আপনার ওয়ার্কপ্লেস বা বিজনেস যদি Microsoft Office 365 সাবস্ক্রাইব করা থাকে, তবে আপনার দক্ষতা বাড়াতে ব্যবহার করতে পারবেন অনেক দারুন টুল। আমরা ইতিমধ্যে কিছুটির ওপর আলোকপাত করেছি, যার মধ্যে Teams, Outlook, OneDrive, এবং OneNote। এখন, যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানারের (Microsoft Planner) দিকে মনোযোগ দাওয়ার সময়।
একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল, Planner бесплат বা পেড সার্ভিস Trello বা Asana-এর মতো। এটি এক্সট্রা খরচ ছাড়া আসে এবং Office 365-এ বিল্ট-ইন থাকে, এবং আপনার প্রতিষ্ঠানকে গুরুত্বপূর্ণ টাস্ক ট্র্যাক করতে এবং ওয়ার্কফ্লো উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে। এখানে আরও জানুন আমরা OnMSFT-এ কীভাবে এটি ব্যবহার করি, এবং আপনি কীভাবে আপনার ওয়ার্কপ্লেসে এটি ব্যবহার করতে পারেন তার একটি গাইড।
"বাকেটস" দিয়ে বিভিন্ন টাস্কের জন্য ক্যাটাগরি তৈরি করুন
Planner অভিজ্ঞতার হৃদয়ে কিছু জিনিস রয়েছে যাকে "plan," "buckets" এবং "boards" বলা হয়। প্রথমে, একটি বোর্ড হলো যেটি আপনার প্ল্যান বা টাস্কের লিস্টের Heimat। একবার আপনি সাইডবারের (+) বাটন দিয়ে Planner-এ একটি প্ল্যান তৈরি করলে, আপনাকে একটি নতুন বোর্ড मिलবে। আপনি তারপর বোর্ডের ভেতরে বিভিন্ন "buckets" তৈরি করতে পারেন বিভিন্ন ধরনের টাস্ক অর্গানাইজ করতে।
আপনি এটি করতে পারেন বোর্ডের উপরে "Add new bucket" লিংকে চাপা দিয়ে। OnMSFT-এ আমরা Planner ব্যবহার করি আমাদের নিউজ কভারেজ ট্র্যাক করতে। আমাদের অন্যান্য কভারেজ টাইপের জন্যও আলাদা বোর্ড আছে, যার মধ্যে Office 365, এবং How-Tos। সাধারণত, আমাদের বাকেট থাকে Story Ideas, News Stories, DIBS, সেই সাথে সম্পাদকদের জন্য একটি স্পেশাল বাকেট যেন তারা সম্পন্ন স্টোরিজ মার্ক করতে পারে।
একবার আপনি একটি বাকেট যোগ করলে, বাকেটের নামের নিচে একটি আলাদা (+) বাটন থাকে। এটি আপনাকে একটি নতুন টাস্ক কার্ড তৈরি করতে এবং ডিউ ডেট সেট করতে বা একটি টিম মেম্বারকে অ্যাসাইন করতে দেবে। আমরা এর নিচে আরও জানাব।
প্রগ্রেস, ডেট, কার্ডে ডিটেইল যোগ করে টাস্ক ট্র্যাক করুন, এবং আরও
Planner-এ টাস্ক কার্ডগুলো আপনার প্রোডাক্টিভিটি আডভান্টেজে ব্যবহার করার অনেক উপায় আছে। আপনি ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে এটিকে বিভিন্ন বাকেটে মুভ করতে পারেন, এর প্রগ্রেস পরিবর্তন করতে পারেন, এবং স্টার্ট ডেট ও ডিউ ডেট সেট করতে পারেন। আপনি একটি ডেসক্রিপশন টাইপ করতে পারেন যাতে আপনার কলিগরা জানে আপনি কী নিয়ে কাজ করছেন। সিম্পলিসিটির জন্য, একটি চেকলিস্টও আছে, যা যা অ্যাসাইন করা হয়েছে তার প্রগ্রেস ট্র্যাক করতে সাহায্য করে।
অधিক ভালো, একটি "Add attachment" বাটনও আছে যা আপনি ফাইল বা লিংক ইনসার্ট করতে ব্যবহার করতে পারেন যেগুলো কার্ডে ভিজিবল থাকবে। আমরা এখানে OnMSFT-এ এই ফিচারটি ঘন ঘন ব্যবহার করি যেকোনো আর্টিকেলের জন্য সোর্সের লিংক শেয়ার করতে।
অতিরিক্তভাবে, প্রতিটি টাস্ক কার্ডের পাশে বিভিন্ন রঙের "লেবেল"গুলো চলে। মোট ছয়টি উপলব্ধ, এবং আপনি প্রতিটির নাম কাস্টোমাইজ করতে পারেন। এটা কার্ডের পাশে একটি রঙিন লেবেল চেপে দেবে, এবং কার্ডটি কী বোঝাচ্ছে সেটি ভিজুয়াল কিউ হিসেবে দেখাতে সাহায্য করবে। OnMSFT-এ আমরা "high priority" এবং "low priority" লেবেল ব্যবহার করি।
ফিল্টার বা গ্রুপ বাই ফিচার ব্যবহার করুন গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলো বের করতে
আপনি যত বেশি টাস্ক এবং বাকেট লিস্ট Planner-এ যোগ করবেন, ট্র্যাক করা কঠিন হতে পারে। সৌভাগ্য থেকে, একটি ফিল্টার ফিচার আছে যা সাহায্য করতে পারে। উইন্ডোর উপরের ডান হাত পাশে উপলব্ধ, এটি আপনাকে অ্যাসাইনমেন্ট ফিল্টার আউট করতে দেবে শুধু আপনার নামের ভিত্তিতে - অথবা আপনার সহকর্মীর নামের ভিত্তিতে।
বিকল্পভাবে, আপনি "Group by" ফিচারও ব্যবহার করতে পারেন বাকেট লিস্টের লুক পরিবর্তন করতে। এটি আপনাকে গ্রুপ করতে দেবে যে ব্যক্তিকে টাস্ক অ্যাসাইন করা হয়েছে, প্রগ্রেসের ভিত্তিতে, বা ডিউ ডেট এবং লেবেলের ভিত্তিতে।
চার্টস ট্রাই করুন আপনার প্রগ্রেসের একটি অ্যানালিটিক্যাল লুক পেতে
Planner কখনো কখনো গোছানো হয়ে যায়, এবং (একজন বস বা ম্যানেজার হিসেবে) আপনি সবসময় দেখতে পাবেন না কী কাজ চলছে, এবং কে কোন স্পেসিফিক টাস্কে আছে। সৌভাগ্য থেকে, মাইক্রোসফ্ট Planner-এ একটি দারুন ছোট ফিচার বিল্ট-ইন করে দিয়েছে যা সাহায্য করতে পারে।
টপ মেনু বারের প্ল্যানের নামের পাশে, আপনি একটি আইকন দেখবেন যা গ্রাফের মত দেখাচ্ছে। আপনি যদি এটিতে ক্লিক করেন, তবে এটি আপনাকে চার্ট মোডে স্যুইচ করবে। আপনি প্ল্যানের টোটাল স্ট্যাটাস দেখতে পাবেন, এবং শুরু হয়েছে, প্রগ্রেসে আছে, লেট, বা সম্পন্ন টাস্কগুলোর আরও ডিটেইল। আপনি প্রতিটি বাকেটে টাস্কের সংখ্যাও দেখতে পাবেন, এবং প্রতি মেম্বার টাস্কের সংখ্যাও। একটি লিস্টও সাইডে ভিউএবল, সব উপলব্ধ বাকেট আইটেমসহ।
একটি অনুরূপ ফিচার টিমের যেকোনো মেম্বারের জন্যও উপলব্ধ যাতে তারা সব প্ল্যান এবং বাকেট জুড়ে তাদের টাস্ক ভিজুয়ালি দেখতে পারে। বাম সাইডবারের সার্কেল আইকনে ক্লিক করুন একটি ওভারভিউ পেজ ট্রিগার করতে। আপনি পাবেন কতগুলো টাস্ক বাকি আছে তার একটি ভিজুয়াল ভিউ, এবং আরও।
আপনি কীভাবে Planner ব্যবহার করবেন?
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, Planner একটি খুব শক্তিশালী টুল। আপনার ওয়ার্কপ্লেস এনভায়রনমেন্টে কওয়োস দূর করে এবং টাস্ক बेटার ম্যানেজ করতে একাধিক উপায়ে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি Office 365-এ বিল্ট-ইন রয়েছে, এবং আপনি আপনার টিম ম্যানেজ করতে যা যা দরকার সেটি পেতে পারবেন বিভিন্ন সার্ভিস বা অ্যাপের মধ্যে স্যুইচ করতে হয়ে না। আপনি কি মনে করেন আপনি আপনার কোম্পানিতে Planner ব্যবহার করবেন? নিচে কমেন্টে জানান।
