আপনার পেশার ধরনের উপর নির্ভর করে, এমন সময় আসতে পারে যখন আপনাকে আপনার ব্যস্ত সময়সূচি অন্যের হাতে দিতে হবে। যদি আপনার একটি এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট থাকে, তবে সম্ভবত আপনাকে চিরকালের জন্য আপনার ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস দিতে হবে। ক্যালেন্ডার শেয়ারিং তখনও খুব কাজে আসে যখন আপনি ভ্রমণে যাচ্ছেন এবং আপনার অনুপস্থিতিতে কাউকে আপনার দায়িত্ব নিতে হবে।
কারণ যাই হোক, আউটলুক আমাদের সময়সূচি শেয়ার করার একাধিক উপায় দেয়। আপনি ক্যালেন্ডারের একটি স্ন্যাপশট ইমেইলে পাঠিয়ে কাউকে দেখাতে পারেন, অথবা আরও ভালোভাবে একটি আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন।
আউটলুক ক্যালেন্ডার শেয়ারিং এর সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এটি শুধু ডিফল্ট ক্যালেন্ডার ফোল্ডার तक সীমাবদ্ধ নয়। যদি আপনার একাধিক ক্যালেন্ডার ফোল্ডার থাকে, তবে আপনি নির্বাচন করতে পারেন কোনগুলো শেয়ার করবেন। এটি প্রজেক্ট-ভিত্তিক কাজের জন্য খুব উপযোগী যেখানে সহকর্মীদের সাথে নির্দিষ্ট ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে হয়। আপনি এগিয়ে যেতে পারেন এবং সহকর্মীদের আপনার ক্যালেন্ডারে অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইভেন্ট সংশোধন করার অনুমতি দিতে পারেন। যদি আপনি ইতিমধ্যে অফিস ৩৬৫ বা অন্য এক্সচেঞ্জ-ভিত্তিক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তবে একটি শেয়ারিং আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন যাতে প্রাপক তাদের নিজের ক্যালেন্ডার তালিকায় আপনার ক্যালেন্ডার দেখতে পারে।
যদি কিছু বিষয় গোপন রাখতে চান, তবে তা সহজেই করা যায়। আউটলuks-এ প্রতিটি কনট্যাক্ট, টাস্ক বা মেসেজকে প্রাইভেট হিসেবে চিহ্নিত করা যায় যাতে শেয়ার করা ফোল্ডারের অ্যাক্সেস পাওয়াব্যবহারকারী তা দেখতে না পান। ক্যালেন্ডার তথ্য শেয়ার করার সেরা পদ্ধতি আপনার এবং প্রাপকের সার্ভার টাইপের উপর নির্ভর করে।
নিচে আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডার তথ্য শেয়ার করার পদ্ধতির একটি সংকলন দেওয়া আছে। আপনার আউটলুক সংস্করণ এবং উদ্দেশ্যের উপযুক্ত পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন।
পদ্ধতি ১: ইমেইল মাধ্যমে ক্যালেন্ডার পাঠানো (সকল আউটলুক সংস্করণ)
আপনি যদি আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডার ইমেইল মাধ্যমে পাঠানোর সিদ্ধান্ত নেন, তবে এটি প্রাপকের ইনবক্সে একটি ইমেইল আট্যাচমেন্ট হিসেবে আসবে। প্রাপক ইমেইলের মেসেজ বডিতে ক্যালেন্ডার স্ন্যাপশটটি পাবেন।
ক্যালেন্ডার স্ন্যাপশট পাঠানোর আগে আপনি বিভিন্ন ভিজ্যুয়াল দিক সম্পাদনা করতে পারেন, যেমন ফন্ট পরিবর্তন করা বা নির্দিষ্ট দিন বা ঘন্টা হাইলাইট করা। আউটলুক ক্যালেন্ডার পাঠানোর একটি দ্রুত গাইড নিচে দেওয়া হলো:
দ্রষ্টব্য: এই গাইডটি আউটলুক ২০১৬ ব্যবহার করে লেখা হয়েছে। পুরানো আউটলুক সংস্করণ ব্যবহার করলে নোট অনুচ্ছেদগুলো থেকে পুরনো সংস্করণের সঠিক পাথ পেতে পারেন।
- নেভিগেশন পেন-এ স্ক্রিনের বাম নিচের কোণায় ক্যালেন্ডার আইকন-এ ক্লিক করুন।
দ্রষ্টব্য: আউটলুক ২০০৭-এর জন্য – নেভিগেশন পেন প্রসারিত করুন এবং তারপর শেয়ার মাই ক্যালেন্ডার-এ ক্লিক করুন। - এখন হোম ট্যাব-এ ক্লিক করে প্রসারিত করুন, তারপর ই-মেইল ক্যালেন্ডার-এ ক্লিক করুন।
- ক্যালেন্ডার-এর পাশের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং পাঠাতে চান সেই ক্যালেন্ডারটি নির্বাচন করুন।
- ডেট রেঞ্জ ব্যবহার করে ক্যালেন্ডারের যে সময়কাল পাঠাতে চান তা নির্ধারণ করুন। ডিফল্ট বিকল্পগুলো যথেষ্ট নির্দিষ্ট না হলে, স্পেসিফাই ডেটস অপশন ব্যবহার করে নির্দিষ্ট তারিখের পরিসর বেছে নিন।
- এরপর, ক্যালেন্ডার স্ন্যাপশটে কতটা বিস্তারিত থাকবে তা নির্বাচন করুন। সব তথ্য থাকতে চাইলে ফুল ডিটেইলস-এ ক্লিক করুন।
- আপনার নির্বাচন থেকে সন্তুষ্ট হলে ওকে-এ ক্লিক করুন।
- ওকে ক্লিক করার পর থেকেই একটি নতুন ইমেইল খুলবে। টু ফিল্ডে যাদের ক্যালেন্ডার পাঠাতে চান তাদের যোগ করুন। আপনি একটি মেসেজও যোগ করতে পারেন, তবে তা ঐচ্ছিক। সেন্ড বাটনে ক্লিক করে ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন।
- প্রাপক আপনার নির্বাচিত সময়কালের ক্যালেন্ডার স্ন্যাপশট দেখতে পাবেন। স্ন্যাপশটের পাশাপাশি ইমেইলে একটি আইক্যালেন্ডার (.ics) ফাইলও থাকবে যা আউটলুক বা এই ফরম্যাট সমর্থনকারী অন্য প্রোগ্রামে খোলা যায়।
পদ্ধতি ২: এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারীদের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করা (আউটলুক ২০১৬, আউটলুক ২০১০)
আউটলুক একটি বিল্ট-ইন পদ্ধতিতে অন্যদের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করার অনুমতি দেয়। কিন্তু মনে রাখবেন এই ফিচার কাজ করতে মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ইমেইল অ্যাকাউন্ট বা অফিস ৩৬৫ থাকতে হবে। আপনার অ্যাকাউন্ট ক্যালেন্ডার শেয়ারিং ব্লক করা থাকতে পারে। যদি সুযোগ থাকে, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- স্ক্রিনের বাম নিচের কোণায় ক্যালেন্ডার আইকন-এ ক্লিক করুন।
- হোম ট্যাব প্রসারিত করুন এবং শেয়ার ক্যালেন্ডার-এ ক্লিক করুন।
- শীঘ্রই একটি নতুন ইমেইল উইন্ডো খুলবে। টু বক্সে যার সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চান তার ঠিকানা দিন।
- ডিটেইলস-এর পাশের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করে সেই ব্যক্তির সাথে কতটা বিস্তারিত শেয়ার করবেন তা নির্বাচন করুন।
- সেন্ড ক্লিক করে অন্য ব্যক্তির কাছে আমন্ত্রণ পাঠান।
- সামনের ব্যক্তি একটি ইমেইল পাবে যেখানে আমন্ত্রণ থাকবে। তারা শুধু ওপেন দিস ক্যালেন্ডার-এ ক্লিক করলেই হবে।
দ্রষ্টব্য: শেয়ারিং আমন্ত্রণ পাঠাতে সমস্যা হলে, হতে পারে আপনি আপনার সংস্থার সমর্থনযোগ্য চেয়ে বেশি বিস্তারিত শেয়ার করার চেষ্টা করেছেন। নিচের এরর মেসেজ দেখলে ডিটেইলস-এ ভিন্ন একটি ডিটেইল লেভেল বেছে নিন।
পদ্ধতি ৩: আউটলুক ক্যালেন্ডার প্রিন্ট করা (যেকোনো আউটলুক সংস্করণ)
আউটলুক ক্যালেন্ডার শেয়ার করার একটি পুরনো পদ্ধতি হলো এটি ফিজিক্যালি প্রিন্ট করা। আপনি শুধু বর্তমান দিন, এক সপ্তাহ বা পুরো মাস প্রিন্ট করতে পারেন। এছাড়া ডেট নেভিগেটর ব্যবহার করে নির্দিষ্ট তারিখও প্রিন্ট করা যায়। পদ্ধতিটি নিচে:
- ফাইল রিবন ট্যাব প্রসারিত করুন এবং প্রিন্ট-এ ক্লিক করুন।
- এখন আপনার সক্রিয় প্রিন্টার বেছে নিন। তারপর প্রিন্ট অপশনস-এ जाकर ক্যালেন্ডারের তারিখের পরিসর এবং স্টাইল নির্ধারণ করুন।
- প্রিন্ট স্টাইল হিসেবে ওয়ার্কলি স্টাইল, ওয়ার্কলি অ্যাজেন্ডা, ডেইলি স্টাইল এবং ম্যান্থলি স্টাইল आदि থেকে বেছে নিন।
- প্রিন্ট রেঞ্জ-এ সঠিক পরিসর নির্বাচন করুন। প্রাইভেট অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত লুকাতে চাইলে "হাইড ডিটেইলস অফ প্রাইভেট অ্যাপয়েন্টমেন্টস" বক্সটি চেক করুন।
- প্রিন্ট করার আগে ফলাফল রিভিউ করা ভালো অভ্যাস। প্রিভিউ বাটনে ক্লিক করে সহজেই এটি করতে পারেন। প্রিভিউ পপ-আপ থেকে সম্ভাব্য সমস্যা চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় সমাধান করুন।
- প্রিন্ট করার জন্য প্রস্তুত হলে প্রিন্ট বাটনে ক্লিক করুন।
