মাইক্রোসফটের সবচেয়ে অন্ডাররেটেড আউटलুক ফিচার আবিষ্কার করুন উন্নত প্রোডাক্টিভিটির জন্য

প্রকাশিত: ২ জানুয়ারি, ২০২৬, বিকাল ৪:০০ PM EST

২০২১ সালে, কিডহुडে টেক বাগ ধরে এবং কমিউনিকেশনসে ডিগ্রি নেওয়ার পর, অ্যাডা টেক রাইটিং-এ এলেন ক্রিপ্টো গাইড এডিট করে।

অ্যাডার এক্সপার্টাইজ এখন Windows, Android (বিশেষ করে Samsung ডিভাইস), মোবাইল অ্যাপ, এবং প্রোডাক্টিভিটি টুলসে বিস্তৃত হয়েছে অনেক বছরের হ্যান্ডস-অন এক্সপ্লোরেশনের মাধ্যমে। ২০২৩ সাল থেকে MakeUseOf এবং TechNerdiness-এর মতো সাইটে ১০০+ আর্টিকেল পাবলিশ করেছেন। জটিল বিষয়কে আকর্ষণীয় আর্টিকেলে ভাঙে দেওয়ার প্রতিভায় টেক এনথুসিয়াস্টদের প্রশংসা পেয়েছেন।

আপনি সম্ভবত অ্যাডাকে একটি রিভেটিং বইয়ের সাথে কুঁড়ে পাবেন যখন তিনি লেটেস্ট শাইনি টেক টয় টেস্ট করছেন না বা তার আর্টিকেলের মাধ্যমে সেটির হাউ-টু খুঁজছেন না। এটি তার আনপ্লাগ করার এবং জীবনব্যাপী লার্নিং-এর জুনুন জ্বালানোর উপায়।

Outlook-এ ইমেইল ম্যানেজ করা প্রায়শই মনে হয় একটি চয়েস ম্যানুয়ালি মেসেজ ড্র্যাগ করে ফোল্ডারে डालার এবং অটোমেটেড আউटलুক রুলসের ওপর নির্ভর করার মাঝপথে যা আপনার আশা অনুযায়ী behave নাও করতে পারে। তবে, একটি ফিচার আছে যা দুটি সমস্যাই সমাধান করে, এবং আপনি সম্ভবত দশকılar বার স্ক্রোল পাস করলেন সেটিকে দ্বিতীয় চিন্তা ছাড়া।

Microsoft Outlook-এর Quick Steps আপনাকে কয়েকটি অ্যাকশন বান্ডেল করতে দেয় একটি সিঙ্গেল ক্লিক বা কীবোর্ড শর্টকাটে যা আপনি ট্রিগার করেন যখন সেটি আসলে সেন্স মেক করে। প্রতিবার ব্যবহার করার পর, আমি খুঁজে পেলাম Quick Steps হল একটি ব্যস্ত ইনবক্স কন্ট্রোলের নিচে রাখার স্মার্টেস্ট এবং সবচেয়ে ফ্লেক্সিবল উপায়।

Microsoft Outlook আপনাকে আপনার ইমেইল, ক্যালেন্ডার, এবং ফাইল এক সিকিউর, অর্গানাইজড অ্যাপে ম্যানেজ করতে সাহায্য করে।

Quick Steps আসলে কী, এবং কেন এগুলো মানে রাখে?

অ্যাকশন ব্যাচ করার একটি স্মার্টার উপায়, কন্ট্রোলে থাকুন, এবং বড় স্কেলে ইনবক্স ক্লিন রাখুন

Outlook ব্যবহার করলে, উইন্ডোজ ১১-র সেরা ইমেইল ক্লায়েন্টের একটি, প্রায়শই মানে আপনি রিপেটিটিভ, ম্যানুয়াল টাস্কের সাথে ডাল করছেন, যেমন মেসেজ ফ্ল্যাগ করা বা সেগুলো নির্দিষ্ট প্রজেক্ট ফোল্ডারে ফাইল করা, টন রিকোয়েস্ট ম্যানেজারের কাছে ফরওয়ার্ড করা, বা একই ডকুমেন্ট টিমে পাঠানো। এই তিন-চার স্টেপ প্রসেস সैकड़বার দিনে করলে আপনার প্রোডাক্টিভিটি ড্রেইন হবে। Rules সাহায্য করতে পারে, কিন্তু যেহেতু সেগুলো ব্যাকগ্রাউন্ডে অটোম্যাটিক্যালি রান করে, সেগুলো সिचুয়েশন যেখানে আপনাকে প্রথমে ইমেইল পড়তে হবে এবং সিদ্ধান্ত নিতে হবে কীভাবে হ্যান্ডেল করবেন, সেগুলোর জন্য আদর্শ নয়।

একটি Quick Step হল একটি কাস্টম, ম্যাক্রো-লাইক ওয়ার্কফ্লো যা একসাথে মাল্টিপল অ্যাকশন অ্যাপ্লাই করে একটি মেসেজে। এবং সেগুলো শুধু তখন রান করে যখন আপনি ট্রিগার করেন। এই ম্যানুয়াল এক্টিভেশন আপনাকে ওয়ান-ক্লিক এফিশিয়েন্সি দেয় ডিসিশন-মেকিং আপন থেকে নেওয়া ছাড়া, যা প্রায়শই ঠিক সেই কী ইনবক্স ম্যানেজমেন্ট চায়।

Outlook Classic-এ, আপনি কয়েকটি ডিফল্ট Quick Steps পাবেন, যার মধ্যে Done এবং Reply & Delete। Done সিলেক্টেড ইমেইলকে কমপ্লিট হিসেবে মার্ক করে, একটি ডেজিগনেটেড ফোল্ডারে মুভ করে, এবং রিড হিসেবে মার্ক করে। Reply & Delete, অন্যদিকে, একটি প্রি-রিটেন রেসপন্স পাঠায় সেন্ডারকে — এক্সিস্টিং সাবজেক্ট লাইনের ওপর বিল্ড করে — এবং তারপর অরিজিনাল মেসেজ ডিলিট করে। এগুলো শুধু একটি স্ট্রাটিং পয়েন্ট, কারণ আপনি নিজের Quick Steps তৈরি করতে পারেন কাস্টম অ্যাকশন, টেক্সট, রিসিপিয়েন্ট, সাবজেক্ট লাইন, এবং কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে যেটি আপনার ওয়ার্কফ্লোতে ফিট করে।

সম্পর্কিত

Outlook-এ Quick Steps এক্সেস, তৈরি, এবং কাস্টোমাইজ করার পদ্ধতি

Quick Steps সঠিকভাবে সেট আপ করা

Quick Steps উপলব্ধ Outlook Classic, Outlook on the web, এবং New Outlook for Windows-এ, এবং আপনি সেগুলো পাবেন Home ট্যাবে Quick Steps গ্রুপের অধীনে। আপনি যদি New Outlook-এ Quick Steps না দেখেন, তবে আপনি সম্ভবত একটি পারসন্যাল ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন যেমন Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud Mail, বা অন্যান্য ফ্রি ইমেইল অ্যাকাউন্ট Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন ছাড়া। আমি নিজেও এই সমস্যা ফেস করেছিলাম পারসন্যাল আউटलুক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করার সময়, কিন্তু আমি ঠিক করতে পারলাম আমার Yahoo অ্যাকাউন্ট যোগ করে যেটিতে আমার Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন রয়েছে, একটি সাবস্ক্রিপশন হিসেবে New Outlook-এ। এটি করতে, নেভিগেট করুন Settings -> Accounts -> Add subscription এবং আপনার Microsoft 365 প্ল্যানের সাথে জড়িত ইমেইল অ্যাড্রেস দিন। সেই ইমেইল আপনার ইনবক্সে অ্যাড হবে না; এটি শুধু সাবস্ক্রিপশন বেনিফিট শেয়ার করবে।

Outlook on the web একটু ভিন্নভাবে কাজ করে, এবং দুর্ভাগ্যক্রমে, একই ওয়ার্কঅরাউন্ড সেখানে কাজ করে না। আপনাকে সরাসরি সাইন ইন করতে হবে একটি ইমেইল অ্যাড্রেস দিয়ে যেটিতে এক্টিভ Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন আছে, কারণ সাবস্ক্রিপশন শেয়ারিং সাপোর্টেড নয় সেখানে। যদি এই সব জিনিস আপনার মতে মেয়ানাত চেয়ে বেশি প্রচেষ্টা লাগে, Outlook Classic সবচেয়ে সিম্পল অপশন, কারণ Quick Steps সকল অ্যাকাউন্টের জন্য উপলব্ধ কোনো এক্সট্রা কনফিগারেশন ছাড়া।

সম্পর্কিত

আমার Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন নিজের খরচ বের করে দেয়: এখানে কেন

Microsoft 365 আপনার প্রোডাক্টিভিটিতে একটি Інভেস্টমেন্ট যা ফিরিয়ে দেয়।

উল্লেখ্য সংখ্যা, Outlook Classic কয়েকটি প্রি-কনফিগারড Quick Steps-এ আসে, কিন্তু নিজের তৈরি করা সহজ যেকোনো ভার্সনে। Home ট্যাব থেকে, Quick Steps মেনুতে নিচের দিকে মুখোশ আইকনে ক্লিক করুন নতুন কুইক স্টেপ তৈরি করতে বেছে নেওয়ার জন্য। Classic Outlook-এ, Custom সিলেক্ট করলে প্রিসেট টেমপ্লেট বাইপাস করে স্ক্র্যাচ থেকে কিছু বানাতে পারেন। সেখান থেকে, আপনি কুইক স্টেপ নাম দিন, আইকন চুজ করুন যদি Classic ব্যবহার করেন, এবং অ্যাকশন স্ট্যাক করা শুরু করুন, যেমন মেসেজ ক্যাটাগরাইজ করা, ফোল্ডারে মুভ করা, বা একটি প্রি-ডিফাইনড রেসপন্স দিয়ে রিপ্লাই করা।

আপনি Ctrl + Shift + 5 থেকে Ctrl + Shift + 9 পর্যন্ত কীবোর্ড শর্টকাট অ্যাসাইন করতে পারেন আপনার সবচেয়ে ব্যবহৃত কুইক স্টেপগুলোর, যাতে আপনি পুরো ইনবক্স প্রসেস করতে পারেন মাউস ছোঁয়া ছাড়া। চূড়ান্ত ধাপ হিসেবে, আপনি একটি শর্ট নোট যোগ করতে পারেন যা হোভার করলে দেখাবে। এই নোটটি Classic-এ Tooltip text হিসেবে লেবেলড এবং nieu ভার্সনে quick step description।

Quick Step অ্যাপ্লাই করার আগে সতর্ক থাকা উচিত, যেহেতু Ctrl + Z দিয়ে এর অ্যাকশন আনডু করা যায় না। এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনার ওয়ার্কফ্লোতে পারমানেন্ট ডিলিশন থাকে। এছাড়া নোট করুন যে Outlook Classic-এ তৈরি করা Quick Steps New Outlook বা Outlook on the web-এ ট্রান্সফার করা যায় না। এই লিমিটেশনগুলো বাদ দিলে, আমি Quick Steps এক্সেস বা সেট আপ করার কোনো ইশু ফেস করিনি, এবং কনফিগার হওয়ার পর সেগুলো কনসিস্টেন্টলি রিলায়েবল रहा।

এক ছোট সেট আপ যা প্রতিদিন ফায়দা দেয়

শুধু কয়েক মিনিট সেট আপ দিয়ে, আপনি একটি রিপেটিটিভ, মাল্টি-স্টেপ ইমেইল রুটিনকে একটি সিঙ্গেল কিস্ট্রোকে পরিবর্তন করতে পারেন। এর মানে আপনি টাইম বাঁচাচ্ছেন ইনবক্স ম্যানেজমেন্টের ওপর কন্ট্রোল হারানো ছাড়া।

Rules যদি একটি অটোমেটেড থার্মোস্ট্যাটের মতো যা ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজ করে, Quick Steps আরও একটি মাইক্রোওয়েভের ডিফ্রাস্ট মোড বাটনের মতো। কিছুই হয় না যতক্ষণ আপনি সিদ্ধান্ত নেন সেটি টাইম, কিন্তু আপনি একবার করলে, আপনার যা যা দরকার সেটি একসাথে কিক ইন করে। একবার Quick Steps ব্যবহার শুরু করলে, একটি স্থির মেসেজ ফ্লো ম্যানেজ করা অনেক সিম্পল হয়ে যায়, এবং ইনবক্স কওসের অনুভূতি মুছে যায়।