চ্যাট অ্যাপ এবং মোবাইল মেসেজিং সার্ভিসের উন্নতি এবং প্রাধান্য থাকলেও, আমরা প্রতিদিন ইমেইল পাঠাই এবং পাই। ইমেইল ব্যবসায়িক যোগাযোগের সাধারণ রূপ, কিন্তু আমাদের দৈনন্দিন অনলাইন জীবনেও অপরিহার্য কারণ অধিকাংশ ওয়েবসাইট একাউন্ট তৈরি করতে ইমেইল অ্যাড্রেস চায়।
Microsoft Outlook-এর ৪০০ মিলিয়নও বেশি সক্রিয় ইউজার বেস আছে, যারা যেন অ্যান্ড্রয়েড এবং iOS চালিত মোবাইল ডিভাইস থেকে ইমেইল খোলে। তাই মোবাইল ডিভাইস এবং অন্যান্য সার্ভিসের সাথে আউटलুক সিঙ্ক করা যেকোনো ডিভাইস বা লোকেশন থেকে অ্যাক্সেস সুবিধার জন্য ضرুরী।
ইমেইল যোগাযোগের সবচেয়ে শক্তিশালী প্রোডাক্টিভিটি ফিচার হলো কন্টাক্টস লিস্ট, যা আমাদের ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের কেন্দ্র।
আপনি যদি নিষ্ঠাবান Microsoft Outlook ইউজার হন এবং আউटलুক কন্টাক্টস মোবাইল ডিভাইস বা অন্যান্য ইমেইল সার্ভিসের সাথে কীভাবে সিঙ্ক করবেন তা না জানেন, তবে চিন্তা নেই। আমরা কিছু ওয়ার্কআরাউন্ড দেখাব।
আউटलুক কন্টাক্টস কীভাবে সিঙ্ক করবেন
এই গাইডের ধাপাবলী অপারেটিং সিস্টেম এবং ডিভাইস অনুযায়ী ভিন্ন হতে পারে। সিঙ্ক সেটআপের আগে আউटलুকে Contacts অ্যাক্সেস অনুমোদিত আছে কিনা চেক করুন।
আউटलুক কন্টাক্টস Android-এ সিঙ্ক করুন
আউटलুক কন্টাক্টস অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসের সাথে সিঙ্ক করতে আপনার ইমেইল প্রোভাইডার Microsoft Exchange ActiveSync ব্যবহার করতে হবে। Gmail-এর মতো অধিকাংশ বড় প্রোভাইডার এটি সাপোর্ট করে।
- অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে Settings খুলুন, Apps (বা Applications) ট্যাপ করুন।
- Outlook ট্যাপ করুন।
- App Settings-এর নিচে Permissions ট্যাপ করুন।
- Contacts স্যুইচ অন করুন (যদি ডিজেবল থাকে)।
- আউटलুক অ্যাপ খুলুন এবং Settings-এ যান।
- আপনার একাউন্ট ট্যাপ করুন এবং Sync Contacts ট্যাপ করুন।
আউटलুক কন্টাক্টস Gmail-এর সাথে সিঙ্ক করুন
Gmail ১.৫ বিলিয়নও বেশি সক্রিয় মাসিক ইউজারের সাথে জনপ্রিয় ইমেইল সার্ভিস। সৌভাগ্যẩm, এটি Microsoft Exchange ActiveSync ব্যবহার করে তাই আউटलুক কন্টাক্টস এর সাথে সিঙ্ক করা সহজ।
- আউटलুক কন্টাক্টস Gmail-এর সাথে সিঙ্ক করতে Gmail অ্যাপ ডাউনলোড করুন (যদি না থাকে) বা আপডেট করুন।
- Gmail-এ আউटलুক একাউন্ট রেজিস্টার করুন। ভ্যালিড আউटलুক একাউন্ট লাগবে, নেই তবে রেজিস্টার করে সেটআপ করুন এবং ডেস্কটপে লগইন করে সিঙ্ক ঠিকমতো কাজ করছে কিনা চেক করুন।
- Gmail অ্যাপ থেকে আউटलুক একাউন্টে লগইন করুন (ডেস্কটপে ব্যবহৃত একই ক্রেডেনশিয়াল)। Gmail খুলুন, বামে Menu (তিনটি অনুভূমিক রেখা) ট্যাপ করুন।
- Settings ট্যাপ করুন।
- Add account ট্যাপ করুন।
- পরবর্তী পেজে Gmail অ্যাপ যা সাপোর্ট করে সে ইমেইল সার্ভিসের তালিকা থাকবে। Exchange and Office 365 ট্যাপ করুন।
নোট: Outlook, Hotmail and Live সিলেক্ট করবেন না—এই সার্ভিসগুলো IMAP এবং POP ব্যবহার করে যা শুধু ইমেইল সিঙ্ক করে, কন্টাক্টস বা ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করে না।
- পরবর্তী পেজে ইমেইল অ্যাড্রেস এবং পাসওয়ার্ড টাইপ করুন।
- অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে সার্ভার সেটিংস ভ্যালিডেট করা শুরু হবে। Remote security administration পপআপ আসলে OK ট্যাপ করুন এবং নেক্সট পেজে সাইন-ইন কমপ্লিট করুন।
নোট: Gmail কন্টাক্টস এবং ক্যালেন্ডার এক্সেস করতে পারে কিনা চেক করুন: Settings → Apps (Applications) → Permissions-এ গিয়ে Contacts স্যুইচ অন করুন।
আউटलুক কন্টাক্টস iPhone-এ সিঙ্ক করুন
iPhone সাধারণত অ্যাপ এবং ডিভাইস জুড়ে কন্টাক্টস সিঙ্ক এবং আপডেট করার ভালো কাজ করে। কিন্তু সবসময় নয়—বিশেষ করে ভুল পারমিশন সেটিং বা সফটওয়্যার বাগের কারণে আউटलুক ফোনের সাথে সিঙ্ক হয় না।
iPhone-এ আউटलুক কন্টাক্টস সিঙ্ক করার পদ্ধতি: Settings, iTunes, iCloud, ইমেইল দিয়ে, vCard ইমপোর্ট করে, বা Exchange দিয়ে।
Settings ব্যবহার করে
- Settings খুলুন, Outlook > Contacts ট্যাপ করুন।
- Background App Refresh অন করুন (সবুজ)।
- আউटलুক অ্যাপ খুলুন, Settings > your account > Sync Contacts-এ যান।
iTunes ব্যবহার করে
iTunes শুধু মিউজিক প্লেয়ার বা সেফ স্টোরেজ টুল নয়, এটি iPhone-এর ডেটা ম্যানেজ ও স্টোর করতে পারে, তাই আউटलুক কন্টাক্টস ডিভাইস জুড়ে আপডেট ও ট্রান্সফার করা সহজ।
iTunes দিয়ে সিঙ্ক করার আগে iCloud ডিজেবল থাকতে হবে।
- iPhone কানেক্ট করুন PC-তে, iTunes খুলুন।
- iPhone icon ট্যাপ করুন, Settings > Info-এ যান।
- Sync Contacts with চেকবক্স টিক করুন এবং লিস্ট থেকে Outlook বেছে নিন।
- Apply চাপুন সেটআপ কমপ্লিট করতে।
iCloud ব্যবহার করে
আউटलুক কন্টাক্টস iCloud দিয়ে iPhone-এ সিঙ্ক করার আগে নিশ্চিত হন iCloud কন্ট্রোল প্যানেল Windows-এ উপলব্ধ বা ইনস্টল্ড।
নোট: iCloud শুধু কন্টাক্টস সিঙ্ক করতে দেয় না। ক্যালেন্ডার, মেইল, কন্টাক্টস সব একসাথে iCloud-এ আপলোড করতে না মনে হলে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
- PC-এ iCloud লঞ্চ করুন, ID এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করুন।
- Mail, Contacts, Calendars, and Tasks চেকবক্স টিক করুন।
- Apply চাপুন।
ইমেইল দিয়ে
আউटलুক কন্টাক্টস ইমেইল দিয়ে iPhone-এ ট্রান্সফার করা যায়, যদিও প্রক্রিয়া কিছুটা লম্বা।
- আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন খুলুন।
- File > Open > Import ক্লিক করুন।
- Import/Export উইজার্ডে Export to a file বেছে নিন।
- Next।
- Comma Separated Values (Windows) ক্লিক করুন, Next।
- কন্টাক্টস যেন ফোল্ডারে আছে সেটি সিলেক্ট করুন, Next।
- CSV ফাইলের নাম দিন, সেভ করুন, Next > Finish।
- নতুন ইমেইল কমপোজ করুন, আউटलুক জেনারেট করা CSV ফাইল আট্যাচ করুন, এবং iPhone-এ কানেক্টেড ইমেইল অ্যাড্রেসে পাঠান।
- iPhone-এ ইমেইল খুলুন, আট্যাচমেন্ট ট্যাপ করুন, Add All Contacts অপশন পর্যন্ত ধাপ ফলো করুন।
নোট: সব iOS ডিভাইস CSV ফাইল একইভাবে হ্যান্ডেল করে না। কিছু শুধু প্রিভিউ দেখায়, কন্টাক্টস হিসেবে অ্যাড করার প্রম্পট দেয় না।
vCard হিসেবে ইমপোর্ট করুন
এই মেথডে আউटलুক কন্টাক্টস vCard বা ইলেকট্রনিক বিজনেস কার্ডে কনভার্ট করে iPhone-এ সিঙ্ক করা যায়। কিন্তু vCard শুধু আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপে তৈরি করা যায়।
- Outlook খুলুন, Contacts ক্লিক করুন।
- সিঙ্ক করতে চাওয়া কন্টাক্টস বেছে নিন, File > Save As > Save as type-এ vCard Files বেছে নিন।
- সেভ করার লোকেশন বেছে নিন, নাম দিন, Save।
- iCloud.com-এ সাইন ইন করুন, Settings > Import vCard ক্লিক করুন।
- সেভ করা vCard সিলেক্ট করুন, Import।
iCloud আপনার কন্টাক্টস All Contacts ফোল্ডারে যোগ করবে। vCard-এর চ্যালেঞ্জ: আউटलুক নতুন কন্টাক্টস যোগ করার প্রতিবার নতুন vCard তৈরি ও ইমপোর্ট করতে হয়।
Exchange দিয়ে
এই মেথড শুধু তখন কাজ করবে যখন আপনার iPhone ইন্টারন্যাল কর্পোরেট নেটওয়ার্কের সাথে কানেক্টেড থাকে। কোম্পানিতে Exchange সার্ভার থাকলে আউटलুক কন্টাক্টস সেটি সাথে সিঙ্ক করে iPhone-এ এক্সেস করা যাবে।
- iPhone-এ Settings > Mail, Contacts, Calendars খুলুন (প্রথমবার সেটআপ করলে Exchange সিলেক্ট করুন)।
- Add Account সিলেক্ট করুন।
- Exchange সিলেক্ট করুন।
- ইমেইল, ইউজারনেম, পাসওয়ার্ড টাইপ করুন, Next।
- iPhone Exchange Server-এ কানেক্ট করবে, সার্ভার অ্যাড্রেস জানতে হবে কারণ এখানে দিতে হবে।
- Contacts সিলেক্ট করুন সিঙ্ক করার আইটেম থেকে, এবং হয়ে গেলো।
আউटलুক কন্টাক্টস iPad-এ সিঙ্ক করুন
iPad-এ আউटलুক কন্টাক্টস সিঙ্ক করার দুটি অপশন: iTunes বা iCloud। কম্পিউটারে iCloud ব্যবহার করলে কন্টাক্টস iCloud-এ কপি করে iPad-এ থেকে এক্সেস করা যায়। iTunes ব্যবহার করলে iTunes দিয়ে iPad-এ সিঙ্ক করা যায়।
iTunes ব্যবহার করে
- লেটেস্ট iTunes ভার্সন থাকতে হবে, খুলুন এবং iPad-এ ব্যবহৃত ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে সাইন ইন করুন।
- iPad কানেক্ট করুন কম্পিউটারে, iTunes-এ সিলেক্ট করুন।
- Info ক্লিক করুন এবং মেইল, ক্যালেন্ডার, কন্টাক্টসের সিঙ্ক অপশন বেছে নিন: Sync contacts with > Outlook।
- একাধিক কন্টাক্ট গ্রুপ থাকলে Select Group ক্লিক করে নির্দিষ্ট গ্রুপ বেছে নিন, অথবা সব সিঙ্ক করে Sync।
- Summary ট্যাবে ক্লিক করুন ওয়ায়ারলেস সিঙ্কিং-এর জন্য: Sync with this device over WiFi।
এখন থেকে iPad অন থাকলে এবং কম্পিউটারে iTunes রান থাকলে সিঙ্ক অটোমেটিক হবে।
iCloud ব্যবহার করে
এই মেথডের আগে কম্পিউটারে iCloud Control Panel for Windows থাকতে হবে। iPad-এর ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে সাইন ইন করুন এবং সিঙ্ক অপশন বেছে নিন—এখানে Contacts with Outlook।
- iPad-এ Settings খুলুন।
- Mail, Contacts, Calendars সিলেক্ট করুন।
- iCloud ক্লিক করুন।
- Apple ID দিয়ে সাইন ইন করুন, Mail, Contacts and Calendars সিলেক্ট করুন আউटलুক সাথে সিঙ্ক করার জন্য iCloud-এ।
- অন্য iCloud সিঙ্ক অপশনও বেছে নিতে পারেন: Find My iPhone বা Documents and Data।
Outlook.com বা Exchange-এ সিঙ্ক করুন
- iPad-এ Settings খুলুন, Mail, Contacts and Calendars সিলেক্ট করুন, Add Account ট্যাপ করুন।
- কর্পোরেট সার্ভারের জন্য Microsoft Exchange, অথবা Outlook.com একাউন্টের জন্য Outlook.com ট্যাপ করুন।
- ইমেইল, ইউজারনেম, পাসওয়ার্ড টাইপ করুন (Exchange Server-এ কানেক্ট করলে ডোমেইন নাম, অপশনাল)।
- Next।
- iPad Exchange Server-এ কানেক্ট করবে। ডোমেইন নাম এখানে দিয়ে Next।
- সিঙ্ক করতে চাওয়া সার্ভিসগুলো সিলেক্ট করুন: Mail, Contacts or Calendars—হয়ে গেলো।
আউटलুক কন্টাক্টস iCloud-এ সিঙ্ক করুন
কম্পিউটারে PST ফাইল থাকলে যেটিতে আপনার আউटलুক প্রোফাইল ডেটা সব আছে, সেটি iCloud-এ ইমপোর্ট করা যায় দুটি পর্বে: PST কন্টাক্টস vCard-এ কনভার্ট করুন, তারপর iCloud-এ ইমপোর্ট করুন।
PST ফাইল vCard/VCF-এ কনভার্ট করুন
.PST ফাইল vCard-এ কনভার্ট করতে SysTools vCard Export Tool ব্যবহার করুন।
- টুল ডাউনলোড করুন কম্পিউটারে, Add File ক্লিক করুন।
- File এবং Folder অপশন পাবেন। এক ফাইল থাকলে File অপশন, একাধিক ফাইল ফোল্ডারে থাকলে Folder অপশন।
- Browse ক্লিক করে PST ফাইল বেছে নিন, Add। টুল কমপ্লিট PST ফাইল ডেটার প্রিভিউ দেখাবে।
- কন্টাক্টস সিলেক্ট করুন, Export।
- Export Options-এ vCard বেছে নিন লোকেশন থেকে।
- Export চাপুন সব কন্টাক্টস VCF ফাইলে কনভার্ট করতে।
- এক্সপোর্ট কমপ্লিট নোটিফিকেশন আসবে। লোকেশন ফোল্ডারে VFC ফাইল চেক করুন।
vCard iCloud-এ ইমপোর্ট করুন
- iCloud ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে অকাউন্টে সাইন ইন করুন।
- Contacts ক্লিক করুন, স্ক্রিনের নিচে gear icon ক্লিক করুন।
- আইকনে ক্লিক করে Import vCard বেছে নিন।
- Browse ক্লিক করে VCF ফাইল লোকেট করুন, সিলেক্ট করুন, Open।
- vCard ফাইলের সব আউटलুক কন্টাক্টস iCloud-এ সিঙ্ক হয়ে যাবে।
