বর্ধিত উৎপাদনশীলতার জন্য মাইক্রোসফটের সবচেয়ে আন্ডাররেটেড আউটলুক বৈশিষ্ট্য আবিষ্কার করুন

2 জানুয়ারী, 2026, বিকাল 4:00 PM EST

2021 সালে, ছোটবেলায় টেক বাগ ধরার পরে এবং যোগাযোগে ডিগ্রী অর্জন করার পর, Ada ক্রিপ্টো গাইড এডিট করে টেক রাইটিংয়ে নামেন।

Ada-এর দক্ষতা এখন উইন্ডোজ, অ্যান্ড্রয়েড (বিশেষ করে স্যামসাং ডিভাইস), মোবাইল অ্যাপস, এবং উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলিতে বেশ কয়েক বছরের হ্যান্ডস-অন অন্বেষণের মাধ্যমে ছড়িয়ে পড়েছে। তিনি 2023 সাল থেকে MakeUseOf এবং TechNerdiness-এর মতো সাইটগুলিতে 100 টিরও বেশি নিবন্ধ প্রকাশ করেছেন। জটিল বিষয়গুলিকে আকর্ষক নিবন্ধগুলিতে ভেঙে দেওয়ার জন্য তার দক্ষতা প্রযুক্তি উত্সাহীদের কাছ থেকে সম্মতি পেয়েছে।

আপনি সম্ভবত অ্যাডাকে একটি রিভেটিং বইয়ের সাথে কুঁচকানো দেখতে পাবেন যখন সে সর্বশেষ চকচকে প্রযুক্তির খেলনা পরীক্ষা করছে না বা তার নিবন্ধগুলির মাধ্যমে কীভাবে তার করণীয়গুলি উন্মোচন করছে না। এটি তার জীবনব্যাপী শেখার জন্য তার আবেগকে আনপ্লাগ করার এবং জ্বালানী দেওয়ার উপায়।

Outlook-এ আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করা প্রায়শই আপনার বার্তাগুলিকে ফোল্ডারগুলিতে ম্যানুয়ালি টেনে আনার এবং আপনার ইনবক্সের জন্য স্বয়ংক্রিয় Outlook নিয়মগুলির উপর নির্ভর করার মধ্যে একটি পছন্দের মতো মনে হয় যা আপনার প্রত্যাশার মতো আচরণ নাও করতে পারে৷ যাইহোক, একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা উভয় সমস্যার সমাধান করে এবং আপনি সম্ভবত এটিকে দ্বিতীয়বার চিন্তা না করে কয়েক ডজন বার স্ক্রোল করেছেন।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের দ্রুত পদক্ষেপগুলি আপনাকে একটি একক ক্লিক বা কীবোর্ড শর্টকাটে বেশ কয়েকটি অ্যাকশন বান্ডিল করার অনুমতি দেয় যা আপনি ট্রিগার করেন যখন এটি আসলে তা করার অর্থ হয়। এটি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করার পরে, আমি একটি ব্যস্ত ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে রাখার সবচেয়ে স্মার্ট এবং সবচেয়ে নমনীয় উপায় হিসাবে দ্রুত পদক্ষেপগুলি খুঁজে পেয়েছি৷

Microsoft Outlook আপনাকে একটি সুরক্ষিত, সংগঠিত অ্যাপে আপনার ইমেল, ক্যালেন্ডার এবং ফাইলগুলি পরিচালনা করতে সাহায্য করে৷

দ্রুত পদক্ষেপগুলি ঠিক কী এবং কেন সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ?

ব্যাচ অ্যাকশন, নিয়ন্ত্রণে থাকার, এবং স্কেলে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখার একটি স্মার্ট উপায়

Windows 11-এর অন্যতম সেরা ইমেল ক্লায়েন্ট Outlook ব্যবহার করার মানে হল যে আপনি পুনরাবৃত্তিমূলক, ম্যানুয়াল কাজগুলি নিয়ে কাজ করছেন, যেমন বার্তাগুলি পতাকাঙ্কিত করা বা নির্দিষ্ট প্রকল্প ফোল্ডারে ফাইল করা, আপনার ম্যানেজারের কাছে প্রচুর অনুরোধ ফরোয়ার্ড করা, বা আপনার দলকে অভিন্ন নথি পাঠানো। দিনে কয়েকশ বার এই তিন- বা চার-পদক্ষেপের প্রক্রিয়াগুলি সম্পাদন করা শেষ পর্যন্ত আপনার উত্পাদনশীলতাকে হ্রাস করবে। নিয়মগুলি সাহায্য করতে পারে, কিন্তু যেহেতু সেগুলি ব্যাকগ্রাউন্ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে, সেগুলি এমন পরিস্থিতিতে আদর্শ নয় যেখানে আপনাকে প্রথমে একটি ইমেল পড়তে হবে এবং কীভাবে এটি পরিচালনা করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে৷

একটি দ্রুত পদক্ষেপ হল একটি কাস্টম, ম্যাক্রো-সদৃশ ওয়ার্কফ্লো যা একই সাথে একটি বার্তায় একাধিক অ্যাকশন প্রয়োগ করে৷ এবং আপনি যখন তাদের ট্রিগার করেন তখনই তারা চলে। এই ম্যানুয়াল অ্যাক্টিভেশন আপনার কাছ থেকে সিদ্ধান্ত গ্রহণ না করেই আপনাকে এক-ক্লিক দক্ষতা দেয়, যা প্রায়শই ইনবক্স পরিচালনার প্রয়োজন হয়।

আউটলুক ক্লাসিকে, আপনি কিছু ডিফল্ট দ্রুত পদক্ষেপ পাবেন, যার মধ্যে সম্পন্ন এবং উত্তর দিন এবং মুছুন। সম্পন্ন৷ নির্বাচিত ইমেলটিকে সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করে, এটিকে একটি মনোনীত ফোল্ডারে নিয়ে যায় এবং এটিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে। উত্তর দিন এবং মুছুন৷ , অন্যদিকে, প্রেরকের কাছে একটি পূর্বলিখিত প্রতিক্রিয়া পাঠায় — বিদ্যমান বিষয় লাইনের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা — এবং তারপরে মূল বার্তাটি মুছে দেয়। এগুলি শুধুমাত্র একটি সূচনা বিন্দু, কারণ আপনি কাস্টম অ্যাকশন, টেক্সট, প্রাপক, বিষয় লাইন এবং আপনার ওয়ার্কফ্লো অনুসারে তৈরি কীবোর্ড শর্টকাটগুলির সাথে আপনার নিজস্ব দ্রুত পদক্ষেপগুলি তৈরি করতে পারেন৷

সম্পর্কিত

কিভাবে আউটলুকে দ্রুত পদক্ষেপগুলি অ্যাক্সেস, তৈরি এবং কাস্টমাইজ করতে হয়

সঠিক উপায়ে দ্রুত পদক্ষেপ সেট আপ করা

দ্রুত পদক্ষেপগুলি আউটলুক ক্লাসিক, ওয়েবে আউটলুক এবং উইন্ডোজের জন্য নতুন আউটলুক-এ উপলব্ধ, এবং আপনি সেগুলি হোম-এ পাবেন দ্রুত পদক্ষেপের অধীনে ট্যাব দল আপনি যদি নতুন আউটলুকে দ্রুত পদক্ষেপগুলি দেখতে না পান তবে আপনি সম্ভবত একটি ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট যেমন Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud Mail, বা অন্যান্য বিনামূল্যের ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি সংযুক্ত Microsoft 365 সদস্যতা ছাড়াই ব্যবহার করছেন৷ একটি ব্যক্তিগত আউটলুক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করার সময় আমি নিজেই এটির মধ্যে পড়েছিলাম, কিন্তু আমি নতুন আউটলুকে সাবস্ক্রিপশন হিসাবে আমার Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন ধারণকারী আমার Yahoo অ্যাকাউন্ট যোগ করে এটি ঠিক করতে সক্ষম হয়েছি। এটি করতে, সেটিংস -> এ নেভিগেট করুন৷ অ্যাকাউন্ট -> সাবস্ক্রিপশন যোগ করুন এবং আপনার Microsoft 365 পরিকল্পনার সাথে যুক্ত ইমেল ঠিকানা লিখুন। সেই ইমেলটি আপনার ইনবক্সে যোগ করা হবে না; এটি কেবল সাবস্ক্রিপশন সুবিধাগুলি ভাগ করে।

ওয়েবে আউটলুক একটু ভিন্নভাবে কাজ করে এবং দুর্ভাগ্যবশত, একই সমাধান প্রযোজ্য নয়। সক্রিয় Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন আছে এমন একটি ইমেল ঠিকানা দিয়ে আপনাকে সরাসরি সাইন ইন করতে হবে, কারণ সেখানে সাবস্ক্রিপশন শেয়ারিং সমর্থিত নয়। যদি এই সমস্ত কিছুর চেয়ে বেশি পরিশ্রমের মত মনে হয়, তাহলে আউটলুক ক্লাসিক হল সবচেয়ে সহজ বিকল্প, যেহেতু কোনো অতিরিক্ত কনফিগারেশন ছাড়াই দ্রুত পদক্ষেপগুলি সমস্ত অ্যাকাউন্টে উপলব্ধ৷

সম্পর্কিত

আমার Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন নিজের জন্য অর্থ প্রদান করে:এখানে কেন

মাইক্রোসফ্ট 365 হল আপনার উৎপাদনশীলতায় একটি বিনিয়োগ যা ফেরত দিতে থাকে।

পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, আউটলুক ক্লাসিক কয়েকটি পূর্ব-কনফিগার করা দ্রুত পদক্ষেপের সাথে আসে, তবে আপনার নিজের তৈরি করা আউটলুকের যেকোনো সংস্করণে সোজা। হোম থেকে ট্যাবে, একটি নতুন দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করতে দ্রুত পদক্ষেপ মেনুতে নীচের দিকের তীরটিতে ক্লিক করুন৷ ক্লাসিক আউটলুকে, কাস্টম নির্বাচন করা হচ্ছে আপনাকে প্রিসেট টেমপ্লেটগুলিকে বাইপাস করতে এবং স্ক্র্যাচ থেকে কিছু তৈরি করতে দেয়৷ সেখান থেকে, আপনি দ্রুত পদক্ষেপের নাম দিন, আপনি যদি ক্লাসিক ব্যবহার করেন তবে একটি আইকন চয়ন করুন এবং স্ট্যাকিং অ্যাকশন শুরু করুন, যেমন একটি বার্তাকে শ্রেণিবদ্ধ করা, এটিকে একটি ফোল্ডারে সরানো বা পূর্বনির্ধারিত প্রতিক্রিয়া সহ উত্তর দেওয়া৷

এছাড়াও আপনি Ctrl + Shift + 5 থেকে কীবোর্ড শর্টকাট বরাদ্দ করতে পারেন Ctrl + Shift + 9 এ আপনার সর্বাধিক ব্যবহৃত দ্রুত পদক্ষেপগুলিতে, আপনাকে আপনার মাউস স্পর্শ না করে একটি সম্পূর্ণ ইনবক্স প্রক্রিয়া করার অনুমতি দেয়৷ একটি চূড়ান্ত পদক্ষেপ হিসাবে, আপনি একটি সংক্ষিপ্ত নোট যোগ করতে পারেন যা প্রদর্শিত হয় যখন আপনি দ্রুত পদক্ষেপ বোতামের উপর হোভার করেন। এই নোটটিকে ক্লাসিকে টুলটিপ টেক্সট হিসেবে লেবেল করা হয়েছে এবং নতুন সংস্করণে দ্রুত ধাপের বিবরণ দেওয়া হয়েছে।

একটি দ্রুত পদক্ষেপ প্রয়োগ করার আগে সতর্ক হওয়া মূল্যবান, যেহেতু আপনি Ctrl + Z দিয়ে এটির ক্রিয়াগুলিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারবেন না৷ এটি বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনার কর্মপ্রবাহে স্থায়ী মুছে ফেলা অন্তর্ভুক্ত থাকে৷ এটাও মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে আউটলুক ক্লাসিকে তৈরি করা দ্রুত পদক্ষেপগুলি ওয়েবে নিউ আউটলুক বা আউটলুকে স্থানান্তর করা যাবে না। এই সীমাবদ্ধতার বাইরে, যাইহোক, আমি দ্রুত পদক্ষেপগুলি অ্যাক্সেস করতে বা সেট আপ করতে কোনও সমস্যায় পড়িনি এবং একবার কনফিগার করার পরে সেগুলি ধারাবাহিকভাবে নির্ভরযোগ্য হয়েছে৷

একটি ছোট সেটআপ যা প্রতিদিন পরিশোধ করে

মাত্র কয়েক মিনিটের সেটআপের মাধ্যমে, আপনি একটি পুনরাবৃত্তিমূলক, বহুধাপে ইমেল রুটিনকে একটি একক কীস্ট্রোকে পরিণত করতে পারেন। এর মানে হল আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্স পরিচালনা করেন তার উপর নিয়ন্ত্রণ না দিয়ে আপনি সময় বাঁচান৷

নিয়মগুলি যদি একটি স্বয়ংক্রিয় থার্মোস্ট্যাটের মতো হয় যা ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজ করে, দ্রুত পদক্ষেপগুলি আপনার মাইক্রোওয়েভের ডিফ্রস্ট মোড বোতামের মতো৷ আপনি সময় নির্ধারণ না করা পর্যন্ত কিছুই ঘটবে না, কিন্তু যখন আপনি তা করবেন, আপনার যা প্রয়োজন তা একবারে শুরু হবে। একবার আপনি দ্রুত পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করা শুরু করলে, বার্তাগুলির একটি অবিচ্ছিন্ন প্রবাহ পরিচালনা করা আরও সহজ হয়ে যায় এবং ইনবক্স বিশৃঙ্খলার অনুভূতি ম্লান হয়ে যায়৷