ইমেল স্ট্রেস কমাতে ৬ সিম্পল ট্রিক

"ইমেল হ্যান্ডেল করা আমার দিনের সেরা অংশ।" — কেউ কখনো বললো না।

ইমেল স্ট্রেসফুল যদি আপনি ইনবক্স শূন্যের পीचे না بھی থাকেন। আপনাকে এর উপরে থাকার সব টিপস দরকার, বাদে আপনি পুরোপুরি ইমেল বন্ধ করার প্ল্যান না করেন। আজ আমরা আপনাকে ৬ টিপস দিচ্ছি ইমেল-রিলেটেড স্ট্রেস কমাতে।

১. ইমেলগুলো ব্যাল্কে শিডিউল করুন

এই টিপের কারণ হয়তো আপনি যা ভাবছেন তার থেকে আলাদা। Boomerang এবং SndLatr-এর মতো অ্যাপস আপনাকে ইমেল 후일에 পাঠাতে শিডিউল করতে দেয়। এখানে očিত সুবিধা হলো আপনি আগে থেকেই অনেক ইমেল ড্রাফ্ট করে রাখতে পারেন আপনার সুবিধামতো সময়ে, এবং সেগুলো আপনার পছন্দমতো সময়ে অটোমেটিক্যালি পাঠানো হবে।

লুকানো সুবিধা হলো শিডিউলার ব্যবহার করে আপনি ইমেল প্রাপক যে টাইমস্ট্যাম্প দেখে সেটি কন্ট্রোল করতে পারেন। দেখি কীভাবে এটি উপকারী হতে পারে, কিন্তু প্রথমে নিজের থেকে জিজ্ঞাসা করুন:

• লোকরা কি আপনার ইমেলের টাইমস্ট্যাম্প দেখে অনুমান করেন যে আপনি অনলাইনে আছেন?
• তার ভিত্তিতে, কি তারা অনুমান করে যে আপনি কল/চ্যাটের জন্য উপলব্ধ (যখন আপনি নন)?
• কি লোকরা আপনার ওয়ার্ক হ্যাবিটস সম্পর্কে কমেন্ট বা প্রশ্ন করেন কারণ টাইমস্ট্যাম্প মিডনাইট আওয়ার ইন্ডিকেট করে?

যদি আপনি এই প্রশ্নগুলোর যেকোনো একটার উত্তর হ্যাঁ দেন, তবে আপনি সম্ভবত অনকমফরটেবল সময়ে ইমেল এবং IM ইন্টারাপশনের শিকার হন। আপনি এমনকি আপনার ওয়ার্কফ্লো সম্পর্কে অনাবশ্যক ডিসকাশনে ফসতে পারেন।

এই সমস্যা সমাধানের একটি স্মার্ট উপায়। ইমেলগুলো শিডিউল করুন সেই সময়ের জন্য যেন আপনি সাধারণত লো-অ্যাটেনশন টাস্কের জন্য وقت দেন যেমন PC মেইনটেনেনস। তো আপনার আসল ওয়ার্ক আওয়ার্স গোপন থাকবে এবং আপনি লোকদের শিখাতে পারবেন আপনি কখন চ্যাটের জন্য উপলব্ধ।

২. ইমেল অ্যাড্রেস ফিল্ড খালি রাখুন

আমরা সবাই সেখানে ছিলেন — অসমাপ্ত ইমেলে ভুলে Send চাপা দিয়ে দেওয়া বা একটি র্যান্ট ইমেল পাঠিয়ে পরে পশেমান হওয়া।

সকল ইমেল অ্যাপে Gmail-এর মতো Undo Send ফিচার নেই, এবং সেটিও ৩০ সেকেন্ডের আপার লিমিটের সাথে আসে। বেসরকারি, আপনি আপনার ইমেল প্রাপকদের "un-read" করাতে পারবেন না শুধু কারণ আপনি পাঠাতে ভুল করলেন।

একটি সিম্পল ট্রিক যাতে এমন ইমেল গুলি এবং তার পরের নেইল বাইটিং এড়ানো যায়। ইমেল লিখা শুরু করার সময় ইমেল অ্যাড্রেস যোগ করবেন না। সেটি শেষে রাখুন। এটি আপনাকে রিমাইন্ড করবে যা আপনি লিখেছেন সেটা ডাবল-চেক করতে। এমনকি আপনি যদি ভুলে Send চাপান, আপনাকে চিন্তা করতে হবে না কারণ সেই ইমেল কোথাও যাবে না যতক্ষণ না আপনি প্রাপকের ঠিকানা টাইপ করেন।

৩. অপ্রত্যাশিত ইমেল ব্লক বা ফিল্টার করুন

এক-दো বিরক্তিকর বা বেকার ইমেল ডিলিট করতে কষ্ট নয়। কিন্তু যখন আপনি দিন দিন এমন ইমেলের ধারা পান, সেগুলো আপনার অনেক সময় এবং মনোযোগ নেয়।

সহজ কথায়, যদি এটা আপনার ইনবক্সে থাকে, তাহলে এটা আপনার মনে থাকে। এবং আপনি চান না আপনার মেনস্পেস অনাবশ্যক জিনিসগুলো দিয়ে ভরা হয়, কমপক্ষে ইমেল দিয়ে।

অনচাহে ইমেল ফিল্টার করার এবং যেসব ঠিকানা থেকে takie মেইল আসে সেগুলো ব্লক করার একটি সিস্টেম রাখুন। আপনাকে যেই ইমেল সার্ভিস বা ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন তার ভিত্তিতে কীভাবে করবেন সেটা খুঁজে বের করতে হবে।

Gmail-এ, আপনি ফিল্টার এবং ব্লক সেন্ডার ফিচার পাবেন একটি ইমেল মেসেজের More ড্রপডাউনে লুকানো:

ব্লক করা ঠিকানা থেকে আসা ইনকামিং ইমেলগুলো সরাসরি স্প্যাম ফোল্ডারে চলে যায়। আপনি Gmail ফিল্টার তৈরি করতে পারেন (এবং সেন্ডার আনব্লক করতে পারেন) Settings > Filters and Blocked Addresses দিয়ে। আপনি যাতে हैं, দেখুন আপনি আর কী কী করতে পারেন ইমেল ইনবক্সে জমা হওয়া থেকে রোকে রাখতে।

৪. উইন্ডোজে স্টার্ট স্ক্রিনে ইমেল পিন করুন

আমি নিজে কিছু ইমেলকে বারবার রেফার করি রাইটিং গাইডলাইন সম্পর্কে। আপনার ও যদি কয়েকটি ফেভারিট ইমেল থাকে যেগুলো আপনাকে প্রায়ই এক্সেস করতে হয়, আপনি সেগুলো স্টার্ড রাখতে পারেন। কিন্তু কুইক অ্যাক্সেসের জন্য আরও ভালো উপায় হলো সেগুলো স্টার্ট স্ক্রিনে পিন করা যদি আপনি Windows 10-এ থাকেন।

Mail অ্যাপ খুলুন এবং যেকোনো ইমেল যা আপনি স্টার্ট স্ক্রিনে যোগ করতে চান সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন। কনটেক্সট মেনুতে, Pin to start এ ক্লিক করুন। আপনি একটি إنডিভিডুয়াল ইমেল অ্যাকাউন্টকেও স্টার্ট স্ক্রিনে পিন করতে পারেন:

Windows 7 বা 8-এ স্টার্ট মেনুতে ইমেল পিন করতে, প্রথমে কম্পিউটারে সেভ করুন। এখন সেভ করা লোকেশন নেভিগেট করুন এবং ইমেলটি ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন স্টার্ট মেনু বাটনে। হয়ে গেলো? স্টার্ট মেনু খুলুন এবং আপনি সেই ইমেলটি একটি পিনড আইটেম হিসেবে পাবেন।

আপনি আউটলুক আইকনের টাস্কবারের কনটেক্সট মেনুতে ইমেল পিন করতে পারেন সেভ করা ইমেলটি টাস্কবার আইকনে ড্র্যাগ করে।

৫. ইমেল সার্চে মাস্টার হন

আপনার যদি একটি ভালো অর্গানাইজড ইনবক্স থাকে, তবে আপনি অধিকাংশ মানুষের চেয়ে দ্রুত সঠিক মেইল খুঁজে পাবেন। কিন্তু যা আপনাকে অনেক সময় এবং মাথাব্যথা বাঁচায় সেটি হলো ইমেল সার্চে স্মার্ট হওয়া। লেবেল এবং সার্চ অপারেটরের মতো ইমেল ফিচারগুলোর সুবিধা নিন আপনার সার্চ ন্যারো ডাউন করতে।

Gmail-এ কিছু অ্যাডভান্সড সার্চ অপশন রয়েছে যা আপনি সার্চ বাটনের পাশে আসা ছোট তীরে ক্লিক করলে পাবেন:

এখানে একটি উদাহরণ দেখানো হলো সার্চ অপারেটর ব্যবহার করে সঠিক মেসেজ খুঁজে বের করার সুবিধা। ধরুন আপনি Greg নামক একটি বন্ধুর পাঠানো PNG ফটো অ্যাটাচমেন্ট গুলো Gmail-এ খুঁজছেন।

আপনি greg সার্চ করতে পারেন তার পাঠানো ইমেলগুলো পেতে এবং রেজাল্ট স্ক্যান করে আপনার ইমেল খুঁজে বের করতে। কিন্তু একটি দ্রুত এবং আরও কার্যকর উপায় হলো এই কোয়েরি ব্যবহার করা: greg has:attachment filename:.png।

৬. ফোন তুলুন

কখনো কখনো একটি দ্রুত কল আপনাকে অনেক ইমেল ব্যাক-এন্ড-ফירת বাঁচাতে পারে। কী হলো কোন টপিক ফোন কল দিয়ে ভালো হ্যান্ডেল হয় ইমেলের চেয়ে। আপনাকে কথোপকথনকে পয়েন্টে রাখতেvisual रहना পड़ेगा, অন্যথায় আপনার পাঁচ মিনিটের চ্যাট একটি গ্যাবফেস্টে পরিণত হতে পারে।

কল করার আগে আপনি যে পয়েন্টগুলো ডিসকাস করতে চান তাদের একটি সুপার শর্ট লিস্ট রাখুন। যদি লাগে আপনার ডিসকাস করার বিষয় একটা শর্ট কলের চেয়ে বেশি, তবে সেটি ইমেল বা একটি শিডিউলড মিটিং-এর জন্য বাকি রাখুন।

ইনবক্স শূন্য বলুন বিদায়, যদি…

আমি ইনবক্স শূন্য অর্জন করেছি এবং খুশি যে আমি করলাম কারণ এটা আমার ওয়ার্কফ্লো উন্নত করেছে। কিন্তু, এটি এমন একটি টার্গেট নয় যা আপনি বাধ্য হবেন অর্জন করার জন্য, কেউ কেন সেটি রিকমেন্ড করুক না কেন।

যদি খালি ইনবক্স আপনার জন্য কাজ না করে, বাধা নেই এটিকে পীछা ছাড়া বা এড়িয়ে যাওয়ার। আপনি হয়তো মনে করবেন আপনার কাঁধ থেকে একটি বড় ভার উঠল।

এমনকি আপনি উन्मাদনীয় ডেইলি ডিক্লাটারিং ছাড়া দেন, আপনার ইমেলগুলো অর্গানাইজ করার কিছু প্রচেষ্টা করুন। অন্যথায়, আপনি শুধু আপনার দিনে আরও স্ট্রেস যোগ করবেন আপনার ইনবক্সকে অনম্যানেজেবল করে দিয়ে।

আমরা খালি ইনবক্স এবং এই বाढ় প্রক্রিয়া করার জন্য সবচেয়ে কার্যকর Страটেজির জন্য প্রচেষ্টা করি শুরু করলাম। টوئন्टी-মিনিট রেসপন্স টাইম একটি আকাঙ্ক্ষামূলক স্ট্যান্ডার্ড হয়ে উঠল। কিন্তু আমি একটি বিকল্প প্রস্তাব করতে চাই: সবার ইমেল দিয়ে সহজে elér্য হতে হবে না। কিছু লোক, যারা সারাদিন ক্লায়েন্ট ডিল করেন বা বড় টিম ম্যানেজ করেন যারা প্রায়ই গাইডেন্স চান, তারা এই স্কিলে প্রো হতে হবে। কিন্তু অন্য লোকরা, যেমন কম্পিউটার প্রোগ্রামার, রাইটার, অ্যাডভার্টাইজিং গুরু এবং প্রফেসর, তারা ইমেলে খারাপ হতে পারেন ঠিক যেমন তারা অন্য স্কিলে খারাপ হতে পারেন যা তাদের কোর ভ্যালু প্রপোজিশনrennen इतना রিলেভান্ট নয়।~ Cal Newport, It's Okay to Be Bad at E-mail

নতুন ইমেল অভ্যাস গড়ে তোলার সময়

প্রচলিত ইমেল টিপস যেগুলো বলে প্রোমোশনাল মেইল আনসাবস্ক্রাইব করুন, ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করুন, এবং ইমেল থেকে ব্রেক নিন—এগুলো প্র্যাকটিক্যাল এবং উপকারী। কিন্তু এটা ছোট ছোট পরিবর্তনগুলো যেগুলো উপরে লিস্ট করা হয়েছে সেগুলো আপনাকে ইমেল জেনে দেয়।

কোন সিম্পল ট্রিক আপনার ইমেল স্ট্রেস কমিয়েছে আপনার ইনবক্স হ্যান্ডলিং পরিবর্তন করে? কমেন্টে আমাদের বলুন!