আউটলুক হল সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্টগুলির মধ্যে একটি, কিন্তু আপনি এটির সম্পূর্ণ সম্ভাবনার জন্য এটি ব্যবহার নাও করতে পারেন৷ এটি দরকারী কৌশলগুলির সাথে আবদ্ধ যা আপনার উত্পাদনশীলতাকে সাহায্য করতে পারে এবং এটিকে একটি হাওয়া ব্যবহার করতে পারে৷
আমরা আরও কিছু অজানা টিপস এবং কৌশল সংগ্রহ করেছি যা আপনাকে একজন আউটলুক মাস্টার হতে সাহায্য করবে। এটি ইমেলগুলি প্রত্যাহার করা, সাধারণত টাইপ করা বাক্যাংশগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা বা ফাইলগুলি সংযুক্ত করার জন্য মনে করিয়ে দেওয়া যাই হোক না কেন, আমরা আপনাকে কভার করেছি৷
ভাগ করার জন্য অবশ্যই আরও অনেক কিছু আছে, তাই আপনি যদি নিজের আউটলুক টিপ পেয়ে থাকেন তাহলে অনুগ্রহ করে নীচের মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানান৷
1. আরেকটি ক্যালেন্ডার টাইম জোন যোগ করুন
আপনার ক্যালেন্ডারে একাধিক টাইম জোন প্রদর্শন করা উপযোগী হতে পারে যদি আপনি প্রায়ই ভ্রমণ করেন বা বিদেশে কারো সাথে মিটিং আয়োজন করেন। এটি করতে, ফাইল ক্লিক করুন৷ ট্যাব এবং তারপরে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ বাম হাতের নেভিগেশন থেকে। নতুন উইন্ডো থেকে, ক্যালেন্ডার এ ক্লিক করুন এবং তারপর টাইম জোন -এ স্ক্রোল করুন বিভাগ।
আপনি আপনার ডিফল্ট সময় অঞ্চলটি প্রদর্শিত দেখতে পাবেন, যদিও আপনি ড্রপডাউন ব্যবহার করে এটি পরিবর্তন করতে পারেন। এটিকে একটি লেবেল দিন৷ যাতে আপনি এটি আলাদা করতে পারেন। তারপর একটি দ্বিতীয় সময় অঞ্চল দেখান টিক দিন এবং সেখানে একই কাজ. ঠিক আছে ক্লিক করুন আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে৷
৷এখন আপনার ক্যালেন্ডারে নেভিগেট করুন . রিবনে, সাজানো এর মধ্যে বিভাগ, হয় দিন, নির্বাচন করুন (কাজ) সপ্তাহ অথবা শিডিউল ভিউ . এগুলি এমন দৃশ্য যা হয় বাম বা উপরে দুটি সময় অঞ্চল প্রদর্শন করবে৷
2. সমস্ত মেল প্লেইন টেক্সটে দেখুন
এইচটিএমএল ফরম্যাটে ইমেল পাওয়ার বিষয়ে আপনার উদ্বেগ থাকলে, আপনি আউটলুককে ডিফল্টরূপে প্লেইন টেক্সটে সমস্ত ইমেল খুলতে বাধ্য করতে পারেন। এটি যেকোন দূষিত এইচটিএমএল চালানো বন্ধ করবে, যদিও মনে রাখবেন এটি আপনাকে সমস্ত ইমেল হুমকি থেকে রক্ষা করবে না৷
প্রথমে, ফাইল এ ক্লিক করুন এবং তারপর বিকল্প নির্বাচন করুন . নতুন উইন্ডো থেকে, ট্রাস্ট সেন্টার নির্বাচন করুন বাম হাতের নেভিগেশন থেকে। তারপর ট্রাস্ট সেন্টার সেটিংস... ক্লিক করুন . এখন, আবার বাম দিক থেকে, ই-মেইল নিরাপত্তা নির্বাচন করুন .
পড়ুন প্লেইন টেক্সট এর নীচে হেডার, সমস্ত স্ট্যান্ডার্ড মেল প্লেইন টেক্সটে পড়ুন টিক দিন . আপনি সমস্ত ডিজিটালি স্বাক্ষরিত মেল প্লেইন টেক্সটে পড়ুন টিক দিতেও বেছে নিতে পারেন . ডিজিটালি স্বাক্ষরিত একটি ইমেল মানে প্রেরক বিষয়বস্তু অনুমোদন করেছেন এবং এটির সাথে কোনো হেরফের করা হয়নি।
আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে, ঠিক আছে ক্লিক করুন৷ . আপনি যদি কখনও মূল বিন্যাসে একটি নির্দিষ্ট ইমেল পড়তে চান তবে সেই ইমেলটি খুলুন, তথ্য বারে ক্লিক করুন , এবং হয় HTML হিসাবে প্রদর্শন নির্বাচন করুন৷ অথবা রিচ টেক্সট হিসেবে প্রদর্শন করুন .
3. শেয়ার করা মেলবক্স বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে বাধ্য করুন
একটি ইমেল আসলে পাঠানোর আগে, এটি আপনার Outlook ফোল্ডারের মাধ্যমে প্রক্রিয়া করতে হবে। এটি পরীক্ষা করছে যে সার্ভার ত্রুটি ছাড়াই এটিকে ধাক্কা দিতে সক্ষম। আপনি যদি একটি শেয়ার করা মেলবক্স ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি ম্যানুয়ালি সেন্ড/রিসিভ ক্লিক না করা পর্যন্ত সমস্ত ইমেল আপনার আউটবক্স ফোল্ডারে বসে থাকতে পারে৷
এটি কাটিয়ে উঠতে, এটির রেজিস্ট্রি সম্পাদনা করতে হবে। এই নির্দেশাবলী সাবধানে অনুসরণ করুন এবং আপনি ঠিক হয়ে যাবেন, কিন্তু রেজিস্ট্রির ভুল সমন্বয় গুরুতর সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে যার জন্য আমরা দায়ী নই।
প্রথমে আউটলুক বন্ধ করুন। তারপর regedit এর জন্য একটি সিস্টেম অনুসন্ধান করুন৷ এবং ফলাফল নির্বাচন করুন। বাম হাতের নেভিগেশন ব্যবহার করে, নিচের ফোল্ডারে ফিল্টার করুন:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
x.0 প্রতিস্থাপন করুন আপনার Outlook এর বর্তমান সংস্করণের জন্য। Outlook 2016-এর জন্য 16.0, Outlook 2013-এর জন্য 15.0, Outlook 2010-এর জন্য 14.0, এবং আরও অনেক কিছু৷
ডাবল ক্লিক করুন DelegateSentItemsStyle মান এবং মান ডেটা পরিবর্তন করুন 0 থেকে . তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন . আউটলুক পুনরায় খুলুন এবং আপনি দেখতে পাবেন যে শেয়ার করা মেলবক্স থেকে সমস্ত বহির্গামী মেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হয়৷
4. একটি ইমেল পাঠাতে বিলম্ব করুন
আপনি যদি অবিলম্বে একটি ইমেল পাঠাতে না চান, আপনি কখন এটি পাঠাতে চান তা উল্লেখ করতে পারেন৷ ইমেল কম্পোজিং উইন্ডোতে, বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ ফিতা থেকে এবং তারপর ডেলিভারি বিলম্ব ক্লিক করুন৷ .
এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি এর আগে বিতরণ করবেন না ব্যবহার করতে পারবেন৷ আপনার ইমেল কখন পাঠানো হবে তার তারিখ এবং সময় বেছে নিতে ক্ষেত্রগুলি। মনে রাখবেন যে আপনি যদি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার না করেন তবে এই অনুরোধটি কাজ করার জন্য আউটলুক খোলা থাকতে হবে৷
আপনি এমন একটি নিয়মও তৈরি করতে পারেন যা আপনার সমস্ত বার্তা পাঠাতে বিলম্ব করবে, অথবা আপনি যেগুলি নির্দিষ্ট করেছেন৷ এর জন্য, ফাইল -এ নেভিগেট করুন এবং তারপর নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন . ই-মেইল নিয়মের মধ্যে , নতুন নিয়ম ক্লিক করুন এবং উইজার্ডকে অনুসরণ করুন। আপনি শর্ত সেট করতে পারেন, যেমন শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট পরিচিতিতে পাঠানো ইমেল বিলম্বিত করা। শুধু ক্রিয়া সেট করুন কয়েক মিনিটের মধ্যে ডেলিভারি পিছিয়ে দিতে এবং আপনি সেট হয়ে যাবেন।
5. একটি ইমেল প্রত্যাহার করুন
আপনি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভারে আছেন তা প্রদান করে, আপনি ইতিমধ্যেই পাঠানো একটি ইমেল প্রত্যাহার করতে সক্ষম হতে পারেন৷ যাইহোক, সাফল্যের হার বিভিন্ন কারণের উপর নির্ভর করে, যা আমরা আমাদের নির্দেশিকাতে একটি ইমেল রিকল করার জন্য কভার করেছি।
প্রথমে, আপনার প্রেরিত আইটেমগুলিতে নেভিগেট করুন৷ এবং আপনি যে ইমেলটি স্মরণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। মুভ -এ রিবনের গ্রুপ, ক্রিয়া ক্লিক করুন এবং তারপর এই বার্তাটি স্মরণ করুন... নির্বাচন করুন .
নতুন উইন্ডো থেকে, এই বার্তাটির অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন নির্বাচন করুন৷ প্রাপকের ইনবক্স থেকে ইমেল মুছে ফেলতে। বিকল্পভাবে, অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন এবং একটি নতুন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন নির্বাচন করুন৷ মূলের জায়গায় একটি বিকল্প ইমেল পাঠাতে।
প্রত্যেক প্রাপকের জন্য রিকল সফল বা ব্যর্থ হলে আমাকে বলুন টিক দিন আপনি যদি প্রতিটি প্রত্যাহার প্রচেষ্টার ফলাফল পেতে চান। প্রস্তুত হলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন আপনার প্রত্যাহার অনুরোধ জমা দিতে।
6. সাধারণত টাইপ করা জিনিসগুলি সাজেস্ট করুন
আপনি যদি প্রায়ই একই জিনিস টাইপ করেন, আপনি যখন এটি লিখতে শুরু করেন তখন আপনি Outlook স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য এটি সুপারিশ করতে পারেন। একটি ইমেল রচনা করার সময়, আপনার বাক্যাংশটি টাইপ করুন এবং তারপরে এটি হাইলাইট করুন। এখন, ঢোকান নির্বাচন করুন ফিতা থেকে পাঠ্য থেকে বিভাগ, দ্রুত অংশ ক্লিক করুন এবং তারপর দ্রুত অংশ গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন... .
আপনি যখন এটি টাইপ করা শুরু করবেন তখন শব্দগুচ্ছটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রস্তাবিত হবে এবং আপনি Enter টিপতে পারেন এটা পূরণ করতে বিকল্পভাবে, আপনি দ্রুত অংশগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ এটি নির্বাচন করতে ড্রপডাউন। এছাড়াও আপনি ডান-ক্লিক করতে পারেন এই মেনুতে একটি অংশ এবং সংগঠিত করুন এবং মুছুন... নির্বাচন করুন আপনি যদি কখনও এটি কাস্টমাইজ বা অপসারণ করতে চান।
7. একটি শর্টকাট উইজার্ড হয়ে উঠুন
আউটলুক একটি জটিল প্রাণী হতে পারে, কিন্তু এটি এত শক্তিশালী কারণ। কিন্তু মেনুতে এলোমেলো করার পরিবর্তে, আপনি প্রক্রিয়াগুলিকে গতিশীল করতে এবং আরও বেশি উত্পাদনশীল হতে শর্টকাট ব্যবহার করতে পারেন৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি CTRL + N চাপতে পারেন একটি নতুন বার্তা তৈরি করতে এবং CTRL + এন্টার এটা পাঠাতে একইভাবে, CTRL + R একটি উত্তর শুরু করবে, যখন CTRL + F এটা ফরওয়ার্ড করবে।
আপনি ঢোকান টিপতে পারেন৷ একটি বার্তা পতাকাঙ্কিত করতে, F7 বানান পরীক্ষা করতে আপনি কি লিখছেন, এবং F9 পাঠান/গ্রহণ প্রক্রিয়া চালানোর জন্য।
প্রকৃতপক্ষে, অনেকগুলি কী সমন্বয় রয়েছে যে আমরা আউটলুক কীবোর্ড শর্টকাটগুলির জন্য একটি গাইড তৈরি করেছি, কীভাবে নেভিগেট করতে হয় এবং সহজে তৈরি করতে হয় তার বিশদ বিবরণ দিয়েছি৷
8. তৈরি করতে পেস্ট করুন
কিছু অর্জনের জন্য যে পদক্ষেপগুলি নেওয়া হয় তা হ্রাস করা সর্বদা উপকারী। আপনি একটি নতুন আইটেম তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ক্লিপবোর্ডে যা আছে তা ধারণ করে। এটি করার জন্য, আপনি যে বিভাগে একটি নতুন আইটেম তৈরি করতে চান সেখানে নেভিগেট করুন - তাই একটি ইমেলের জন্য মেল করুন, একটি ইভেন্টের জন্য ক্যালেন্ডার এবং আরও অনেক কিছু৷
তারপর আপনাকে যা করতে হবে তা হল Ctrl + V টিপুন . আইটেমটি তৈরি করা হবে এবং আপনার ক্লিপবোর্ডে যা ছিল তা ইতিমধ্যেই থাকবে৷ এটি একটি সহজ কৌশল, কিন্তু একটি আপনি চিরকাল ব্যবহার করবেন৷
৷9. পঠিত বিকল্প হিসাবে মার্ক কাস্টমাইজ করুন
আপনি যদি দেখেন যে আপনার ইমেলগুলিকে পড়া হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে যখন আপনি আসলে সেগুলি সঠিকভাবে দেখেননি, তাহলে এই হতাশা কাটিয়ে ওঠা সহজ। একটি ইমেল অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে রাখলে আপনার কী পদক্ষেপ নেওয়া দরকার তা দ্রুত দেখতে পারে৷
প্রথমে, ফাইল এ ক্লিক করুন এবং তারপর বিকল্প . বাম-হাতের নেভিগেশন থেকে, মেল নির্বাচন করুন . আউটলুক প্যানেস-এর নীচে শিরোনাম, পড়ার ফলক... নির্বাচন করুন এবং একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
এখানে আপনি একটি আইটেম পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করার আগে কত সেকেন্ড অপেক্ষা করতে হবে এবং নির্বাচন পরিবর্তন করার সময় এটিকে পঠিত হিসাবে গণনা করতে হবে কিনা তা কাস্টমাইজ করতে পারেন। আপনার বিকল্পগুলিতে টিক দিন এবং সামঞ্জস্য করুন, তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন৷ আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে৷
৷10. ফাইল সংযুক্ত করতে মনে করিয়ে দিন
আপনি যদি প্রায়ই দেখতে পান যে আপনি ইমেল পাঠাচ্ছেন এবং একটি ফাইল সংযুক্ত করতে ভুলে গেছেন, এটি আপনার জন্য টিপ। আউটলুক কিছু শব্দ এবং বাক্যাংশের জন্য আপনার বার্তাগুলি স্ক্যান করবে, যেমন "সংযুক্ত দেখুন" বা "ঘেরা", তারপর আপনি আসলে কিছু সংযুক্ত করেছেন কিনা তা পরীক্ষা করুন৷ আপনি যদি তা না করে থাকেন তবে এটি আপনাকে বার্তা পাঠানোর আগে সতর্ক করবে৷
৷
এটি সক্ষম করতে, প্রথমে ফাইল -এ নেভিগেট করুন৷ এবং তারপর বিকল্প . মেইল নির্বাচন করুন বাম-হাতের নেভিগেশন থেকে, তারপর বার্তা পাঠান-এ স্ক্রোল করুন অধ্যায়. এখন আমাকে সতর্ক করুন যখন আমি একটি বার্তা পাঠান যাতে একটি সংযুক্তি অনুপস্থিত থাকতে পারে৷ . ঠিক আছে ক্লিক করুন আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে৷
৷আপনার টিপস শেয়ার করুন
বছরের পর বছর ধরে একটি প্রোগ্রাম ব্যবহার করা সহজ হতে পারে এবং এর সমস্ত জটিলতাকে পুরোপুরি উপলব্ধি করতে পারে না, তাই আশা করি আপনি কিছু টিপস বেছে নিয়েছেন যা আপনি উত্পাদনশীলতা বাড়াতে আপনার দৈনন্দিন জীবনে ব্যবহার করতে পারেন।
এই টিপসগুলি আউটলুকের ডেস্কটপ সংস্করণের উপর ফোকাস করা হয়েছে, তাই আপনি যদি ওয়েব সংস্করণ ব্যবহার করেন এবং কোনটি আপনার জন্য সেরা তা নিশ্চিত না হন, তাহলে আমাদের Outlook ওয়েব এবং ডেস্কটপের তুলনা দেখুন৷
আপনি কি এই টিপসগুলির কোনটি ব্যবহার করবেন? শেয়ার করার জন্য আপনার কি নিজস্ব Outlook কৌশল আছে?
