জিমেইল পছন্দ করার অনেক কারণ রয়েছে।
এটি সম্পূর্ণ ফ্রি। এটি আপনাকে আপনার ইমেইলের জন্য ফ্রি POP3 অ্যাক্সেস দেয় সেইসাথে IMAP রুট দিয়ে আপনার ইমেইল মেসেজের ফ্রি অফলাইন অ্যাক্সেস। তারপর, হাজার হাজার আটাচমেন্ট স্টকপাইল করার জন্য উদার স্টোরেজ স্পেস।
জিমেইলের উদারতার জন্য, আপনি সর্বোচ্চ ২৫MB আকারের আটাচমেন্ট পাঠাতে পারেন। এক বাইট বড় হলে সেটি একটি আটাচমেন্ট না হয়ে গুগল ড্রাইভ লিংক হয়ে যায়। এতে কোনো লস নেই।
তবে আপনি জিমেইলে আপনার পছন্দ আটাচমেন্ট পড়তে বা ডিলিট করতে কীভাবে সার্চ করবেন? আপনি পুরনো জিমেইল সার্চের শক্তির দিকে প্লেন করুন।
জিমেইল সার্চের শক্তি ব্যবহার করুন
জিমেইলের অ্যাডভান্সড সার্চ অপারেটর ফিল্টার হিসেবে কাজ করে যা আপনার জিমেইল ইনবক্স প্রেরক, সাবজেক্ট, এবং লেবেল অনুযায়ী সর্ট করে।
আপনাকে বড় জিমেইল আটাচমেন্ট ইনবক্স জামাতে চিন্তা করতে হবে না যতক্ষণ না আপনি ১৫ জিবি লিমিটে পৌঁছান। ইনবক্স একটি ভার্চুয়াল অটিক কিন্তু এই ১৫ জিবি গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ফটোসও শেয়ার করা।
আটাচমেন্টগুলো আপনার ইনবক্সের বড় হাতি। ধরুন, কেউ আপনাকে হাই-রেজোলিউশন ফটোগ্রাফ, ভিডিও বা বড় ডাটাবেস ফাইল পাঠিয়েছে। আপনি সেগুলো খুঁজে বের করতে, অর্গানাইজ করতে, বা স্পেস বাঁচাতে ডিলিট করতে চাইতে পারেন।
- দ্রুত এবং কার্যকরভাবে ইমেইল আটাচমেন্ট খুঁজে বের করুন। এটি হ্যান্ডি যখন আপনি ফাইল নেম, প্রেরকের নাম, ইমেইল পাওয়ার তারিখ, ইত্যাদি মনে রাখতে পারেন না।
- কিছু স্পেস মুক্ত করুন। স্টোরেজ স্পেস বিশাল কিন্তু অনলিমিটেড নয়। কেসে আপনি কখনো জিমেইলে ছবি, ভিডিও বা বড় ডাটাবেস ফাইল পাঠিয়েছেন বা পেয়েছেন, তবে সেগুলো ডিলিট করে স্পেস বাঁচাতে পারেন।
একজন শুরুকারীর জন্যও বেসিক জিমেইল স্কিলস শিখা উচিত কারণ কম ভিড় ভরা ইনবক্সের সাথে ডিল করা সহজ ইমেইল বর্ষার আগে। এইीलئے আপনার বড় আটাচমেন্ট যথাযথভাবে যথাশীঘ্র অর্গানাইজ করুন।
জিমেইলে আটাচমেন্ট খুঁজে বের করার পদ্ধতি
জিমেইল অ্যাডভান্সড সার্চ অপারেটর বা জিমেইলের ইন-বিল্ট অ্যাডভান্সড সার্চ ফিল্ড ব্যবহার করে জিমেইলে আটাচমেন্টসহ মেসেজ খুঁজে বের করার অনেক উপায় রয়েছে। আসুন প্রথমে জিমেইল অ্যাডভান্সড সার্চ অপারেটরগুলো এবং তারপর ইন-বিল্ট অ্যাডভান্সড সার্চ ফিল্ডের ইউটিলিটি দেখি।
অ্যাডভান্সড সার্চ অপারেটরগুলো আপনাকে কয়েক কীস্ট্রোকেই আটাচমেন্টের নির্দিষ্ট টাইপ ফিল্টার করতে সাহায্য করে।
১. has:attachment—শুধু যেসব ইমেইলে কিছু সংযুক্ত আছে সেগুলো ফিল্টার করুন।
২. has:drive|document| spreadsheet|presentation—গুগল ড্রাইভ, ডকস, শিটস, বা স্লাইডস আটাচমেন্ট বা লিংক থাকা মেসেজ ফিল্টার করুন।
উদাহরণস্বরূপ: has:drive গুগল ড্রাইভ লিংকড আটাচমেন্টসহ মেসেজ ফিল্টার করবে। উপরের স্ক্রিনশট দেখুন।
৩. filename:.doc—এটি উপরের মতো প্রায় একই কাজ করে ( কিন্তু এটি আটাচমেন্ট টাইপ সার্চ করার জন্য ডকুমেন্টেড অপারেটর)।
নোট: "filename:" ইতিমধ্যে ইমপ্লাই করে যে একটি আটাচমেন্ট থাকা উচিত, তাই আপনাকে "has:attachment" এর সাথে একসাথে ব্যবহার করতে হবে না। এছাড়া, ফাইল এক্সটেনশনের আগে ডট দরকার নয়। অর্থাৎ filename:.doc = filename:doc
৪. filename:google*.doc—শুধু যেসব ইমেইলে .doc ফাইল সংযুক্ত আছে এবং সেই ফাইলগুলো নেমের শুরুতে [google] আছে (যখন
filename:*google*.docমেসেজগুলো সার্চ করে যেগুলোতে ডকুমেন্ট আটাচড আছে এবং ফাইল নেমের মাঝপথে "google" আছে)।
৫. filename:.doc OR filename:.html—শুধু যেসব ইমেইলে .doc বা .html ফাইল সংযুক্ত আছে (বা দুটোই)।
৬. filename:.doc AND filename:html—শুধু যেসব ইমেইলে .doc এবং .html উভয় ফাইল সংযুক্ত আছে।
জিমেইলে আটাচমেন্ট খুঁজুন
আপনি মেসেজ সাইজ ভিত্তিকেও ইমেইল সার্চ করতে পারেন। মোটা ইমেইলগুলোর সাধারণত কিছু সংযুক্ত থাকে। সেটি ছবি বা ডকুমেন্ট হতে পারে। আগে, আপনাকে বাইটসে সার্চ করতে হতো যা বেসিক ব্যবহারকারীকে বিভ্রান্ত করত। এখন, আপনি যেকোনো সাইজ ব্যবহার করতে পারেন এবং জিমেইল খুঁজে বের করবে। সাইজ সাজেস্ট করার জন্য "m" বা "mb" ব্যবহার করুন।
আপনি পুরনো মেসেজে আপনার সার্চ ফোকাস করতে পারেন। older_than সার্চ মডিফায়ার ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ,
older_than:1yএক বছরের বেশি পুরনো যেকোনো মেসেজ দেখাবে।
এই মেথড আপনাকে অন্য সার্চ প্যারামিটার ব্যবহার করতে বাধা দেয় না যা যেকোনো অ্যাডভান্সড জিমেইল সার্চ ট্রিকতে যায়। তাই, 와일্ডকার্ড বা প্রেরকের নাম ব্যবহার করুন আপনার পছন্দ আটাচমেন্ট পেতে।
জিমেইল "larger" এবং "smaller" প্যারামিটারও সাপোর্ট করে যাতে আপনি একটি সাইজ রেঞ্জের মধ্যে ইমেইল খুঁজে পান। উদাহরণস্বরূপ:
"৫" এবং "১০" নম্বরটিকে আপনার পছন্দের নম্বরে প্রতিস্থাপন করুন।
- larger:10mb
- smaller:5mb
- এবং, মাঝপথের যেকোনো জিনিস খুঁজতে: larger:5mb smaller:10mb
জিমেইল অ্যাডভান্সড সার্চ দিয়ে দেখুন কী আটাচড আছে
উপরের অপারেটরগুলো ব্যবহার করা সব ভালো। لكن নতুন ব্যবহারকারীরা সব অপারেটর মনে রাখতে কঠিন পেতে পারে। এইीलئے জিমেইলের অ্যাডভান্সড সার্চ রিকমেন্ডেড রুট।
অ্যাডভান্সড সার্চ ডায়ালগ প্রায় সবসময় উপেক্ষিত, কিন্তু বড় আটাচমেন্ট খুঁজে বের করা সহজ। অ্যাডভান্সড সার্চ ফাংশন খোলার জন্য, জিমেইল সার্চ বক্সের পাশে ছোট অ্যারোতে ক্লিক করুন।
মোট দশটি সার্চ ফিল্ড আপনাকে সকল কম্বিনেশন ট্রাই করার সুযোগ দেয়। সার্চ প্যারামিটারগুলো সেলফ-এক্সপ্লানেটরি, কিন্তু এখানে চারটি কী ফিল্ড যা আপনাকে লক্ষ্য করতে হবে।
১. অন্যান্য ফিল্ডে ভিন্ন সার্চ প্যারামিটার ট্রাই করার আগে Has attachment চেকবক্স সিলেক্ট করুন।
২. এরপর, Search ফিল্ড ড্রপডাউন থেকে "All Mail" বেছে নিন বা লিস্টের অন্য ফোল্ডার দিয়ে ন্যারো ডাউন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার আনরিড মেইলগুলোর মধ্যে আটাচমেন্ট সার্চ করতে পারেন বা আপনার সেট আপ করা যেকোনো লেবেল।
৩. আপনার মনে একটি নির্দিষ্ট সাইজের আটাচমেন্ট থাকলে, Size ফিল্ডে একটি ফিগার দিন যা সংখ্যা থেকে বড় বা ছোট। আপনি MB, KB, বা বাইটসে সাইজ সেট করতে পারেন।
৪. Date within ফিল্ড দিয়ে আপনার সার্চ একটি পিরিয়ডে সীমাবদ্ধ করুন।
৫. সকল সার্চ কন্ডিশন পূরণ করার পর, আপনি ফিল্টারটি ভবিষ্যতে ব্যবহার করার জন্য সংরক্ষণ করতে পারেন। Create filter ক্লিক করুন। ইনস্ট্যান্ট সার্চের জন্য, নীল Search বাটন ক্লিক করুন কোয়েরি লঞ্চ করতে।
আটাচমেন্টসহ ইমেইলগুলো লেটেস্ট ইমেইল শীর্ষে দেখাবে। আপনাকে সঠিক ইমেইল আটাচমেন্ট খুঁজে বের করতে হয় যদি আপনার সার্চ কীওয়ার্ডস টার্গেট হিট না করে। প্রায়শই, আপনি কয়েক পেজ রেজাল্ট ওয়েড করতে পারেন আপনার যদি বড় এবং ব্যস্ত ইনবক্স থাকে।
বড় জিমেইল আটাচমেন্ট খুঁজুন: Find Big Mail
Find Big Mail একটি ফ্রি সার্ভিস যা আপনাকে আপনার ইমেইল সাইজ অনুযায়ী সর্ট করতে দেয়। এটি আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস চায় ( Gmail OAuth2 ব্যবহার করে)।
তাদের প্রাইভেসি স্টেটমেন্ট দাবি করে যে তারা আপনার জিমেইল পাসওয়ার্ড স্টোর করে না এবং আপনি নিশ্চিত করতে পারেন অ্যাক্সেসটি তৎক্ষণে সরিয়ে ফেলা হয়েছে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে।
আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দেওয়ার পর, টুলটি অবিলম্বে আপনার মেসেজ স্ক্যান করা শুরু করবে। এতে কিছু সময় লাগতে পারে। একবার হলে, আপনি একটি ইমেইল নোটিফিকেশন পাবেন যা আপনাকে স্ট্যাটস পেজে নিয়ে যাবে:
আপনি এখন কী করতে পারেন তা হলো আপনার জিমেইল ইন্টারফেসে লগইন করুন, আপনার পূর্ণ লেবেল লিস্টে ক্লিক করুন এবং FindBigMail অ্যাপ দ্বারা তৈরি কিছু নতুন লেবেল খুঁজে বের করুন।
লেবেলগুলো আপনার সবচেয়ে বড় ইমেইলগুলো সাইজ অনুযায়ী অর্গানাইজ করবে:
- Top (সবচেয়ে বড় ইমেইল)।
- 2mb' মেসেজগুলো ২,০০০,০০০ বাইটের চেয়ে বড়।
- 500kb' মেসেজগুলো ৫০০,০০০ এবং ২,০০০,০০০ বাইটের মধ্যে।
- 100kb' মেসেজগুলো ১০০,০০০ এবং ৫০০,০০০ বাইটের মধ্যে।
Find Big Mail কয়েক সেকেন্ডে আপনার জন্য কঠিন কাজটি করে দিয়েছে। এখন, আপনার ইনবক্স ডিক্লাটার করার জন্য এই দুটি সিম্পল ধাপ ফলো করুন।
- প্রতিটি লেবেলে ক্লিক করুন বড় মেসেজ ও বাল্কি আটাচমেন্ট দেখতে।
- তারপর জিমেইল ইনস্ট্রাকশন ফলো করুন আটাচমেন্টসহ মেইল মুছে ফেলতে যা আপনি আর চান না।
আপনি যদি স্পেস তৎক্ষণে মুক্ত করতে চান, তবে "Delete Forever" ব্যবহার করে Trash খালি করতে ভুলবেন না। অন্যথায়, ৩০ দিনে অটোম্যাটিক্যালি সরিয়ে যাবে।
প্রো처럼 আপনার জিমেইল আটাচমেন্ট ম্যানেজ করুন
অधিক স্পেস নেওয়া আটাচমেন্টের একটি রূপ হলো জিমেইলে শেয়ার করা ছবি। অফিস থেকে চাঙ্কি PDF রিপোর্টও আরেকটি মেগাবাইট গুজলার। কে জানে? আপনি কয়েকটি একটি নতুন ইমেইলে কম্পাইল করতে পারেন। তাই সেগুলো ভালোভাবে স্টোর করা বা অপ্রয়োজন হলে ডিসকার্ড করা—দুটোর মধ্যে একটি ফাইন ব্যালেন্স রেখে চলুন।
কিন্তু এই অ্যাডভান্সড জিমেইল স্কিলসের জন্য আপনাকে আটাচমেন্ট হান্ট করতে অপ্রয়োজনীয় বেশি সময় খরচ করতে হয় না। পлюস, আপনি জিমেইল ব্রাউজার টুলস দিয়ে আপনার ইমেইল অভিজ্ঞতা উন্নত করতে পারেন।
