আউটলুক সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্টের একটি, কিন্তু হয়তো আপনি এর পুরো সম্ভাবনা ব্যবহার করছেন না। এটি কার্যকর ট্রিক্স سے ভরা পড়েছে যা আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে এবং ব্যবহারকে সহজ করতে সাহায্য করতে পারে।
আমরা কিছু কম পরিচিত টিপস এবং ট্রিকস সংগ্রহ করেছি যা আপনাকে আউটলুক মাস্টার বানাতে সাহায্য করবে। ইমেল রিকোল করার থেকে সাধারণভাবে টাইপ করা ফ্রেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা বা ফাইল সংযুক্ত করার জন্য স্মরণ করানো—সব কভার করা আছে।
আরো অনেক কিছু শেয়ার করা বাকি, তাই আপনার নিজস্ব আউটলুক টিপস থাকলে নিচের কমেন্ট সেকশনে জানাতে ভুলবেন না।
১. ক্যালেন্ডারে একাধিক টাইম জোন যোগ করুন
যদি আপনি প্রায়ই ভ্রমণ করেন বা বিদেশে কাউকে সাথে মিটিং সংগঠন করেন, তবে ক্যালেন্ডারে একাধিক টাইম জোন দেখানো উপকারী হতে পারে। এটি করতে, File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং বাম পাশের নেভিগেশন থেকে Options নির্বাচন করুন। নতুন উইন্ডোতে, Calendar এ ক্লিক করুন এবং Time zones সেকশন পর্যন্ত স্ক্রল করুন।
আপনি আপনার ডিফল্ট টাইম জোন দেখতে পাবেন, যদিও ড্রপডাউন ব্যবহার করে এটি পরিবর্তন করা সম্ভব। এটি আলাদা করার জন্য একটি Label দিন। তারপর Show a second time zone টিক করুন এবং সেখানে একইভাবে করুন। পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে OK এ ক্লিক করুন।
এখন আপনার Calendar এ যান। রিবনে, Arrange ক্যাটাগরির মধ্যে, Day, (Work) Week বা Schedule View নির্বাচন করুন। এই ভিউগুলো দুটি টাইম জোন বাম বা উপরে প্রদর্শন করবে।
২. সব মেইল প্লেইন টেক্সটে দেখুন
যদি HTML ফরম্যাটে ইমেল পাওয়ার বিষয়ে আপনার চিন্তা থাকে, তবে আপনি ডিফল্টভাবে আউটলুককে সব ইমেল প্লেইন টেক্সটে খোলতে বাধ্য করতে পারেন। এটি কোনো ক্ষতিকর HTML রান হতে দেবে না, যদিও এটি সকল ইমেল হুমকির বিরুদ্ধে রক্ষা দেবে না।
প্রথমে File এ ক্লিক করুন এবং তারপর Options নির্বাচন করুন। নতুন উইন্ডো থেকে, বাম পাশের নেভিগেশন থেকে Trust Center নির্বাচন করুন। তারপর Trust Center Settings... এ ক্লিক করুন। আবার বাম থেকে, E-mail security নির্বাচন করুন।
Read as Plain Text হেডারের নিচে, Read all standard mail in plain text টিক করুন। আপনি Read all digitally signed mail in plain text টিক করতে পারেন। ডিজিটালি স্বাক্ষরিত ইমেল মানে প্রেরক বিষয়বস্তু অনুমোদন করেছেন এবং এটি টেম্পার করা হয়নি।
পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে, OK এ ক্লিক করুন। যদি কখনো নির্দিষ্ট ইমেল মূল ফরম্যাটে পড়তে চান, তবে সেই ইমেলটি খুলুন, information bar এ ক্লিক করুন, এবং Display as HTML বা Display as Rich Text নির্বাচন করুন।
৩. শেয়ার্ড মেলবক্সের মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর জন্য বাধ্য করুন
একটি ইমেল আসলে পাঠানোর আগে, এটি আপনার আউটলুক ফোল্ডারের মাধ্যমে প্রক্রিয়া হয়। এটি চেক করে যে সার্ভার কোনো ত্রুটি ছাড়া এটি পুশ করতে সক্ষম কিনা। যদি আপনি একটি শেয়ার্ড মেলবক্স ব্যবহার করেন, তবে আপনি পেতে পারেন যে সকল ইমেল আপনার Outbox ফোল্ডারে থাকে যতক্ষণ না আপনি ম্যানুয়ালি Send/Receive ক্লিক করেন।
এটি সমাধান করতে রেজিস্টরি এডিট করতে হবে। নিচের নির্দেশাবলী সাবধানে অনুসরণ করুন, কিন্তু রেজিস্ট্রির ভুল সমন্বয় সérious সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে যার দায় আমরা নেয় না।
প্রথমে আউটলুক বন্ধ করুন। তারপর সিস্টেম সার্চে regedit খুঁজুন এবং ফলাফলটি নির্বাচন করুন। বাম পাশের নেভিগেশন ব্যবহার করে নিচের ফোল্ডারে যান:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
x.0 আপনার বর্তমান আউটলুক সংস্করণের জন্য প্রতিস্থাপন করুন। আউটলুক ২০১৬ এর জন্য ১৬.০, ২০১৩ এর জন্য ১৫.০, ২০১০ এর জন্য ১৪.০, ইত্যাদি।
DelegateSentItemsStyle ভ্যালুতে ডাবল ক্লিক করুন এবং Value data কে 0 এ পরিবর্তন করুন। তারপর OK এ ক্লিক করুন। আউটলুক পুনরায় খুলুন এবং আপনি পাবেন যে শেয়ার্ড মেলবক্স থেকে সকল আউটগোइং মেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হচ্ছে।
৪. ইমেল পাঠানোর সময় विलম্ব করুন
যদি আপনি ইমেল তত্ক্ষণাৎ পাঠাতে না চান, তবে আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন কখন পাঠাতে চান। ইমেল কম্পোজিং উইন্ডোতে, রিবন থেকে Options নির্বাচন করুন এবং তারপর Delay Delivery এ ক্লিক করুন।
এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি Do not deliver before ফিল্ড ব্যবহার করে তারিখ এবং সময় নির্বাচন করতে পারেন। মনে রাখবেন, যদি আপনি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার না করেন, তবে এই অনুরোধ কাজ করার জন্য আউটলুক খোলা থাকতে হবে।
আপনি একটি নিয়মও তৈরি করতে পারেন যা আপনার সকল মেসেজ বা নির্দিষ্ট مواردকে দেরি করবে। এর জন্য, File এ যান এবং Manage Rules & Alerts নির্বাচন করুন। E-mail Rules এর মধ্যে, New Rule এ ক্লিক করুন এবং উইজার্ড অনুসরণ করুন। আপনি শর্ত সেট করতে পারেন, যেমন শুধু নির্দিষ্ট কনটাক্টের কাছে পাঠানো ইমেল দেরি করা। শুধু action কে defer delivery by a number of minutes সেট করুন এবং আপনি প্রস্তুত।
৫. একটি ইমেল রিকোল করুন
আপনি যদি এক্সচেঞ্জ সার্ভারে থাকেন, তবে আপনি ইতিমধ্যে পাঠানো একটি ইমেল রিকোল করতে পারেন। তবে সফলতার হার বিভিন্ন ফ্যাক্টরের ওপর নির্ভর করে, যা আমরা আমাদের ইমেল রিকোল গাইডে কভার করেছি।
প্রথমে আপনার Sent Items এ যান এবং যে ইমেলটি রিকোল করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। রিবনের Move গ্রুপে, Actions এ ক্লিক করুন এবং তারপর Recall This Message... নির্বাচন করুন।
নতুন উইন্ডো থেকে, প্রাপকের ইনবক্স থেকে ইমেল মুছতে Delete unread copies of this message নির্বাচন করুন। অথবা, মূল ইমেলের পরিবর্তে একটি বিকল্প ইমেল পাঠাতে Delete unread copies and replace with a new message নির্বাচন করুন।
প্রতিটি প্রাপকের জন্য রিকোল সফল বা ব্যর্থ হলে জানতে চাইলে Tell me if recall succeeds or fails for each recipient টিক করুন। প্রস্তুত হলে, আপনার রিকোল অনুরোধ জমা দিতে OK এ ক্লিক করুন।
৬. সাধারণভাবে টাইপ করা বিষয়গুলি সাজেস্ট করুন
যদি আপনি একই কথা বারবার টাইপ করেন, তবে আপনি আউটলুককে তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজেস্ট করতে পারেন যখন আপনি লেখা শুরু করবেন। একটি ইমেল কম্পোজ করার সময়, আপনার ফ্রেজটি টাইপ করুন এবং তারপর হাইলাইট করুন। এখন, রিবন থেকে Insert নির্বাচন করুন। Text ক্যাটাগরির থেকে, Quick Parts এ ক্লিক করুন এবং তারপর Save Selection to Quick Part Gallery... নির্বাচন করুন।
ফ্রেজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজেস্ট হবে जब আপনি তা লিখতে শুরু করবেন এবং আপনি Enter চাপায় এটি পূরণ করবেন। বিকল্পভাবে, আপনি Quick Parts ড্রপডাউন থেকে এটি নির্বাচন করতে পারেন। আপনি এই মেনুতে কোনো পার্টে রাইট-ক্লিক করে Organize and Delete... নির্বাচন করলে এটি কাস্টমাইজ বা মুছে ফেলা যাবে।
৭. শর্টকাট উইজার্ড বানুন
আউটলুক একটি জটিল প্রোগ্রাম হতে পারে, কারণ এটি খুব শক্তিশালী। কিন্তু মেনুগুলিতে время বর্জ্য না করে, আপনি শর্টকাট ব্যবহার করে প্রক্রিয়াগুলো দ্রুত করতে পারেন এবং আরও প্রোডাক্টিভ হতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি CTRL + N চাপায় নতুন মেসেজ তৈরি করতে পারেন এবং CTRL + Enter চাপায় পাঠাতে পারেন। একইভাবে, CTRL + R রিপ্লাই শুরু করবে, যখন CTRL + F ফরোয়ার্ড করবে।
আপনি Insert চাপায় একটি মেসেজ ফ্ল্যাগ করতে পারেন, F7 চাপায় আপনার লেখা স্পেল চেক করতে পারেন, এবং F9 চাপায় Send/Receive প্রক্রিয়া চালাতে পারেন।
বাহেরে অনেক কী কম্বিনেশন আছে যে আমরা আউটলুক কীবোর্ড শর্টকাটের একটি গাইড তৈরি করেছি, যা নেভিগেট এবং ক্রিয়েট করার সহজ পদ্ধতি বর্ণনা করে।
৮. পেস্ট করে তৈরি করুন
কোনো কাজ সম্পন্ন করার ধাপগুলি কমানো সবসময় সুফলদায়ক। আপনি একটি নতুন আইটেম তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ক্লিপবোর্ডের বিষয়বস্তু ধারণ করবে। ऐसा করতে, उस अनुभाग पर जाएँ जहां आप एक नया आइटम बनाना चाहते हैं - मेल के लिए मेल, कैलेंडर के लिए इवेंट, आदि।
তারপর আপনাকে শুধু Ctrl + V চাপাতে হবে। আইটেমটি তৈরি হবে এবং ইতিমধ্যে আপনার ক্লিপবোর্ডের বিষয়বস্তু থাকবে। এটি একটি সাধারণ ট্রিক, কিন্তু আপনি এটি চিরকাল ব্যবহার করবেন।
৯. 'Mark as Read' অপশন কাস্টমাইজ করুন
যদি আপনি মনে করেন যে আপনার ইমেলগুলি পড়া নেওয়া ছাড়া 'read' হিসেবে চিহ্নিত হচ্ছে, তবে এই rozd্রেকশন সহজে দূর করা সম্ভব। একটি ইমেলকে unread রাখলে যা আপনাকে কাজ করতে হবে তা দ্রুত দেখতে সাহায্য করে।
প্রথমে File এ ক্লিক করুন এবং তারপর Options। বাম পাশের নেভিগেশন থেকে Mail নির্বাচন করুন। Outlook panes হেডারের নিচে, Reading Pane... নির্বাচন করুন এবং একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
এখানে আপনি কাস্টমাইজ করতে পারেন যে কত সেকেন্ড انتظار করবেন কোনো আইটেম 'read' হিসেবে চিহ্নিত করার আগে এবং সিলেকশন পরিবর্তন হলে এটি 'read' হিসেবে গণ্য হবে কিনা। আপনার অপশনগুলো টিক এবং সমন্বয় করুন, তারপর পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে OK এ ক্লিক করুন।
১০. ফাইল সংযুক্ত করার জন্য স্মরণ করানορ получение করুন
যদি আপনি প্রায়ই ইমেল পাঠাতে থাকেন কিন্তু ফাইল সংযুক্ত করা ভুলে যান, তবে এই টিপ আপনার জন্য। আউটলুক আপনার মেসেজে নির্দিষ্ট শব্দ এবং ফ্রেজের জন্য স্ক্যান করবে, যেমন "see attached" বা "enclosed", তারপর চেক করবে যে আপনি আসলে কিছু সংযুক্ত করেছেন কিনা। যদি না করেন, তবে মেসেজ পাঠানোর আগে এটি আপনাকে সতর্ক করবে।
এটি সক্রিয় করতে, প্রথমে File এ যান এবং তারপর Options। বাম পাশের নেভিগেশন থেকে Mail নির্বাচন করুন, তারপর Send messages সেকশন পর্যন্ত স্ক্রল করুন। এখন Warn me when I send a message that may be missing an attachment টিক করুন। পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে OK এ ক্লিক করুন।
আপনার টিপস শেয়ার করুন
বছর পর বছর একই প্রোগ্রাম ব্যবহার করলে তার সকল জটিলতা বুঝতে পারা সহজ নয়, তাই আশা করি আপনি কিছু টিপস পেয়েছেন যা দৈনন্দিন জীবনে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে ব্যবহার করতে পারবেন।
এই টিপসগুলো আউটলুকের ডেস্কটপ ভার্সনке ফোকাস করে লেখা। যদি আপনি ওয়েব ভার্সন ব্যবহার করেন এবং কোনটি আপনার জন্য সেরা তা নিশ্চিত ন हों, তবে আউটলুক ওয়েব এবং ডেস্কটপের তুলনা দেখুন।
কি আপনি এই টিপসগুলো ব্যবহার করবেন? আপনার নিজস্ব আউটলুক ট্রিকস কি আছে? কমেন্টে জানান!
