ইমেলের সাথে ডিল করা আমার দিনের সেরা অংশ। কেউ কখনো বলেনি।
আপনি ইনবক্স শূন্যের অনুসরণ না করলেও ইমেল চাপযুক্ত। আপনি এটির শীর্ষে থাকার জন্য পেতে পারেন এমন সমস্ত টিপস প্রয়োজন, যদি না অবশ্যই, আপনি ইমেলটি সম্পূর্ণভাবে বন্ধ করার পরিকল্পনা করছেন৷ আজ আমরা আপনাদের জন্য ছয়টি টিপস নিয়ে এসেছি যা আপনাকে ইমেল সংক্রান্ত স্ট্রেস কমাতে সাহায্য করবে।
1. বাল্কে ইমেলের সময়সূচী করুন
আপনি যা ভাবতে পারেন তার চেয়ে এই টিপটির একটি ভিন্ন কারণ রয়েছে। বুমেরাং এবং SndLatr-এর মতো অ্যাপগুলি আপনাকে পরবর্তীতে ইমেল শিডিউল করতে দেয়। এখানে যে সুস্পষ্ট সুবিধা. আপনি আপনার সুবিধার সময়ে আগে থেকে একগুচ্ছ ইমেলের খসড়া তৈরি করতে পারেন এবং আপনার পছন্দের সময়ে সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে পারেন৷
লুকানো এখানে সুবিধা হল একটি শিডিউলার ব্যবহার করে, আপনি ইমেল প্রাপক যে টাইম স্ট্যাম্প দেখেন তার উপর নিয়ন্ত্রণ পান . আসুন দেখি এটি কীভাবে কার্যকর হতে পারে, তবে প্রথমে নিজেকে এটি জিজ্ঞাসা করুন:
- লোকেরা কি আপনার ইমেইলে টাইম স্ট্যাম্প দেখে ধরে নেয় যে আপনি অনলাইনে আছেন?
- এর উপর ভিত্তি করে, তারা কি ধরে নেয় যে আপনি কল/চ্যাটের জন্য উপলব্ধ (যখন আপনি না থাকেন)?
- টাইম স্ট্যাম্প মধ্যরাতের ঘন্টা নির্দেশ করে বলে লোকেরা কি আপনার কাজের অভ্যাস নিয়ে মন্তব্য করে বা প্রশ্ন করে?
আপনি যদি উত্তর দেন হ্যাঁ যেকোন বা এই সমস্ত প্রশ্নের জন্য, আপনি সম্ভবত অসুবিধাজনক সময়ে ইমেল এবং IM বাধা দ্বারা জর্জরিত। এমনকি আপনি আপনার কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে অপ্রয়োজনীয় আলোচনায় যেতে বাধ্য হতে পারেন৷
এই সমস্যাটি মোকাবেলা করার জন্য এখানে একটি স্মার্ট উপায়। আপনি সাধারণত পিসি রক্ষণাবেক্ষণের মতো কম-মনোযোগের কাজে নিয়োজিত সময়ের জন্য ইমেলগুলি নির্ধারণ করুন। এইভাবে আপনার প্রকৃত কাজের সময়গুলি গোপন থাকে এবং আপনি চ্যাটের জন্য উপলব্ধ থাকলে লোকেদের শেখার দিকে নিয়ে যেতে পারেন .
2. ইমেল ঠিকানা ক্ষেত্র খালি রাখুন
আমরা সবাই সেখানে ছিলাম — ভুলবশত পাঠান তে আঘাত করছি একটি অসমাপ্ত ইমেলে বা একটি ইমেল প্রেরণা এবং পরে অনুশোচনা করা।
সমস্ত ইমেল অ্যাপ্লিকেশানে Gmail এর মতো একটি পূর্বাবস্থায় পাঠানোর বৈশিষ্ট্য নেই এবং এমনকি সেই বৈশিষ্ট্যটি 30 সেকেন্ডের ঊর্ধ্ব সীমার সাথে আসে৷ এছাড়াও, আপনি আপনার ইমেল প্রাপকদের ইমেলগুলি "আন-পড়া" করতে পারবেন না কারণ আপনি সেগুলি পাঠাতে ভুল করেছেন৷
এই ধরনের ইমেল গোলযোগ এবং এর পরে যে নখ কামড়ায় তা এড়াতে এখানে একটি সহজ কৌশল রয়েছে৷ যখন আপনি একটি ইমেল লিখতে শুরু করবেন তখন ইমেল ঠিকানা যোগ করবেন না৷৷ শেষ জন্য যে সংরক্ষণ করুন. আপনি যা লিখেছেন তা দুবার চেক করার জন্য এটি একটি অনুস্মারক হিসাবে কাজ করবে। এমনকি যদি আপনি পাঠান হিট করেন , আপনাকে এটি নিয়ে চিন্তা করতে হবে না কারণ আপনি প্রাপকের ঠিকানা টাইপ না করা পর্যন্ত সেই ইমেলটি কোথাও যাচ্ছে না৷
3. অবাঞ্ছিত ইমেল ব্লক বা ফিল্টার করুন
অদ্ভুত বিরক্তিকর বা অকেজো ইমেইল মুছে ফেলতে খুব একটা লাগে না। কিন্তু যখন আপনি দিনের পর দিন এই ধরনের ইমেলগুলির একটি অবিচ্ছিন্ন স্ট্রীম পান, তখন তারা আপনার সময় এবং মনোযোগের একটি বড় অংশ নেয়৷
আসুন শুধু বলি যে যদি এটি আপনার ইনবক্সে থাকে তবে এটি আপনার মাথায় আছে৷ . এবং আপনি চান না যে আপনার মনের জায়গাটি আপনি চান না বা প্রয়োজন হয় না, অন্তত সব ইমেল দ্বারা নেওয়া।
অবাঞ্ছিত ইমেলগুলিকে ফিল্টার করার জন্য এবং এই ধরনের মেইলগুলি প্রেরণকারী ইমেল ঠিকানাগুলিকে ব্লক করার জন্য একটি সিস্টেম রাখুন৷ আপনি যে ইমেল পরিষেবা বা ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন তার উপর ভিত্তি করে এটি কীভাবে করবেন তা আপনাকে দেখতে হবে৷
Gmail-এ, আপনি আরো-এ লুকানো ফিল্টার এবং ব্লক প্রেরক বৈশিষ্ট্যগুলি খুঁজে পাবেন একটি ইমেল বার্তায় ড্রপডাউন:
অবরুদ্ধ ঠিকানাগুলি থেকে আগত ইমেলগুলি সরাসরি স্প্যাম ফোল্ডারে যায়৷ এছাড়াও আপনি সেটিংস> ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানার মাধ্যমে Gmail ফিল্টার (এবং প্রেরকদের আনব্লক) তৈরি করতে পারেন৷ আপনি এটিতে থাকাকালীন, প্রথমে আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খলা থেকে ইমেলগুলি বন্ধ করতে আপনি আর কী করতে পারেন তা দেখুন৷
4. উইন্ডোজের স্টার্ট স্ক্রিনে ইমেলগুলি পিন করুন
আমি নিজেকে প্রতিবার নির্দেশিকা লেখার সাথে সম্পর্কিত কয়েকটি ইমেলের উল্লেখ করছি। যদি আপনার কাছে কিছু প্রিয় ইমেল থাকে যা আপনাকে প্রায়শই অ্যাক্সেস করতে হবে, আপনি সেগুলি তারকাচিহ্নিত রাখতে পারেন। কিন্তু দ্রুত অ্যাক্সেসের জন্য সেগুলিকে উপলব্ধ করার একটি ভাল উপায় হল আপনি যদি Windows 10 এ থাকেন তাহলে স্টার্ট স্ক্রিনে পিন করা৷
মেল অ্যাপটি খুলুন এবং আপনি স্টার্ট স্ক্রিনে যোগ করতে চান এমন যেকোনো ইমেলে ডান-ক্লিক করুন। প্রসঙ্গ মেনুতে, শুরু করতে পিন করুন-এ ক্লিক করুন এমনকি আপনি স্টার্ট স্ক্রিনে একটি পৃথক ইমেল অ্যাকাউন্ট পিন করতে পারেন:
Windows 7 বা 8-এর স্টার্ট মেনুতে ইমেলগুলি পিন করতে, প্রথমে এটিকে আপনার কম্পিউটারে সেভ করুন। এখন সংরক্ষিত অবস্থানে নেভিগেট করুন এবং স্টার্ট মেনু বোতামে ইমেলটি টেনে আনুন এবং ফেলে দিন। সম্পন্ন? স্টার্ট মেনু খুলুন এবং আপনি সেখানে একটি পিন করা আইটেম হিসাবে সেই ইমেলটি পাবেন।
এছাড়াও আপনি টাস্কবারে সংরক্ষিত ইমেলটিকে টাস্কবার আইকনে টেনে এনে আউটলুক আইকনের প্রসঙ্গ মেনুতে একটি ইমেল পিন করতে পারেন৷
5. মাস্টার ইমেল অনুসন্ধান
আপনার যদি একটি সুসংগঠিত ইনবক্স থাকে, তবে আপনি বেশিরভাগ লোকের চেয়ে দ্রুত সঠিক মেলগুলি খুঁজে পেতে পারেন৷ কিন্তু যা সত্যিই আপনার অনেক সময় বাঁচায় এবং মাথাব্যথা ইমেল অনুসন্ধানে স্মার্ট হয়ে উঠছে। লেবেল এবং অনুসন্ধান অপারেটরগুলির মতো ইমেল বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিন৷ আপনার অনুসন্ধানগুলিকে সংকুচিত করতে৷
৷Gmail-এ কিছু উন্নত অনুসন্ধান বিকল্প রয়েছে যা আপনি অনুসন্ধান বোতামের পাশে প্রদর্শিত ক্ষুদ্র তীরটিতে ক্লিক করে আনতে পারেন:
সঠিক বার্তাগুলি খুঁজে পেতে অনুসন্ধান অপারেটর ব্যবহার করার সুবিধা আপনাকে দেখানোর জন্য এখানে একটি উদাহরণ রয়েছে৷ ধরা যাক যে আপনি গ্রেগ নামের একজন বন্ধুর দ্বারা Gmail-এ ইমেল সংযুক্তি হিসাবে পাঠানো PNG ফটোগুলির একটি গুচ্ছ খুঁজছেন৷
আপনি greg অনুসন্ধান করতে পারেন তার দ্বারা প্রেরিত ইমেল আনতে এবং তারপর আপনি চান ইমেল খুঁজে পেতে ফলাফল স্ক্যান করুন. কিন্তু সেই ফটোগুলি খুঁজে পাওয়ার একটি দ্রুত এবং আরও কার্যকর উপায় হল greg has:attachment filename:.png এর মত একটি প্রশ্ন ব্যবহার করা। .
6. ফোন তুলুন
কখনও কখনও, একটি দ্রুত কল আপনাকে অনেক ইমেল বারবার বাঁচাতে পারে। মূল বিষয় হল ইমেলের চেয়ে ফোন কলে কোন বিষয়গুলি ভালভাবে পরিচালনা করা হয় তা সনাক্ত করা। আপনাকে কথোপকথনটি পয়েন্টে রাখার বিষয়ে দৃঢ় থাকতে হবে যদিও অন্যথায়, আপনার মনের পাঁচ মিনিটের চ্যাটটি একটি গ্যাবফেস্টে পরিণত হতে পারে।
আপনি কল করার আগে যে পয়েন্ট নিয়ে আলোচনা করতে চান তার একটি অতি সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরি করুন। যদি মনে হয় যে আপনার কাছে একটি সংক্ষিপ্ত কলে ফিট করার চেয়ে আলোচনা করার মতো আরও বেশি কিছু আছে, এটি একটি ইমেল বা একটি নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য সংরক্ষণ করুন৷
ইনবক্স জিরোকে বিদায় বলুন, যদি…
আমি ইনবক্স শূন্যে পৌঁছেছি এবং আমি খুশি যে আমি করেছি কারণ এটি আমার কর্মপ্রবাহকে উন্নত করেছে৷ কিন্তু, এটি এমন কোনো লক্ষ্য নয় যেটি পৌঁছানোর জন্য আপনাকে বাধ্য বোধ করা উচিত, তা যাই হোক না কেন কে এটিকে সুপারিশ করছে।
যদি একটি খালি ইনবক্স এমন কিছু না হয় যা আপনার জন্য কাজ করবে, তাহলে নির্দ্বিধায় থামুন বা এর সাধনা এড়িয়ে যান। আপনার মনে হতে পারে যেন আপনার কাঁধ থেকে একটি বড় ভার সরানো হয়েছে।
এমনকি যদি আপনি উন্মাদনাপূর্ণ দৈনিক বিচ্ছিন্নতা ত্যাগ করার সিদ্ধান্ত নেন, তবে আপনার ইমেলগুলি সংগঠিত করার জন্য কিছু প্রচেষ্টা করুন . অন্যথায়, আপনি আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণের অযোগ্য করে দিয়ে আপনার দিনে আরও চাপ যোগ করবেন।
আমরা একটি খালি ইনবক্স এবং দ্রুত এই প্লাবন প্রক্রিয়া করার জন্য সবচেয়ে কার্যকর সম্ভাব্য কৌশলগুলির জন্য চেষ্টা করতে শুরু করেছি। বিশ মিনিটের প্রতিক্রিয়ার সময় একটি উচ্চাকাঙ্খী মান হয়ে উঠেছে। কিন্তু আমি একটি বিকল্প প্রস্তাব করতে চাই: সবাইকে সহজে ই-মেইলে পৌঁছাতে হবে এমন নয়। কিছু লোক, যেমন যারা সারাদিন ক্লায়েন্টদের সাথে ডিল করে বা বড় দল পরিচালনা করে যারা ঘন ঘন আকাঙ্ক্ষা করে নির্দেশিকা, এই দক্ষতা পেশাদার হতে হবে. কিন্তু কম্পিউটার প্রোগ্রামার, লেখক, বিজ্ঞাপনের গুরু এবং অধ্যাপকদের মতো অন্যান্য লোকেদের ই-মেইলে স্তন্যপান করা উচিত ঠিক ততটাই মুক্ত হওয়া উচিত যতটা তারা অন্য দক্ষতাগুলি চুষতে পারে যা তাদের মূল মূল্য প্রস্তাবের সাথে প্রাসঙ্গিক নয়৷ ~ ক্যাল নিউপোর্ট, ই-মেইলে খারাপ হওয়া ঠিক আছে
এটা কিছু নতুন ইমেল অভ্যাসের জন্য সময়
জনপ্রিয় ইমেল টিপস যা আপনাকে প্রচারমূলক মেলগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে, ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করতে এবং ইমেল থেকে বিরতি নিতে বলে উভয়ই ব্যবহারিক এবং দরকারী। তবে এটি উপরে তালিকাভুক্তগুলির মতো ছোট পরিবর্তন যা আপনাকে ইমেল জেন নিয়ে আসে।
আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্সের সাথে মোকাবিলা করেন তা পরিবর্তন করে কোন সহজ কৌশলটি আপনার জন্য ইমেলের চাপ কমিয়েছে? মন্তব্যে এটি সম্পর্কে আমাদের বলুন!
