একটি জিমেইল একাউন্টের ৩টি অসাধারণ ব্যবহার

জিমেইল (Gmail) একটি শক্তিশালী ওয়েবমেইল ক্লায়েন্ট। আপনি একটি একক জিমেইল একাউন্ট দিয়ে একাধিক ইমেইল একাউন্ট ম্যানেজ করতে পারেন, সহজে এডভান্সড ফিল্টার (advanced filters) সেটআপ করতে পারেন ইনকামিং ইমেইল ম্যানেজ করার জন্য, বা গুগলের এডভান্সড সার্চ অপশন (advanced search options) দিয়ে আর্কাইভড ইমেইল দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন। রোজমর্রার ব্যবহারের জন্য জিমেইল যেতটুকু অসম্ভাব্য, ততটুকু অধিকাংশ ইউজার এই টুলের সতহেরও নিচে যান। আপনি শুধু আমাদের জিমেইল গাইড ফর পাওয়ার ইউজারস (Gmail guide for power users) চেক করুন দেখতে পাবেন জিমেইল কতটুকু করতে পারে।

যেহেতু জিমেইল এতটুকু গভীর ফিচারের সাথে আসে, কিছু হিডেন (hidden) এবং কিছু ব্রাউজার অ্যাড-অন (browser add-ons) হিসেবে উপলব্ধ, তাই এটি যেসব পদ্ধতিতে ব্যবহার করা যায় সেগুলো তৎক্ষণাৎ বোঝা যায় না। আমরা পূর্বে বিকল্প ব্যবহারগুলো ওপর আলোচনা করেছিলাম যেন ডায়েরি লেখা, ডায়েট (diet) রাখা, বা বই ও সিনেমা অর্গানাইজ (organize) করা। তখন থেকে অনেক কিছু ঘটেছে এবং আমরা পেলাম যে জিমেইল এখন কিছু সিরিয়াস চ্যালেঞ্জিং টাস্ক (seriously challenging tasks) হ্যান্ডেল করতে পারে।

ফিল্টার এবং এলিয়াস (Aliases) জোড়া দিয়ে ইনবক্স শূন্য (Inbox Zero) বজায় রাখুন

ফিল্টারগুলো ভালো, কিন্তু এগুলো অনেক ম্যানুয়াল ইন্টারভেনশন (manual intervention) চায় এবং কখনো কখনো ফেল করে। প্রতিটি নতুন সাবস্ক্রিপশন (subscription) এবং পুরনো ফিল্টার মানে আরও ইমেইল ডিফল্টভাবে আপনার ইনবক্সে আসবে যতক্ষণ না আপনি বিস্তব্ধ হয়ে সেটি ফিক্স বা নতুন ফিল্টার সেটআপ করেন।

প্রবেশ করুন **জিমেইল এলিয়াস** (Gmail aliases)। ইমেইল কন্টেন্ট দিয়ে ফিল্টার করার বদলে, আলাদা আলাদা উদ্দেশ্যে আলাদা ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন এবং ফিল্টার সেটআপ করুন এলিয়াসগুলো ইমেইল পাঠানো হয়েছে কিনা সেটির ভিত্তিতে।

আপনি জিমেইল এলিয়াস **অন द স্পট** (on the spot) তৈরি করতে পারেন, সিম্পলি **`+xyz`** যোগ করে `@` চিহ্নের আগের অংশে। উদাহরণস্বরূপ, `tina+feedback@thisdomain.com` বা `tina+offer@thisdomain.com` এ পাঠানো ইমেইল `tina@thisdomain.com` এর ইনবক্সে আসবে।

এখন প্রতিবার আপনি অনলাইনে কিছুর জন্য সাইন-আপ করবেন বা ইমেইল ঠিকানা দিবেন, সিদ্ধান্ত নিন আপনি সেসব ইমেইল কোথায় যেতে চান এবং সেই অনুযায়ী এলিয়াস ব্যবহার করুন। এলিয়াস ও ফিল্টার কম্বাইন করলে, আপনার ইমেইল অটোমেটিক্যালি সর্ট হয়ে যাবে এবং আপনাকে আর একটি ক্লাটার্ড (cluttered) ইনবক্স নিয়ে চিন্তা করতে হবে না।

এলিয়াস অন্যান্য অনেক সৃষ্টিশীল উপায়েও ব্যবহার করা যায়:

• একটি ইমেইল টু-ডু লিস্ট ম্যানেজ করুন নিজেকে আপনার টু-ডু লিস্ট এলিয়াসে ইমেইল পাঠান, যা ফিল্টার হয়ে আপনার টু-ডু লিস্ট লেবেলে চলে যাবে।
• আপনার প্রাইভেট বা ওয়ার্ক ইমেইল ঠিকানা লুকান (Cloak) সম্বन्धিত ইমেইল ঠিকানা ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা হিসেবে যোগ করুন (> **Settings** > **Forwarding and POP/IMAP** )। তারপর একটি নির্দিষ্ট এলিয়াসে পাঠানো ইমেইল অটো-ফরওয়ার্ড করুন এই ঠিকানায়।

ক্যানড রেসপন্স (Canned Responses) দিয়ে ইমেইল অটো-উত্তর দিন

মূলত, ক্যানড রেসপন্স হলো সেভ করা টেক্সট স্নিপেট (snippet) যেগুলো আপনি আপনার ইমেইলে ইনসার্ট করতে পারেন। একই জিনিস বারবার টাইপ করার বদলে, আপনি একবার এটি 'ক্যান' (can) করে রাখুন এবং প্রয়োজনে বারবার ব্যবহার করুন। অন্য পক্ষের ব্যক্তি দ্রুত তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পাবে এবং আপনিও সময় বাঁচাবেন। জিমেইল ক্যানড রেসপন্স ও অটো-রেসপন্ডার (auto-responders) সেটআপ করার একটি দুর্দান্ত ওয়াক-থ্রু (walk-through) এখানে পাবেন।

ক্যানড রেসপন্স ম্যানুয়ালি স্ট্যান্ডার্ড টেক্সটের টুকরো পেস্ট করার জন্য দুর্দান্ত, কিন্তু এর সাথে আরও চতুর কিছু করা যায়! ফিল্টার ও এলিয়াসের সাথে জোড়া দিয়ে, ক্যানড রেসপন্স আপনার হস্তক্ষেপ ছাড়াই আপনার ইমেইলের উত্তর দিতে পারে। এখানে কিছু আইডিয়া:

• আউট অফ অফিস রিপ্লাই (Out Of Office Reply) একটি অটো-রেসপন্ডার সেটআপ করুন যাতে লোকেরা জানে আপনি ছুটিয়ে আছেন এবং কখন তাদের উত্তর আশা করতে পারেন। আপনি যেকোনো ইনকামিং ইমেইলকে একটি নতুন ফিল্টার দিয়ে টার্গেট করতে পারেন বা ক্যানড রেসপন্সকে একশন হিসেবে বিদ্যমান ফিল্টারে যোগ করতে পারেন।
• ইমেইল FAQ নির্দিষ্ট কিওয়ার্ড (keywords) এর জন্য ফিল্টার তৈরি করুন যাদের একশন হবে একটি ম্যাচিং ক্যানড রেসপন্স পাঠানো, উদাহরণস্বরূপ অনুরোধকৃত তথ্য শেয়ার করা বা সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দেওয়া।
• অটোমেটেড চ্যাট (Automated Chat) সাধারণ ফ্রেজ (phrases) এর জন্য ফিল্টার সেটআপ করুন, যেন `how are you`, `what do you think`, বা অন্যান্য জিনিস যা কিছু লোক বারবার জিজ্ঞাসা বা বলেন এবং ক্যানড রেসপন্স দিয়ে অটো-রেসপন্ড করতে দিন। স্বীকার করুন, এটি একটি সিলি (silly) আইডিয়া, কিন্তু একটি ভালো জোক (joke) বানাতে পারে।

কাস্টমার রিলেশনশিপ (CRM) এবং প্রজেক্ট ম্যানেজ করুন

আরেকটি সার্ভিস কেন ব্যবহার করবেন যদি আপনার সকল CRM এবং PM প্রয়োজন জিমেইলের ভিতরেই পূরণ হয়? প্রচুর ব্রাউজার অ্যাড-অন (browser add-ons) জিমেইলকে একটি প্রোডাক্টিভিটি বিস্ট (productivity beast) বানাতে পারে যেটি অন্যান্য প্রতিষ্ঠিত টুলগুলোক পুরনো দেখাবে। আমার ফেভারিট দুটি হলো **Boomerang** এবং **Streak**, দুটোই ক্রোমের জন্য উপলব্ধ।

**Boomerang**-এর সাথে আপনি ইমেইল ও রিমাইন্ডার শিডিউল করতে পারেন। আপনি আর্কাইভড ইমেইল ফিরিয়ে আনতে পারেন আপনার ইনবক্সে যখন আপনার প্রয়োজন, নির্দিষ্ট তারিখে ইমেইল পাঠাতে পারেন, এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি একটি পাঠানো ইমেইল সম্পর্কে রিমাইন্ড হবেন যেন প্রাপ্টি রিপ্লাই করেছে কিনা। এটি ডেডলাইন (deadline) সহ প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে এবং কনভারসেশন ফলো-আপ করার জন্য একটি দুর্দান্ত টুল। আপনি জন্মদিনের শুভেচ্ছা ইমেইল অটোমেট করতে পারেন, যাতে আপনি কখনো ভুলবেন না। অ্যাড-অনটি ক্রোম, ফায়ারফক্স, এবং সাফারির জন্য উপলব্ধ এবং ফ্রি ভার্সন ১০টি ইমেইল প্রতি মাসে সীমাবদ্ধ।

https://youtu.be/4KmsqYjB9j4

**Streak** অন্যদিকে একটি ফুল-ফ্লেজড (full-fledged) প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাড-অন টিমের জন্য। এটি সবচেয়ে সাধারণ প্রজেক্ট টাইপের টেমপ্লেট অফার করে, কিন্তু আপনি কাস্টোম ও সেটআপ করতে পারেন। একাধিক মানুষ তাদের নিজস্ব ইনবক্স থেকে কলাবোরেট (collaborate) করলে, আপনি টাস্ক অ্যাসাইন (assign) করতে পারেন, একজন সহকর্মীকে সাপোর্ট রিকোয়েস্ট ফলো-আপ করতে বলতে পারেন, বা সামগ্রিকভাবে প্রজেক্ট শুরু থেকে শেষ করতে পারেন।

https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk

এই ক্যাটাগরির আরেকটি দুর্দান্ত টুল হলো **ActiveInbox**। দুর্ভাগ্যক্রমে, আমি এটিই নিজে ব্যবহার করিনি (এখনো)। কিন্তু এটি খুব ইম্প্রেসিভ (impressive) দেখাচ্ছে। নিজেই দেখুন:

https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk

ActiveInbox-এর ফ্রি ভার্সন সকল কি ফিচার অফার করে, ডেডলাইন, নোটস, GCal ইন্টিগ্রেশন, এবং সেভিং/সিঙ্কিং প্রেফারেন্সেস (saving/syncing preferences) বাদে।

উপসংহার

জিমেইলের সাথে আপনি শুধু ইমেইল পাঠানো ও পাওয়ার চেয়ে অনেক বেশি করতে পারেন। এটি একটি ভার্সাটাইল (versatile) টুল, যা আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী অ্যাডাপ্ট (adapt) করা যায়। আপনি যদি কোনো পাগল বা সৃষ্টিশীল ব্যবহার চিন্তা করতে পারেন, তবে সেটি বাস্তবায়ন করার উপায় থাকবে।

আপনি জিমেইলের পূর্ণ সম্ভাবনা কীভাবে ব্যবহার করেন? আপনি কি জিমেইলের জন্য কোনো কুল ব্যবহার খুঁজে পেলেন যা আমি উপরে আলোচনা করিনি?