G Suite-এ সহযোগিতামূলক ইনবক্স তৈরির পদ্ধতি

যখন আপনার দলকে একই ইনকামিং ইমেলগুলি পরিচালনা করতে হয়, তবে একই অ্যাকাউন্টে একাধিক ব্যবহারকারী যোগ করতে G Suite-এর Collaborative Inbox ব্যবহার করতে পারেন। এই ফাংশনটি একাধিক দল সদস্যকে একই ইনবক্স একসাথে রক্ষণাবেক্ষণ করতে দেয়।

G Suite-এ সহযোগিতামূলক ইনবক্স কি?

G Suite-এ সহযোগিতামূলক ইনবক্স ব্যক্তিদের একটি গ্রুপকে একই ইমেল ইনবক্স অ্যাক্সেস, রক্ষণাবেক্ষণ এবং পরিচালনা করার অনুমতি দেয়। এটি কোম্পানি এবং সংস্থাগুলির জন্য উপকারী যাদের পুরো মার্কেটিং বা সেলস টিমকে একই ধরনের ইমেলের উত্তর দিতে হয়।

Google টুলসের মাধ্যমে অনলাইন টিমওয়ার্ক সহযোগিতাকে উৎসাহিত করে একটি দক্ষ কর্মপ্রবাহ তৈরি করার মাধ্যমে üretkenliği বাড়ানোর এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।

উদাহরণস্বরূপ, আপনার সেলস প্রতিনিধিবৃন্দ যদি সম্ভাব্য পার্টনারশিপ সম্পর্কে ইমেল পায়, তবে আপনি সবাইকে একই ইনবক্স মনিটর করতে নিয়োগ করতে পারেন। কেউ যেন যেন উত্তর দিতে এবং আসতে থাকা ইমেলগুলি পরিচালনা করতে পারে।

আপনি একটি স্কুলে কাজ করলে যেখানে অভিভাবকরা থেকে ইমেল আসে সেখানে সহযোগিতামূলক ইনবক্স সেট আপ করতে পারেন যাতে কোনো শিক্ষকই সেই ইমেলগুলোর উত্তর দিতে পারে। যেকোনো সদস্য যাকে সঠিক অনুমতি আছে সে নিজের জন্য একটি ইমেল দাবি করতে পারে বা অন্য গ্রুপ সদস্যকে এসাইন করতে পারে।

Google Workplace একমাত্র সহযোগিতা টুল নয় যা Gmail-এর সাথে কাম্বাইন করা যায়, কিন্তু আপনার যদি ইতিমধ্যে G Suite থাকে তবে এটি সবচেয়ে দক্ষ।

আপনি নির্দিষ্ট ইমেল ট্যাগ করার জন্য এই টুলটি ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে সাহায্য করে এবং পুরনো ইমেল খুঁজে বের করা সহজ করে। আপনি পণ্য বিক্রি করলে, সেই নির্দিষ্ট পণ্যগুলোর সাথে সব ইমেল ট্যাগ করলে অন্যদের সেগুলো খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।

সহযোগিতামূলক ইনবক্স পাওয়ার আগে, আপনাকে একটি Google Group সেট আপ করতে হবে এবং সদস্য যোগ করতে হবে।

Google Group তৈরি এবং সদস্য যোগ করার পদ্ধতি

আপনার সহযোগিতামূলক ইনবক্স পরিচালনা এবং অ্যাক্সেস করা শুরু করার জন্য, আপনাকে প্রথমে একটি গ্রুপ তৈরি করতে হবে। এটি আপনাকে আপনার সহযোগিতামূলক ইনবক্সে সদস্য যোগ করা শুরু করতে দেবে।

1. Google Groups-এ সাইন ইন করুন।
2. Create Group-এ ক্লিক করুন।
3. Info (তথ্য) দিন এবং Settings (সেটিংস) বেছে নিন।
4. Create Group-এ ক্লিক করুন।

আপনার গ্রুপ সেট আপ হয়ে গেলে, আপনি ইমেল দিয়ে আমন্ত্রণ পাঠাতে, সরাসরি গ্রুপে যোগ করতে বা আবেদনকারীদের অনুমোদন দিতে পারেন।

আমন্ত্রণ পাঠালে সেটি প্রাপকদের ইনবক্সে চলে যাবে যাতে তারা গোষ্ঠীতে যোগ হতে চায় কিনা নিশ্চিত করতে পারে। সরাসরি একজন সদস্য যোগ করতে তাদের ইমেল ঠিকানা প্রয়োজন। জমা দেওয়ার পর সেটি সদস্যকে যোগ করবে।

আপনার গ্রুপ তৈরি করে এবং সদস্য যোগ করে, আপনি একটি পূর্ণ কার্যকর সহযোগিতামূলক ইনবক্স পাবেন। একমাত্র বাধা হলো ফিচারটি অন করার প্রয়োজন।

সহযোগিতামূলক ফিচার অন করার পদ্ধতি

আপনার বিদ্যমান সদস্যদের জন্য একটি সহযোগিতামূলক ইনবক্স তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে সহযোগিতামূলক বৈশিষ্ট্যগুলো সক্রিয় করতে হবে। কিন্তু নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করার আগে, নিশ্চিত করুন আপনি Google Groups-এ কথোপকথনের ইতিহাস সক্রিয় করেছেন।

1. Google Groups-এ সাইন ইন করুন।
2. গ্রুপের নামে ক্লিক করুন।
3. Group Settings-এ ক্লিক করুন।
4. Enable additional Google Group features (অতিরিক্ত Google Group বৈশিষ্ট্য সক্রিয় করুন)-এর অধীনে Collaborative inbox সিলেক্ট করুন।

সহযোগিতামূলক বৈশিষ্ট্যগুলো সেট আপ হয়ে গেলে, আপনাকে প্রতিটি সদস্যকে অনুমতি দিতে হবে যাতে তারা সহজে একাউন্টটি পরিচালনা করতে পারে।

সহযোগিতামূলক ইনবক্স সদস্যদের অনুমতি নিযুক্ত করার পদ্ধতি

গ্রুপ সদস্যদের অনুমতি নির্ধারণ করলে, আপনার দল কথোপকথন দখল করতে, কথোপকথন এসাইন করতে, কথোপকথন সম্পূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত করতে, ডুপ্লিকেট হিসেবে চিহ্নিত করতে এবং কোনো কর্ম প্রয়োজন নেই হিসেবে চিহ্নিত করতে সক্ষম হবে।

আপনি ডিফল্ট গ্রুপ ভূমিকা (ওনার, ম্যানেজার, সদস্য), প্রতিষ্ঠানের সবাই, ওয়েবে সবাই, বা কাস্টম-তৈরি করা ভূমিকা অনুযায়ী ভিন্ন অনুমতি দিতে পারেন।

1. Google Groups-এ সাইন ইন করুন।
2. গ্রুপের নামে ক্লিক করুন।
3. Group Settings-এ ক্লিক করুন।
4. টগলটি ক্লিক করে Turn on permissions করুন।
5. স্লাইডার সরিয়ে নির্দিষ্ট করুন কোন ইউজারদের permissions (অনুমতি) দিবেন।

আপনি আপনার অনুমতি সেটিংসে নির্দিষ্ট সদস্যদের বাদ দেওয়ার জন্য এক্সক্লুশনও তৈরি করতে পারেন।

আপনার G Suite সহযোগিতামূলক ইনবক্স পরিচালনা

একটি সহযোগিতামূলক ইনবক্স আপনাকে একটি গ্রুপে বিভিন্ন সদস্য নির্ধারণ করতে এবং তাদের নির্দিষ্ট অনুমতি দিতে দেয় যাতে তারা আপনার ইমেল কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারে।

প্রতিটি দল সদস্যকে পুরো ইনবক্সে অ্যাক্সেস থাকবে এবং তারা ভিন্ন কথোপকথন ভিন্ন সদস্যদের এসাইন করতে পারবে। আপনার দল তৈরি হয়ে গেলে, আপনাকে একাউন্টে সবার নিরাপত্তা রক্ষা করার কথা ভাবতে হবে।