আপনার যদি একটি সক্রিয় ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে আপনি সম্ভবত আপনার ইনবক্সে লোকজনদের থেকে সैकত সাক্ত বার্তা পান যারা আপনার মনোযোগ পাওয়ার জন্য প্রতিযোগিতা করে। ফলস্বরূপ, প্রতিটি নতুন ইমেল চেপে গুরুত্বপূর্ণ مواردটি বাছাই করা একটি ভয়াবহ কাজ হয়ে যায়।
সৌভাগ্যক্রমে, আপনি যদি জিমেইল ব্যবহার করেন, তবে আপনার पास দশকদশ ফিচার এবং উপায় রয়েছে আপনার ইনবক্স এবং অন্যান্য ফোল্ডার সর্ট, কাস্টোমাইজ এবং সাজানোর জন্য যাতে এটি আরও ব্যবস্থাপনাযোগ্য হয় এবং বার্তা খুঁজে বের করার ক্ষেত্রে আপনাকে আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়।
আপনি জিমেইল প্রেরক, আকার, প্রাপক, বিষয়, লেবেল, অ্যাট্যাচমেন্ট, চ্যাট, বার্তার বডি এবং তারিখ অনুযায়ী সর্ট করতে পারেন।
এই গাইডে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে আপনার জিমেইল অ্যাপকে সংগঠিত, সার্চ এবং অটোমেট করবেন প্রেরক, লেবেল বা বিষয় ফিল্টার ব্যবহার করে আপনার বার্তা সর্ট করে।
জিমেইল মেসেজ প্রেরক অনুযায়ী কীভাবে সর্ট করবেন
আপনার জিমেইল ইনবক্স সংগঠিত এবং পরিষ্কার করার প্রথম ধাপ হলো সैकত সাক্ত প্রোমোশনাল ইমেল থেকে মুক্তি পাওয়া, যা আপনার স্টোরেজ স্পেসের ৯০ শতাংশ سے বেশি দখল করে। সেগুলো আপনার ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক যোগাযোগ থেকে আসা বৈধ ইমেলের সাথে মিশিয়ে যায়, যেগুলো অধিকাংশ গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, এবং ট্র্যাশ বিনের জন্য নয়।
আপনি যদি প্রতিটি প্রোমোশনাল মেসেজ আপনার ইনবক্স থেকে বাছাই করার চেষ্টা করেন, তবে বার্তার প্রবাহের কারণে আপনার কাছে পর্যাপ্ত শক্তি নাও থাকতে পারে, এবং আপনি প্রক্রিয়ায় কিছু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল মুছে ফেলতে পারেন।
প্রেরক অনুযায়ী জিমেইল সর্ট করলে নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে ইমেল গোষ্ঠীবদ্ধ করতে সাহায্য করে, এবং সেগুলো একসাথে মুছে ফেলা যায়حين গুরুত্বপূর্ণ এবং বৈধ ইমেলগুলো আপনার ইনবক্সে রক্ষা করা যায়।
এটি একটি নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে নির্দিষ্ট ইমেল খুঁজে বের করার সময় বাঁচাতে সাহায্য করে, এবং আপনার যোগাযোগের সাথে ইমেল ফরওয়ার্ড করার সময়ও। সংক্ষেপে, আপনার ইনবক্সের ওপর আপনার আরও নিয়ন্ত্রণ থাকে, এবং আপনি প্রতিদিন আরও সংগঠিত এবং παραγωγী থাকতে পারেন।
প্রেরক অনুযায়ী জিমেইল সর্ট করতে এবং আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের প্রতিটি ব্যক্তি থেকে সকল ইমেল देखने অনেক ট্রিক রয়েছে। আমরা নিচে এটি করার বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যাখ্যা করব।
পদ্ধতি ১: একটি নির্দিষ্ট প্রেরক দ্বারা সর্টিং
১. জিমেইল খুলুন এবং আপনার ইনবক্সে যান। আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রেরক থেকে একটি ইমেল বাছাই করুন এবং সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন।
২. নতুন মেনুতে, Find emails from ক্লিক করুন।
৩. সেই নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে যেসব ইমেল আপনি অনেক আগে থেকেই পেয়েছেন তালিকা দেখাবে, প্রেরকের সম্পূর্ণ যোগাযোগের বিবরণসহ। এইভাবে, আপনি দ্রুত তাদের মেসেজ পাঠাতে পারেন বা ভিডিও কল শুরু করতে পারেন।
৪. আপনি যদি ব্যক্তির নাম আপনার ইনবক্সে না দেখেন, তবে তার নাম সার্চ বক্সে টাইপ করে দ্রুত সার্চ করুন, এবং তারপর সার্চ রেজাল্ট থেকে যেকোনো মেসেজে রাইট-ক্লিক করুন, এবং Find emails from সিলেক্ট করুন।
৫. আপনি একাধিক সার্চ ক্রাইটেরিয়া ব্যবহার করতে পারেন সার্চ বক্সের পাশের নিচমুখী তীরে ক্লিক করে। এরপর, ইমেল ঠিকানা “From” ফিল্ডে পেস্ট করুন, বা আরও নির্দিষ্ট সার্চের জন্য প্রেরকের নাম ব্যবহার করে “Has the words” ফিল্ড ব্যবহার করুন।
৬. কাজ শেষ হলে search বাটনে ক্লিক করুন সেই নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে ইমেল পাওয়ার জন্য।
দ্রষ্টব্য: আপনি আপনার সার্চের জন্য ফিল্টার তৈরি করতে পারেন, Create filter-এ ক্লিক করে, এবং পরবর্তী বার আপনি যে ইমেল পাবেন যা ক্রাইটেরিয়ার সাথে মেলে সেগুলোর ওপর নির্দিষ্ট অ্যাকশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ করতে পারেন।
পদ্ধতি ২: যেকোনো প্রেরক থেকে জিমেইল ইমেল সর্ট করা
১. গুগল সার্চ বারে যান এবং আপনার ডান পাশের ছোট নিচমুখী তীরে ক্লিক করুন মেসেজ খুঁজে বের করার অপশনগুলো দেখার জন্য।
২. আপনার ইমেল খুঁজে বের করার জন্য প্যারামিটার নির্দিষ্ট করুন যেগুলো নির্দিষ্ট শব্দ অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিয়ে। এটি তখন কাজে আসে আপনি যখন কথোপকথনের শুধু একটি অংশ মনে করতে পারেন, কারণ এটি ইমেলগুলো সম্পূর্ণরূপে খুঁজে বের করে, শুধু বিষয়ে নয়।
দ্রষ্টব্য: আপনি চাইলে সার্চ রেজাল্ট ফিল্টার করতে পারেন শুধু অ্যাট্যাচমেন্টসহ মেসেজগুলো অন্তর্ভুক্ত করার জন্য। অন্যান্য অপশনও রয়েছে যেমন Date within যা সার্চ রেজাল্টকে নির্দিষ্ট তারিখ বা টাইমফ্রেমের মধ্যে সীমাবদ্ধ করে।
৩. আপনি যেই প্রেরকটি চান সেটি পাওয়া যাবে, Find emails from ক্লিক করুন মেসেজের তালিকা পপুলেট করার জন্য।
পদ্ধতি ৩: ওয়াইল্ডকার্ড ফাংশনালিটি ব্যবহার করে জিমেইল ইমেল সর্ট করা
এই পদ্ধতিটি সাহায্য করে যখন আপনাকে ইমেল স্টোরেজ স্পেস ফรี আপ করতে হয় এবং আপনার ইনবক্সে সैकত সাক্ত মেসেজের মধ্যে থেকে আপনার প্রয়োজনীয় ইমেলগুলো রিট্রিভ করতে হয়।
আপনার যদি সাবেক সহকর্মীদের থেকে ইমেল থাকে (একই ডোমেইন নামের সাথে) যেগুলো আপনি একসাথে দেখতে চান তবে ওয়াইল্ডকার্ড ফাংশনালিটি ব্যবহার করুন। এটি একটি এস্টেরিস্ক ক্যারেক্টার (*) দ্বারা প্রতীকিত, যা একই তথ্যের সাথে একাধিক রেকর্ড খুঁজে বের করে।
১. আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট খুলুন। সার্চ বারে একটি এস্টেরিস্ক (*) টাইপ করুন এবং তারপর কোম্পানির ডোমেইন নাম, উদাহরণস্বরূপ, *@helpdeskgeek.com।
২. আপনি ইমেল ঠিকানার যেকোনো অন্য অংশও ওয়াইল্ডকার্ড দিয়ে রিপ্লেস করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, অথবা e.*@helpdeskgeek.com। যেকোনো একটি কাজ করবে।
জিমেইল গুগল পরিবারের সেবার অংশ, কিন্তু সার্চ ইঞ্জিনের মত যেখানে আপনি প্যারেনথেসিস বা কোটেশন মার্কস ব্যবহার করে সার্চ রেজাল্ট নির্দিষ্ট শব্দ বা ফ্রেজে সীমাবদ্ধ করতে পারেন, জিমেইলে আপনি একই জিনিসটি করতে পারবেন না। বরং, এটি inexact matches রিটার্ন করবে আপনি যদি বিল্ট-ইন সার্চ ফিচারে এগুলো ব্যবহার করার চেষ্টা করেন।
তবে, আপনি প্যারেনথেসিস ব্যবহার করতে পারেন একাধিক স্বতন্ত্র কীওয়ার্ড সহ ইমেল সার্চ করার জন্য, উদাহরণস্বরূপ (Christmas party)। এটি সাবজেক্ট লাইনে প্রতিটি কীওয়ার্ড থাকা সকল ইমেল রিট্রিভ করবে, যখন (Christmas OR party) টাইপ করলে সাবজেক্ট লাইনে যেকোনো একটি কীওয়ার্ড থাকা সকল ইমেল আনা হবে।
জিমেইল মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করে প্রেরক অনুযায়ী সর্টিং
আপনার অ্যান্ড্রয়েড বা iOS ডিভাইসে, আপনি জিমেইলে আপনার ইমেল প্রেরক অনুযায়ী নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে সর্ট করতে পারেন।
১. Gmail app খুলুন, সাইন ইন করুন যদি ইতিমধ্যে না থাকেন, এবং তারপর উপরে সার্চ বারে ট্যাপ করুন।
২. আপনি যে প্রেরক খুঁজছেন তার ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন এবং Search আইকনে ক্লিক করুন (অন-স্ক্রিন কিবোর্ডের ছোট মagniফাইং গ্লাস আইকন)।
দ্রষ্টব্য: মোবাইল অ্যাপ আপনাকে আপনার রেজাল্ট আরও ফিল্টার করার জন্য অতিরিক্ত সার্চ ক্রাইটেরিয়া ব্যবহার করতে দেয় না। এই ক্ষেত্রে, আপনি ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন এবং প্রথম পদ্ধতি প্রয়োগ করতে পারেন।
জিমেইল লেবেল অনুযায়ী কীভাবে সর্ট করবেন
জিমেইলে, লেবেলগুলো রঙ-কোডেড, টেক্সট-ভিত্তিক আইডেন্টিফায়ার যা আপনাকে আপনার চাওয়া ইমেল দ্রুত খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। সাইডবারে, আপনি ইনবক্স, ড্রাফটস, ট্র্যাশ, স্প্যাম এবং অন্যান্য আইটেম দেখবেন, যা ইতিমধ্যে আপনার জন্য সেট আপ করা আছে, এবং ট্যাগ বা ফোল্ডারের মত ব্যবহার হয়।
আপনি জিমেইলে নির্দিষ্ট লেবেলসহ মেসেজ খুঁজে বের করতে পারেন এবং সেগুলো আপনার ইনবক্স সর্ট করতে ব্যবহার করতে পারেন নিচে বর্ণনা করা মতো।
১. আপনার ইনবক্সে একটি ইমেল মেসেজ সিলেক্ট করুন এটি খোলার জন্য। আপনি মেসেজের ঠিক উপরে কিছু আইকন দেখবেন, এবং ট্যাগের মত দেখানোর একটি আইকন বেছে নিন লেবেলের তালিকা দেখার জন্য।
২. Create New ক্লিক করুন একটি নতুন লেবেল তৈরি করার জন্য।
৩. নতুন লেবেলের নাম লিখুন, এবং নীল Create বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি একাধিক ইমেল একসাথে লেবেল করতে পারেন তাদের চেকবক্স সিলেক্ট করে উপরে লেবেল আইকনে ক্লিক করার আগে, এবং তারপর তালিকা থেকে আপনি যে লেবেল চান সেটি দিয়ে সর্ট করুন।
এখন আপনি জানেন আপনার ইমেল মেসেজগুলোর ওপর লেবেল কীভাবে প্রয়োগ করবেন, আপনি লেবেল অনুযায়ী আপনার ইমেল সর্ট করতে পারেন। ইমেল মেসেজে লেবেল ট্যাগে ক্লিক করুন বা সাইডবার থেকে এবং আপনি একটি নির্দিষ্ট লেবেলের সকল ইমেল দেখতে পাবেন।
স্মার্ট লেবেল ব্যবহার করে ইমেল সর্ট করা
স্মার্ট লেবেল আপনার ইমেলগুলোক পাঁচটি পৃথক ক্যাটাগরিতে সংগঠিত করে: Primary, Social, Promotions, Updates, এবং Forums।
এটি আপনার ইনবক্স পরিষ্কার এবং ডিক্লাটার রাখতে সাহায্য করে বরং সব ইমেল নিউজলেটার, নোটিফিকেশন, প্রোমোশন, এবং অন্যান্য একসাথে ইনবক্সে দেখাওয়া হয়। জিমেইল এটি আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সর্ট করে দেয়, তাই আপনাকে প্রতিটি প্রেরকের জন্য যেকোনো নিয়ম মডিফাই করতে হয় না বা নিজে সেট আপ করতে হয় না।
১. জিমেইলে Smart Labels ট্যাব কনফিগার করতে, নেভিগেশন বার থেকে Settings ক্লিক করুন।
২. Configure Inbox ক্লিক করুন।
৩. আপনি যেসব message categories ইনবক্স ট্যাব হিসেবে দেখাতে চান সেগুলো বেছে নিন।
৪. পরিবর্তনগুলো কার্যকর করার জন্য Save ক্লিক করুন।
আপনি স্টার্ড প্রেরকদের মেসেজগুলো আপনার ইনবক্সের Primary ট্যাবে দেখাতে পারেন, সেগুলো অন্য ট্যাবে যাওয়া সত্ত্বেও। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি প্রোমোশনাল মেসেজ পেলে, আপনি এটিকে স্টার করতে পারেন এবং এটি আপনার Primary ইনবক্সের মাঝে দেখাবে।
এইভাবে, আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো সহজে খুঁজে পেতে পারেন এবং পরে সেগুলোর সাথে ফলো আপ করতে পারেন।
জিমেইল বিষয় অনুযায়ী কীভাবে সর্ট করবেন
১. আপনি যদি প্রেরক বা লেবেলের বদলে বিষয় অনুযায়ী আপনার ইমেল সর্ট করতে পছন্দ করেন, তবে আপনি সেটি সহজে করতে পারেন Has the words ফিল্ডে কিছু প্রাসঙ্গিক শব্দ টাইপ করে।
২. শব্দগুলো কমা দিয়ে পৃথক করুন, এবং তারপর নিচের Search অপশনে যান। ডিফল্টভাবে, এই অপশনটি সকল মেসেজ সার্চ করার জন্য সেট করা থাকে, কিন্তু আপনি এটি পরিবর্তন করতে পারেন শুধু একটি নির্দিষ্ট লেবেল বা ইনবক্সে ফিল্টার করা ইমেল সার্চ করার জন্য।
এই পদ্ধতিটি স্প্যাম বা ট্র্যাশ ফোল্ডারে গিয়ে যাওয়া আইটেমগুলোর ওপরও প্রয়োগযোগ্য।
উপসংহার
জিমেইলের অটোমেটেড সর্টিং টুলগুলো আপনার ইমেলগুলো আপনার জন্য সর্ট করতে পারে, কিন্তু, আপনি যদি আরও হ্যান্ডস-অন হতে চান, তবে আপনি এই গাইডের টিপসগুলো আপনার দৈনন্দিন রুটিনের অংশ করতে পারেন। আপনি শুধু সময় বাঁচাবেন না, বরং সংগঠিত এবং παραγωγীও থাকবেন।
