আউটলুক ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন ডেস্কটপ ও ওয়েবে: ধাপে ধাপে গাইড

যদি আপনার এক্সচেঞ্জ, মাইক্রোসফট ৩৬৫, বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট থাকে এবং আপনি আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ বা আউটলুক ফর ওয়েবে আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চান, তবে নিচের নির্দেশনা অনুসরণ করুন।

রিমোটली কাজ করার সময় সহকর্মীদের মিটিং শিডিউল করার জন্য উচ্চস্তরের সমন্বয় আবশ্যক। কর্মচারীদের কার্যকলাপ ক্যালেন্ডারে সিঙ্ক্রোনাইজ করা যেকোনো ব্যবসায় যোগাযোগ ও কাজচলাকে বেড়াতে একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান।

আউটলুক আপনাকে বিভিন্ন অনুমতির স্তর দিয়ে অন্যদের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে দেয় এবং এই আর্টিকেলে আউটলুক ফর ডেস্কটপ অ্যাপ এবং আউটলুক ফর ওয়েব (Outlook.com/Office365)-এ কীভাবে করবেন তার বিস্তারিত নির্দেশনা দেওয়া আছে।

পার্ট ১. আউটলুক ফর ডেস্কটপে ক্যালেন্ডার শেয়ার করার পদ্ধতি।

আউটলুক ফর ডেস্কটপ ক্যালেন্ডার শেয়ার করার জন্য দুটি (২) অপশন দেয়। প্রথম অপশন আপনাকে রিড-অনলি পারমিশনে অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে দেয়, দ্বিতীয় পদ্ধতিতে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে দেয় এডিট করার অধিকারসহ (যেমন পরিবর্তন করা, ইভেন্ট যোগ বা ডিলিট করা)। দুটি পদ্ধতিই নিচে বর্ণনা করা হলো।

• পদ্ধতি ১. রিড-অনলি পারমিশনে ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন।
• পদ্ধতি ২. এডিট পারমিশনে ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন।

পদ্ধতি ১. আউটলুক ডেস্কটপ ক্যালেন্ডার ভিউ-অনলি পারমিশনে শেয়ার করুন।

যদি আপনি শুধু আপনার আউটলুক ডেস্কটপ ক্যালেন্ডার অন্যদের সাথে শেয়ার করতে চান যাতে তারা কোনো পরিবর্তন করতে না পারে, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১. Outlook চালু করুন এবং বাম নিচের কোণার Calendar আইকনে ক্লিক করে ক্যালেন্ডারগুলোর মধ্যে যান।

২. শেয়ার করতে চাওয়া ক্যালেন্ডার সিলেক্ট করুন এবং Home ট্যাব মেনু থেকে Share Calendar সিলেক্ট করুন। *

* নোট:
১. Share Calendar বাটনটি শুধু মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ, মাইক্রোসফট ৩৬৫, বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করার সময় উপলব্ধ থাকে। IMAP বা POP3 ইত্যাদি অন্যান্য অ্যাকাউন্ট টাইপের ব্যবহারকারীরা তাদের ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন না এবং বিকল্প হিসেবে "Email Calendar" বা "Publish Online" ব্যবহার করতে পারেন।

২. "Share Calendar" অপশনটি কারো ক্যালেন্ডার এডিট করার ক্ষমতা দেয় না, শুধু ভিউ করার অনুমতি দেয়। অন্যদের ভিউ এবং এডিট করার অনুমতি দিতে চাইলে পদ্ধতি-২-এর নির্দেশনা পড়ুন।

৩. Sharing invitation উইন্ডোতে:

ক. 'To…' বক্সে যে প্রাপক(রা)র সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চান তাদের ইমেইল অ্যাড্রেস টাইপ করুন, অথবা 'To…' বাটনে ক্লিক করে অ্যাড্রেস বুক থেকে প্রাপক(রা) সিলেক্ট করুন।

খ. Details অপশনে, অন্য ব্যক্তি(রা) কতটুকু তথ্য দেখবে সেটি বেছে নিন:

• Full details আপনার ক্যালেন্ডারের সকল আইটেমের সময়, বিষয়, লোকেশন এবং অন্যান্য বিস্তারিত দেখাবে।
• Limited details সময়, বিষয়, এবং লোকেশন দেখাবে, কিন্তু অন্য কোনো তথ্য দেখাবে না।
• Availability only ক্যালেন্ডারের আইটেমগুলোর শুধু সময় দেখাবে।

গ. চাইলে সাবজেক্ট মডিফাই করুন এবং Send বাটনে ক্লিক করুন আউটলুক ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে।

পদ্ধতি ২. আউটলুক ডেস্কটপ ক্যালেন্ডার ভিউ এবং এডিট পারমিশনে শেয়ার করুন।

যদি আপনি আউটলুক ফর ডেস্কটপে একটি ক্যালেন্ডার অন্য লোকদের সাথে শেয়ার করতে চান এবং তাদের এডিট করার অনুমতি দিতে চান (যেমন ক্যালেন্ডার ইভেন্ট যোগ, মডিফাই বা ডিলিট করা), তবে Calendar Permissions অপশনটি ব্যবহার করুন। এর জন্য:

১. Outlook চালু করুন এবং বাম নিচের কোণার 'Calendar' আইকনে ক্লিক করে ক্যালেন্ডারগুলোর মধ্যে যান।

২. শেয়ার করতে চাওয়া ক্যালেন্ডার সিলেক্ট করুন এবং Home ট্যাব মেনু থেকে Calendar Permissions সিলেক্ট করুন।

৩. Add… বাটনে ক্লিক করুন এবং ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চাওয়া লোকদের সিলেক্ট করুন।

৪. শেয়ার্ড ক্যালেন্ডারের জন্য লোকদের সিলেক্ট করার পর, তাদের একে একে সিলেক্ট করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Permission level বদলান অথবা শেয়ার্ড ক্যালেন্ডারে আপনার কাস্টম পারমিশন নির্দিষ্ট করুন। হয়ে গেলে Apply > OK চাপুন।

পার্ট ২. আউটলুক ফর ওয়েব ক্যালেন্ডার অন্যদের সাথে শেয়ার করুন।

যদি আপনার Outlook.com বা Office365 অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে আউটলুক ওয়েব অ্যাপ ব্যবহার করে আপনার ক্যালেন্ডার কাউকে দিয়ে (সংগঠনের ভেতর বা বাইরে) শেয়ার করতে পারেন। বিশেষ করে O365 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করলে, আপনার সংগঠনের ভেতরের কারো সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করলে সে সরাসরি আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ বা আউটলুক ওয়েব অ্যাপের ক্যালেন্ডার ভিউতে এটি যোগ করতে পারবে।

আউটলুক ফর ওয়েবে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে:

১. আপনার MS অ্যাকাউন্ট দিয়ে Outlook.com-এ লগইন করুন।

২. নেভিগেশন প্যানের Calendar icon সিলেক্ট করুন, তারপর My Calendars-এর ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং শেয়ার করতে চাওয়া ক্যালেন্ডার বেছে নিন।

৩. তারপর মেনু থেকে Share ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।

৪ক. খালি ফিল্ডে, আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চাওয়া ব্যবহারকারী(রা)র ইমেইল অ্যাড্রেস* টাইপ করুন।

* নোট:
১. আপনি Outlook.com ক্যালেন্ডার.microsoft অ্যাকাউন্ট না থাকা ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে পারবেন না। Microsoft অ্যাকাউন্ট নেই এমন সকল ব্যবহারকারী (যেমন Gmail, Yahoo, ইত্যাদি) শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার দেখতে পারবেন না।
২. Office365 ক্যালেন্ডার সংগঠনের বাইরের লোকদের সাথে শেয়ার করতে, প্রথমে Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টারে এক্সটার্নাল ক্যালেন্ডার শেয়ারিং এনেবল করতে হবে।

৪খ. শেয়ার্ড ক্যালেন্ডারে আপনি যে এক্সেস লেভেল চান সেটি বেছে নিন। (অর্থাৎ Can view all details অথবা Can edit. হয়ে গেলে Share বাটনে ক্লিক করুন।

৫. এই মুহূর্তে আপনি সফলভাবে Office365/Outlook.com-এ আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পেরেছেন। ভবিষ্যতে শেয়ারিং পারমিশন মডিফাই করতে চাইলে, শেয়ার্ড ক্যালেন্ডারের ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং Sharing and permissions সিলেক্ট করুন।

হয়ে গেলো! কোন পদ্ধতি কাজ করেছে? মন্তব্যে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন। লাইক এবং শেয়ার করে অন্যদের সাহায্য করুন।