যদি আপনার অফিসে কর্পোরেট ইমেইল একাউন্ট থাকে, তাহলে সম্ভবত আপনার কাছে এমন সেটিং থাকবে যা আপনাকে ছুটি বা অফিসের বাইরে যাওয়ার সময় লোকদের জানাতে দেয়। কিন্তু যদি সেটি না থাকে? বা বাসার ম্যাকেই অটো-রিপ্লাই সেট করতে চান?
Mail অ্যাপ ব্যবহার করলে আপনি বিস্মিত হবেন যে, কর্পোরেট ইমেইল সিস্টেমের মতো অটো-রিপ্লাই সেট করার কোনো সেটিং বা প্রেফারেন্স নেই। iCloud-এও এর জন্য কোনো প্রেফারেন্স নেই (হিন্ট হিন্ট, অ্যাপল)। একমাত্র উপায় হলো Mail-এ একটি অটো রিপ্লাই রুল (Rule) তৈরি করা। সেটি কিভাবে করবেন তা আজ দেখাব।
- Mail খুলুন এবং মেনুবার থেকে Mail > Preferences বেছে নিন।
- টুলবার থেকে Rules সিলেক্ট করুন (এটি ডান পাশে থাকে)।
- এখানে রুল যোগ, এডিট, ডুপ্লিকেট এবং রিমুভ করার অপশন আছে। ডিফল্টভাবে 'News From Apple' নামে একটি রুল থাকতে পারে। Add Rule বাটনে ক্লিক করুন।
- এখন একটি ড্রপ-ডাউন শীট দেখবেন যেখানে ইনকামিং ও আউটগোইং ইমেইলে প্রয়োগযোগ্য রুল তৈরি করা যায়। আপনি একাধিক রুল বানাতে পারেন।
- প্রথমে একটি уникаয় Rule name দিয়ে Description ফিল্ডে লিখুন। সাধারণভাবে 'Auto Reply' নাম দিলে একই রুল বারবার ব্যবহার করা যায়, অথবা একবারের জন্য স্পেসিফিক নাম দিন।
- এখন ঠিক করুন আপনার অটো রিপ্লাই কারা পাবে। এটি সবাই হতে পারে যারা আপনার অনুপস্থিতিতে মেইল করবে, অথবা নির্দিষ্ট গ্রুপে ভাগ করে দিতে পারেন—যেমন বন্ধু-বান্ধবের জন্য একটি রুল, সহকর্মীদের জন্য আরেকটি, অথবা ভিন্ন ইমেইল একাউন্টের জন্য আলাদা রুল।
- এই টিউটোরিয়ালে সহজ পথ ধরে যাব। "If any of the following conditions are met" এর নিচে From-কে To-তে পরিবর্তন করুন।
- contains ওপশনটি যেনে দিন।
- ডান পাশের খালি বক্সে আপনার ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
- "Perform the following actions" এর নিচে Move Message-এ ক্লিক করে ড্রপ-ডাউন থেকে Reply to Message বেছে নিন।
- Reply message text...-এ ক্লিক করুন।
- এখন একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে যেখানে আপনার আউট-অফ-অফিস মেসেজ লিখতে পারবেন। লিখে OK দিন।
- রুলটি লাইভ করতে চাইলে রুলস উইন্ডোতে আবার OK ক্লিক করুন।
- আপনার অটো রিপ্লাই / আউট-অফ-অফিস রুল এখন সক্রিয়। নিজে নিজে টেস্ট মেইল পাঠিয়ে চেক করতে পারেন।
- ছুটি থেকে ফিরলে অবশ্যই অটো রিপ্লাই বন্ধ করুন, অন্যথায় সবাই ভেবে নেবে আপনি এখনও বের হয়ে আছেন।
- বন্ধ করতে: Mail > Preferences > Rules-এ গিয়ে আগে তৈরি করা অটো-রিপ্লাই রুলটি আনচেক করুন।
ম্যাক, আইফোন এবং আইপ্যাডে ইমেইল সেট আপ করার গাইড এবং আইফোনে মেইলে অ্যাট্যাচমেন্ট পাঠানোর পদ্ধতি পড়ুন।
