গুগল শিটসের দক্ষতা: ২০২২-এ অনলাইন স্প্রেডশিটের পূর্ণ গাইড

আমাদের জীবন সম্পূর্ণ ডেটা-কেন্দ্রিক হয়ে যাওয়া সত্ত্বেও, সংখ্যাগুলো ট্র্যাক রাখা এখনও সহজ নয়। সেটায় এক্সেল বা গুগল শিটস কাজে আসে। দুটো অ্যাপ্লিকেশনই পরিচিতির প্রয়োজন নেই। যখন মার্কেটার, পেশাদার বা ব্যক্তি ডেটা বিশ্লেষণ করে স্মার্ট সিদ্ধান্ত নিতে চান, স্প্রেডশিট ব্যবহার করা হয়।

বছর ধরে এক্সেল স্প্রেডশিট তৈরির জন্য গো-টু সফটওয়্যার। কিন্তু ক্লাউড-বেসড টুল গুগল শিটস আসার পর পরিস্থিতি বদলল। অনেক ব্যবহারকারী এই শক্তিশালী অনলাইন স্প্রেডশিট অ্যাপ্লিকেশনে স্যুইচ করল। কারণ এটি দুজনের সেরা - অফলাইন ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন এবং একটি অনলাইন স্প্রেডশিট। মানে গুগল শিটস ব্যবহার করে আপনি যেকোনো সময়, যেকোনো জায়গা থেকে ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারেন।

এই নিবন্ধে আমরা আলোচনা করব:

অনলাইন স্প্রেডশিট এক্সেল থেকে কিভাবে ভিন্ন?

গুগল শিটস কীভাবে ব্যবহার করবেন?

গুগল শিটস তৈরি, এডিট, ফর্মুলা ব্যবহার কীভাবে করবেন?

গুগল শিটস ব্যবহারের সুবিধা

প্রথমে প্রথম: এক্সেল থেকে এটি কিভাবে ভিন্ন সেটা বলি।

অনলাইন স্প্রেডশিট এক্সেল থেকে কিভাবে ভিন্ন?

দীর্ঘদিন ধরে আমরা সবাই মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করি স্প্রেডশিট তৈরি করতে আর্থিক ব্যবস্থাপনা, বাজেটিং ইত্যাদির জন্য। নিঃসন্দেহে, এটি একটি বহুমুখী সফটওয়্যার এবং বিশ্বব্যাপী ১ মিলিয়ন ব্যবহারকারী ব্যবহার করে।

অন্যদিকে, গুগল শিটস এক্সেল থেকে আলাদা নয়। দুটি অনেকewayে একই কিন্তু ভিন্ন। এখানে কিছু মূল পার্থক্য:

১. গুগল শিটস ক্লাউড-বেসড, এক্সেল ডেস্কটপ প্রোগ্রাম।

২. সকল গুগল একাউন্ট হোল্ডারের জন্য গুগল শিটস ফ্রি, এক্সেল সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশন প্রয়োজন।

৩. গুগল শিটস ব্যবহার করে আপনি আপ-টু-ডেট স্প্রেডশিট অ্যাক্সেস করতে পারেন যা এক্সেলে সম্ভব নয়।

৪. দুটোই টুল, টেবিল অফার করে কিন্তু এক্সেল এখানে आगे।

৫. এক্সেল বড় ডেটা হ্যান্ডেল করতে পারে, শিটসের ২ মিলিয়ন সেলের লিমিট আছে।

৬. ক্লাউড-বেসড টুল হোনায় গুগল শিটস অন্যান্য অনলাইন গুগল সার্ভিসের সাথে ভালো ইন্টিগ্রেট হয়।

৭. অনলাইন স্প্রেডশিট কোলাবোরেশন সহজ করে, এক্সেল এখনও সেটার সাথে কষ্ট পাচ্ছে।

৮. দুটোই স্ক্রিপ্টিং ল্যাঙ্গুয়েজ ব্যবহার করে। গুগল শিটস Apps Script ব্যবহার করে, এক্সেল VBA ব্যবহার করে।

গুগল শিটস কীভাবে ব্যবহার করবেন?

এখন, যেহেতু আমরা গুগল শিটস এবং এক্সেলের পার্থক্য জানি, চলুন আপনার প্রথম অনলাইন স্প্রেডশিট তৈরি করি।

গুগল শিটস তৈরির ধাপগুলো:

১. https://www.google.com/sheets/about/ এ যান।

২. এখানে, নীল বাটন "Go to Google Sheets"-এ ক্লিক করুন।

৩. যদি জিমেইলে লগইন না থাকেন, তবে আপনাকে আপনার জিমেইলে লগইন করার জন্য বলা হবে।

৪. একাউন্টে লগইন করলে, আপনি গুগল শিটস হোম স্ক্রিনে পাবেন নিজেকে।

৫. প্রথম অনলাইন স্প্রেডশিট তৈরি করতে + আইকনে ক্লিক করুন।

এভাবে আপনি আপনার প্রথম গুগল শিট পেতে পারেন।

গুগল শিটস কীভাবে এডিট করবেন

এখন যেহেতু আপনার গুগল শিটস আছে, নিচের স্ক্রিনশট দেখে বেসিক আইকনগুলো বুঝুন।

Source: https://support.google.com/

শীটটি রিনেম করতে সেখানে ক্লিক করুন যেখানে "Untitled spreadsheet" লেখা। আপনার পছন্দের নাম দিন এবং আপনার একটি নতুন নামের স্প্রেডশিট পান।

এখন আপনি এতে ডেটা যোগ করতে পারেন।

আরো, আপনার যদি একটি এক্সেল ফাইল থাকে যা আপনি গুগল শিটসে কনভার্ট করতে চান, তবে চলে।

এক্সেলকে গুগল শিটে কনভার্ট করার ধাপ:

১. অনলাইন স্প্রেডশিট খুলুন।

২. File Menu > Import-এ ক্লিক করুন।

৩. এখন একটি নতুন উইন্ডো দেখবেন, Upload ট্যাবে ক্লিক করুন > আপনি যে ফাইল আপলোড করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।

নোট: ফাইলটি পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড হলে হবে না।

এভাবে আপনি একটি এক্সেল ফাইল আপলোড করে সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গুগল শিটসে কনভার্ট করতে পারেন।

এখন যেহেতু আপনার এক্সেল ফাইল কনভার্ট হয়ে গেছে, আপনি অবশ্যই শেয়ার করতে চাবেন। কীভাবে শেয়ার করবেন সেটা জানতে পড়ুন: How to share Google Sheets on Web

এছাড়া, আপনি এখানে ক্লিক করে জানতে পারেন গুগল শিটসে সেল প্রোটেক্ট কীভাবে করবেন এবং চেকবক্স কীভাবে ইনসার্ট করবেন।

ড্রাইভ থেকে গুগল শিটস কীভাবে খুলবেন

আপনি যেকোনো সময় গুগল শিট তৈরি করলে, সেটি ড্রাইভে সেভ হয়। ড্রাইভ থেকে গুগল শিটস খুলতে আপনাকে শুধু গুগল ড্রাইভ > আপনার তৈরি করা অনলাইন স্প্রেডশিটের নাম খুঁজুন > সেটিতে ডাবল ক্লিক করুন। এটি নির্বাচিত শিটটি খুলবে।

কাজ সহজ করতে আমরা ফোল্ডার তৈরি করার পরামর্শ দিই।

গুগল ড্রাইভে ফোল্ডার কীভাবে তৈরি করবেন?

১. গুগল ড্রাইভ খুলুন।

২. + New-এ ক্লিক করুন।

৩. এরপর + Folder-এ ক্লিক করুন।

৪. ফোল্ডারের নাম দিন > Create।

এভাবে আপনার গুগল ড্রাইভে একটি ফোল্ডার তৈরি হয়ে যাবে। এখন আপনি আপনার অনলাইন স্প্রেডশিটকে এই ফোল্ডারে মুভ করতে পারেন।

গুগল শিটসকে ফোল্ডারে কীভাবে মুভ করবেন?

১. গুগল ড্রাইভ খুলুন।

২. আপনি যা তৈরি করলেন সেই গুগল শিট খুঁজুন।

৩. সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন > Move to > ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন।

এটি আপনার গুগল শিটকে নির্বাচিত ফোল্ডারে মুভ করবে।

শুধু এটিই নয়, আপনি গুগল শিটস অফলাইন সেটআপ ও ব্যবহারও করতে পারেন। সেটার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

গুগল শিটস অফলাইন সেটআপ ও ব্যবহার করার ধাপ:

গুগল শিটস অফলাইন সেটআপ করতে আপনাকে নিচের জিনিসগুলো প্রয়োজন:

• আপনাকে অনলাইন থাকতে হবে।
• আপনাকে গুগল ক্রোম ব্যবহার করতে হবে (নিশ্চিত করুন ইনকগনিটো মোডে ব্যবহার করছেন না)।
• Google Docs Offline Chrome এক্সটেনশন ইনস্টল ও ইনেবল করুন।
• ড্রাইভে ফাইল সেভ করার জন্য পর্যাপ্ত স্পেস থাকতে হবে।

এগুলো থাকলে গুগল শিটস অফলাইন ব্যবহার করার ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১. জিমেইল একাউন্টে সাইন ইন করুন। নিশ্চিত করুন আপনি গুগল ক্রোম ব্যবহার করছেন।

২. https://drive.google.com/drive/my-drive-এ যান।

৩. Offline-এর পাশে চেকবক্সে চেক দিন যেখানে লেখা "Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides file on this device while offline."

৪. Done-এ ক্লিক করুন।

এখন অফলাইনে থাকাকালিনও আপনার গুগল শিটস অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

এই সহজ ধাপগুলো ব্যবহার করে আপনি গুগল শিটস তৈরি ও ব্যবহার করতে পারেন।

গুগল শিটস ব্যবহারের সুবিধা

আপনি যেকোনো সময়, যেকোনো জায়গা থেকে এটি ব্যবহার করতে পারেন কারণ এটি একটি অনলাইন স্প্রেডশিট। আরও, আপনি অফলাইনও ব্যবহার করতে পারেন।

এটি ফ্রি, গুগল শিটস ব্যবহার করার জন্য টাকা দিতে হয় না।

বহুমুখী - বিভিন্ন ডিভাইস এবং প্ল্যাটফর্মে ব্যবহার করা যায়।

অ্যাড-অন ব্যবহার করে গুগল শিটসের কার্যকারিতা বাড়ানো যায়।

এই ছিল গুগল শিটসের কিছু সুবিধা এবং গুগল শিটস কীভাবে ব্যবহার করবেন। আপনি যদি প্রথমবার অনলাইন স্প্রেডশিট ব্যবহার করেন, তবে এই বেগিনার গাইড আপনাকে সাহায্য করবে। পছন্দ হলে বন্ধুদের সাথে শেয়ার করুন।

আমরা আপনার মতামত জানতে চাই। দয়া করে কমেন্ট করে বলুন এই নিবন্ধ সম্পর্কে আপনি কী চিন্তা করেন।