মাইক্রোসফ্ট টিমস মাস্টার করুন: রিমোট ওয়ার্কের জন্য সম्पূর্ণ গাইড

আপনি কী হঠাৎ রিমোট ওয়ার্ক করতে বাধ্য হয়েছেন? কিন্তু কীভাবে করবেন তা জানেন না? চিন্তা নেই, এখানে মাইক্রোসফ্ট টিমস ব্যবহার করার সম্পূর্ণ গাইড দিচ্ছি।

মাইক্রোসফ্ট টিমস কমিউনিকেশন, টিম কলাবোরেশন এবং ভিডিও কনফারেন্সিং বাজারের অপেক্ষাকৃত নতুন প্লেয়ার। জুমের প্রাইভেসি ও সিকিউরিটি চিন্তা বেড়ে যাওয়ার সাথে সাথে এই লুকানো রত্নটি উজ্জ্বল হয়েছে।

সহজ ভাষায়, মাইক্রোসফ্ট টিমস হলো একটি টুল যা Office 365-এর সাথে ইন্টিগ্রেটেড এবং ভিডিও কনফারেন্সিং, ফাইল স্টোরেজ, চ্যাট ইত্যাদি ক্ষমতা একসাথে দেয়।

এতে আপনি অফিস অনলাইন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন, আইডিয়া ও এক্সপার্টিজ শেয়ার করতে পারেন, বটস ব্যবহার করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু।

সবচেয়ে বড় কথা – এই фантаস্টিক টুল ব্যবহার করার জন্য এক টাকাও দিতে হয় না!

মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি টুলের সুবিধা

• অনলিমিটেড চ্যাট, অডিও এবং ভিডিও কল
• টিমের জন্য ১০GB ফাইল স্টোরেজ
• প্রতিটি ব্যক্তির জন্য ২GB
• Office Online অ্যাপস – Word, PowerPoint, Excel, OneNote এবং ১৪০+ বיזনেস অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশন
• সമ്പ্রচারের তালিকায় ৩০০ জন পর্যন্ত যোগ করা যায় (সংস্থার ভিতরে বা বাইরে)

নোট: মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি ভার্সন শুধু তাদের জন্য যারা কমার্শিয়াল Office 365 সাবস্ক্রিপশন কিনেননি।

মাইক্রোসফ্ট টিমসের হাইলাইটস

• একটি টিম গঠন করুন
• Office 365 ইন্টিগ্রেশন
• API এবং বট ফ্রেমওয়ার্ক দিয়ে টিমস কাস্টোমাইজ করুন
• একই সাথে ফাইল এডিট ও ওপেন করুন
• Azure Active Directory ইন্টিগ্রেশন

এখনও জুমে আটকে থাকতে চান? মাইক্রোসফ্ট টিমস এবং জুমের দ্রুত তুলনা:

মাইক্রোসফ্ট টিমস ওভারভিউ

শুরু করতে মাইক্রোসফ্ট টিমস ওয়েব পেজে যিয়ে একাউন্ট বানান। একাউন্ট থাকলে পেইড এবং ফ্রি প্ল্যান তুলনা করুন এবং ডেস্কটপ অ্যাপ ডাউনলোড করুন।

টিমস এবং চ্যানেলস

টিমস ইনস্টল হলে নাম ও বিবরণ দিয়ে একটি টিম বানান। প্রতিটি টিমের সাব-সেকশন আছে 'Channels' নামে; General Channel অটোমেটিক্যালি তৈরি হয়। এক্টিভিটি থাকলে চ্যানেল হাইলাইট হবে।

Channel Tabs: প্রতিটি চ্যানেলের ডিফল্ট ট্যাব – Conversations, Files, Notes, Team Services। চাইলে নিজের ট্যাব যোগ করতে পারেন।

Conversation: এটি টিমসের কোর ফিচার – সেন্ট্রালাইজড ডিসকশন বোর্ড যেখানে সকল কমিউনিকেশন সেভ ও সার্চযোগ্য থাকে।

Files: টিমস উইন্ডোতে চ্যাট, ডিলিট, ডাউনলোড, কপি, ফাইল ওপেন – সবই এক জায়গায়, অ্যাপ স্যুইচ করার দরকার নেই।

Notes: এই ট্যাব আপনাকে OneNote-এ নিয়ে যায় – এডিট ও ভিউ করুন।

Adding Tabs: Power BI ড্যাশবোর্ড, Planner, স্প্রেডশিট ইত্যাদি যোগ করুন।

Menu: বাম পাশে Chats, Meetings, Files, Activity অপশন। প্রায় সবই স্বয়ংবোঝাপদ্ধতিক।

• Activities: টিমসের শেষ এক্টিভিটি দেখায়।
• Chat: Skype for Business কনভারসেশন সেভ করে পুরো চ্যাট ইতিহাস।
• Teams: সকল টিম ও চ্যানেলের ওভারভিউ।
• Meetings: Outlook থেকে মিটিং তুলে আনে এবং শিডিউল করার সুবিধা।
• Files: OneDrive, OneNote-এ ফাইল ভিউ ও সার্চ।

এখন মাইক্রোসফ্ট টিমস কী এবং কী কী করা যায় তা জানলেই চলুন শিখি কিভাবে ব্যবহার করবেন।

মাইক্রোসফ্ট টিমস কীভাবে ব্যবহার করবেন

মাইক্রোসফ্ট টিমস চারটি অত্যাবশ্যক বিননেস ফাংশন এক প্ল্যাটফর্মে একসাথে দেয়: মেসেজ পাঠানো, টিমের সাথে কো-অর্ডিনেট করা, ভয়েস/ভিডিও কল, এবং Microsoft 365 ইন্টিগ্রেশন।

১. মাইক্রোসফ্ট টিমস লঞ্চ করুন

ব্রাউজার থেকে সরাসরি ব্যবহার করুন বা ডেস্কটপ অ্যাপ (Mac/PC) বা মোবাইল (Android/iOS) ডাউনলোড করুন। এই টিউটোরিয়ালে ব্রাউজার ভার্সন ব্যবহার করা হয়েছে – একই ফাংশনালিটি রয়েছে।

https://teams.microsoft.com/start-এ যান। Sign up for free অপশনে ক্লিক করুন। নতুন মাইক্রোসফ্ট একাউন্ট বানান বা পুরনো দিয়ে লগইন করুন। Office 365 বিননেস ভার্সন ব্যবহার করলে টিমস ইনস্টল থাকবে।

লগইন után পূরPOSE জিজ্ঞাসা করবে – friends, business, family ইত্যাদি। COVID-19-এর কারণে 'For work' অপশন নিন।

এখন প্রথম টিম তৈরি করুন।

২. একটি টিম তৈরি করুন

Team সেকশনে গিয়ে Join or Create a team-এ ক্লিক করুন। পাবলিক টিম থাকলে সেটা বেছে নিন, না হলে কোড দিয়ে প্রাইভেট টিমে যোগ দিন। উদাহরণে Create a team বেছে নেওয়া হলো।

টিম পাবলিক, প্রাইভেট নাকি Org-wide হবে সেটা সিদ্ধান্ত নিন।

• Public – কেউই ব্যবহার করতে পারবে
• Private – শুধু আমন্ত্রণ পাওয়া লোকজন
• Org wide – বিননেসের সবাই অটোমেটিক্যালি যোগ হবে

টাইপ ঠিক করলে নাম ও বিবরণ দিন।

৩. টিমে সদস্য যোগ করুন

সবচেয়ে সহজ পথ – ইমেইল দিয়ে লিংক পাঠান। রিসিভার ক্লিক করলেই অটোমেটিক্যালি এনরোল হবে। অথবা সরাসরি ইমেইড ঠিকানা দিন, অথবা Outlook, People থেকে ইম্পোর্ট করুন।

সদস্যরা যোগ হলে টিমস লিস্টে দেখা যাবে এবং তাদের এক্টিভিটি পাওয়া যাবে। ডিফল্ট General চ্যানেল থাকে। নতুন চ্যানেল যোগ করে ইন্টারঅ্যাক্ট শুরু করুন।

৪. একটি চ্যানেল যোগ করুন

চ্যানেলের টাইটেল, বিবরণ দিন। Standard বা Private রাখতে চান সেটা বেছে নিন। প্রাইভেট কথা বলতে চাইলে Private বেছে নিন। চ্যানেল তৈরি হলে ফাইল আপলোড, পোস্ট যোগ এবং সদস্যদের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করুন।

৫. চ্যানেল কনভারসেশন

স্ট্যান্ডার্ড চ্যানেলে চ্যাট প্রাইভেট নয় – সবাই দেখতে পাবে। জিমকে মেসেজ দিলে সবাই দেখবে, কিন্তু শুধু জিমকে 알림 যাবে। মেনশন না থাকলেও চ্যানেলে রিপ্লাই করা যায়।

৬. ভিডিও চ্যাট

ডান প্যানেলের নিচে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অপশন: Meet (ভিডিও ক্যামেরার আইকন, Meet Now লেখা)। এখানে ক্লিক করলে ভিডিও চ্যাট শুরু। মিউট, ডিজেবল ভিডিও, ফাইল শেয়ার, অ্যাটেন্ডি দেখানো, ডেস্কটপ শেয়ার, হোয়াইটবোর্ড – সব সুবিধা আছে।

৭. চ্যানেল ম্যানেজমেন্ট

যেকোনো চ্যানেল জয়েন ও লিভ করা যায়। অনুপযুক্ত লাগলে ডিলিট করুন – কিন্তু মনে রাখুন, কনভারসেশন, রেকর্ডিং সব মুছে যাবে। সংযুক্ত ফাইলগুলো SharePoint-এ থাকবে।

৮. ফাংশনালিটি যোগ করুন

কোর ফাংশনালিটির বাইরে ক্যালেন্ডার, থার্ড-পার্টি প্রোডাক্ট (Zoom, Trello, KUDO ইত্যাদি) কানেক্ট করা যায়।

এই সহজ ধাপগুলো দিয়ে মাইক্রোসফ্ট টিমস ব্যবহার করে টিম মেম্বারদের সাথে কলাবোরেট করুন। স্টিকার, ইমোজি, GIF দিয়ে নিজকে এক্সপ্রেসও করুন। আশা করি মাইক্রোসফ্ট টিমস ট্রাই করবেন। একবার ব্যবহার করলে অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন।