গুগল শিটসে স্প্রেডশিটের মধ্যে ডেটা লিংক করার পদ্ধতি

আমাদের অধিকাংশ লোক গুগল শিটসে স্প্রেডশিটের মৌলিক ব্যবহার নিয়ে পরিচিত; আমরা নির্দিষ্ট সারি ও কলাম ফ্রিজ করি, ক্যালকুলেশন সেট আপ করি, ডেটাকে পাই, গ্রাফ ও চার্টে সংগঠিত করি যাতে সেগুলো ভিজ্যুয়ালাইজ করা যায়। কিন্তু কেন শুধু সেটাই থাকবে?

আপনার স্প্রেডশিট আরও শক্তিশালী করার পরবর্তী যৌক্তিক ধাপ হলো ভিন্ন স্প্রেডশিটের মধ্যে ডেটা লিংক করা—আপনার প্রয়োজনীয় সঠিক ডেটা বা ডেটার রেঞ্জ বের করে সেগুলো সম্পূর্ণ নতুন জায়গায় পাঠানো! এখানে আমরা QUERY এবং IMPORTRANGE ফাংশন ব্যবহার করে তা কীভাবে করতে হয় তা দেখাবো।

দ্রষ্টব্য: অন্য স্প্রেডশিটে ডেটা লিংক করার সময়, ফর্মুলা লিখে সেলে ক্লিক করে "Allow Access" (অনুমতি দিন) বাটনে চাপতে হবে, অন্যথায় ডেটা দেখাবে না।

একই স্প্রেডশিটের অন্য শিট থেকে ডেটা লিংক করা

ভিন্ন স্প্রেডশিটের মধ্যে ডেটা ইম্পোর্ট বা লিংক করার বিষয়ে যাওয়ার আগে, আসুন দ্রুত দেখি একই স্প্রেডশিটের ভিন্ন শিটের মধ্যে ডেটা ইম্পোর্ট কীভাবে করা যায়।

প্রথমে সেলটি নির্বাচন করুন যেখানে ইম্পোর্ট করা ডেটা দেখাতে চান, তারপর = টাইপ করুন এবং আপনি যে শিট থেকে ডেটা লিংক করতে চান তার নাম এবং সেলটি লিখুন। আমাদের ক্ষেত্রে আমরা "Sheet2" থেকে সেল A1-এর ডেটা লিংক করব:

='Sheet2'!A1

এখন সেই ডেটা আপনার প্রথম শিটে দেখাবে।

আপনি যদি পুরো কলাম টানতে চান, তবে নিচের সমতুল্য টাইপ করুন:

={'Sheet2'!A1:A9}

IMPORTRANGE ব্যবহার করে ডেটা লিংক করার পদ্ধতি

শিটের মধ্যে ডেটা লিংক করার সবচেয়ে মৌলিক পদ্ধতি হলো IMPORTRANGE ফাংশন ব্যবহার করা। এক স্প্রেডশিট থেকে অন্য স্প্রেডশিটে IMPORTRANGE কীভাবে ডেটা ট্রান্সফার করে তার সিনট্যাক্স নিচে দেওয়া হলো:

=IMPORTRANGE("spreadsheet_key", "range_string")

"Spreadsheet key" হলো যেকোনো স্প্রেডশিটের URL-এ থাকা লম্বা সংখ্যা ও অক্ষরের মিশ্রণ।

"Range string" হলো আপনি যে শিট থেকে ডেটা টানবেন তার সঠিক নাম (ডিফল্টভাবে "Sheet1", "Sheet2" ইত্যাদি), তারপর একটি '!' চিহ্ন এবং আপনি যে সেল রেঞ্জ থেকে ডেটা টানতে চান সেটি।

নিচে যে শিট থেকে আমরা ডেটা টানব সেটি দেওয়া হলো:

আমরা এই স্প্রেডশিট থেকে A1 এবং D100 সেলের মধ্যে থাকা ডেটা টানব। রিসিভিং স্প্রেডশিটে লিখতে হবে এমন ফর্মুলা:

=ImportRange("1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

এটি অন্য একটি স্প্রেডশিট থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করে, সpeptideভাবে "Sheet1" নামক শিট থেকে, যেখানে A1 এবং D100 সেলের মধ্যে থাকা সব ডেটা টানা হয়। একবার সেট আপ করলে ডেটা সোর্স শিটের মতোই দেখাবে।

QUERY ব্যবহার করে আরও শর্তসাপেক্ষভাবে ডেটা ইম্পোর্ট করা

IMPORTRANGE বাল্ক ডেটা শিটের মধ্যে সরাতে চমৎকার, কিন্তু আপনি যদি ইম্পোর্ট করার বিষয়ে আরও নির্দিষ্ট হতে চান, তবে QUERY ফাংশনই সম্ভবত আপনার কাঙ্ক্ষিত সমাধান। এটি সোর্স শিটে আপনার নির্ধারিত শব্দ বা শর্ত অনুসন্ধান করে, তারপর対応 করা সারি বা কলাম থেকে ডেটা টানে।

আমাদের উদাহরণে আমরা আবার নিচের শিট থেকে ডেটা টানব, কিন্তু এইবার শুধু জার্মানির "Units Sold" (বিক্রি একক) ডেটা বের করব।

আমরা যে ডেটা চাই তা পেতে হলে নিচের ফর্মুলা টাইপ করতে হবে:

=QUERY( ImportRange( "1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:O1000" ) , "select Col5 where Col2 = 'Germany'")

এখানে "ImportRange" ডেটা আগের মতোই সিনট্যাক্স মেনে চলে, কিন্তু এখন আমরা এর সাথে QUERY( প্রিফিক্স করছি, এবং পরে বলছি কলাম 5 (অর্থাৎ "Units Sold" কলাম) সিলেক্ট করবে যেখানে কলাম 2-এ "Germany" লেখা আছে। তাই কোয়েরির মধ্যে দুটি "আর্গুমেন্ট" আছে—ImportRange এবং select ColX where ColY = 'Z'।

আপনি এই ফর্মুলাগুলো সব ধরনের অটোমেটেড ডেটা-লিংকিংয়ের জন্য ব্যবহার করতে পারেন, তাই আপনার সৃজনশীলতা (বা অন্তত স্প্রেডশিট ম্যানেজমেন্ট দক্ষতা) آزاد করে দিন!

উপরের গাইড অনুসরণ করে আপনি ডাইনামিক শিট তৈরি করতে পারেন যা সোর্স শিট আপডেট হলে আপডেট হবে। এইভাবে নিজেকে সেট আপ করলে দীর্ঘমেয়াদে এটি অত্যন্ত সময় বাঁচায় এবং যারা অনেক স্প্রেডশিটের বিস্পোক ডেটা একই সুপার শিটে একত্রিত করতে চান তাদের জন্য এটি বরদান।

আপনার স্প্রেডশিট সেট হয়ে গেলে, আরও কিছু ট্রিক শিখতে চান? উইন্ডোজে iCloud Keychain কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানুন, এবং আমরা আপনার नौস্ট্যালজিয়া তৃপ্ত করতে উইন্ডোজ ৯৫-এর স্টার্টআপ সাউন্ড উইন্ডোজ ১০ ও ১১-এ কীভাবে যোগ করবেন তা দেখাতে পারি।