প্রায় সব ইন্টারনেট ইউজার কোনো সময় জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করেছেন। অনেকেই জিমেইলকে তাদের প্রাইমারি ইমেইল প্রোভাইডার হিসেবে ব্যবহার করেন। আপনার যদি кіль বছর ধরে জিমেইল অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে আপনার অনেক পুরনো ইমেইল থাকবে যা আপনি কখনো পড়বেন না।
আপনি আপনার জিমেইল ইনবক্স থেকে সব ইমেইল ডিলিট করতে পারেন, কিন্তু সেখানে কিছু গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলও থাকতে পারে। আপনি যদি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল গুড়িয়ে না দিয়ে ইমেইল ডিলিট করতে চান, তবে আপনি জিমেইল ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন।
নির্দিষ্ট তারিখের আগের পুরনো ইমেইল ডিলিট করার পদ্ধতি
আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগের সব পুরনো ইমেইল ডিলিট করতে চান, তবে আপনি আপনার জিমেইলে "before" বা "older_than" প্যারামিটার ব্যবহার করতে পারেন।
দুই ফিল্টারই একই কাজ করে, কিন্তু "before" প্যারামিটারটি আরও নির্দিষ্ট যে এটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে পাওয়া ইমেইলগুলো ট্র্যাশ ফোল্ডারে পাঠাতে দেয়। এটি করতে, আপনি নিচের ফরম্যাট ব্যবহার করতে পারেন:
before: YYYY/MM/DD
মান लीজিয়ে আপনি ২৫ ডিসেম্বর, ২০২১-এর আগে পাওয়া সব ইমেইল ডিলিট করতে চান। আপনাকে নিচের সার্চ কোয়েরি চালাতে হবে:
before:2021/12/25
বিকল্পভাবে, আপনি "older_than" প্যারামিটার ব্যবহার করতে পারেন। আবার ধরি, আপনি ২৬ ডিসেম্বর, ২০২১-এ ২৫ ডিসেম্বর, ২০২১-এর আগে পাওয়া সব ইমেইল ডিলিট করতে চান। আপনি নিচের সার্চ কোয়েরি ব্যবহার করতে পারেন:
older_than: 1d
আপনি দিনের জন্য d এবং বছরের জন্য y ব্যবহার করতে পারেন। তবে, আপনি দশমিক ভ্যালু ব্যবহার করে ১.৫ বছর সার্চ করতে পারবেন না। বরং আপনাকে ১৮২ দিন লিখতে হবে।
মনে রাখবেন যে "before" এবং "older_than" প্যারামিটারগুলোর ফলাফল ভিন্ন হতে পারে। "before" প্যারামিটার পাঠানো ইমেইলগুলোকেও তুলে আনবে। তবে, "older_than" প্যারামিটার শুধু পাওয়া ইমেইলগুলো স্ক্যান করে।
উপরের যেকোনো সার্চ কোয়েরি ব্যবহার করলে, আপনি নির্দিষ্ট তারিখের আগে পাওয়া সব ইমেইল দেখবেন।
সেগুলো ডিলিট করতে, টপ-লেফটে চেকবক্সের পাশের অ্যারো সিলেক্ট করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে All অপশন নির্বাচন করুন। আপনি একটি নোটিফিকেশনও দেখবেন যেতে Select all conversations that match this search লেখা থাকবে। সেটি নির্বাচন করুন, এবং তারপর উপরের ট্র্যাশ আইকন সিলেক্ট করুন ইমেইলগুলো আপনার ডিজিটাল ট্র্যাশ ক্যানে সরাতে।
আপনি অ্যান্ড্রয়েড এবং অ্যাপল মোবাইল ডিভাইসের জন্য জিমেইল অ্যাপে একই সার্চ ক্রাইটেরিয়া ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যখন অ্যান্ড্রয়েড বা আইফোন ব্যবহার করবেন, একমাত্র পার্থক্য হলো আপনাকে ইমেইলগুলো আলাদা আলাদা সিলেক্ট করতে হবে কারণ এক ট্যাপে সব মেসেজ সিলেক্ট করার কোনো অপশন নেই।
লেবেলসহ পুরনো ইমেইল ডিলিট করার পদ্ধতি
লেবেল জিমেইল ইউজারদের জন্য ইমেইল সংগঠিত করার পারফেক্ট টুল। অধিকাংশ মানুষ এক ট্রাক ইমেইল পায় যা সে কখনো খুলে না। জাঙ্ক ছানবেন না বরং লেবেল তৈরি করুন যাতে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল সেই নির্দিষ্ট লেবেলে পড়ে। এইভাবে, আপনি সকল অপ্রাসঙ্গিক আনরিড ইমেইল বাল্ক ডিলিট করতে পারেন।
আপনি একবারে একটি লেবেলের সব ইমেইল ডিলিট করতে পারেন, কিন্তু আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ লেবেলের সব ইমেইল ডিলিট করতে চাইলে না। তাই আপনাকে এখনও একটি সার্চ প্যারামিটার ব্যবহার করতে হবে আপনার গুরুত্বপূর্ণ লেবেলে নির্দিষ্ট তারিখের পুরনো ইমেইল ডিলিট করতে।
মান লজিয়ে আপনি "client emails" নামে একটি লেবেলে ছয় মাসের পুরনো ইমেইল ডিলিট করতে চান। আপনি ব্যবহার করতে পারেন এই প্যারামিটার:
older_than:182d label:client-emails
গুগল ডিফল্টরূপে কিছু লেবেল তৈরি করে। উদাহরণস্বরূপ, এটি ইমেইলগুলো ক্যাটাগরিতে গ্রুপ করে যেমন সোশ্যাল, আপডেটস, প্রোমোশনস, ইত্যাদি। আপনি সার্চ প্যারামিটারে লেবেলের নাম রিপ্লেস করে এই ক্যাটাগরিগুলো থেকে পুরনো ইমেইল ডিলিট করতে পারেন।
এরপর, টপ রাইটে খালি চেকবক্সের পাশের অ্যারো সিলেক্ট করে সব ইমেইল সিলেক্ট করুন এবং All নির্বাচন করুন। আপনি একটি নোটিফিকেশনও দেখবেন যেতে Select all conversations that match this search লেখা থাকবে। সেটি নির্বাচন করুন, এবং তারপর ডিলিট বোতাম চাপুন সব ইমেইল ট্র্যাশ করতে।
পুরনো ইমেইল ডিলিট করার জন্য একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করার পদ্ধতি
যদিও গুগল আটোমেটিক্যালি প্রোমোশনস এর মত লেবেল তৈরি করে প্রোমোशनাল ইমেইল এবং অন্যান্য স্প্যাম ইমেইল ফিল্টার আউট করার জন্য, আপনাকে নির্দিষ্ট ইমেইল ডিলিট করার জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে হতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, ধরি আপনি একটি রিসার্চ প্রজেক্টের জন্য অনেক নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব کرده ছিলেন। আপনি এখন অন্য একটি প্রজেক্টে যান, প্রজেক্টটি শেষ হলে এক বছর আগে নিউজলেটারগুলো আনসাবস্ক্রাইব করলেন, এবং এখন পুরনো মেসেজগুলো ক্লিন আপ করতে চান।
আপনি এটি করতে পারেন একটি ফিল্টার তৈরি করে যা এক বছর আগে পাওয়া এবং যেসব ইমেইলে "newsletter" শব্দ আছে সেগুলো ফিল্টার করবে।
- সার্চ বারের ডান কোণে তিনটি লাইন বালা আইকনে ক্লিক করুন আপনার ফিল্টার তৈরি করতে।
- আপনি আপনার ইমেইল ফিল্টার করার অপশনগুলোর একটি তালিকা দেখবেন। এই স্টেপটি কিছু লজিকের উপর নির্ভর করে, আপনি কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন তার উপর। আমরা যে উদাহরণটি ব্যবহার করেছি, সেটিতে "newsletter" শব্দসহ সব ইমেইল সার্চ করলেই কাজ হতে পারে।
তবে, আপনি ডেটার জন্যও ফিল্টার করতে চান যাতে সার্চ কোয়েরি এক বছর আগে বা তার পরে পাওয়া ইমেইলগুলো রিটার্ন করে। দুর্ভাগ্যক্রমে, এক বছর আগে বা তার আগে পাওয়া সব ইমেইল দেয়া এমন একটি ফিল্টার তৈরির কোনো অপশন নেই। একমাত্র অপশন হলো Date within এবং Date ফিল্ডে ভ্যালু দিয়ে একটি টাইম ফ্রেম সিলেক্ট করা।
ভালো খবর হলো, একটি ওয়ার্কআরাউন্ড আছে। আপনি "Has the words" ফিল্ডে "before" প্যারামিটার ব্যবহার করতে পারেন, নিচের মত করে:
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আপনি প্রেরক, সাবজেক্ট লাইন, এবং ইমেইলের তারিখ সহ অনেক জিনিস দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন। একবার আপনি ভ্যালুগুলো ইনসার্ট করলে, Search বোতাম বা Create filter চাপুন আপনি যদি পরে এটি ব্যবহার করতে চান।
- একবার আপনি সার্চ রেজাল্ট পেলে, টপ-লেফটে চেকবক্সের পাশের ছোট অ্যারো সিলেক্ট করুন এবং All নির্বাচন করুন। তবে, নিশ্চিত করুন যে কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল সার্চ রেজাল্টে নেই। তারপর, Delete বোতাম চাপুন, এবং কাজটি শেষ।
শেষ স্পর্শ: ট্র্যাশ খালি করা
পুরনো ইমেইল ডিলিট করলেও, সেগুলো আপনার ট্র্যাশে পড়ে থাকবে, স্পেস ঘেরে। আপনি গুগল ড্রাইভে ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ পান, এবং আপনি যদি গুগল ফটোস ব্যবহার করেন, তবে সেটিই সেটির বড় অংশ নেবে।
একটি ইমেইল বেশি স্পেস নেয় না। তবে, অ্যাট্যাচমেন্ট বেশি স্পেস নেয়। এবং আপনার জিমেইলে হাজার হাজার অ্যাট্যাচমেন্ট থাকলে, সেগুলো আপনার স্টোরেজ স্পেসের একটি বড় অংশ নিতে পারে।
খুশির খবর: জিমেইল ৩০ দিন পর ট্র্যাশের সব কিছু অটোমেটিক্যালি ডিলিট করে দেয়। তবে, আপনি যদি জরুরি স্পেস ফรี করতে চান, তবে ট্র্যাশে যান এবং টপে Empty Trash now অপশন সিলেক্ট করুন ট্র্যাশের সব ইমেইল চিরস্থায়ী ডিলিট করতে।
এটিই আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে পুরনো ইমেইল ক্লিন আপ করার জন্য আপনার যা করতে হবে। আপনি যদি চিনতা করেন যে আপনার ইনবক্সের সব ইমেইল গুরুত্বপূর্ণ হলে, আপনি একটি নতুন স্পেয়ার জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে পারেন এবং সেখানে ইমেইল ট্রান্সফার করে স্টোরেজ স্পেস ফ്രീ করতে পারেন।
