এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন দক্ষতা: পূর্ণাঙ্গ ধাপে ধাপে গাইড

এই টিউটোরিয়ালে আপনি ডেটা ভ্যালিডেশনের উদ্দেশ্য থেকে শুরু করে কিভাবে এক্সেল ওয়ার্কশিটে এটি প্রয়োগ করবেন সেটি সম্পর্কে সবকিছু শিখবেন।

উপরোক্ত ছবিতে, আমরা "স্টক পরিমাণ" নামক কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করেছি যাতে সেলগুলোতে শুধুমাত্র সংখ্যা ইনপুট হিসেবে সংরক্ষিত হয়। আপনি যদি কোনো টেক্সট মান লিখেন, তাহলে একটি মেসেজ বক্স দেখাবে, "এই মানটি এই সেলের জন্য সংজ্ঞায়িত ডেটা ভ্যালিডেশন সীমাবদ্ধতার সাথে মিলে না"। এটাই ডেটা ভ্যালিডেশনের কাজকর্ম।

⏷এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন
⏷ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহারের উদ্দেশ্য
⏷ডেটা ভ্যালিডেশন ইনপुटের প্রকারভেদ
⏷১. এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে প্রয়োগ করবেন?
⏵১.১. এক্সেল সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ
⏵১.২. একটি সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম প্রয়োগ
⏵১.৩. অন্য সেলের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ
⏵১.৪. চেকবক্স সহ ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ
⏷২. ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি
⏷৩. রঙের সাথে এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার
⏷৪. এক্সেলে কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশনের প্রয়োগ
⏵৪.১. ডেটা ভ্যালিডেশনের মাধ্যমে শুধুমাত্র অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার অনুমতি
⏵৪.২ কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশনের মাধ্যমে শুধুমাত্র সংখ্যা অনুমতি
⏵কাস্টম এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম কাজ করছে না
⏷৫. ডেটা ভ্যালিডেশন সম্পাদনা
⏷৬. অন্য এক্সেল সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কপি করা
⏷ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম থাকা সেল খুঁজে বের করা
⏷এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন সরানো
⏷ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগের উপকারী টিপস
⏷ডেটা ভ্যালিডেশনের সীমাবদ্ধতা
⏷ডেটা ভ্যালিডেশনের সমস্যা এবং সমাধান

এই এক্সেল ব্লগ পোস্টে আপনি শিখবেন কিভাবে

• ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করবেন (সেলে, একাধিক নিয়ম, অন্য সেলের ভিত্তিতে নিয়ম, চেকবক্সসহ)
• ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করবেন
• ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করবেন
• কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করবেন (শুধুমাত্র অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার, শুধুমাত্র সংখ্যা)
• ডেটা ভ্যালিডেশন সম্পাদনা করবেন
• ডেটা ভ্যালিডেশন খুঁজে বের করবেন
• ডেটা ভ্যালিডেশন সরাবেন

নোট: এই আর্টিকেলের জন্য ডেটাসেট প্রস্তুত করতে আমরা মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করেছি। আপনি এক্সেল ২০০৭ বা তার পরবর্তী ভার্সনে উল্লিখিত পদ্ধতিগুলো প্রয়োগ করতে পারেন।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কী?

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন হলো একটি ফিচার যা আপনাকে একটি সেলে কী ধরনের ডেটা প্রবেশ করবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। এটি ইনপুটের জন্য নিয়ম নির্ধারণ করে ডেটার নির্ভুলতা এবং সামঞ্জস্য বজায় রাখতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এন্ট্রিকে পূর্ণসংখ্যা, দশমিক, তারিখ বা একটি পূর্বনির্ধারিত তালিকার মধ্যে সীমাবদ্ধ করতে পারেন।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহারের উদ্দেশ্য কী?

আমরা আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করতে পারি কারণ এটি-

• আমাদের সেলে ভুল ডেটা লিখতে বাধা দেয়।
• আমাদের ডেটাকে একই ফরম্যাটে রাখে।
• আমাদের ডেটা ইনপুটকে সহজ এবং দ্রুত করে।
• আমাদের সামগ্রিক ডেটা নির্ভরযোগ্যতাকে উন্নত করে।
• ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতাকে সুলভ করে।
• ফর্মুলা ব্যবহার করে কাস্টম নিয়ম बनाने দেয় আমাদের অনন্য প্রয়োজনীয়তার জন্য।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ইনপুটের সকল প্রকার কী?

১ - সেটিংস ট্যাব
দুটি ইনপুট বক্স রয়েছে: অনুমতি দিন এবং ডেটা। এগুলো ডেটা ভ্যালিডেশনের নিয়ম নির্ধারণ করে।

ক) অনুমতি দিন বক্স:
আপনি ডেটা ভ্যালিডেশনের ধরন বেছে নিতে পারেন:

• পূর্ণসংখ্যা: শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা অনুমতি দেয়।
• দশমিক: নির্দিষ্ট নির্ভুলতার সাথে দশমিক সংখ্যা অনুমতি দেয়।
• তালিকা: একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করে যা তালিকা থেকে নির্বাচন করার অনুমতি দেয়।
• তারিখ: এন্ট্রি নির্দিষ্ট তারিখের পরিসরের মধ্যে আছে তা নিশ্চিত করে।
• সময়: শুধুমাত্র সময় অনুমতি দেয়।
• টেক্সট দৈর্ঘ্য: অনুমোদিত ক্যারেক্টার সংখ্যা নিয়ন্ত্রণ করে।
• কাস্টম: এটি আপনাকে ফর্মুলা ব্যবহার করে অনন্য নিয়ম সেট করতে দেয়।

খ) ডেটা বক্স:
ডেটা ট্যাবে, আপনাকে অনুমতি দিন ট্যাবে নির্বাচিত ভ্যালিডেশনের ভিত্তিতে একটি ক준 নির্ধারণ করতে হবে।

• পূর্ণসংখ্যা: ন্যূনতম এবং সর্বোচ্চ মান নির্দিষ্ট করুন।
• দশমিক: অনুমোদিত দশমিক স্থান সংখ্যা সেট করুন।
• তালিকা: গ্রহণযোগ্য এন্ট্রির একটি তালিকা তৈরি করুন।
• তারিখ/সময়: ন্যূনতম এবং সর্বোচ্চ তারিখ বা সময়ের মান নির্ধারণ করুন।
• টেক্সট দৈর্ঘ্য: ন্যূনতম এবং সর্বোচ্চ ক্যারেক্টার কাউন্ট নির্ধারণ করুন।
• কাস্টম: ভ্যালিডেশনের জন্য একটি কাস্টম ফর্মুলা ইনপুট দিন।

২ - ইনপুট মেসেজ ট্যাব:
আপনি এই ট্যাবটি ব্যবহার করে নির্দেশনা দেওয়ার জন্য আপনার মেসেজ কাস্টমাইজ করতে পারেন।

"সেল নির্বাচন হলে ইনপুট মেসেজ দেখান" বক্স: ব্যবহারকারী ভ্যালিডেট করা সেলটি নির্বাচন করলে একটি মেসেজ প্রদর্শন করে।

"শিরোনাম এবং ইনপুট মেসেজ" বক্স: বিজ্ঞপ্তির শিরোনাম এবং মেসেজ কাস্টমাইজ করুন।

৩ - এরর অ্যালার্ট ট্যাব:

ক) "অবৈধ ডেটা লিখলে এরর অ্যালার্ট দেখান": ব্যবহারকারী অবৈধ তথ্য লিখলে তাদের বিজ্ঞপ্তি দেওয়া নিশ্চিত করে।

খ) স্টাইল:
এই বক্স থেকে এরর অ্যালার্টের ধরন বেছে নিন:

• স্টপ (প্রবেশ বাধা দেয়)
• ওয়ার্নিং (বাধা না দিয়ে সতর্ক করে)
• তথ্য (বাধা না দিয়ে তথ্য দেয়)।

গ) শিরোনাম এবং এরর মেসেজ: এরর অ্যালার্টের শিরোনাম এবং মেসেজ কাস্টমাইজ করুন।

গাইড ১ - এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে প্রয়োগ করবেন

• আপনি যেই সেল বা রেঞ্জে ভ্যালিডেশন চান সেটি নির্বাচন করুন।
• "ডেটা" ট্যাবে যান।
• "ডেটা ভ্যালিডেশন"-এ ক্লিক করুন এবং আপনার প্রয়োজনীয় ভ্যালিডেশনের ধরন বেছে নিন।
• আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সকল ট্যাবে ক준 কনফিগার করুন এবং "ঠিক আছে"-এ ক্লিক করে ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করুন।

আরো নির্দিষ্ট উদাহরণের জন্য পড়তে থাকুন।

কেস ১.১ - এক্সেল সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে প্রয়োগ করবেন

আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে, যেখানে আমরা "জন্ম তারিখ" নামক কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করব শুধুমাত্র তারিখ সংরক্ষণ করার জন্য।

• রেঞ্জ F6:F19 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ট্যাবে ক্লিক করুন এবং ডেটা ভ্যালিডেশন নির্বাচন করুন।

• অনুমতি দিন বক্সে তারিখ নির্বাচন করুন।
• ডেটা বক্সে "বড়" নির্বাচন করুন।
• শুরুর তারিখ হিসেবে ১/১/১৯০০ (mm/dd/yyyy) সেট করুন।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• কলামের সেলগুলো mm/dd/yyyy ফরম্যাটে তারিখ ইনপুট হিসেবে গ্রহণ করবে। অন্যথায়, এক্সেল একটি এরর মেসেজ দেখাবে: "এই মানটি এই সেলের জন্য সংজ্ঞায়িত ডেটা ভ্যালিডেশন সীমাবদ্ধতার সাথে মিলে না।"

• আপনি যদি সঠিক ডেটা লিখেন, তবে এটি গ্রহণ করবে।

কেস ১.২ - একটি সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম কীভাবে প্রয়োগ করবেন

আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে যেখানে আমরা সেল E6-এ ইনপুট নিব এবং ভ্যালিডেট করব κριтериয় ১ (৫০-এর চেয়ে বড় দাম) এবং κριтериয় ২ (শুধু তালিকা থেকে পণ্য) এর ভিত্তিতে।

• সেল E6 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ট্যাবে ক্লিক করুন এবং ডেটা ভ্যালিডেশন-এ যান।

• অনুমতি দিন-এ কাস্টম নির্বাচন করুন।
• ফর্মুলা বক্সে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:

=OR(E6>$B$6, COUNTIF($B$9:$B$12,E6)=1)

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি সেল E6-এ ডেটা ভ্যালিডেশন সক্রিয় করবে। আপনি যখন ৪০ লিখবেন, তখন এটি তাৎক্ষণিক একটি এরর মেসেজ দেখাবে, কারণ এটি কোথাও κριটিয়া পূরণ করে না।

• আপনি যখন ৭০ লিখবেন (যা ৫০-এর চেয়ে বড়), এটি এই মানটি বৈধ ডেটা হিসেবে গ্রহণ করবে যেহেতু এটি κριটিয়া ১ পূরণ করে।

• আপনি যখন সেল E6-এ "কোকোনাট" লিখবেন, তবে এটি সেটিও গ্রহণ করবে কারণ এটি κριটিয়া ২ পূরণ করে।

কেস ১.৩ - এক্সেলে অন্য সেলের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে প্রয়োগ করবেন

মনে করুন আমাদের সেল F6:F11-এ ডেটা আছে। আমরা এটি ব্যবহার করব "পদবী" নামক কলামের মানগুলো ভ্যালিডেট করার জন্য।

• রেঞ্জ F5:F11 নির্বাচন করুন।
• Ctrl + T চাপুন।
• আমার টেবিলে হেডার আছে অপশনটি চেক করুন।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• তैयার টেবিলটি নির্বাচন করুন।
• টেবিল ডিজাইন-এ ক্লিক করুন।
• টেবিলের নাম "Info" হিসেবে সেট করুন।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।

• অনুমতি দিন-এ তালিকা নির্বাচন করুন।
• সোর্স বক্সে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:

=INDIRECT("Info [Designation]")

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি টেবিলের ভিত্তিতে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করবে। এখন "পদবী" কলামে, লিস্টটি ব্যবহার করে ডেটা ইনপুট দিন।

• আপনি আপনার ইচ্ছামতো মান বেছে নিতে পারেন।

কেস ১.৪ - এক্সেলে চেকবক্স সহ ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে প্রয়োগ করবেন

আপনি যদি চেকবক্স ব্যবহার করেন, তবে ডেটা ভ্যালিডেশন সক্রিয় করার জন্য চেকবক্সে ক্লিক করতে হবে।

নিচের ডেটাসেটটি বিবেচনা করুন যেখানে আমরা "নাম" এবং "অবকাশ (নেওয়া)" নামক দুটি কলামে চেকবক্স ব্যবহার করে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করব।

• ডেভেলপার, ইনসার্ট, এবং চেক বক্স-এ যান।

• চেক বক্সটি নির্বাচন করুন।
• ডান ক্লিক করুন এবং টেক্সট সম্পাদনা নির্বাচন করুন।

• এটি "নাম যাচাই করুন" নামে রিনেম করুন।

• আরেকটি চেক বক্স যোগ করে পুনরাবৃত্তি করুন এবং এটিকে "অবকাশ যাচাই করুন (নেওয়া)" নামে রিনেম করুন।

• প্রথম চেক বক্সটি নির্বাচন করুন।
• ডান ক্লিক করুন এবং ফরম্যাট কন্ট্রোল নির্বাচন করুন।

• ফরম্যাট অবজেক্ট ডায়ালগ বক্সে কন্ট্রোল ট্যাবে ক্লিক করুন।
• সেল $G$6 সেল লিংক-এ নির্বাচন করুন।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• চেক বক্সের ভিত্তিতে এটি আশেপাশের সেল G6-এ TRUE বা FALSE ফেরত দেবে।
• G7-কে "অবকাশ যাচাই করুন (নেওয়া)" নামক অন্য চেক বক্সের সাথে লিংক করুন।

• রেঞ্জ C6:C16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।

• অনুমতি দিন বক্সে কাস্টম নির্বাচন করুন।
• ফর্মুলা বক্সে এই ফর্মুলা কপি করুন:

=IF($G$6, ISTEXT(C5:C16),FALSE)

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• ডেটা ভ্যালিডেশন সক্রিয় হয়েছে। আপনি যদি "নাম" কলামে "মেরিলিন পিটাম্যান" লিখতে চান, তবে এটি একটি এরর মেসেজ বক্স ফেরত দেবে কারণ আমরা "নাম যাচাই করুন" চেক বক্সটি চেক করিনি।

• আপনি যখন "নাম যাচাই করুন" চেক বক্সটি চেক করবেন, তবে এটি 'মেরিলিন পিটাম্যান' ইনপুট হিসেবে নেবে। এটাই চেক বক্স "নাম" কলামের সেলগুলোতে লিখা ডেটা ভ্যালিডেট করে।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• নতুন ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।
• অনুমতি দিন বক্সে কাস্টম নির্বাচন করুন।
• ফর্মুলা বক্সে নিচের ফর্মুলা কপি করুন।

=IF($G$7, ISNUMBER(D6:D16),FALSE)

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• আপনি যখন দ্বিতীয় চেক বক্সটি আনচেক করবেন, তবে "অবকাশ (নেওয়া)" কলামে কোনো সংখ্যা লিখতে পারবেন না।

• আপনি যদি "অবকাশ যাচাই করুন (নেওয়া)" চেক বক্সটি চেক করেন, তবে এটি আপনাকে সেলগুলোতে যেকোনো সংখ্যা লিখতে দেবে।

• উভয় চেকবক্স চেক করলে আপনি কলামগুলিতে ডেটা লিখতে পারবেন। ফলাফল নিচের ছবির মতো হবে।

গাইড ২ - এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি

মনে করুন আমরা শীটে বিদ্যমান ডেটা থেকে নিচের ছবির মতো একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে চাই।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।

• অনুমতি দিন বক্সে তালিকা নির্বাচন করুন।
• সোর্স আইকনে ক্লিক করুন।

• রেঞ্জ F6:F11 নির্বাচন করুন। এই আইটেমগুলো ড্রপ-ডাউন লিস্টে যোগ হবে।

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• যেকোনো সেলে ক্লিক করুন।
• ডানের দিকে ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন।
• একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট আসবে, এবং আপনি আপনার পছন্দের আইটেম নির্বাচন করতে পারবেন।

• আমরা নিচের ছবির মতো ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে কলামটি পূরণ করেছি।

গাইড ৩ - রঙের সাথে এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে ব্যবহার করবেন

মনে করুন আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে। "অর্জিত সংখ্যা" কলামে, আমরা শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা (যা ৪০-এর চেয়ে বড়) ইনপুট হিসেবে অনুমতি দিব এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে শর্ত অনুযায়ী সেই মানগুলো হাইলাইট করব।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।
• অনুমতি দিন বক্সে পূর্ণসংখ্যা নির্বাচন করুন।
• ডেটা বক্সে বीचে নির্বাচন করুন।
• ন্যূনতম ৪০ এবং সর্বোচ্চ ১০০ সেট করুন।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি এই রেঞ্জের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন সক্রিয় করবে। আপনি ৪০ এবং ১০০ এর মধ্যে সংখ্যা লিখতে পারবেন। আপনি যদি ৪০-এর চেয়ে ছোট কোনো সংখ্যা লিখেন (যেমন ৩৪), তবে এটি একটি এরর মেসেজ বক্স ফেরত দেবে।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এ ক্লিক করুন এবং নতুন নিয়ম নির্বাচন করুন।

• "শুধুমাত্র সেল ফরম্যাট করুন যেগুলো ধারণ করে"-এ ক্লিক করুন।
• বीचে নির্বাচন করুন।
• "শুধুমাত্র এই পরিসরের মধ্যে সেল ফরম্যাট করুন" অপশনের নিচে বক্সগুলোতে ৪০ এবং ৫৯ লিখুন।
• রঙ যোগ করতে ফরম্যাট-এ ক্লিক করুন।

• ফরম্যাট সেলস ডায়ালগ বক্সে ফিল-এ ক্লিক করুন।
• আপনার পছন্দের রঙ নির্বাচন করুন।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• কলামে, নির্বাচিত রঙে ৬০-এর চেয়ে ছোট সংখ্যাগুলো হাইলাইট হবে।

• ৬০ এবং ১০০ এর পরিসরের জন্য নতুন কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম দিয়ে পুনরাবৃত্তি করুন।

• একটি ভিন্ন ফিল রঙ বেছে নিন।

• এটি নির্বাচিত রঙে ৬০-এর চেয়ে বড় সংখ্যাগুলো হাইলাইট করবে নিচের ছবির মতো।

গাইড ৪ - এক্সেলে কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশনের প্রয়োগ

আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ বক্সে কাস্টম নিয়ম থেকে ডেটার জন্য আমাদের নিয়ম/ফর্মুলা সেট করেছি যেমন ছবিতে দেখানো হয়েছে।

কেস ৪.১ - ডেটা ভ্যালিডেশনের মাধ্যমে শুধুমাত্র অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার এন্ট্রি অনুমতি দেওয়া

অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার হলো বর্ণমালার (অক্ষর) এবং সংখ্যাসূচক (সংখ্যা) ক্যারেক্টারগুলির সংমিশ্রণ। আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে এবং আমরা "মডেল" কলামে অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার যোগ করব।

• রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন-এ যান।
• অনুমতি দিন বক্সে কাস্টম নির্বাচন করুন।
• নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:

=ISNUMBER(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(B5, ROW(INDIRECT("1:"&LEN(D6))),1),"0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ")))

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি রেঞ্জে শুধুমাত্র অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার অনুমতি देगा।

• আমরা সেলগুলোতে শুধুমাত্র অ্যালফানিউমেরিক ক্যারেক্টার সংরক্ষণ করতে পারি।

কেস ৪.২ - কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশনের মাধ্যমে শুধুমাত্র সংখ্যা অনুমতি দেওয়া

মনে করুন আমাদের নিচের ছবির মতো একটি ডেটাসেট আছে। আমরা "স্টক পরিমাণ" কলামে শুধুমাত্র সংখ্যা অনুমতি দেওয়া চাই।

• রেঞ্জ D6:D14 নির্বাচন করুন।
• ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করুন।
• অনুমতি দিন বক্সে কাস্টম নির্বাচন করুন।
• ফর্মুলা বক্সে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:

• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি কলামের সেলে শুধুমাত্র সংখ্যা অনুমতি দেবে। অন্যথায়, এটি একটি এরর মেসেজ দেখাবে।

• আমরা ডেটাসেটটি পূর্ণ করেছি যেখানে "স্টক পরিমাণ" কলামে শুধুমাত্র সংখ্যা রয়েছে।

কাস্টম এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম কাজ না করলে: কারণ ও সমাধান

• নিশ্চিত করুন যে আপনি যে কাস্টম ফর্মুলা লিখেছেন সেটি সঠিক। সিনট্যাক্স এরর বা টাইপো নেই কিনা ডাবল চেক করুন।
• আপনার কাস্টম ফর্মুলা যদি অন্য সেলকে রেফার করে, তবে নিশ্চিত করুন যে সেল রেফারেন্সগুলো সঠিক এবং রেফারেন্স করা সেলগুলিতে প্রত্যাশিত মান রয়েছে।
• ভ্যালিডেশন নিয়ম প্রয়োগের জন্য আপনি সঠিক সেল রেঞ্জ নির্বাচন করেছেন কিনা যাচাই করুন।
• চেক করুন যে আপনি ভ্যালিডেশন নিয়ম লঙ্ঘন হলে এরর অ্যালার্ট সঠিকভাবে সেট করেছেন কিনা। иногда এরর অ্যালার্ট দেখা যাবে না, বা নির্বাচিত অ্যালার্ট স্টাইল পরিস্থিতির সাথে মেলে না।
• নিশ্চিত করুন যে সেল ফরম্যাট ভ্যালিডেশন নিয়মের জন্য উপযুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, আপনার নিয়ম যদি তারিখ চেক করে, তবে সেলটি তারিখ হিসেবে ফরম্যাট করা উচিত।
• আপনি যদি পুরানো এক্সেল ভার্সনে কাজ করেন, তবে কম্প্যাটিবিলিটি মোড সমস্যা সম্পর্কে সচেতন থাকুন। কিছু ফিচার কম্প্যাটিবিলিটি মোডে প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ নাও করতে পারে।
• যদি ওয়ার্কশিটটি প্রোটেক্টেড থাকে, চেক করুন ডেটা ভ্যালিডেশন পরিবর্তন অনুমোদিত কিনা। কখনও প্রোটেকশন সেটিং নতুন নিয়ম প্রয়োগে বাধা দিতে পারে।
• কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়মের সাথে কোনো দ্বন্দ্ব আছে কিনা চেক করুন। দ্বন্দ্বাত্মক নিয়মগুলো একে অপরের ওপর হাবি করাতে পারে।

গাইড ৫ - এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে সম্পাদনা করবেন

আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে, যেখানে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে একটি বিদ্যমান ড্রপ-ডাউন লিস্ট আছে। আমরা এটিকে সম্পাদনা করব এবং ড্রপ-ডাউন লিস্টে একটি নতুন আইটেম "প্রতিনিধি" যোগ করব।

• "পদবী" কলামের যেকোনো সেল নির্বাচন করুন।
• সোর্স বক্সে ", প্রতিনিধি" যোগ করুন (কমা সহ)।
• "এই পরিবর্তনগুলো একই সেটিংവালে অন্যান্য সেলেও প্রয়োগ করুন" চেক করুন অন্য সেলগুলোর জন্যও প্রয়োগ করার জন্য।
• ঠিক আছে-এ ক্লিক করুন।

• এটি লিস্টে নতুন আইটেম "প্রতিনিধি" যোগ করবে।

• আপনি এই লিস্টটি ব্যবহার করে সেলে ডেটা এন্ট্রি সম্পূর্ণ করতে পারেন।

গাইড ৬ - অন্য এক্সেল সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে কপি করবেন

আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যেখানে "স্টক পরিমাণ" কলামে পূর্ণসংখ্যা মাত্রের নিয়ম সহ ডেটা ভ্যালিডেশন আছে। আমরা এই ডেটা ভ্যালিডেশনকে "বিক্রি পরিমাণ" নামক কলামে কপি করব।

• "স্টক পরিমাণ"-এ যেকোনো সেল নির্বাচন করুন।
• Ctrl + C চাপুন।
• "বিক্রি পরিমাণ" কলামের সকল সেল নির্বাচন করুন।
• ডান ক্লিক করুন, তারপর মেনু থেকে পেস্ট স্পেশাল-এ ক্লিক করুন।

• পেস্ট-এর অধীনে ভ্যালিডেশন-এ ক্লিক করুন এবং ঠিক আছে বেছে নিন।

• আপনি যদি "বিক্রি পরিমাণ" সেলে সংখ্যা লিখেন, তবে এটি অনুমতি দেবে। কিন্তু আপনি যদি যেকোনো টেক্সট লিখেন, তবে একটি এরর মেসেজ বক্স পপ আপ হবে।

• আপনি কলামের সেলগুলোতে সংখ্যা লিখতে পারবেন।

ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ম থাকা সেল খুঁজে বের করার পদ্ধতি

নিচের ছবিতে, আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যাতে ডেটা ভ্যালিডেশন আছে, কিন্তু আমরা জানি না কোন কলামে।

• হোম-এ ক্লিক করুন এবং ফাইন্ড & সিলেক্ট-এ যান।
• তালিকা থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন বেছে নিন।

• এটি সেই কলাম বা সেলগুলোকে নির্বাচন করবে যাতে ডেটা ভ্যালিডেশন রয়েছে। (যেমন, D6:D16)।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে সরাবেন

আমাদের নিচের মতো একটি ডেটাসেট আছে যাতে "পদবী" কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন আছে। চলুন এটি সরি ফেলি।

• কলামে রেঞ্জ D6:D16 নির্বাচন করুন।
• ডেটা-এ ক্লিক করুন এবং ডেটা ভ্যালিডেশন-এ যান।
• ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ বক্সে "সফ্ট অল"-এ ক্লিক করুন।
• ঠিক আছে নির্বাচন করুন।

• এটি নির্বাচিত সেলগুলোর বিদ্যমান ডেটা ভ্যালিডেশন সরিয়ে দেবে।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগের উপকারী টিপস

• সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং ভুল-মুক্ত এন্ট্রির জন্য ড্রপ-ডাউন ব্যবহার করুন।
• ব্যবহারকারী গাইডের জন্য তথ্যপ্রদ মেসেজ প্রদান করুন।
• অবৈধ এন্ট্রির জন্য অ্যালার্ট কনফিগার করুন।
• নমনীয় ড্রপ-ডাউন জন্য নেমড রেঞ্জ ব্যবহার করুন।
• নির্দিষ্ট ভ্যালিডেশনের জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করুন।
• নিয়ম প্রয়োগ বাধ্যতামূলক করার জন্য শিট প্রোটেক্ট করার কথা ভাবুন।
• নিয়ম ফাইনাল করার আগে ভালোভাবে টেস্ট করুন।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশনের সীমাবদ্ধতা কী?

• এরর শুধু পরবর্তী সেলে যাওয়ার পর শনাক্ত হয়।
• প্রতিটি শিটের জন্য আলাদা করে নিয়ম সেট আপ করতে হয়।
• নিয়ম সেল লেভেলে প্রয়োগ হয়, একাধিক সেল জুড়ে নয়।
• সোর্স লিস্ট পরিবর্তন হলে ড্রপ-ডাউন স্বয়ংক্রিয় আপডেট হয় না।
• বিল্ট-ইন তারিখ পরিসরের অপশন কিছুটা সীমিত।
• এরর অ্যালার্টের কাস্টমাইজেশন অপশন সীমিত।
• নির্দিষ্ট বিশেষ ক্যারেক্টার বাধা দেয়া বা অনুমতি দেয়ার বিল্ট-ইন অপশন নেই।

ডেটা ভ্যালিডেশনের সমস্যা এবং সমাধান

কপি-পেস্টের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন ঠিকমতো কাজ না করা এবং এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন গ্রে-আউট হওয়া অন্য কিছু সমস্যা। আপনি এই সাধারণ সমস্যাগুলো এবং কীভাবে এগুলোর সমাধান করবেন সেটি জানতে আর্টিকেলগুলো পড়তে পারেন।

অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন: নলেজ হাব

• এক্সেল সেলে সীমা সেট করার পদ্ধতি
• এক্সেল ফর্মুলা যাতে নির্দিষ্ট মান ছাড়িয়ে না যায়
• এক্সেলে টেবিল থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট
• অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট
• তারিখ ফরম্যাটের জন্য এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন
• রঙের সাথে এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে ব্যবহার করবেন
• এক্সেলে অবৈধ ডেটা সার্কেল করুন
• চেকবক্স কন্ট্রোল সহ এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন
• [সঠিক] কপি পেস্টের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন কাজ করছে না এক্সেলে
• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন গ্রে-আউট
• এক সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন
• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কপি করার পদ্ধতি
• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট থেকে ব্ল্যাঙ্ক সরান
• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন সীমাবদ্ধতা সরান
• এক্সেল কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন

<< এক্সেল শিখতে ফিরে যান

ফ্রি অ্যাডভান্সড এক্সেল অনুশীলনী সমাধানসহ পান!