আমাদের অনেকের পক্ষে ইমেল সম্পূর্ণভাবে বাতিল করা সম্ভব নয়। কিন্তু অন্তত আমরা আমাদের জন্য আমাদের ইমেলের সিংহভাগ মোকাবেলা করার জন্য আমাদের ইনবক্স পেতে পারি৷
৷আপনি যদি একজন ম্যাক ব্যবহারকারী হন যিনি Apple Mail ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার অভিজ্ঞতাকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য আপনাকে সঠিক নিয়মগুলি (অন্যথায় ফিল্টার হিসাবে পরিচিত) সেট আপ করতে হবে৷
আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করার জন্য আমাদের কাছে ছয়টি দরকারী নিয়ম রয়েছে, কিন্তু প্রথমে আমরা আপনাকে আপনার Mac-এর নেটিভ ইমেল ক্লায়েন্টে নিয়ম তৈরি করার প্রাথমিক বিষয়গুলি নিয়ে চলে যাব৷
অ্যাপল মেইলে কীভাবে একটি নিয়ম তৈরি করবেন
শর্টকাট Cmd + কমা টিপুন মেল পছন্দ বিভাগটি আনতে বা মেল> পছন্দ এর মাধ্যমে এটিতে যেতে . এখন নিয়ম-এ স্যুইচ করুন ট্যাব এবং নিয়ম যোগ করুন-এ ক্লিক করুন নিয়ম তৈরি শুরু করতে বোতাম। এটা অনেক কিছু নেই. প্রথমে আপনি যদি নীচে তালিকাভুক্ত একটি শর্ত নির্বাচন করুন৷ ড্রপডাউন মেনু।
এরপরে, আপনি মেলকে একটি নির্দিষ্ট ক্রিয়া সম্পাদন করতে বলবেন যখন এটি আপনার যোগ করা মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন ইমেলগুলি খুঁজে পায়। আপনি নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলি সম্পাদন করুন-এ তালিকাভুক্ত উপলব্ধ ক্রিয়াগুলি দেখতে পাবেন৷ ড্রপডাউন মেনু।
গুটিয়ে নিতে, নিয়মের জন্য একটি উপযুক্ত নাম লিখুন এবং ঠিক আছে টিপুন বোতাম এই মুহুর্তে, মেল আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে যে আপনি বিদ্যমান বার্তাগুলিতে নতুন নিয়ম প্রয়োগ করতে চান যা আপনার নির্দিষ্ট শর্তের সাথে মেলে। (এটি নতুন বার্তাগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি করে৷) যদি আপনার উত্তর হ্যাঁ হয়, তাহলে আবেদন করুন-এ ক্লিক করুন বোতাম মনে রাখবেন যে এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলিতে কাজ করবে না৷
৷
ইমেল ফিল্টার করার জন্য একাধিক শর্ত তৈরি করতে চান?
+ ক্লিক করুন শুরু করতে ডিফল্ট অবস্থার পাশে বোতাম। আপনি যদি এই রুটে যান, আপনি যদি যেকোনও বার্তার সাথে মেলে তখনই নিয়মটি কাজ করতে চান কিনা তাও উল্লেখ করতে পারেন শর্তাবলী বা সমস্ত তাদের মধ্যে. সেটাই যে কোনো যদি এর পাশে ড্রপডাউন মেনু এর জন্য।
এছাড়াও আপনি এটি ফিল্টার করা ইমেলগুলিতে একাধিক ক্রিয়া সম্পাদন করার জন্য মেল পেতে পারেন৷ ধরা যাক আপনি সেই ইমেলগুলিকে একটি মেলবক্সে সরাতে চান এবং অন্যটিতে অনুলিপি করতে চান৷ তারপর +-এ ক্লিক করুন শর্ত অনুসরণ করার জন্য একাধিক অ্যাকশন সেট আপ করতে ডিফল্ট অ্যাকশনের পাশের বোতাম।
এটা নিয়ম সঙ্গে ওভারবোর্ড যেতে সহজ. পৃথক নিয়মের পরিবর্তে একাধিক শর্ত এবং ক্রিয়া ব্যবহার করে তাদের সংখ্যা কম রাখুন৷
1. আপনি জানেন না এমন লোকদের থেকে ইমেলগুলি সনাক্ত করুন
এই নিয়মের সাহায্যে, আপনি যে ইমেলগুলির উত্সগুলিকে চিহ্নিত করা সহজ করতে পারবেন যেগুলিতে আপনার আগ্রহ নেই বা নেই৷ এটি সেই সমস্ত ইমেলগুলির বেশিরভাগই ধরে যা আপনার সময় এবং মনোযোগ নষ্ট করে৷
প্রেরক আমার পরিচিতিতে নেই নির্বাচন করুন৷ আপনার অবস্থা হিসাবে। আপনি ফিল্টার করা ইমেলগুলিকে একটি পৃথক ফোল্ডারে পুনঃনির্দেশ করতে চান কিনা, তাদের পতাকাঙ্কিত করতে, একটি নির্দিষ্ট রঙে হাইলাইট করতে চান কিনা তা আপনার উপর নির্ভর করে। নিম্নলিখিত ক্রিয়া সম্পাদন করুন থেকে উপযুক্ত প্রতিক্রিয়া নির্বাচন করুন৷ ড্রপডাউন মেনু।
প্রতি সপ্তাহে বা তার পরে, আপনি এই নিয়মের সাথে চিহ্নিত ইমেলগুলির মাধ্যমে স্কিম করুন৷ আপনি তাদের কিছু থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে চাইবেন, সেগুলিকে স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত করতে বা এমনকি পরের বার সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার জন্য নতুন নিয়ম সেট আপ করতে চাইবেন৷
উপরের নিয়মটি নকল করা এবং এই শর্তের সাথে মেলে এটি সম্পাদনা করা একটি ভাল ধারণা:প্রেরক আমার আগের প্রাপকদের মধ্যে নেই . ডুপ্লিকেট ব্যবহার করুন নিয়ম-এ বোতাম শুরু করতে ট্যাব।
একটি পার্শ্ব নোটে, আপনি যে পরিমাণ স্প্যাম পান তা কমাতে, একটি নিষ্পত্তিযোগ্য ইমেল পরিষেবার সাথে একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন৷ আপনি যখন আপনার প্রকৃত ইমেল ঠিকানা গোপন রাখতে চান তখন সেই ইমেল ঠিকানাটি দিন৷
৷2. ক্রমাগত স্প্যাম এবং ফরোয়ার্ড করা ইমেলগুলি মুছুন
এই নিয়মের সাথে, আপনি আর আপনার চুল ছিঁড়ে ফেলতে চাইবেন না। এটি এমন ওয়েবসাইট থেকে মেইলারদের জন্য যারা সদস্যতা ত্যাগ করার অনুরোধকে সম্মান করে না এবং আপনার ইনবক্সকে ড্রিপ করা চালিয়ে যান৷
ধারণ থেকে সেট করুন আপনার মানদণ্ড হিসাবে, আপনি যে ইমেলগুলি ব্লক করতে চান তার জন্য দায়ী প্রেরকের নাম অনুসরণ করুন৷ বার্তা মুছুন বেছে নিন আপনি যে ক্রিয়াটি মেল করতে চান তা হিসাবে৷
৷মনে রাখবেন যে বার্তা মুছুন কর্ম ভাল জন্য বার্তা মুছে দেয়. আপনি যদি এটিকে পরে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার পরিবর্তে ট্র্যাশে পাঠাতে চান, তাহলে মেলবক্স ট্র্যাশে বার্তা সরান নির্বাচন করুন আপনার পছন্দের কাজ হিসাবে।
দ্রষ্টব্য: আপনি যদি Gmail এর "ব্লক প্রেরক" ফাংশনটি প্রতিলিপি করতে চান, তাহলে মুভ মেসেজ ব্যবহার করুন পরিবর্তে জাঙ্ক ফোল্ডারে ইমেলগুলি শান্ট করার জন্য অ্যাকশন৷
এই নিয়মটি ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলি থেকে মুক্তি পেতেও কার্যকর, উদাহরণস্বরূপ, পরিবারের সদস্যদের প্রচুর পরিমাণে। অবশ্যই, আপনি যদি এই ধরনের বার্তা গ্রহণ না করতে চান, তাহলে প্রেরককে এটি সম্পর্কে জানানো ভাল। যদি এটি সম্ভব না হয় বা কাজ না করে, মেলকে সেই বার্তাগুলিকে ফিল্টার করতে দিন এবং আপনার জন্য সেগুলি মুছে দিন৷
যখন আপনি পারবেন৷ প্রতিটি এর জন্য একটি পৃথক নিয়ম সেট আপ করুন৷ প্রেরক যার ইমেল আপনি ব্লক করতে চান, এটি সবচেয়ে পরিষ্কার উপায় নয়। প্রতিটি নতুন প্রেরকের জন্য একটি নতুন শর্ত সন্নিবেশ করার জন্য একটি বিদ্যমান নিয়ম সম্পাদনা করা ভাল৷ এটি কাজ করে কারণ যদি ড্রপডাউন মেনু যে কোনো সেট করা আছে , যার মানে যখন যে কোনো তখন নিয়মটি কাজ করে শর্ত পূরণ হয়।
আপনি যদি ফরোয়ার্ডের উপর একটি কম্বল নিষেধাজ্ঞা রাখতে চান তবে এর থেকে রয়েছে প্রতিস্থাপন করুন শর্ত সহ বিষয় শুরু হয় Fw: .
3. নন-ওয়ার্ক ইমেলগুলিকে পড়া হিসাবে চিহ্নিত করুন
আপনার ব্যক্তিগত ইমেলের বেশিরভাগই সম্ভবত সময়-সংবেদনশীল নয়। যতক্ষণ না আপনি সেই ইমেলগুলি মোকাবেলা করার জন্য প্রস্তুত হন, এই পরবর্তী নিয়মের মাধ্যমে সেগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ করা থেকে বিরত থাকুন৷
অ্যাকাউন্ট সেট করুন আপনার মানদণ্ড হিসাবে এবং তারপর আপনার ব্যক্তিগত ইমেলের সাথে যুক্ত অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন। এরপরে, পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন সেট করুন পদক্ষেপ হিসাবে।
আপনি বরং সমস্ত চিহ্নিত করবেন সমস্ত থেকে বার্তা যত তাড়াতাড়ি তারা আপনার ইনবক্স আঘাত হিসাবে পড়া হিসাবে অ্যাকাউন্ট? সেই ক্ষেত্রে, প্রতিটি বার্তা নির্বাচন করুন৷ অ্যাকাউন্ট এর পরিবর্তে যদি থেকে ড্রপডাউন মেনু।
4. গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি পেতে ডোমেন নাম ব্যবহার করুন
আপনি সম্ভবত প্রতিটি সম্পর্কে জানতে চাইবেন৷ ইমেল যা আপনার ব্যাঙ্ক থেকে আসে, এমনকি এটি একটি প্রচারমূলক মেইলার হলেও। একই কাজ-সম্পর্কিত ইমেল জন্য যায়. আপনি তাদের কখনো মিস করবেন না তা নিশ্চিত করতে আপনি একটি নিয়ম ব্যবহার করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, যখন আমি akshata@makeuseof.com এ অনেক ইমেল পাই , আমার কাজের সাথে প্রাসঙ্গিক সবসময় makeuseof.com থেকে আসে . পরবর্তীটিকে চিহ্নিত করতে, আমি এই শর্তটি সেট আপ করতে পারি:From contains @makeuseof.com .
তারপরে আমি ফিল্টার করা ইমেলগুলিকে হাইলাইট করতে পারি, বলুন, পটভূমির রঙ পরিবর্তন করে, একটি শব্দ বাজিয়ে বা অন্য কোথাও পুনঃনির্দেশিত করে৷
@makeuseof.com প্রতিস্থাপন করুন আপনার কোম্পানি বা আপনার ব্যাঙ্কের ডোমেন নামের সাথে বিট উপরে, এবং আপনি একই ফলাফলের সাথে একই ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন।
5. সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের ইমেলগুলি স্ল্যাকে পাঠান
সব ইমেল আপনার অবিলম্বে মনোযোগ প্রয়োজন হয় না. হ্যাঁ, এমনকি কর্মক্ষেত্রেও। যদি আপনার দল স্ল্যাকের মতো একটি অ্যাপের মাধ্যমে যোগাযোগ করে, তবে আপনি বেশিরভাগ সময় আপনার ইনবক্সকে উপেক্ষা করতে পারেন। অতি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি, যদি থাকে, আপনার নোটিশ এড়াতে না পারে তা নিশ্চিত করতে, এই পরবর্তী নিয়মের সাথে সেগুলিকে স্ল্যাকে ফরোয়ার্ড করুন৷
আপনার ম্যানেজার বা অন্য উচ্চতর থেকে ইমেল শনাক্ত করার শর্ত সেট করুন, বা বিষয়ের একটি নির্দিষ্ট শব্দ/বাক্যাংশ দিয়ে। এখন বার্তা ফরওয়ার্ড নির্বাচন করুন আপনার পছন্দের কাজ হিসাবে এবং প্রদত্ত ক্ষেত্রে আপনার "Send to Slack" ঠিকানা টাইপ করুন৷
৷
আপনি আপনার স্ল্যাক ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা কোথায় পাবেন?
এটি [Your_Team_Name]> Preferences> Messages &Media এর অধীনে লুকানো আছে . নিচে স্ক্রোল করুন ইমেলগুলিকে স্ল্যাকে আনুন বিভাগ, এবং এটি আছে. আপনি এখন Slackbot এ ফরোয়ার্ড করা ইমেল পড়তে সক্ষম হবেন!
6. PDF সহ ইমেল সংগ্রহ করুন
বিল এবং রসিদ থেকে শুরু করে সাইন-আপ বিনামূল্যে, আপনি আপনার ইনবক্সে PDF হিসাবে দরকারী নথিগুলি পাবেন৷ এই পরবর্তী নিয়মের সাথে সেই সমস্ত সংশ্লিষ্ট ইমেলগুলিকে এক জায়গায় ধরুন৷
৷অ্যাটাচমেন্টের ধরন মেলে শর্ত সেট করুন হল PDF এবং মুভ মেসেজ ব্যবহার করুন পিডিএফ সমন্বিত ইমেলগুলিকে বিচ্ছিন্ন করার পদক্ষেপ। আপনি যদি ইমেলগুলিকে আলাদা ফোল্ডারে স্থানান্তর করার পরিবর্তে হাইলাইট করতে চান তবে বার্তার রঙ সেট করুন ব্যবহার করুন কর্ম।
আপনি একই নিয়মের সাথে অন্যান্য ধরণের সংযুক্তি যেমন আর্কাইভ, উপস্থাপনা এবং চলচ্চিত্রগুলির সাথে ইমেলগুলি ফিল্টার করতে পারেন৷
"নিয়ম মূল্যায়ন বন্ধ করুন" কি করে?
শেষে নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলি সম্পাদন করুন৷ মেনু, আপনি হয়তো এই আইটেমটি লক্ষ্য করেছেন:নিয়ম মূল্যায়ন বন্ধ করুন . ভাবছেন এটা কি করে? ঠিক আছে, এটি মেলকে যখন নিয়মগুলি বিবাদে থাকে তখন সঠিক পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য চিহ্নিত করতে সহায়তা করে৷
ডিফল্ট নিয়ম Apple থেকে খবর নিন , উদাহরণ স্বরূপ. আপনি যদি এমন একটি নতুন নিয়ম তৈরি করেন যাতে এটির মতো এক বা একাধিক একই শর্ত থাকে, তাহলে নতুন নিয়মে আপনার যোগ করা যেকোনো ক্রিয়া সম্পাদন করা হবে না। কারণ Apple থেকে খবর নিয়মের মূল্যায়ন বন্ধ করার নিয়ম আছে এটিতে ট্যাগ করা হয়েছে, যা ফলো-আপ ক্রিয়াগুলিকে অকার্যকর করে তোলে৷
৷
একটি দ্বিতীয় উদাহরণ দিয়ে ব্যাখ্যা করা যাক।
বলুন যে আপনি hello@my_inbox.com নামে একটি নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা থেকে ব্যতীত একটি মেলবক্সে সমস্ত আগত বার্তাগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে চান৷ . আপনি এই ঠিকানা থেকে বার্তা পতাকাঙ্কিত করতে চান. এই পরিস্থিতিতে, নিয়মগুলি কেমন হবে তা এখানে:
- যদি থেকে থাকে hello@my_inbox.com , পতাকাঙ্কিত লাল হিসাবে চিহ্নিত করুন৷ এবং নিয়ম মূল্যায়ন বন্ধ করুন
- যদি প্রতিটি বার্তা , পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন৷ .
আপনি নিয়ম মূল্যায়ন বন্ধ করুন বাদ দিলে কি হবে প্রথম নিয়ম থেকে কর্ম? hello@my_inbox.com থেকে বার্তা পতাকাঙ্কিত এবং পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করা হবে৷
৷এখন, আপনি সেগুলি তৈরি করার সময় নিয়মগুলির ক্রম অদলবদল করলে, সমস্ত বার্তা পঠিত হিসাবে চিহ্নিত হবে। hello@my_inbox.com থেকে পঠিত এবং পতাকাঙ্কিত উভয় হিসাবে চিহ্নিত করা হবে। আপনি যদি নিয়ম মূল্যায়ন বন্ধ করুন যোগ করেন এখানে প্রথম নিয়মে অ্যাকশন, hello@my_inbox.com থেকে ইমেল পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করা হবে, কিন্তু পতাকাঙ্কিত হবে না।
অ্যাপল মেলকে আপনার জন্য ভারী উত্তোলন করতে দিন
এটি বিশৃঙ্খল ইনবক্স নিজেই নয় যে সমস্যা। এটি হল যে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি হারানো এড়াতে আপনাকে প্রতিদিন এটির মধ্য দিয়ে যেতে হবে এবং তুচ্ছ বিষয়গুলি যা আপনার কাছে তার পথ খুঁজে পাবে।
আপনার কাছে নিয়ম থাকলে, মেল আপনার মনোযোগের প্রয়োজন কী তা হাইলাইট করে এবং বাকিগুলি লুকিয়ে রাখে বা পরিত্রাণ পায়। একটি বা দুটি নিরাপদ অবস্থানে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে পুনঃনির্দেশিত করুন এবং আপনি নির্দ্বিধায় বাকিগুলিকে উপেক্ষা করবেন, এমনকি চিরকালের জন্যও !
অবশ্যই, নিয়ম এক অ্যাপল মেলে ইমেল সাজানোর উপায়, তবে আপনি আরও বিকল্পের জন্য একটি বিকল্প ক্লায়েন্ট চেষ্টা করতে পারেন।
