আমাদের অনেকের জন্য ইমেইল সম্পূর্ণ বাদ দেওয়া সম্ভব নয়। কিন্তু কমপক্ষে ইনবক্সকে আমাদের ইমেইলের অধিকাংশ partie হ্যান্ডেল করতে দিতে পারি।
Mac ইউজার যারা Apple Mail ব্যবহার করেন, তাদের সঠিক রুলস (অথবা ফিল্টার) সেট আপ করতে হবে এক্সপেরিয়েন্স স্ট্রিমলাইন করার জন্য।
আমরা ৬টি উপকারী রুল দিয়েছি, কিন্তু আগে Mac-এর নেটিভ ইমেইল ক্লায়েন্টে রুল তৈরি করার বেসিক শিখি।
Apple Mail-এ রুল তৈরি করা
Cmd + Comma শর্টকাট দিয়ে Mail Preferences খুলুন বা Mail → Preferences এ যান। এখন Rules ট্যাবে গিয়ে Add Rule বাটন ক্লিক করুন রুল তৈরি শুরু করতে। খুব জটিল নয়। প্রথমে If ড্রপডাউন মেনুর নিচে থাকা কন্ডিশন সিলেক্ট করুন।
এরপর Mail-কে বলুন কন্ডিশন ম্যাচ করলে কী অ্যাকশন নেবে। Perform the following actions ড্রপডাউন মেনুতে উপলব্ধ অ্যাকশনগুলো দেখবেন।
শেষে রুলের উপযুক্ত নাম দিয়ে OK ক্লিক করুন। এই পয়ন্টে Mail জিজ্ঞেস করবে যে সpecified কন্ডিশন ম্যাচ করা এক্সিস্টিং মেসেজে নতুন রুল অ্যাপ্লাই করতে চান কিনা। (নতুন মেসেজের জন্য অটোমেটিক হয়।) হ্যাঁ হলে Apply ক্লিক করুন। মনে রাখুন আর্কাইভড ইমেইলে এটি কাজ করবে না।
একাধিক কন্ডিশন দিয়ে ফিল্টার করতে চান?
ডিফল্ট কন্ডিশনের পাশে + বাটন ক্লিক করুন। এই রুট নিলে আপনি সপসিফাই করতে পারবেন রুল any কন্ডিশন ম্যাচ করলে কাজ করবে নাকি all ম্যাচ করলে। If-এর পাশে any ড্রপডাউন মেনুই সেটা জন্য।
একাধিক অ্যাকশনও করতে পারবেন। যেন কি: মেসেজ এক মেইলবক্সে মুভ এবং অন্য কপি। ডিফল্ট অ্যাকশনের পাশে + ক্লিক করে মাল্টিপল অ্যাকশন সেট আপ করুন।
রুল বেশি করা সহজ। মাল্টিপল কন্ডিশন ও অ্যাকশন ব্যবহার করে আলাদা রুল বানানোর বদলে সংখ্যা কম রাখুন।
১. অনজান লোকের ইমেইল আইডেন্টিফাই করুন
এই রুল দিয়ে আপনি সহজে পেয়ে যাবেন কোন ইমেইল আপনার কম ইনтереস্টের। এটি সময় ও অটেনশন খাওয়া ইমেইলের বাল্ক ক্যাচ করে।
কন্ডিশন: Sender is not in my contacts। আপনি চাইলে ফিল্টার্ড ইমেইল আলাদা ফোল্ডারে রিডাইরেক্ট, ফ্ল্যাগ, নির্দিষ্ট কালারে হাইলাইট—Perform the following actions ড্রপডাউন থেকে উপযুক্ত রেসপন্স সিলেক্ট করুন।
সপ্তাহে একবার এই রুলে আইডেন্টিফাইড ইমেইল স্কিম করুন। কিছুতে আনসাবস্ক্রাইব, কিছু স্প্যাম মার্ক, বা নতুন রুল বানান আগামীতে অটো ডিলিটের জন্য।
উপরোক্ত রুল ডুপ্লিকেট করে এডিট করুন এই কন্ডিশনের জন্য: Sender is not in my previous recipients। Rules ট্যাবে Duplicate বাটন ব্যবহার করুন।
সাইড নোট: স্প্যাম কমানোর জন্য ডিসপোজেবল ইমেইল সার্ভিসে একাউন্ট বানান। আসল ইমেইল প্রাইভেট রাখতে চাইলে সেটা দিন।
২. আagra 스페্যাম ও ফরওয়ার্ডেড ইমেইল ডিলিট করুন
এই রুল দিয়ে আপনি আর চুল কাঁটানোর जैसा ফিল করবেন না। এটি ওয়েবসাইটের মেইলারের জন্য যারা আনসাবস্ক্রাইব মানেন না এবং ইনবক্সে ড্রিপ ফিড করে।
ক্রাইটেরিয়ন: From contains → পাঠাতে চাওয়া সেন্ডারের নাম। অ্যাকশন: Delete Message।
মনে রাখুন Delete Message পেরম্যানেন্ট्ली ডিলিট করে। Trash-এ রাখতে চাইলে Move Message to mailbox Trash সিলেক্ট করুন।
নোট: Gmail-এর "block sender" রেপ্লিকেট করতে Move Message একশন দিয়ে Junk ফোল্ডারে পাঠান।
এই রুল বাল্কে ফ্যামিলি মেম্বারদের ফরওয়ার্ডেড মেসেজ রিমুভ করতেও কাজে লাগে। অবশ্য পাঠানোর লোককে বলা ভালো। না পারলে বা কাজ না করলে Mail ফিল্টার আউট করে ডিলিট করবে।
প্রতিটি সেন্ডারের জন্য আলাদা রুল বানানো যেতে পারে, কিন্তু তা ক্লিন নয়। এক্সিস্টিং রুল এডিট করে নতুন সেন্ডারের জন্য কন্ডিশন ইনসার্ট করুন ভালো। এটি কাজ করে কারণ If ড্রপডাউন any-এ সেট, অর্থাৎ যেকোনো একটি কন্ডিশন ফুলফিল হলে রুল কাজ করবে।
ফরওয়ার্ডে ব্ল্যাঙ্কেট ব্যান চাইলে From contains রিপ্লেস করুন Subject begins with Fw: দিয়ে।
৩. নন-ওয়ার্ক ইমেইলকে রিড মার্ক করুন
পারসোনাল ইমেইলের অধিকাংশ টাইম-সেনসিটিভ নয়। সেগুলো হ্যান্ডেল করার জন্য প্রস্তুত হওয়া পর্যন্ত অটেনশন আকর্ষণ করা থেকে বাঁচাতে রিড মার্ক করুন।
ক্রাইটেরিয়ন: Account → পারসোনাল ইমেইল একাউন্ট সিলেক্ট করুন। অ্যাকশন: Mark as Read।
সব একাউন্টের সব মেসেজ ইনবক্সে আসার সাথে সাথে রিড মার্ক করতে চাইলে If ড্রপডাউন থেকে Account বদলে Every Message সিলেক্ট করুন।
৪. ডোমেইন নাম দিয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ক্যাচ করুন
ব্যাংক থেকে আসা প্রতিটি ইমেইল (প্রোমোশনাল হোক নাকি) আপনি জানতে চান। একইভাবে ওয়ার্ক-রিলেটেড ইমেইল। রুল দিয়ে আপনি কখনো মিস করবেন না।
উদাহরণ: আমি akshata@makeuseof.com-এ অনেক মেইল পাই, কিন্তু ওয়ার্ক-রিলেটেড সব makeuseof.com- থেকে আসে। সেটা পিনপয়েন্ট করতে: From contains @makeuseof.com।
ফিল্টার্ড ইমেইল হাইলাইট করুন: ব্যাকগ্রাউন্ড কালার চেঞ্জ, সাউন্ড প্লে, বা অন্য জায়গায় রিডাইরেক্ট।
উপরের @makeuseof.com আপনার কোম্পানি বা ব্যাংকের ডোমেইন দিয়ে রিপ্লেস করুন, একই ফিল্টার সিমিলার রেজাল্ট দেবে।
৫. সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ওয়ার্ক ইমেইল Slack-এ পাঠান
সব ইমেইল তাত্ক্ষণিক অটেনশন চায় না। হ্যাঁ, ওয়ার্কেও। টিম Slack-এ কমিউনিকেশন করলে ইনবক্স অধিকাংশ সময় ইগনোর করা যায়। সুপার ইম্পোর্টেন্ট ইমেইল না চুকিয়ে যায় সেজন্য Slack-এ ফরওয়ার্ড করুন।
কন্ডিশন: ম্যানেজার বা হায়ার-আপের ইমেইল, বা সাবজেক্টে নির্দিষ্ট শব্দ/ফ्रेज। অ্যাকশন: Forward Message সিলেক্ট করে "send to Slack" অ্যাড্রেস টাইপ করুন।
Slack ফরওয়ার্ডিং অ্যাড্রেস কোথায় পাবেন?
[Your_Team_Name] → Preferences → Messages & Media এর নিচে লুকিয়ে থাকেছে। Bring Emails into Slack সেকশনে স্ক্রল ডাউন করুন, সেখানে পাবেন। এখন Slackbot-এ ফরওয়ার্ডেড ইমেইল পড়তে পারবেন!
৬. PDF আট্যাচমেন্টসহ ইমেইল কালেক্ট করুন
বিল, রিসিপ্ট, সাইন-আপ ফ্রিবি—ইনবক্সে PDF হিসেবে উপযোগী ডকুমেন্ট আসে। সেই ইমেইলগুলো এক জায়গায় কালেক্ট করুন।
কন্ডিশন: Attachment type is PDF → অ্যাকশন: Move Message দিয়ে PDF-যুক্ত ইমেইল আলাদা করুন। ইনপ্লেস হাইলাইট চাইলে Set Color of Message অ্যাকশন।
আর্কাইভ, প্রেজেন্টেশন, মুভি—অন্য আট্যাচমেন্ট টাইপের জন্যও সিমিলার রুল বানানো যায়।
"Stop Evaluating Rules" কী করে?
Perform the following actions মেনুর শেষে দেখতে পাবেন: Stop evaluating rules। কী কাজ? রুলস কনফ্লিক্ট করলে Mail সঠিক অ্যাকশন নিতে সাহায্য করে।
ডিফল্ট রুল News From Apple নিন। আপনি নতুন রুল বানালেন যেটার এক বা একাধিক কন্ডিশন সিমিলার। আপনার নতুন রুলের অ্যাকশনগুলো এক্সিকিউট হবে না। কারণ News From Apple রুলে Stop evaluating rules ট্যাগড থাকে, যা ফলো-আপ অ্যাকশন ইফেক্টিভ করে না।
দ্বিতীয় উদাহরণে ইলাস্ট্রেট করি।
মানুন: একটি মেইলবক্সের সব ইনকামিং মেসেজ রিড মার্ক করবেন, ছাড়া hello@my_inbox.com থেকে আসা। এই ঠিকানা থেকে মেসেজ ফ্ল্যাগও করবেন। সিনেরিওতে রুলগুলো:
- If From contains hello@my_inbox.com, Mark as Flagged Red and Stop evaluating rules
- If Every message, Mark as Read.
প্রথম রুলে Stop evaluating rules না থাকলে: hello@my_inbox.com থেকে মেসেজ ফ্ল্যাগ হবে এবং রিডও হবে।
রুল অর্ডার স্যুয়াপ করলে: সব মেসেজ রিড হবে। hello@my_inbox.com থেকে মেসেজ রিড ও ফ্ল্যাগ দুটো হবে। প্রথম রুলে Stop evaluating rules অ্যাপেন্ড করলে: hello@my_inbox.com থেকে মেসেজ রিড হবে, কিন্তু ফ্ল্যাগ হবে না।
Apple Mail কে ভাড়ি কাজ করার দায় দিন
সমস্যা ক্লাটার্ড ইনবক্সই নয়। সমস্যা: প্রতিদিন সেটা বেড়ে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ হারাতে না চাই এবং তুচ্ছ বাদ দেওয়া।
রুল থাকলে Mail হাইলাইট করে কী আপনার অটেনশন চায় এবং বাকিগুলো হাইড বা রিমুভ করে দেয়। গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল একদুই সেফ লোকেশনে রিডাইরেক্ট করলে বাকিগুলো ইগনোর করতে পারবেন, শায়দ সদা জন্য!
রুল Apple Mail-এ সর্ট করার এক পথ, কিন্তু অল্টারনেটিভ ক্লায়েন্ট ট্রাই করুন আরও অপশনের জন্য।
