বছর ধরে আনরিড ইমেইল টাস্ক লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করলাম—এখানে সেই টুলটি যেটা আমি স্যুইচ করছি

প্রকাশিত: ৭ জানুয়ারি, ২০২৬, সকাল ১০:০১ AM EST

২০১৪ সালে MUO-তে যোগ দেওয়ার পর এবং কম্পিউটার ইনফরমেশন সিস্টেমসে ডিগ্রি নেওয়ার পর, বেন তার আইটি চাকরি ছেড়ে ২০১৬ সালে ফুল-টাইম সাইটে এলেন। ২০১৭ সালে এডিটোরিয়াল টিমে যোগ দিয়েছেন এবং তখন থেকে র‍্যাঙ্ক চড়ছেন।

একজন রাইটার হিসেবে, তার স্পেশালিটি Вин্ডোজ, অ্যান্ড্রয়েড, গেমিং, এবং আইফোন এক্সপ্লেইনার ও হাউ-টু। সে ২০০৯ থেকে উইন্ডোজ মাস্টার করছেন, ২০১১ সালে প্রথম অ্যান্ড্রয়েড ফোন পেলেন, এবং ২০২০ থেকে প্রতিদিন আইফোন ব্যবহার করছেন। তার কাজ ১০০ মিলিয়ন+tনীম.bar देखा হয়েছে।

এখন, MUO-তে সিনিয়র এডিটর হিসেবে, বেন Devices এবং Home সেগমেন্ট লিড করছেন, প্রতিমাস দर्जনাদর হাই-কোয়ালিটি আর্টিকেল লিখে উদাহরণ স্থাপন করছেন।

কাজের বাইরে, বেন নতুন ভিডিও গেম অভিজ্ঞতা করা, সংগীত এক্সপ্লোর করা, নতুন তথ্য শিখতে, এবং বন্ধুদের সাথে সময় কাটাতে ভালোবাসেন। MUO হল তার হোম, কিন্তু তিনি সংক্ষেপে Nintendo Life-এ লিখেছেন এবং বিভিন্ন কোম্পানির ব্লগে অবদান রেখেছেন।

টেক নিয়ে কতটুকু লিখলেও, কখনো কখনো আমার নিজস্ব মেথড কতটুকু লো-টেক সেটি শকিং। আমি এমন একটি প্র্যাকটিস ব্যবহার করেছি ইমেইল সর্ট করতে এবং ট্র্যাক করতে যে मुझे কী করাতে হবে ইমেইলে দীর্ঘদিন; আমি শেষ পর্যন্ত এটাকে একটি অনেক স্মুথার সমাধানে আডজাস্ট করছি।

যদিও এটি অতি গ্রাউন্ডব্রেকিং নয়, এটি কিছু পেইন পয়েন্ট সমাধান করবে এবং আমাকে আমার টাস্ক আরও ভালো ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে।

আমার করেন্ট সিস্টেম: ইমেইল আনরিড মার্ক করা

ফাংশনাল, কিন্তু ক্লাঙ্কি

যে পর্যন্ত মনে পড়ে জিমেইল অ্যাকাউন্ট থাকার পর থেকে, আমি Unread first সোর্টিং মেথড ব্যবহার করেছি। আমার মস্তিষ্ক কীভাবে কাজ করে সেটি অনুযায়ী, আমাকে পেন্ডিং টাস্ক সামনে থাকতে হয়, নাহলে আমি সেটি কর্তব্য পূরণ করতে ভুলে যাব। সুতরাং, আনরিড ইমেইল টপে থাকলে আমি সেগুলো ওভারলুক করব না কেনো আরও মেসেজ আসে এবং সেগুলো নিচে ঠেলে দেয়।

স্মল স্কেলে, এটি কাজ করে। আমি দ্রুত সকল মেসেজ পassthrough করি যা আমি দেখতে চাই কিন্তু কোনো অ্যাকশন দরকার নেই, তারপর যেগুলো আরও সময় দরকার সেগুলো আনরিড মার্ক করি। কিন্তু, অনেক সমস্যা উঠে যখন আপনি এটি নিয়মিত করুন।

সবচেয়ে বড় সমস্যা হল আমার ইমেইল ইনবক্স উদ্দেশ্যের একটি জাম্বলে পরিণত হয়। কিছু কিছু যা আমি এখনো দেখিনি সেটি মিক্সড থাকে একটি টাস্কের সাথে যা আমি দুই সপ্তাহ আগে করতাম, অর্থাৎ একটি আনরিড ইমেইল কী প্রতীকী করে সেটি এক নজরে ক্লিয়ার নয়।

ফাংশনালি, সবচেয়ে বড় সমস্যা হল আনরিড এবং রিডের মাঝপথে টগল করা ফ্লেকি। Mailbird ডেস্কটপে আমার প্রাইমারি উপায় ইমেইল ইন্টারঅ্যাক্ট করার, এবং এটি আপনাকে চুজ করতে দেয় কত সময় লাগবে একটি মেসেজ রিড হিসেবে মার্ক করতে। আমি এক সেকেন্ড সেট করেছি, যাতে আমি ভুলেও কোনো ইমেইল স্কিপ করে যাই না। এটি সাহায্য করে, কিন্তু মানে আমাকে অনাবশ্যক মেসেজের ওপর আরো দীর্ঘ সময় থাকতে হয়।

দুর্ভাগ্যক্রমে, Mailbird আনরিড হিসেবে مارك করার ক্ষেত্রে কনসিস্টেন্ট নয়। অনেক কারণে, আমি একটি ইমেইল আনরিড মার্ক করি, কয়েক সেকেন্ড পর সেটি আবার রিড হয়ে যেতে পারে। আমার সেটআপে, এর মানে ইমেইলটি বর্তমান থেকে লুপ্ত হয়ে যায় যদি না আমি ইনবক্স রিফ্রেশ হওয়ার আগে খেয়াল করি। আমি পুরোপুরি ভুলে যাব যদি না সেটি মনে আসে।

প্রথম ধাপ: একটি ডেডিকেটেড ফোল্ডার

একটি নির্দিষ্ট জায়গা দিন

আমি কখনো ইমেইল অর্গানাইজেশনের প্রতি পার্টিকুলার হয়নি। Unroll.me ব্যবহার করে সাবস্ক্রিপশন হ্যান্ডেল করার পাশাপাশি কখনো কখনো শর্ট-টার্ম উদ্দেশ্যে ফোল্ডার বানানোর বাইরে, আমার ইমেইল ইন্টারঅ্যাকশন głównie আনরিড মেইল বা সার্চিং পাস্ট মেসেজের সাথে।

সেজন্য, আমি আমার আনরিড মেইল রিপ্লেসমেন্টকে সিমিলার রাখতে চাইলাম। আমি প্রতিটি ইনবক্সে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করলাম যেটা বলা _To-Do। এখন, যখন আমার কাছে একটি মেসেজ থাকে যা আমি হারাতে চাই না, আমি সেটি এই ফোল্ডারে মুভ করি। তাহলে, আমি সেটি অন্য মেসেজের সমুদ্রে হারাতে চিন্তা করি না।

যেহেতু আমার চেহারার সামনে কিছু দরকার (যেন আনরিড মেসেজ কাউন্ট) যাতে আমাকে অ্যাকশন নেওয়ার রিমাইন্ডার দেয়, আমি এখনও এই ফোল্ডারের মেসেজগুলো আনরিড মার্ক করি। কিন্তু এখন, যদি সেগুলো ভুলে রিড হয়ে যায়, সেগুলো সহজে রিট্রিভ করা যায়। আমি যখন একটি শেষ করি, সেটি ডিলিট করি বা ইনবক্সে ফিরিয়ে দিয়ে মনে থেকে বের করি।

আমি জিমেইলের Starred হিসেবে মেসেজ মার্ক করার ফিচার długoদিন ব্যবহার করেছি, যেসব মেসেজ ভবিষ্যতে দরকার হবে সেগুলোর জন্য। এটি একইভাবে উপকারী, কিন্তু আমি অধিকাংশ স্টারড মেসেজ ভুলে যাই এবং শুধু ক্লিন আপ করি যখন ফোল্ডারে ঘুরে বের করি।

সাপ্লিমেন্ট: একটি বেটার টু-ডু লিস্ট

সব রিমাইন্ডার ইমেইলে থাকে না

ইমেইলকে একটি ডেডিকেটেড ফোল্ডারে মুভ করলে মেইল ভয়েডে হারানোর সমস্যা সমাধান হয়। অনেক ইমেইল যা আমি দীর্ঘদিন আনরিড রাখতাম সেগুলো ডাইরেক্টলি অ্যাকশনযোগ্য, যেমন একাউন্ট খোলা এবং একটি অ্যালার্ট চেক করা। উপরের সিস্টেম সেগুলোর জন্য কাজ করে।

তবে সেটিই পুরো সমস্যা নয়; একটি ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্রডার টাস্ক ট্র্যাক করার একটি ভালো উপায় নয়। আমি ইমেইল আনরিড রাখতাম যেগুলো অন্য কিছু কর্তব্য প্রতীকী করে—যেমন একটি ব্যাংক ডিপজিট অ্যালার্ট ইমেইল যা আমাকে মনে করিয়ে দেয় বাজেট করার সময় হয়েছে।

সেগুলোর সমাধান ছিল अन्तত একটি প্রপার টু-ডু লিস্ট অ্যাপ আবার ব্যবহার করা। আমি এই গুলো কয়েকবার ট্রাই করেছি, এবং অধিকাংশ প্রোডাক্টিভিটি সলিউশনের মতো যা আমি ব্যবহার করেছি, সেগুলো কখনো ন্যাচারাল লাগলো না। আমার সাম্প্রতিক চেষ্টা ছিল সব রিকারিং টাস্ক Todoist-এ আনা—যে আমি তারপর কখনো খোললাম না।

TickTick চমৎকার

এবারের কথা, আমি ফিরে এলাম TickTick-এ, যা একমাত্র টু-ডু অ্যাপ যা কখনো আমার জন্য ক্লিক করেছিল (মনে নেই কেনো কখনো বন্ধ করলাম)। গত কয়েক বছর ধরে, আমি Apple Reminders-এ আটকে থাকলাম, শুধু এর সহজ Siri ইন্টিগ্রেশনের জন্য। "Remind me to mail the package on Thursday" বলা টাইপ করতেও অনেক সহজ—যখন Siri কাজ করে।

তবে, আমি বুঝতে পারলাম না TickTick দুটি অপশন দেয় এর জন্য: ভয়েস দিয়ে সরাসরি টাস্ক তৈরি করা, বা নিয়মিত সিঙ্ক করা (তারপর ডিলিট করা) Apple Reminders থেকে। এটি আমাকে ভয়েস ক্রিয়েশনের সুবিধা রাখতে দেয় এবং একটি অনেক ভালো (এবং ক্রস-প্ল্যাটফর্ম) অ্যাপ ব্যবহার করতে। TickTick-এ টন গরেট ফিচার আছে, যা রিডিসকভার করা গরেট লাগলো।

যেটি আমি খুব প্রশংসা করি সেটি হল আপনি রিকারিং টাস্ক সেট করতে পারেন যাতে কমপ্লিশন উপরের পরবর্তী ইটারেশন তৈরি হয়, ডিউ ডেটের ভিত্তিতে নয়। এটি Apple Reminders-এ একটি ইশু, যেখানে পরবর্তী রিকারেন্স প্ল্যান করা সময়ের ভিত্তিতে সেট হয়, না যে আপনি কখনো করলেন।

উদাহরণস্বরূপ, মনে করুন আমি ৯০ দিন পর পর আমার ওয়াটার ফিল্টার রিপ্লেস করার রিমাইন্ডার সেট করলাম, কিন্তু এই বার ১০০ দিন পর পর্যন্ত দরকার নেই। ১০০ দিনে টাস্ক কমপ্লিট করলে পরবর্তী রিমাইন্ডার ৯০ দিন পর তৈরি হবে, ৮০ দিন পর না।

সিম্পল পরিবর্তন বড় প্রভাব ফেলতে পারে

এটি সব বেসিক লাগতে পারে, কিন্তু এটি বলে যে আমরা কত সহজে অভ্যাসের সাথে আটকে থাকি, এমনকি যখন সেটি অপ্টিমাল নয়। আনরিড ইমেইল মার্ক করার মাসেল মেমরি ভাঙতে সময় লাগে, কিন্তু সমস্যার রুট ঠিক করতে কয়েক মিনিটই লাগলো।

এখন, আমার একটি ডেডিকেটেড জায়গা আছে ইমেইলে ফলো আপ করার জন্য, সেটি সরাসরি অ্যাড্রেস করা হোক বা সেটি ব্যবহার করে অন্য কিছুর রিমাইন্ডার তৈরি করা হোক। আমাকে আনরিড ইমেইল দিন সপ্তাহ মहीন ইনবক্সে लিঙ্গে থাকতে দিতে হয় না।