আউटलুক 'সকল সংস্করণ' নতুন কম্পিউটারে কিভাবে স্থানান্তর করবেন

নতুন কম্পিউটার পাওয়া সবসময় উত্তেজনাপূর্ণ। কিন্তু শীঘ্রই আপনি বিভিন্ন ডেটা ফাইল স্থানান্তর করার দায়িত্বে মুখোমুখি হবেন। কিছু ডেটা সহজে স্থানান্তর করা যায়, কিন্তু আউटलুক ডেটা নিশ্চিতভাবেই সে তালিকায় নয়। যাইহোক, পদক্ষেপগুলো उतना জটিল নয়, শুধু সাধারণ ফাইল ট্রান্সফারের চেয়ে অধিক প্রচেষ্টা প্রয়োজন। সবসময়ের মত, আমরা আপনাকে নতুন কম্পিউটারে গুরুত্বপূর্ণ আউटलুক ডেটা স্থানান্তর করার সেরা পদ্ধতি দিব।

নিচের পদ্ধতিটি প্রতিটি ধাপে আপনাকে খুব টেকনিক্যাল হতে হবে, কিন্তু এটি আপনার আউटलুক ডেটার ওপর বেশি নিয়ন্ত্রণ দেবে। ওহ, এবং এটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যে।

আপনি যখন প্রস্তুত, নিচের গাইড অনুসরণ করে আপনার আউटलুক ডেটা নতুন পিসিতে স্থানান্তর করুন।

আউटलুক ডেটা ম্যানুয়ালি নতুন পিসিতে কিভাবে সরাবেন

নিচের ধাপগুলো আউटलুক ডেটা দক্ষতার সাথে নতুন কম্পিউটারে সরাতে প্রয়োজনীয় সব কাজ কভার করবে। এই পদ্ধতিটি কিছু সময় নেবে, কিন্তু এটি Windows Easy Transfer ব্যবহার করার চেয়ে অসীমভাবে ভালো (যেটি আপনার আউटलুক প্রোফাইল করাপ্ট করবে)।

সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি খুব কঠিন হওয়ায়, আমরা এটিকে একাধিক ধাপে ভাগ করার সিদ্ধান্ত নিলাম। নিচের গাইডটি আউटलুক ২০১০, আউटलুক ২০১৩ এবং আউटलুক ২০১৬-এ কাজ করবে। এটি উইন্ডোজ ৭, উইন্ডোজ ৮ এবং উইন্ডোজ ১০-এ চলে। পুরনো আউटलুক সংস্করণের জন্য ধাপগুলো সমান হলেও, আমরা যেসব পাথ অ্যাক্সেস করব সেগুলো ভিন্ন হবে।

ধ্যায়ন রাখুন যে এই পদ্ধতিতে অ্যাকাউন্টগুলো সরানো যায় না কারণ সেগুলো রেজিস্ট্রিতে সংরক্ষিত থাকে। নতুন কম্পিউটারে সেগুলো পুনরায় তৈরি করতে হবে (আমরা দেখাব কিভাবে)। এতদ্দিন ধরে, এখানে আপনার যা করতে হবে:

ধাপ ১: লুকানো ফাইল, ফোল্ডার এবং এক্সটেনশন দেখান

প্রথমে আমাদের পুরনো কম্পিউটার থেকে ফাইলগুলো আনতে হবে। কিন্তু বিষয়টি ততটাও সহজ নয় কারণ প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো উইন্ডোজ ডিরেক্টরির একটি লুকানো ফোল্ডারে সংরক্ষিত থাকে। উইন্ডোজে লুকানো ফাইল এবং এক্সটেনশন সক্ষম করার একটি দ্রুত গাইড:

1. একটি File Explorer উইন্ডো খুলুন এবং View ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
   
2. নতুন ظاهر হওয়া রিবন থেকে, File name extensions-এর পাশের বক্স চেক করুন।
3. Hidden items-এর পাশের বক্স চেক করুন।

ধাপ ২: পুরনো কম্পিউটার থেকে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো সংগ্রহ করুন

এখন এক্সটেনশন এবং লুকানো ফোল্ডারগুলো দৃশ্যমান হলে, প্রয়োজনীয় আউटलুক ফাইলগুলো সংগ্রহ করা শুরু করুন। আমরা যে ডেটা বের করব সেটিতে আপনার সব আউटलুক ইমেইল, ক্যালেন্ডার এবং কন্ট্যাক্ট থাকবে।

আপনি যদি আউटलুক ২০১০ ব্যবহার করেন, ডেটা দুটি স্বতন্ত্র PST ফাইলে থাকবে। আউटलুক ২০১৩ ক্যালেন্ডার, কন্ট্যাক্ট এবং টাস্ক সংরক্ষণ করতে OST ফাইল ব্যবহার করে। আর দেরি না করে, আপনার যা করতে হবে:

1. নিশ্চিত করুন আউटलুক পুরোপুরি বন্ধ আছে। অন্যথায় প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো পুরোপুরি আপডেট হবে না।
2. %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook-এ নেভিগেট করুন।
   
3. এখন শুধু .pst এক্সটেনশন वाली ফাইলটি কপি করুন। আপনার একাধিক PST ফাইল থাকলে এবং কোনটি আপনার ডেটা ধারণ করছে সেটি অনিশ্চিত হলে, সাইজ তুলনা করে বড় ফাইলটি বেছে নিন।
4. আপনি যদি 매ক্রো ব্যবহার করেন, তবে VBA ফাইলটিও কপি করুন, যদি থাকে।
5. এখন আউटलুক খুলুন এবং File > Rules and Alerts-এ নেভিগেট করুন।
   
6. সেখান থেকে Options ট্যাব এক্সপ্যান্ড করুন এবং Export Rules-এ ক্লিক করুন।
   
7. এক্সটার্নাল স্টোরেজ ডিভাইস লাগিয়ে পূর্বে সংগ্রহ করা ফাইলগুলো সেখানে পেস্ট করুন। অথবা ক্লাউড সার্ভিস ব্যবহার করে ফাইলগুলো নতুন কম্পিউটারে সরান।

ধাপ ৩: ফাইলগুলো নতুন কম্পিউটারে স্থানান্তর করুন

এখন পূর্বে সংগ্রহ করা ফাইলগুলো নতুন কম্পিউটারে সরাতে হবে। নতুন কম্পিউটারে স্টোরেজ ডিভাইস লাগান। অথবা ক্লাউড সার্ভিস ব্যবহার করে সেগুলো নতুন মেশিনে আনুন।

আপনি যদি নতুন মেশিনে আউटलুক ইনস্টল না করে থাকেন, তবে এখনই করুন। একবার সেটি হলে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. আপনি যদি 매ক্রোর জন্য VBA ফাইলটি আনেন, তবে নতুন মেশিনে %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook-এ নেভিগেট করে সেটি পেস্ট করুন। আপনি যদি VBA ফাইল কপি না করেন, এই প্রথম ধাপটি স্কিপ করুন।
2. এখন PST ফাইলটি My Documents / Outlook Files-এ পেস্ট করুন। আপনি কাস্টম লোকেশনও ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু সঠিক পাথ মনে রাখতে হবে।
   
3. শেষে, রুলস ফাইলটি %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook-এ পেস্ট করুন।

ধাপ ৪: নতুন কম্পিউটারে একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করুন

PST ফাইল নতুন মেশিনে রাখা হলে, আপনার পুরনো আউटलুক ডেটা পুনরুদ্ধার করতে একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করার সময়। আপনার যা করতে হবে:

1. Control Panel অ্যাক্সেস করুন এবং সার্চবার (উপরের ডান কোণা) ব্যবহার করে Mail সেটিংস খুঁজুন। 32-bit ভার্সনে ডাবল ক্লিক করুন।
   
2. Profiles এর অধীনে, Show Profiles-এ ক্লিক করুন।
   
3. নতুন প্রোফাইল তৈরি করতে Add-এ ক্লিক করুন। তারপর আপনার নতুন প্রোফাইলের নাম দিয়ে OK ক্লিক করুন।
   
4. এখন আপনার আসল নাম, ইমেইল অ্যাড্রেস এবং পাসওয়ার্ড দিন। অধিকাংশ ISP বর্তমানে অটো অ্যাকাউন্ট সেটআপ সাপোর্ট করে, তাই আমি ধরে নিচ্ছি আপনারও সেটি করে। Next ক্লিক করুন এবং অটো সেটআপ সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
   

ধাপ ৫: PST ফাইলকে নতুন প্রোফাইলের সাথে লিঙ্ক করুন

নতুন প্রোফাইল তৈরি হলে, আমরা পূর্বে আনা PST ফাইলটি চিনতে পারার জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেব। কিভাবে:

1. প্রাথমিক Mail উইন্ডোতে ফিরে যান এবং আপনার তৈরি করা প্রোফাইলে একবার ক্লিক করুন। প্রোফাইলটি সিলেক্ট থাকাকালীন Properties-এ ক্লিক করুন।
   
2. Data files-এ ক্লিক করে Account Settings ডায়লগ খুলুন।
   
3. Data files ট্যাব এক্সপ্যান্ড করুন এবং Add-এ ক্লিক করুন।
   
4. তারপর, আপনি যেখানে PST ফাইলটি পেস্ট করেছিলেন সেখানে ব্রাউজ করুন এবং সেটি নির্বাচন করুন।
5. এখন ইম্পোর্ট করা PST ফাইলটি সিলেক্ট করে Set as Default বাটনে ক্লিক করুন।
   
6. ডায়লগ বন্ধ করুন এবং আউटलুক খুলুন। আপনার ইমেইল, কন্ট্যাক্ট, ক্যালেন্ডার এবং ম‍্যাক্রো (যদি প্রয়োজনীয় ফাইল ইম্পোর্ট করা হয়) নতুন পিসিতে উপলব্ধ থাকবে।