কিভাবে G Suite-এ একটি সহযোগী ইনবক্স তৈরি করবেন

যখন আপনার টিমের একই আগত ইমেলগুলি পরিচালনা করার প্রয়োজন হয়, আপনি একই অ্যাকাউন্টে একাধিক ব্যবহারকারী যোগ করার জন্য G Suite থেকে সহযোগী ইনবক্স ব্যবহার করতে পারেন। ফাংশনটি একাধিক দলের সদস্যদের একই সাথে একই ইনবক্স বজায় রাখার অনুমতি দেয়৷

আপনার G Suite অ্যাকাউন্ট থেকে কীভাবে আপনার নিজস্ব সহযোগিতামূলক ইনবক্স তৈরি করবেন, সমস্ত বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করবেন, দলের সদস্যদের নিয়োগ করবেন এবং নির্দিষ্ট অনুমতিগুলি মঞ্জুর করবেন তা এখানে রয়েছে৷

G Suite-এ একটি সহযোগী ইনবক্স কী

G Suite-এর সহযোগী ইনবক্স একদল ব্যক্তিকে একই ইমেল ইনবক্স অ্যাক্সেস, রক্ষণাবেক্ষণ এবং পরিচালনা করতে দেয়। এটি কোম্পানি এবং সংস্থাগুলির জন্য সহায়ক হতে পারে যাদের অনুরূপ ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য তাদের সম্পূর্ণ বিপণন বা বিক্রয় দলের প্রয়োজন৷

এটি একটি দক্ষ কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে Google টুলের মাধ্যমে অনলাইন টিমওয়ার্ক সহযোগিতাকে উৎসাহিত করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর একটি দুর্দান্ত উপায়৷

উদাহরণ স্বরূপ, যদি আপনার বিক্রয় প্রতিনিধি ক্রমাগত সম্ভাব্য অংশীদারিত্ব সম্পর্কে ইমেল পান, তাহলে আপনি একই ইনবক্স নিরীক্ষণের জন্য সবাইকে বরাদ্দ করতে পারেন। যে কেউ যে ইমেল আসে সেগুলির উত্তর দিতে এবং পরিচালনা করতে পারে৷

এছাড়াও আপনি একটি সহযোগী ইনবক্স সেট আপ করতে পারেন যদি আপনি এমন একটি স্কুলে কাজ করেন যেখানে অভিভাবকদের কাছ থেকে ইমেল আসে যাতে যে কোনো শিক্ষক সেই ইমেলের জবাব দিতে পারেন। যে কোন সদস্যের সঠিক অনুমতি আছে তারা নিজের জন্য একটি ইমেল দাবি করতে পারে বা অন্য গ্রুপ সদস্যকে এটি বরাদ্দ করতে পারে।

Gmail এর সাথে একত্রিত করার জন্য Google কর্মক্ষেত্রই একমাত্র সহযোগিতার টুল নয়, তবে আপনার যদি ইতিমধ্যেই G Suite থাকে তবে এটি সবচেয়ে কার্যকর।

আপনি নির্দিষ্ট ইমেল ট্যাগ করতে এই টুলটি ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে সাহায্য করে এবং পুরানো ইমেলগুলি অনুসন্ধান করা সহজ করে তোলে। আপনি যদি পণ্য বিক্রি করেন, সেই নির্দিষ্ট পণ্যগুলির সাথে সমস্ত ইমেল ট্যাগ করা অন্যদের তাদের খুঁজে পেতে সহায়তা করবে৷

আপনার একটি সহযোগিতামূলক ইনবক্স করার আগে, আপনাকে একটি Google গ্রুপ সেট আপ করতে হবে এবং সদস্যদের যোগ করতে হবে৷

কিভাবে একটি Google গ্রুপ তৈরি করবেন এবং সদস্য যোগ করবেন

আপনার সহযোগী ইনবক্স পরিচালনা এবং অ্যাক্সেস শুরু করতে, আপনাকে প্রথমে একটি গ্রুপ তৈরি করতে হবে। এটি আপনাকে আপনার সহযোগী ইনবক্সে সদস্য যোগ করা শুরু করার অনুমতি দেবে৷

1. Google গ্রুপে সাইন ইন করুন .
2. গোষ্ঠী তৈরি করুন ক্লিক করুন .
3. তথ্য লিখুন এবং সেটিংস বেছে নিন
4. গোষ্ঠী তৈরি করুন ক্লিক করুন .

একবার আপনার গ্রুপ সেট আপ হয়ে গেলে, আপনি ইমেলের মাধ্যমে লোকেদের গ্রুপে আমন্ত্রণ জানানো শুরু করতে পারেন, তাদের সরাসরি আপনার গ্রুপে যোগ করতে পারেন, বা যারা আবেদন করেছেন তাদের অনুমোদন।

একটি আমন্ত্রণ পাঠানো হলে তা সরাসরি প্রাপকদের ইনবক্সে মেল করে নিশ্চিত করে যে তারা গ্রুপে যোগ দিতে চায়। সরাসরি গ্রুপে সদস্য যোগ করার জন্য তাদের ইমেল ঠিকানা প্রয়োজন। এটি জমা দেওয়ার পরে সদস্য যোগ করবে।

আপনার গ্রুপ তৈরি করে এবং সদস্যদের যোগ করার মাধ্যমে, আপনি একটি সম্পূর্ণ কার্যকরী সহযোগী ইনবক্স পেতে সক্ষম হবেন। একমাত্র জিনিস যা আপনাকে আটকে রাখে তা হল বৈশিষ্ট্যটি চালু করা।

কিভাবে সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলি চালু করবেন

আপনার বিদ্যমান সদস্যদের জন্য একটি সহযোগী ইনবক্স তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলি সক্ষম করতে হবে৷ কিন্তু আপনি নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করার আগে, নিশ্চিত করুন যে আপনি Google গোষ্ঠীগুলির জন্য কথোপকথনের ইতিহাস সক্ষম করেছেন৷

1. Google গ্রুপে সাইন ইন করুন .
2. গোষ্ঠীর নামে ক্লিক করুন .
3. গ্রুপ সেটিংস ক্লিক করুন .
4. অতিরিক্ত Google গ্রুপ বৈশিষ্ট্যগুলি সক্ষম করুন এর অধীনে> সহযোগী ইনবক্স নির্বাচন করুন .

একবার সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলি সব সেট আপ হয়ে গেলে, আপনাকে প্রতিটি সদস্যকে অনুমতি দিতে হবে যাতে তাদের পক্ষে অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করা সহজ হয়৷

কিভাবে সহযোগিতামূলক ইনবক্স সদস্যদের অনুমতি দিতে হয়

গোষ্ঠীর সদস্যদের অনুমতি দেওয়ার মাধ্যমে, আপনি আপনার দলকে কথোপকথন নিতে, কথোপকথন বরাদ্দ করতে, কথোপকথনগুলিকে সমাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করতে, কথোপকথনগুলিকে সদৃশ হিসাবে চিহ্নিত করতে এবং কথোপকথনগুলিকে কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই বলে চিহ্নিত করতে সক্ষম করবেন৷

আপনি ডিফল্ট গোষ্ঠীর ভূমিকা (মালিক, পরিচালক, সদস্য), প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকে, ওয়েবে প্রত্যেকে বা কাস্টম-সৃষ্টিকৃত ভূমিকার উপর নির্ভর করে একটি গোষ্ঠীকে বিভিন্ন অনুমতি দিতে পারেন।

1. Google গ্রুপে সাইন ইন করুন .
2. গ্রুপের নামে ক্লিক করুন।
3. গ্রুপ সেটিংস ক্লিক করুন .
4. চালু করতে টগল এ ক্লিক করুন অনুমতি
5. স্লাইডারটি সরান এবং কোন ব্যবহারকারীরা অনুমতি পাবেন তা নির্বাচন করুন৷ .

আপনার অনুমতি সেটিংস থেকে নির্দিষ্ট সদস্যদের বাদ দেওয়ার জন্য আপনি আপনার অনুমতিগুলিতে বর্জনও তৈরি করতে পারেন।

আপনার G Suite সহযোগিতামূলক ইনবক্স পরিচালনা করা

একটি সহযোগিতামূলক ইনবক্স আপনাকে একটি গ্রুপে বিভিন্ন সদস্য নিয়োগ করতে এবং তাদের নির্দিষ্ট অনুমতি দিতে দেয় যাতে তারা কার্যকরভাবে আপনার ইমেল পরিচালনা করতে পারে।

প্রতিটি দলের সদস্যের সম্পূর্ণ ইনবক্সে অ্যাক্সেস থাকবে এবং তারা বিভিন্ন সদস্যকে বিভিন্ন কথোপকথন বরাদ্দ করতে পারবে। এখন যেহেতু আপনার দল তৈরি করা হয়েছে, আপনাকে অ্যাকাউন্টে সবাইকে সুরক্ষিত রাখার বিষয়ে ভাবতে হবে।