জিমেইল ইনবক্স অ্যানজায়েটি কন্ট্রোল করার পদ্ধতি

এতটুকু ইমেইল, কিন্তু কম সময়। আপনি কি আপনার জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করার বিষয়ে এই অনুভূতি পান?

আপনার ইনবক্স বाढ় থাকলে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো খুঁজে বের করা কঠিন হতে পারে। কিন্তু, সাধারণ সেটিংস অডজাস্টমেন্ট এবং সহায়ক টুলস দিয়ে, আপনি জিমেইল ইনবক্স অ্যানজায়েটি এড়াতে পারেন।

একটি স্টাইল সিলেক্ট করুন

জিমেইল বিভিন্ন ধরনের ইনবক্স ভিউ অফার করে এবং প্রতিটিকে কাস্টোমাইজ করা যায়। আপনি চাইতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো প্রথমে দেখতে চান বা আনরিডগুলো, Inbox Type সেটিং আপনাকে কভার করেছে।

Default ইনবক্স টাইপ আপনার ইমেইলগুলো ক্যাটেগরি অনুযায়ী ট্যাবে সর্ট করে। এটি সোশ্যাল, প্রোমোশনাল, আপডেট, এবং ফোরাম মেসেজগুলো আপনার প্রাইমারি গুলো থেকে আলাদা রাখার একটি সুবিধাজনক উপায়। আপনি ট্যাবগুলো ইNABLE বা ডিজেবলও করতে পারেন।

Important First টাইপটি সবচেয়ে ক্রিটিক্যাল মেসেজগুলো প্রথমে দেখার জন্য পেরফেক্ট। এটি দুটি সেকশন তৈরি করে; একটি গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো উপরে এবং অন্যটি বাকি সব নিচে। আপনি প্রতিটি এলাকায় ৫-৫০ আইটেম রাখতে পারেন।

Unread First এবং Starred First টাইপগুলো Important First টাইপের মতই দুটি সেকশন নিয়ে কাজ করে।

আপনার সিলেকশন করতে, গিয়ার আইকন > Settings > Inbox-এ ক্লিক করুন। তারপর, Inbox type ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে বেছে নিন।

আপনি যদি ইমেইলের জন্য অপেক্ষা করতে বা খুঁজে বের করতে অ্যানজায়াস ফিল করেন, তবে হয়তো আপনার ইনবক্স স্টাইল পরিবর্তন করা সঠিক মুভ।

প্রায়োরিটি দিয়ে এগিয়ে যান

জিমেইলের সাথে, আপনি সহজে আপনার গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো প্রায়োরিটাইজ করতে পারেন। এবং, আপনি যদি কিছু সহজ অডজাস্টমেন্ট করেন, তবে ভবিষ্যতের ইনকামিং ইমেইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সর্ট এবং মার্ক হবে।

প্রায়োরিটি ইনবক্স

সেকশন ব্যবহার করে আরেকটি স্টাইল হলো Priority Inbox। এই টাইপটি আপনার গুরুত্বপূর্ণ এবং আনরিড মেসেজগুলো প্রথমে, স্টার্ড গুলো দ্বিতীয়ে, এবং তারপর বাকি সব নিচে ডিফল্টভাবে রাখে। কিন্তু এই টাইপের ভালো দিক হলো আপনি সেকশনগুলো আপনার দরকার অনুযায়ী অডজাস্ট করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি পছন্দ করেন আনরিড মেসেজগুলো প্রথমে, তারপর গুরুত্বপূর্ণগুলো, তবে এটি একটি সহজ পরিবর্তন। Priority Inbox-এর আরেকটি চমৎকার ফিচার হলো আপনি আপনার লেবেলগুলোর একটি ভিত্তিতে একটি সেকশন যোগ করতে পারেন। এটি হ্যান্ডি যদি আপনি নির্দিষ্ট লেবেলযুক্ত ইমেইলগুলো দ্রুত দেখতে চান।

ইম্পোর্টেন্স مار্কার্স

Importance Markers সেকশন কোন মেসেজগুলো গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে মার্ক করা উচিত সেটি নির্ধারণে সাহায্য করতে পারে। এবং আপনি যদি Priority Inbox বা Important First স্টাইলস ব্যবহার করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি এই অপশনগুলো চেক আউট করেছেন।

গুগল আপনার ইনকামিং ইমেইলগুলো অ্যানালাইজ করে এবং সেগুলোকে সেই অনুযায়ী গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে মার্ক করে। নির্ধারণে বেশ কিছু ফ্যাক্টর থাকে যার মধ্যে আপনার সিমিলার মেসেজগুলোর ওপর অ্যাক্টিভিটি এবং যেসব পড়েন সেসবের কমন কীওয়ার্ড। আপনি যদি এই প্রেডিকশন ফিচার ব্যবহার করতে না চান, তবে সেটিংসে এটি ডিজেবল করতে পারেন।

দুই অপশনই সেট করা যায় গিয়ার আইকন > Settings > Inbox সিলেক্ট করে।

তাই যদি প্রায়োরিটি ইমেইল আপনার সবচেয়ে বড় চিন্তা, তবে এই অপশনগুলো বিবেচনা করুন। আপনি যখন Priority Inbox টাইপ ব্যবহার করবেন এবং আপনার Importance Markers অডজাস্ট করবেন, তখন আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো আপনার আঙ্গুলের টিপে থাকবে।

লেবেল নিয়ে নেতৃত্ব করুন

জিমেইল লেবেল একটি অর্গানাইজড ইনবক্সের চাবি। আপনি লেবেল সেট আপ করলে, আপনার মেসেজগুলো আপনার বরাদ্দ করা টাইটল এবং রঙ সহ আটোমেটিক্যালি ট্যাগ হবে। এটি আপনাকে কিছু ইমেইল এক নজরে দেখতে এবং সেগুলো গ্রুপড রাখতে সহজ করে।

আপনি লেবেলকে ফোল্ডারের মতো চিন্তা করতে পারেন। একটি লেবেল তৈরি হলে, সেটি আপনার ইনবক্স লিস্টে প্রদর্শিত হবে এবং সেটির ওপর লাগু হওয়া সকল মেসেজ ধারণ করবে। আপনি লেবেলকে অন্যগুলোর নিচে নেস্টও করতে পারেন, সাবফোল্ডার কনসেপ্টের মত।

আপনি গিয়ার আইকন > Settings > Labels সিলেক্ট করে লেবেল তৈরি, এডিট, শো, হাইড, এবং রিমুভ করতে পারেন। আপনি একটি ইমেইল খোলা থাকাকালীন লেবেল আইকনে ক্লিক করে লেবেল প্রয়োগ এবং নতুন লেবেল তৈরি করতে পারেন। আপনি মেইন স্ক্রিন থেকেও এটি করতে পারেন যদি আপনার এক বা একাধিক মেসেজ চেক করা থাকে।

ফিল্টারগুলো পূরণ করুন

জিমেইলের Filter ফিচার অভিভূত হোনার বিরুদ্ধে একটি শক্তিশালী হাতিয়ার হতে পারে। আউटलুকের রুলস ফিচারের মত, আপনি ইমেইল ফ্ল্যাগ, লেবেল, আর্কাইভ, স্টার, এবং আরও অনেক কিছু করার জন্য ট্রিগার সেট আপ করতে পারেন। এটি আপনাকে ইনবক্স খোলার সাথে সাথে একটি আরও অর্গানাইজড ইনবক্স देखने দেয়।

আপনি গিয়ার আইকন > Settings > Filters and Blocked Addresses সিলেক্ট করে ফিল্টার তৈরি, এডিট, এবং ডিলিট করতে পারেন। আপনার যদি একটি ইমেইল খোলা থাকে যেটির জন্য আপনি ফিল্টার সেট আপ করতে চান, তবে Reply বাটনের পাশের more arrow সিলেক্ট করুন এবং Filter messages like this বেছে নিন। আপনি মেইন ইনবক্স স্ক্রিন থেকেও চেকবক্স ব্যবহার করে এটি করতে পারেন।

ফিল্টার পপ-আপ উইন্ডো আসলে, আপনি আপনার ফিল্টারিং অপশন সিলেক্ট করবেন। প্রথমে, আপনি কী টাইপের মেসেজ ফিল্টার করতে চান সেটি বেছে নেবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বেছে নিতে পারেন একটি নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে সকল মেসেজ, সাবজেক্ট লাইনে বা মেসেজ বডিতে একটি নির্দিষ্ট শব্দ, বা যেসব অ্যাটাচমেন্ট আছে।

তারপর আপনি Create filter with this search-এ ক্লিক করবেন এবং অ্যাকশন(গুলো) বেছে নেবেন। আপনি একাধিক অ্যাকশন সিলেক্ট করতে পারেন যেমন লেবেল প্রয়োগ করা, গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে মার্ক করা, এবং ক্যাটেগরাইজ করা।

শর্টকাট দিয়ে দ্রুত হিন parafর করুন

ইনবক্স দ্রুত পার করে মেসেজগুলোর ওপর দ্রুত কর্ম নেওয়ার জন্য, কীবোর্ড শর্টকাট খুব কাজে আসতে পারে। প্রথমে, নিশ্চিত করুন যে অপশনটি ইNABLE করা আছে গিয়ার আইকন > Settings > General > Keyboard Shortcuts সিলেক্ট করে।

আপনি মেসেজ কম্পোজ, টেক্সট ফরম্যাট, অ্যাকশন নেওয়া, এবং নেভিগেশনের জন্য অনেক কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার ইনবক্স দ্রুত ম্যানেজ এবং হ্যান্ডেল করতে দেয়। এখানে কিছু কমন শর্টকাট যা আপনাকে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু আপনি জিমেইল হেল্প ভিজিট করুন সম্পূর্ণ লিস্টের জন্য:

• ইমেইল কম্পোজ: C
• ইমেইল রিপ্লাই: R
• ইমেইল ফরোয়ার্ড: F
• ইমেইল ডিলিট: #
• রিড হিসেবে মার্ক: Shift + I
• গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে মার্ক: + বা =
• একটি লেবেলে যান: G + L
• ইনবক্সে যান: G + I

অ্যাপ্লিকেশনlah লক্ষ্য করুন

জিমেইল যেসব উপকারী ফিচার আছে সেগুলো আপনাকে ইনবক্স সুমস পার করার সাহায্য করে, কিন্তু আপনি একটি সুবিধাজনক অ্যাপ্লিকেশনও ব্যবহার করতে পারেন।

Boomerang for Gmail

ইমেইল শিডিউল করে পরে পাঠাতে এবং সহায়ক রিমাইন্ডার পাওয়ার জন্য, Boomerang for Gmail একটি চমৎকার টুল। আপনার কাছে ইমেইল লিখতে সময় আছে কিন্তু আপনি তাৎক্ষণিক পাঠাতে চান না, তবে এই অ্যাপ সুবিধাজনক। এবং আপনি যদি অন্য কোনো সময় একটি মেসেজে ফলো আপ করতে চান, তবে একটি নifty রিমাইন্ডার সেট আপ করুন।

Boomerang for Gmail-এ একটি ফিচারও আছে যা আপনাকে একটি মেসেজের রিমাইন্ডার দেয় যদি আপনি প্রাপক থেকে উত্তর না পান। এই ফিচার ইমেইলে ফলো আপ করা সহজ করে এবং আপনাকে নিজে মনে রাখতে চেষ্টা করা থেকে মুক্তি দেয়।

Inbox by Gmail

Inbox by Gmail একটি আরেকটি অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাকে আপনার ইনবক্সে সাহায্য করতে পারে। এই স্ট্যান্ডঅ্যালোন টুল গুগলের জিমেইল থেকে উদ্ভূত ہوয়ে সহজ মেসেজ ম্যানেজমেন্ট অফার করে। আপনি ইমেইলকে টু-ডুতে রূপান্তর করতে পারেন, প্রি-ক্রাফটেড রিপ্লাই ব্যবহার করতে পারেন, রিমাইন্ডার তৈরি করতে পারেন, এবং মেসেজ স্নুজ করতে পারেন ল্যাটারের জন্য।

আপনি যখন প্রথম Inbox by Gmail-এ লগইন করবেন, তখন দেখবেন যে জিমেইলে আপনি তৈরি করা সকল লেবেল সেখানে আছে। এবং, আপনি আপনার ইনকামিং মেসেজ সর্ট করার একটি চমৎকার ফিচার দেখবেন, যাকে Bundles বলা হয়।

জিমেইলে সোশ্যাল, প্রোমোশনাল, এবং ফোরাম মেসেজের ক্যাটেগরির মত, অ্যাপ্লিকেশন আরও কিছু প্রদান করে। আপনার ট্রিপ, পারচেস, এবং ফাইন্যান্স ইমেইলগুলোও ক্যাটেগরাইজ হবে। এই সব ইনবক্স ভিউ করার বরিশ খুব সহজ করে দেয়।

তাই, আপনি যদি অর্গানাইজ, শিডিউল, এবং মনে রাখতে একটু এক্সট্রা সাহায্য চান, তবে একটি সহায়ক টুল ট্রাই করুন।

আপনি কীভাবে ইনবক্স অ্যানজায়েটি হ্যান্ডেল করেন?

আপনাকে আপনার জিমেইল ইনবক্স কন্ট্রোলে আনার জন্য সময় বর্জন করতে হবে না। এবং এই দিনে, কে সময় বর্জন করতে পারে? এই সহায়ক টিপসগুলো একটি বाढ় gry ইনবক্সের স্ট্রেস কমাতে পারে।

আপনার কাছে কী ইফেক্টিভ প্রসেস বা হ্যান্ডি টুল আছে যা আপনি আপনার জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করতে ব্যবহার করেন? যদি থাকে, তবে নিচে কমেন্টে আমাদের জানান!