বাড়ি থেকে কাজ করছেন? সংযুক্ত থাকার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে

আপনি কি হঠাৎ দূর থেকে কাজ করতে বাধ্য হচ্ছেন? কিন্তু এটা কিভাবে করবেন সে সম্পর্কে কোন ধারণা নেই? উদ্বিগ্ন হবেন না এখানে আমরা মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তার একটি বিস্তৃত নির্দেশিকা নিয়ে আছি৷

মাইক্রোসফ্ট টিমস যোগাযোগ, টিম সহযোগিতা এবং ভিডিও কনফারেন্সিং বাজারে তুলনামূলকভাবে নতুন খেলোয়াড়। জুমের সাথে সম্পর্কিত গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তার উদ্বেগ বাড়ছে, লুকানো রত্নগুলিকে প্রকাশ করা হচ্ছে৷

সহজ কথায়, Microsoft Teams হল একটি টুল যা Office 365-এর সাথে একীভূত হয় এবং এটি ভিডিও কনফারেন্সিং, ফাইল স্টোরেজ, চ্যাট ইত্যাদির মতো ক্ষমতাগুলিকে একত্রিত করে৷

এটি ব্যবহার করে, আপনি অফিস অনলাইন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন, ধারনা এবং দক্ষতা শেয়ার করতে পারেন, বট ব্যবহার করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷

যা গুরুত্বপূর্ণ তা হল এই দুর্দান্ত সরঞ্জামটি ব্যবহার করার জন্য আপনাকে অর্থপ্রদানও করতে হবে না৷

সুবিধা - মাইক্রোসফট টিম ফ্রি টুল

• সীমাহীন চ্যাট, অডিও এবং ভিডিও কল
• টিমের জন্য 10GB ফাইল স্টোরেজ
• প্রতিটি ব্যক্তির জন্য 2GB
• এটি অফিস অনলাইন অ্যাপগুলির সাথে একীভূত হয় - Word, PowerPoint, Excel, OneNote এবং আরও 140টি ব্যবসায়িক অ্যাপ
• আপনার পরিচিতি তালিকায় (সংস্থার মধ্যে বা বাইরে) 300 জনকে যোগ করতে পারেন

দ্রষ্টব্য :Microsoft Teams-এর বিনামূল্যের সংস্করণ শুধুমাত্র তাদের জন্য উপলব্ধ যারা বাণিজ্যিক Office 365 সাবস্ক্রিপশনের জন্য অর্থ প্রদান করেননি৷

হাইলাইটস – মাইক্রোসফট টিম

• একটি দল একসাথে টানুন
• অফিস 365 ইন্টিগ্রেশন
• এপিআই এবং বট ফ্রেমওয়ার্কের মাধ্যমে দলগুলি কাস্টমাইজ করুন
• একই সময়ে ফাইলগুলি সম্পাদনা এবং খুলুন
• Azure অ্যাক্টিভ ডিরেক্টরি ইন্টিগ্রেশন

এখনও নিশ্চিত নন জুম এ লেগে থাকতে চান?

এখানে মাইক্রোসফ্ট টিম এবং জুম

ওভারভিউ - মাইক্রোসফট টিম

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির সাথে শুরু করতে, আপনাকে যেতে হবে:মাইক্রোসফ্ট টিমস ওয়েব পৃষ্ঠা এবং একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করে৷ একবার আপনার একটি অ্যাকাউন্ট হয়ে গেলে, আপনি অর্থপ্রদান এবং বিনামূল্যের উভয় পরিকল্পনার তুলনা করতে পারেন এবং আপনি কোন পরিকল্পনাটি ব্যবহার করতে চান তা স্থির করতে পারেন৷ এর পাশাপাশি, আপনি Microsoft Teams ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনটিও ডাউনলোড করতে পারেন।

টিম এবং চ্যানেলগুলি

এখন, আপনার মাইক্রোসফ্ট টিম ইনস্টল করা আছে, আপনাকে একটি নাম এবং বিবরণ দিয়ে একটি দল সেট আপ করতে হবে। প্রতিটি দলের চ্যানেল নামক উপধারা আছে; একটি সাধারণ চ্যানেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। যখনই কোনো কার্যকলাপ হবে, চ্যানেলটি হাইলাইট করা হবে৷
৷

চ্যানেল ট্যাবগুলি৷ - প্রতিটি চ্যানেলের ডিফল্ট ট্যাব রয়েছে - কথোপকথন, ফাইল, নোট, টিম পরিষেবা। আপনি চাইলে আপনার নিজস্ব ট্যাব যোগ করতে পারেন।

কথোপকথন - এটি মাইক্রোসফ্ট টিমের একটি অপরিহার্য এবং কেন্দ্রীয় বৈশিষ্ট্য, এবং এটি একটি কেন্দ্রীভূত আলোচনা বোর্ড হিসাবে কাজ করে যেখানে সমস্ত যোগাযোগ সংরক্ষণ করা হয় এবং অনুসন্ধানযোগ্য করা হয়৷

ফাইল – টিম উইন্ডো আপনাকে উইন্ডোর মধ্যে বিভিন্ন কাজ করতে দেয় যেমন গ্রুপের সাথে চ্যাট করা, মুছে ফেলা, ডাউনলোড করা, কপি করা, ফাইল খোলা ইত্যাদি। এটি বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে পরিবর্তন এড়াতে সাহায্য করে।

টীকা – এই ট্যাবটি আপনার দলকে OneNote-এ নিয়ে যায়। এর মানে, আপনি OneNotes সম্পাদনা করতে এবং দেখতে পারেন৷

ট্যাব যোগ করা হচ্ছে – পাওয়ার BI ড্যাশবোর্ড, প্ল্যানার, স্প্রেডশীট ইত্যাদি যোগ করতে সাহায্য করে।

মেনু - টিমের মধ্যে বাম দিকে, আপনি বিভিন্ন বিকল্প পাবেন - চ্যাট, মিটিং, ফাইল এবং কার্যকলাপ। যার বেশিরভাগই স্ব-ব্যাখ্যামূলক। যাদের ব্যাখ্যা প্রয়োজন তাদের বর্ণনা করা হবে।

ক্রিয়াকলাপ - টিম দ্বারা সম্পাদিত শেষ কার্যকলাপ দেখায়৷

চ্যাট – ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য স্কাইপ সংরক্ষণ করে সম্পূর্ণ চ্যাট ইতিহাস প্রদান করে।

টিম - টিমের মধ্যে সমস্ত দল এবং চ্যানেলের ওভারভিউ।

মিটিং - আউটলুক থেকে মিটিং টেনে নেয় এবং মিটিং শিডিউল করার অনুমতি দেয়।

ফাইলগুলি৷ – OneDrive, OneNote জুড়ে ফাইল দেখুন এবং অনুসন্ধান করুন।

এখন আমরা মাইক্রোসফ্ট টিম সম্পর্কে জানি এবং এটি থেকে আমরা কী অর্জন করতে পারি। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা শেখার সময় এসেছে।

কিভাবে মাইক্রোসফট টিম ব্যবহার করবেন

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি একটি একক প্ল্যাটফর্মে চারটি প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক ফাংশনকে একত্রিত করে। এটি ব্যবহার করে, আপনি বার্তা পাঠাতে পারেন, দলের সাথে সমন্বয় করতে পারেন, ভয়েস/ভিডিও কল করতে পারেন এবং অবশেষে Microsoft 365 সংহত করতে পারেন৷

1. Microsoft টিম চালু করুন

আপনি সরাসরি একটি ব্রাউজার থেকে Microsoft টিম ব্যবহার করতে পারেন বা একটি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন (ম্যাক বা পিসি) বা একটি মোবাইল ডিভাইসে (Android এবং iOS) ডাউনলোড করতে পারেন।

এই টিউটোরিয়াল উদ্দেশ্যে, আমরা একটি ব্রাউজার সংস্করণ ব্যবহার করব। যেহেতু এটির একই কার্যকারিতা রয়েছে, তাই এটিকে ডেস্কটপ বা স্মার্টফোন অ্যাপ্লিকেশন হিসাবে ব্যবহার করার সময় আপনি কোন সমস্যার সম্মুখীন হবেন না৷

টিম ব্যবহার করতে https://teams.microsoft.com/start

এখানে, আপনি বিনামূল্যে সাইন আপ করার একটি বিকল্প পাবেন। আপনি এই সময়ে একটি Microsoft অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে পারেন বা বিদ্যমান একটি ব্যবহার করে লগ ইন করতে পারেন৷

যাইহোক, আপনি যদি ইতিমধ্যেই Microsoft Office 365-এর ব্যবসায়িক সংস্করণ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার টিম ইনস্টল করা থাকবে।

একবার লগ ইন করলে, আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে যে আপনি কোন উদ্দেশ্যে এটি ব্যবহার করবেন যেমন বন্ধু, ব্যবসা, পরিবার ইত্যাদি। প্রতিটি বিকল্প সেই অনুযায়ী প্রোফাইল কাস্টমাইজ করে কিন্তু মৌলিক কার্যকারিতা একই থাকে।

যেহেতু আমরা বেশিরভাগই COVID-19-এর কারণে বাড়ি থেকে কাজ করছি, তাই আমরা 'কাজের জন্য' বিকল্পটি গ্রহণ করব।

এখন, প্রথম দল তৈরি করা যাক।

2. একটি দল তৈরি করুন

একটি দল তৈরি করতে বা যোগ দিতে, টিম বিভাগে ক্লিক করুন> যোগ দিন বা একটি দল তৈরি করুন৷ যদি পাবলিক দলগুলি ইতিমধ্যে তৈরি করা হয়, আপনি তাদের দেখতে পাবেন, এটিতে ক্লিক করুন। যাইহোক, আপনি যদি একটি বিশেষ দলে যোগ দিতে চান তবে আপনি একটি কোড লিখতে পারেন৷

এই উদাহরণে, আমরা একটি দল তৈরি করুন বিকল্প বেছে নেব।

এখন, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে দলটিকে সর্বজনীন, ব্যক্তিগত বা অর্গান-ওয়াইড করা হবে।

• সর্বজনীন দল যে কেউ ব্যবহার করতে পারে
• ব্যক্তিগত শুধুমাত্র-আমন্ত্রণ
• অর্গান ওয়াইড স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবসায় সবাইকে যোগ করে

একবার আপনি ধরণ সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিলে, আপনার দল যেটি তৈরি করতে চায়, পরবর্তীতে আপনাকে এটির নাম দিতে হবে এবং একটি বিবরণ দিতে হবে।

3. দল যোগ করা হচ্ছে

আপনি বিভিন্ন উপায়ে দলে লোকেদের যোগ করতে পারেন। তবে সবচেয়ে সহজ উপায় হল ইমেইলের মাধ্যমে একটি লিঙ্ক পাঠানো। একবার প্রাপক এটি ক্লিক করলে, তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিভুক্ত হবে। বিকল্পভাবে, আপনি সরাসরি টিমে ইমেল ঠিকানা যোগ করতে পারেন অথবা Outlook, People, ইত্যাদি থেকে নাম, ইমেল ঠিকানা আমদানি করতে পারেন।

লোকেরা একবার সংযুক্ত হয়ে গেলে, আপনি তাদের টিম তালিকায় দেখতে পাবেন এবং সদস্য এবং তাদের কার্যকলাপ গ্রহণ করতে পারবেন।

ডিফল্টরূপে, এটিতে চ্যানেল নামে একটি সাধারণ উপবিভাগ রয়েছে। আপনি এই চ্যানেলগুলির মধ্যে একটি যোগ করতে পারেন এবং অন্যদের সাথে যোগাযোগ শুরু করতে পারেন৷

4. একটি চ্যানেল যোগ করুন

একটি চ্যানেল তৈরি করতে, এটি একটি শিরোনাম, বিবরণ দিন। আপনি এটি মানক বা ব্যক্তিগত রাখার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। আপনি যদি একটি ব্যক্তিগত কথোপকথন করতে চান, আপনি একটি ব্যক্তিগত বিকল্প চয়ন করতে পারেন৷

চ্যানেলটি তৈরি হয়ে গেলে, আপনি ফাইল লোড করতে, পোস্ট যোগ করতে এবং দলের সদস্যদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।

5. চ্যানেল কথোপকথন

একটি স্ট্যান্ডার্ড চ্যানেলে চ্যাটিং, এটি ব্যক্তিগত নয়; এটা একটা জোরে আলোচনার মত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি জিমকে একটি বার্তা পাঠিয়ে থাকেন তবে কথোপকথনের প্রত্যেকে তা দেখতে পাবে। কিন্তু শুধুমাত্র জিমকে সতর্ক করা হবে যাতে সে মেসেজে ফোকাস করতে পারে। আরও, আপনি চাইলে, উল্লেখ না থাকলেও আপনি একটি চ্যানেলে উত্তর দিতে পারেন৷

6. ভিডিও চ্যাট

ডান প্যানেলের নীচে, আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিকল্পটি দেখতে পাবেন:দেখা করুন। এটি একটি ভিডিও ক্যামেরার মতো এবং এটি Meet Now পড়ে৷

একটি ভিডিও চ্যাট শুরু করতে, এই আইকনে ক্লিক করুন৷ আপনি নিঃশব্দ করতে পারেন, ভিডিও অক্ষম করতে পারেন, ফাইল শেয়ার করতে পারেন, অংশগ্রহণকারীদের দেখাতে পারেন। আপনি আপনার ডেস্কটপ শেয়ার করতে পারেন বা একটি হোয়াইটবোর্ড কার্যকারিতা ব্যবহার করতে পারেন।

7. চ্যানেল পরিচালনা

আপনি যেকোনো চ্যানেলে যোগ দিতে এবং ছেড়ে যেতে পারেন। আপনি যদি একটি চ্যানেলে যোগদান করেন এবং এটি উপযুক্ত মনে না করেন তবে আপনি এটি মুছে ফেলতে পারেন। আপনি এটি মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে মনে রাখবেন একবার আপনি এটি করলে সমস্ত কথোপকথন, রেকর্ডিং এবং সেই চ্যানেলের সাথে সম্পর্কিত অন্য সবকিছু মুছে ফেলা হবে৷

যাইহোক, যদি কোনো সংযুক্ত ফাইল থাকে, সেগুলি শেয়ারপয়েন্টে রাখা হবে৷

8. কার্যকারিতা যোগ করা হচ্ছে

উদাহরণস্বরূপ, আমরা শুধুমাত্র মূল কার্যকারিতা ব্যাখ্যা করেছি। যাইহোক, আপনি মিটিং শিডিউল করতে এবং অবগত থাকার জন্য ক্যালেন্ডারের মতো টিমে বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য এবং একীকরণ যোগ করতে পারেন।

আপনি জুম, ট্রেলো, KUDO, ইত্যাদির মতো তৃতীয় পক্ষের পণ্যগুলির একটি বিশাল পরিসরের সাথে সংযোগ করতে পারেন৷

ইহা ওইটাই ছিল; এই সহজ পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করে, আপনি Microsoft টিম ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার দলের সদস্যদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন। শুধু তাই নয়, আপনি স্টিকার, ইমোজি, জিআইএফ ব্যবহার করেও নিজেকে প্রকাশ করতে পারেন। আমরা আশা করি আপনি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিকে চেষ্টা করবেন। একবার আপনি এটি ব্যবহার করলে, অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন৷