প্রতিটি প্রোডাক্টিভিটি ব্লগ অনুযায়ী, সকালে আপনার ইমেইল চেক করা আপনি করতে পারেন সবচেয়ে খারাপ কাজ। তারা বলে, আপনি মद्यপান শুরু করে এক্সবক্স চালু করলেও একই, কারণ একবার ইনবক্স দেখলে আপনি আর কিছু করতে পারবেন না।
আমি অতিশয়োক্তি করছি, কিন্তু সকালে ইমেইল দিয়ে দিন শুরু করা নিয়মিত তিরস্কৃত হয় — যদিও অধিকাংশ আমরা এটা করি। সকালে ইমেইল চেক করা আসলেও এতটুকু খারাপ?
হে, ডিউক প্রফেসর ড্যান অ্যরিএলি, বিহেভিয়োরাল ইকনোমিক্স অনুযায়ী, ঘুম থেকে উঠার পর প্রথম দুটি ঘণ্টা আপনার সবচেয়ে প্রোডাক্টিভ হতে পারে।
টাইম ম্যানেজমেন্টে সবচেয়ে দুর্ভাগ্যকর ভুল হলো মানুষের প্রবণতা তাদের দিনের দুটি সেরা প্রোডাক্টিভ ঘণ্টা এমন কাজে ব্যয় করা যেগুলো হাই কগনিটিভ ক্যাপাসিটি দরকার করে না।
গবেষণা দেখায় আপনি সম্পূর্ণ জাগ্রত হওয়ার পর প্রথম দুটি ঘণ্টা আপনার সেরা পারফরম্যান্স দেন, এবং ইমেইল চেক করা সম্ভবত এমন কাজ নয় যেটি আপনাকে সেরা থাকতে বাধ্য করে। তাই সকালে ইনবক্স বাদ দাওয়ার ব্লগ পোস্টগুলোর একটি যুক্তি আছে।
কিন্তু যেকোনো এমন পোস্ট থেকে নিচে স্ক্রল করলে কমেন্টে একই প্রতিবাদ পাওয়া যায়, প্রতিবার: "এটি আমার জন্য প্র্যাকটিক্যাল নয়।" কাস্টমার কনসার্ন হোক, ম্যানেজমেন্টের নির্দেশনা হোক, বা দিনের কাজের অন্যান্য তথ্য — অনেকের জন্য ইমেইল সকালের রুটিনের অপরিহার্য অংশ।
তো: প্রথম দুটি ঘণ্টা প্রোডাক্টিভল্যভাবে ব্যবহার করা এবং গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস না করা — কি সম্ভব? হ্যাঁ, কিন্তু আপনার একটি প্ল্যান থাকতে হবে।
আপনার এক্সিট স্ট্র্যাটেজি থাকতে হবে
মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রযুক্তি আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেনা। হ্যাঁ, সকালে ইমেইল চেক করে দুটি ঘণ্টা হারানো সম্ভব, কিন্তু এটা মানে নয় আপনাকে সেটি করতে হবে। লোকেদের সকালে ইমেইল উপেক্ষা করার পরামর্শ দেয়া এক রকমে একটি কমিউনিকেশন প্রোটোকলকে দোষ দেওয়া প্রায়োরিটাইজ করতে না পারার জন্য। কিছু মানুষ ইমেইল থেকে इतना ডিস্ট্র্যাক্ট হয় যে তাদের সম্পূর্ণ বাদ দিতে হয়, কিন্তু এটা সবার জন্য কাজ করে না।
হয়তো আপনার জন্য ইমেইল দিনের পরিকল্পনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। সেটি পুরোপুরি ঠিক। কিন্তু আপনি যদি পান যে ইমেইল আপনার সকালকে আক্রান্ত করছে, ইমেইল প্রক্রিয়ার যতটুকু সম্ভব পরে জন্য টালুন। ব্যক্তিগতভাবে, আমি লক্ষ্য করেছি ইমেইল প্রক্রিয়ার তিনটি ধাপ আছে:
- যে জিনিসগুলো আমি কখনো পড়তে চাই না সেগুলো ডিলিট করা। নিউজলেটার, পিআর পিচ, ইত্যাদি।
- বাকি সব পড়া, যেগুলো রেসপন্স দরকার নয় সেগুলো আর্কাইভ করা।
- যে সব ইমেইলে রেসপন্স দরকার সেগুলো রিপ্লাই করা।
আমার ট্রিক: আমি এই তিনটি কাজ একসাথে কখনো করি না। এখানে আমার পদ্ধতি, কিন্তু সত্যিকারের দ্রুত ইমেইল নিবেটাতে হলে আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টের কীবোর্ড শর্টকাট শিখতে হবে।
১. স্ট্রং ব্যাডের মতো সর্ট করুন
আমি যদি সকালে ইমেইল চেক করতে বাধ্য হই, আমি শুরু করি পড়তে না চাওয়া জিনিসগুলো ডিলিট করে।
এতে সাধারণত এক মিনিটও লাগে না। এই মর্নিং ক্লিনআপ করার পর আমি ইমেইল বন্ধ করি এবং অন্য কিছু করি। বাসন ধোয়া, বা ৭ মিনিট ওয়ার্কআউট। উদ্দেশ্য হলো একটু মাথা পরিষ্কার করা, পরবর্তী ধাপের আগে।
২. সব পড়ুন, আর্কাইভ করতেও
যখন আমি ইমেইলে ফিরে যেতে প্রস্তুত, আমি ইনবক্সের সবকিছু পড়ি — কিন্তু কোনো জিনিসে রিপ্লাই করি না। যদি কোনো জিনিস আমার থেকে রেসপন্স দরকার না করে, আমি সেটি আর্কাইভ করি। যদি কোনো মেসেজ কোনো টাস্ক নির্দেশ করে যা পরে করব কিন্তু রেসপন্স দরকার নেই, আমি টাস্কটি নোট করি আর্কাইভ করার আগে। এবং যদি কোনো ইমেইলে আমার রেসপন্স লাগে, আমি সেটি বাদ দিয়ে পরবর্তী ইমেইলে যাই।
এভাবে করলে আমি কয়েক মিনিটেই সব ইমেইল পড়ে ফেলি, এবং সাধারণত ৪-৫টি ইমেইল বাকি থাকে। কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ হলো আমার সকালের বাকি অংশ প্রোডাক্টিভ থাকার জন্য — রিপ্লাইগুলো অপেক্ষা করতে পারে।
আপনার ইমেইল প্ল্যান কী?
এই প্ল্যান সবার জন্য ফিট হবে না, এবং আমি বলছি না যে হবে। আমার পয়েন্ট হলো আপনার একটি প্ল্যান থাকা উচিত, যেটি হোক না কেন, যাতে ইমেইল দ্রুত নিবেটাতে পারেন। আপনি যদি সকালে প্রথমে ইমেইল দেখতে বাধ্য হন, দ্রুত ভেতর প্রয়েশ করে বের হওয়ার উপায় খুঁজুন যাতে আপনার প্রথম দুটি ঘণ্টা অন্য কিছু করতে পারেন।
আমি জানতে চাই: আপনার ইমেইল প্ল্যান কী? আপনি কি ওভারলোড কমাতে কিছু করেন? সকালের কথা: আপনি কি সরাসরি ডুবিয়ে পড়েন, নাকি দেরি করার চেষ্টা করেন? আপনার ওয়ার্কফ্লো শুনতে চাই, এবং সম্ভবত শিখতেও পারি, তাই কমেন্টে আলাপ করি।
