ঘরে থেকে কাজ করার সময়, অধিকাংশ সময় আমরা সময়ের ট্র্যাক হারিয়ে ফেলি এবং অসম্পূর্ণ টাস্কের সাথে শেষ হয়। তাই প্ল্যানিং করা এবং স্টিকি নোটس ব্যবহার করা আমাদের অভ্যাস। কিন্তু, যদি আমি আপনাকে বলি যে আপনাকে এই জিনিসগুলো প্রয়োজন নেই এবং আপনি আবারও সময়মতো আপনার কাজ সম্পন্ন করতে পারেন। এই আর্টিকেলে, আমরা শিখব কীভাবে Microsoft Planner ব্যবহার করে ঘরে থেকে কাজ করার সময় টাস্ক ট্র্যাক করতে হয়।
Microsoft Planner একটি To-Do অ্যাপ যা শুধুমাত্র Office 365-এর সাথে আসে। এই স্ব-কোয়ারেন্টিনের দিনগুলোতে আসুন শিখি কীভাবে অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করে আমাদের আরও প্রোডাক্টিভ বানানো যায়। বাড়িতে থাকা আমাদের অলস করতে পারে, কিন্তু টাস্কগুলিকে প্রায়োরিটি দেওয়া হল যা আমাদের করতে হবে।
Microsoft Planner ব্যবহার করে টাস্কের ট্র্যাক রাখুন
এই অ্যাপ্লিকেশন "Plans"-এর সাথে কাজ করে যা Office 365 Groups-এর সাথে জুড়ে। এর মানে হল সকল টাস্ক বা প্ল্যান সেই গ্রুপ অনুযায়ী কাজ করে যেটির অধীন তারা থাকে। যখন একটি নতুন প্ল্যান তৈরি হয়, একটি নতুন গ্রুপও স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। টাস্কটি যদি একটি বিদ্যমান গ্রুপে অ্যাসাইন করা না থাকে, তবে এটি সর্বদা একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করবে। কিন্তু, আপনি যদি এটি না বুঝতেও হলে চিন্তা করবেন না, আপনি দিনে দিনে কাজ করার সময় শিখবেন।
পড়ুন: Microsoft Planner-এ Plans এবং Tasks কীভাবে যোগ করবেন।
যখন আমরা একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য কাজ করি, চাহidae বড় হোক বা ছোট, আমরা একটি একক টাস্ককেও ভিন্ন করি। প্ল্যানিং থেকে কমপ্লিশন পর্যন্ত, আমরা একটি টাস্ককে একাধিক স্টেজে ভাগ করি। Planner আমাদের এমন বাকেট তৈরি করতে দেয় যাতে আমরা টাস্কগুলোর মধ্যে পার্থক্য করতে পারি। এখন, ছোট প্রতিষ্ঠানগুলো টাস্কগুলোকে To-Do, In Progress, Completed এর মতো ভাগ করতে পারে। যাইহোক, বড় প্রতিষ্ঠানের সাথে তুলনা করলে নেমিং কনভেনশন এবং বাকেটের সংখ্যা ভিন্ন হতে পারে।
যখন আর্টিকেল লেখার কথা আসে, আমরা অ্যালিয়াসিং কাঠামো করার চেষ্টা করি যেমন Planning, Research, Writing, Editing, Reviewing, Submitted for Review, ইত্যাদি। আমরা টাস্কগুলোর প্রগ্রেস দেখানোর জন্য প্রগ্রেস বারও ব্যবহার করতে পারি।
Tasks তৈরি করতে, আপনাকে Buckets তৈরি করতে হবে। Buckets টাস্কগুলো ধারণ করে।
Board বিভাগে, Add new bucket-এ ক্লিক করুন।
বাকেটের নাম লিখুন।
এখন Add task-এ ক্লিক করুন।
টাস্কের নাম লিখুন, due date সেট করুন এবং কর্মচারীর কাছে অ্যাসাইন করুন।
Add Task-এ ক্লিক করুন এবং টাস্কটি তৈরি হবে।
একটি প্ল্যান এবং টাস্ক তৈরি করার পর, সেগুলো সহজে প্রায়োরিটাইজ করা যায়। প্রায়োরিটি সেট করতে, যেকোনো বাকেট থেকে টাস্কটিতে ক্লিক করুন। এখন ড্রপডাউন থেকে Priority লেভেল নির্বাচন করুন।
প্রতিটি প্রায়োরিটি লেভেলের নিজস্ব লোগো আছে। টাস্ক অ্যাসাইন করতে, শুধু Assign বাটনে ক্লিক করুন এবং কর্মচারীর ইমেল আইডি লিখুন। আপনি টাস্কের রঙও সেট করতে পারেন। টাস্কটি বড় করুন, উইন্ডোর ডান পাশে আপনি রঙ প্যালেটটি পাবেন। যেকোনো একটি নির্বাচন করুন।
আপনার কাছে অ্যাসাইন করা টাস্কগুলোর প্রগ্রেস সহজে সেট করতে পারেন। টাস্কটি বড় করুন এবং ড্রপডাউন তালিকা থেকে টাস্কের Progress নির্বাচন করুন। টাস্কের Notes বা Descriptions লিখুন।
প্ল্যান এবং টাস্কের সামগ্রিক প্রগ্রেস চেক করতে, উপরের মেনু থেকে Charts-এ ক্লিক করুন। এটি আপনাকে প্ল্যানের স্ট্যাটাস সব সম্ভব উপায়ে দেখাবে।
আপনি আপনার Tasks-কে আপনার নিজস্ব Outlook Calendar-এও যোগ করতে পারেন। শুধু উপরের মেনুতে Schedule-এর পাশে তিন বিন্দুতে ক্লিক করুন এবং Add plan to Outlook calendar নির্বাচন করুন। 
এখন Publish-এ ক্লিক করুন এবং তারপর Add to Outlook-এ ক্লিক করুন। 
একটি নতুন ট্যাবে, আপনার Office 365 Outlook Calendar খুলবে। এখানে আপনার অফিস কাজের জন্য যে ক্যালেন্ডারটি ব্যবহার করেন সেটি নির্বাচন করুন, একটি রঙ বেছে নিন, এবং Import-এ ক্লিক করুন।
এখানে, আপনি দু দিন আগে যে টাস্ক সম্পন্ন করতে অ্যাসাইন করা হয়েছিল সেটি पूरा করার জন্য সেট আপ হয়ে গেলেন।
এইভাবে, আপনি Microsoft Planner ব্যবহার করে প্রতিটি টাস্কের ট্র্যাক রাখতে পারেন।
আপনি যদি এটি দিনব্দিন ব্যাপক ব্যবহারে আনেন, তবে এটি আপনার জন্য সবচেয়ে শক্তিশালী এবং উপকারী অ্যাপ্লিকেশন হিসেবে উত্থান করবে।
