প্রতিটি প্রোডাক্টিভিটি ব্লগের মতে, সকালে প্রথমে আপনার ইমেল চেক করা আপনার পক্ষে সবচেয়ে খারাপ কাজ। তারা বলে, আপনি একটি বিয়ার খুলতে পারেন এবং আপনার XBox ফায়ার করতে পারেন, কারণ আপনি একবার আপনার ইমেলটি দেখলে আপনার কিছুই করা হবে না।
আমি অতিরঞ্জিত করছি, কিন্তু আপনার দিন শুরু করে ইমেল পদ্ধতিটি নিয়মিতভাবে নিচে রাখা হয় – যদিও আমরা বেশিরভাগই এটি করি। ঘুম থেকে ওঠার পর ইমেল চেক করা কি সত্যিই খুব খারাপ?
ঠিক আছে, আচরণগত অর্থনীতির ডিউক প্রফেসর ড্যান অ্যারিলির মতে, আপনি ঘুম থেকে ওঠার পর প্রথম দুই ঘণ্টা আপনার সবচেয়ে বেশি ফলপ্রসূ হতে পারে।
টাইম ম্যানেজমেন্টের সবচেয়ে দুঃখজনক ভুলগুলির মধ্যে একটি হল মানুষের দিনের সবচেয়ে ফলপ্রসূ দুই ঘন্টা এমন জিনিসগুলিতে ব্যয় করার প্রবণতা যার জন্য উচ্চ জ্ঞানীয় ক্ষমতার প্রয়োজন হয় না।
গবেষণা দেখায় যে আপনি সম্পূর্ণ জেগে থাকা প্রথম দুই ঘন্টা আপনি আপনার সেরা অবস্থায় আছেন, এবং আপনার ইমেলটি দেখা সম্ভবত এমন কোনো কাজ নয় যার জন্য আপনাকে আপনার সেরা হতে হবে। তাই সেই সমস্ত ব্লগ পোস্টের একটি নির্দিষ্ট যুক্তি আছে যা আপনাকে ইনবক্স বন্ধ করার পরামর্শ দেয়।
কিন্তু আপনি যদি এই ধরনের যেকোনো পোস্ট থেকে নিচে স্ক্রোল করেন, আপনি প্রতিবার মন্তব্যে একই খণ্ডন পাবেন:"এটি আমার জন্য ব্যবহারিক নয়।" গ্রাহকের উদ্বেগ, ব্যবস্থাপনার নির্দেশ বা দিনের কাজের বিষয়ে অন্যান্য তথ্য হোক না কেন, অনেকের জন্য ইমেল সকালের রুটিনের একটি প্রয়োজনীয় অংশ।
সুতরাং:আপনার প্রথম দুই ঘন্টার বেশিরভাগ উত্পাদনশীলভাবে ব্যবহার করা কি সম্ভব, পাশাপাশি গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করবেন না? হ্যাঁ, তবে আপনার একটি পরিকল্পনা থাকা দরকার৷
আপনার একটি প্রস্থান কৌশল থাকতে হবে
এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রযুক্তি আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করতে হবে না। অবশ্যই, আপনার ইমেল চেক করে প্রতিদিন সকালে দুই ঘন্টা হারানো সম্ভব, কিন্তু এর মানে এই নয় যে আপনাকে করতে হবে। সকালে লোকেদের তাদের ইমেল উপেক্ষা করার পরামর্শ দেওয়া, একভাবে, অগ্রাধিকার দিতে অক্ষমতার জন্য একটি যোগাযোগ প্রোটোকলকে দোষারোপ করা। কিছু লোকের ইমেল এত বেশি বিভ্রান্তিকর মনে হতে পারে যে তাদের এটি সম্পূর্ণভাবে বন্ধ করে দিতে হবে, কিন্তু এর অর্থ এই নয় যে এটি সবার জন্য কাজ করে৷
হতে পারে, আপনার জন্য, ইমেল হল আপনার দিনের পরিকল্পনা করার একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। যে পুরোপুরি জরিমানা. কিন্তু যদি আপনি দেখতে পান যে ইমেল আপনার সকালের উপর আধিপত্য করছে, তাহলে যতটা সম্ভব ইমেল প্রক্রিয়াটিকে পরবর্তী সময়ে বন্ধ করে দিন। ব্যক্তিগতভাবে, আমি লক্ষ্য করেছি ইমেলের মাধ্যমে যাওয়ার তিনটি ধাপ রয়েছে:
- মুছে ফেলছি যা আমি কখনই, পড়তে চাই না। নিউজলেটার, পিআর পিচ, ইত্যাদি
- অন্য সব কিছুর মাধ্যমে পড়া, কোনো প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন নেই এমন কিছু সংরক্ষণাগারভুক্ত করা।
- যে সব ইমেলের প্রয়োজন তার উত্তর দেওয়া।
আমার কৌশল:আমি এই তিনটি জিনিস একসাথে করি না . এটি আমার জন্য কীভাবে কাজ করে তা এখানে রয়েছে, তবে জেনে রাখুন যে সত্যিই ইমেলগুলি দ্রুত পেতে হলে আপনার পছন্দের ইমেল ক্লায়েন্টের জন্য কীবোর্ড শর্টকাটগুলি শিখতে হবে৷
1. এটিকে শক্তিশালী খারাপের মতো সাজান
আমাকে যদি সকালে আমার ইমেল চেক করতেই হয়, আমি যে বাজে কথাটি পড়তে চাই না তা মুছে দিয়ে শুরু করি।
এটি সাধারণত এক মিনিটের বেশি সময় নেয় না। এই সকালে পরিষ্কার করার পরে, আমি আমার ইমেল বন্ধ করে অন্য কিছু করি। থালা বাসন পরিষ্কার করা, বলুন, বা 7 মিনিটের ওয়ার্কআউট করুন। ধারণাটি হল পরবর্তী পর্যায়ে যাওয়ার আগে আমার মাথাটি একটু পরিষ্কার করা।
2. আর্কাইভ করার সময় সবকিছু পড়ুন
যখন আমি ইমেলে ফিরে আসার জন্য প্রস্তুত হব, তখন আমি আমার ইনবক্সে সবকিছু পড়ব – কিন্তু আমি কিছুতেই সাড়া দিব না . যদি কিছুর জন্য আমার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন না হয়, আমি এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করি। যদি কিছু বার্তা আমাকে পরে করতে হবে এমন একটি কাজ নির্দেশ করে, কিন্তু কোনো প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন না হয়, আমি সংরক্ষণাগার করার আগে টাস্কটির একটি নোট তৈরি করব। এবং যদি একটি ইমেলের আমার কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়, আমি কেবল পরবর্তী ইমেলে চলে যাই।
এটি করার অর্থ হল আমি কয়েক মিনিটের মধ্যে আমার সমস্ত ইমেলগুলি পেতে পারি এবং সাধারণত অনেকগুলি ইমেল বাকি থাকে না:গড়ে চার বা পাঁচটি। কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আমার সকালের বাকি সময়টা ফলপ্রসূ হতে হবে – আমার উত্তর অপেক্ষা করতে পারে।
আপনার ইমেল পরিকল্পনা কি?
এই প্ল্যানটি সবার সাথে খাপ খাবে না এবং আমি বলছি না যে এটা হবে। আমার পয়েন্ট হল যে আপনার একটি পরিকল্পনা করার চেষ্টা করা উচিত, এটি যাই হোক না কেন, দ্রুত ইমেল মোকাবেলা করার জন্য। আপনার যদি সকালে প্রথম জিনিসটি আপনার ইমেলটি দেখতে হয়, তাহলে দ্রুত প্রবেশ এবং বাইরে যাওয়ার একটি উপায় খুঁজুন যাতে আপনি আপনার প্রথম দুই ঘন্টা অন্য কিছু করতে ব্যবহার করতে পারেন।
আমি জানতে চাই:আপনার ইমেল পরিকল্পনা কি? আপনি কি ওভারলোড কমাতে পদক্ষেপ নেন? সকালের বিষয়ে কী:আপনি কি ঠিক ভিতরে ডুব দেন, নাকি তাকানো বন্ধ করার চেষ্টা করেন? আমি আপনার কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে শুনতে চাই, এবং সম্ভবত এটি সম্পর্কে জানতে চাই, তাই আসুন নীচের মন্তব্যগুলিতে চ্যাট করি৷
