহায্য করতে পারে৷
Even better, there's also an "Add attachment" button which you can use to insert files or links that will be visible on the card itself. We often use this feature here at OnMSFT to share links to sources for any articles we're writing about.
In addition, there are different colored "labels" which run along the side of each task cards. A total of six are available, and you can customize the name for each one. This will make stick a color label to the side of the card, and help make for a visual cue on what the card signifies. For us here at OnMSFT, we use "high priority" and "low priority" labels.
Use filters or group by feature to help you pick out what matters
As you add more and more tasks and bucket lists to planner, it might become hard to track what's going on. Luckily, there is a filter feature that can help. Available on the top right-hand side of the window, this will let you filter out assignments based on your name only --- or the name of your coworker.
As an alternative, you also can use the "Group by" feature to switch up the look of the bucket lists. This will allow you to group by the person the task is assigned to, by the progress, or by due dates and labels.
Try out charts to get an analytical look at your progress
The planner can get messy at times, and (as a boss or manager) you might not always get to see what's being worked on, and who is on what specific task. Luckily, Microsoft has a neat little feature built into Planner that can help.
From the top menu bar, next to the name of the Plan, you'll see an icon that looks like a graph. If you click this, it will switch you into a chart mode. You can see the total status of plans, and more details on what tasks have been started, in progress, late, or completed. You also can see the number of tasks per bucket, and the number of tasks per members. A list is also viewable on the side, with all available bucket items.
A similar feature is also available for anyone in the team to visually see their tasks across all plans and buckets. Just click on the circle icon on the left sidebar to trigger an overview page. You'll get a visual view of how many tasks you have left, and more.
How will you use Planner?
As you can see, Planner is a very powerful tool. There's more than one way you can use it to eliminate the chaos and better manage the tasks in your workplace environment. It's built right into Office 365, and you can get everything you need to manage your team without having to worry about having to switch between different services or apps. Do you think you'll use Planner in your company? Let us know in the comments below.
