Google Sheets গুগলের সবচেয়ে শক্তিশালী প্রোডাক্টের একটি এবং স্প্রেডশিট ও ডেটা ম্যানেজমেন্টের জন্য ওয়েবে ゴート-টু সমাধান। তবে, বক্সের বাইরে থেকে, এর কিছু слабо পয়েন্ট রয়েছে— যেগুলোর একটি আমরা এই আর্টিকেলে আলোচনা করব।
خوشক幸运的是, Sheets কাস্টোম ফাংশন এবং ফর্মুলা সাপোর্ট করে যা এই কমियोंপূরণ করতে সাহায্য করে। যদি ব্যবহারকারীরা ফর্মুলা বা কিছু স্ক্রিপ্টিংয়ে দক্ষ হন, তবে Sheets ততটুকু শক্তিশালী হতে পারে যতটুকু তারা চান।
একটি নির্দিষ্ট ফাংশনালিটি যা Sheets নেটিভলি সাপোর্ট করে না সেটি হলো— Google Sheets-এ ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করা— সেটি সেলে ডুপ্লিকেট ডেটা হোক বা সারি (row) এ। যদিও ডুপ্লিকেট এন্ট্রি দ্রুত মুছে ফেলার একটি পদ্ধতি রয়েছে, Data মেনুর অধীনে Remove duplicates অপশন ব্যবহার করে, কিন্তু শুধু সেই ডুপ্লিকেটগুলো আলাদা করার কোনো পদ্ধতি নেই। ভালো খবর হলো— এটি করার একটি পদ্ধতি রয়েছে।
এই আর্টিকেলে, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর সুবিধা নেওয়ায় Google Sheets-এ ডুপ্লিকেট কীভাবে খুঁজে বের করতে হয় সেটি নিয়ে আলোচনা করব।
Google Sheets-এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কী?
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং হলো অনেক স্প্রেডশিট এডিটরে উপস্থিত একটি ফিচার যা ব্যবহারকারীকে নির্দিষ্ট শর্তের ওপর ভিত্তি করে একটি সেলে টেক্সট-ভিত্তিক এবং অন্যান্য ভিজ্যুয়াল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে দেয়।
উদাহরণস্বরূপ, একজন ব্যবহারকারী একটি স্প্রেডশিট ব্যবহার করে তাদের মাসিক বাজেট রেকর্ড করছেন, চান এক নজরে জানতে যে কি তারা $৫০০ খরচের সীমা লাঙ্ঘন করেছে। স্প্রেডশিটের কলাম যেখানে মাসিক মোট ট্যালি করা হয়েছে, সেখানে একটি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল সেট করা যাবে $৫০০-এর বেশি ভ্যালুवाले সারিগুলো বোল্ড করার জন্য, যাতে সহজে বুঝা যায় কোথায় এটি ঘটেছে।
Google Sheets-এ, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহারকারীদের একটি দীর্ঘ প্রিসেট রুলের তালিকা বা কাস্টোম ফর্মুলা দিয়ে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে দেয়। উপলব্ধ ফরম্যাটিং স্টাইল চেঞ্জগুলো রয়েছে— বোল্ড, ইট্যালিক, আন্ডারলাইন, স্ট্রাইকথ্রু, টেক্সট কালার, এবং সেল কালার।
অতিরিক্তভাবে, ব্যবহারকারীরা সিংগেল কালারের বদলে কালার স্কেল ব্যবহার করতে পারেন, এবং মিনিমাম এবং ম্যাক্সিমাম ভ্যালু এবং তাদের রেসপেক্টিভ কালার ডিফাইন করতে পারেন অটোমেটিক কালার স্কেলিং-এর জন্য।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে Google Sheets-এ ডুপ্লিকেট সারি খুঁজে বের করা
লম্বা ডেটা শীটে কাজ করার সময়, ডুপ্লিকেট এন্ট্রি একটি সমস্যা হতে পারে যা কখনো কখনো ফ্লো ভাঙায়। ব্যবহারকারীরা শুধু এই ডেটা ডিলিট করতে চাইতে পারেন না, যা Sheets নেটিভলি সাপোর্ট করে, বরং সেগুলো বিশ্লেষণ ও কাজ করতে চাইতে পারেন।
একটি কাস্টোম ফর্মুলা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর সাথে ব্যবহার করে, এটি সম্ভব। এটি অর্জনের প্রথম ধাপ হলো পুরো কলামটি হাইলাইট করা যেটি ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করার জন্য ডরকার, কলাম লেবেলের ওপর ক্লিক করে।
একবার হাইলাইট হলে, রাইট-ক্লিক করুন এবং Conditional formatting সিলেক্ট করুন। এটি উইন্ডোর ডান পাশে একটি প্যানেল আনে যা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুলগুলো দেখায়। নির্বাচিত কলাম রেঞ্জ Apply to range ফিল্ডে প্রি-ফিল্ড থাকবে, তাই সেটি টাচ করতে হবে না।
এরপর, আপনাকে Format rules-এর নিচের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করে এই কন্ডিশনকে Custom formula is-এ পরিবর্তন করতে হবে। এটি করার পর ড্রপ-ডাউন মেনুর নিচে একটি টেক্সট ফিল্ড আসবে, এবং নিচের ফর্মুলাটি প্রবেশ করান:
=countif(A:A,A1)>1
তবে, এটিকে মডিফাই করতে হবে "A"-র সকল ইনস্ট্যান্সকে সেই কলাম লেটারের দিয়ে রিপ্লেস করে যেটি ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করার জন্য সার্চ করা হচ্ছে, যা Apply to range ফিল্ডে দেখানো থাকবে।
শেষ ধাপ হলো এই সারিতে যেসব সেলে ডেটা একাধিকবার পাওয়া গেছে সেগুলোর ওপর প্রয়োগ করার ফরম্যাট সেট করা। বড় ডেটা সেটের সাথে কাজ করলে, সেট করার সেরা ফরম্যাট হতে পারে ফিল কালার। এটি ব্যবহার করে, একটি উজ্জ্বল এবং চোখে পড়া কালার যেনে— হলুদ, হট পিংক, বা লাইম গ্রিন— খুব ভালোভাবে হাইলাইট হবে এবং স্ক্রোল করার সময় এক নজরে ডুপ্লিকেট চিহ্নিত করা যাবে।
এখন, যেসব সারি এমন ডেটা ধারণ করে যা কমপক্ষে একটি অন্য সারিতেও পাওয়া যায়, সেগুলো হাইলাইট বা ফরম্যাট হবে আপনি যেভাবে বেছে নিলেন। যদি ডুপ্লিকেট সারিগুলো ডিলিট করা হয়, তবে একক অবশিষ্ট সারির কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং অটোমেটিক্যালি সরিয়ে যাবে।
কেายো প্রশ্ন করতে পারেন, "Google যখন দুটি সিম্পল ক্লিকে ডুপ্লিকেট রিমুভ করতে সাপোর্ট করে, তখন এই কষ্ট কেন?" যেনে, এই সিস্টেম ইনফ্লেক্সিবল এবং অসম্পূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, কোনো উপায় নেই কোন ডুপ্লিকেট ডিলিট হবে সেটি পরিবর্তন করার। কিছু ব্যবহারকারী প্রথম ইনস্ট্যান্স ডিলিট করতে চান, অন্যদের শেষটি— Google কোনো অপশন দেয় না এবং সবচেয়ে প্রথমটির বাদ সব ডুপ্লিকেট মুছে ফেলে।
এই সিম্পল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল ব্যবহার করে, ব্যবহারকারী ডুপ্লিকেট ম্যানেজমেন্ট সম্পূর্ণ নিজের হাতে রাখতে পারেন যেভাবে তাদের শীট ভাঙার রিস্ক নেই। সবচেয়ে ভালো পার্ট হলো কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সম্পূর্ণ ডাইনামিক, তাই আপনাকে কখনো ফরম্যাটিং রিমুভ করতে হবে না আপনি যদি যেকোনো পদ্ধতিতে সকল ডুপ্লিকেট রিমুভ করতে চান।
তবে, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুলটি যদি কখনো ডিলিট করতে হয়, তবে এটি খুব সহজ— Format মেনুতে ক্লিক করুন এবং তারপর Conditional formatting, যা আগের মতো একই ডান পাশের মেনু দেখাবে। ব্যবহারকারী কাস্টোম ফর্মুলার সারিটির ওপর কার্সর হোভার করুন এবং ট্র্যাশ ক্যান আইকন যা আসবে সেটিতে ক্লিক করুন এটি রিমুভ করতে।
যখন Google Sheets-এর নেটিভ অপশন ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করে রিমুভ করার জন্য শুধু যথেষ্ট শক্তিশালী নয় বা ডেটা স্ক্র্যাম্বল করে এমনভাবে যা বর্ধন করা যায় না, তবে এই আর্টিকেলে হাইলাইট করা সিম্পল কাস্টোম ফর্মুলা ব্যবহারকারীদের নিজেদের হাতে বিষয়টা নেওয়ার সুযোগ দেয়।
এই কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল সম্পর্কে আপনার কী প্রশ্ন বা মন্তব্য রয়েছে? যদি থাকে, তবে নিচে কমেন্ট করুন।
