এক্সেল ডেটা DOC, PDF, CSV, XML এবং vCard ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করা: সহজ পদ্ধতি

এটি একটি ওভারভিউ।

১. "Save As" কমান্ড ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা টেক্সট বা CSV ফাইলে এক্সপোর্ট করা

এটি নমুনা ডেটাসেট।

এই ডেটাকে CSV ফাইলে এক্সপোর্ট করতে:

• ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন।

• Save As> Browse-এ ক্লিক করুন।

• Save As Type-এ CSV (Comma Delimited) নির্বাচন করুন > ফোল্ডার লোকেশন বেছে নিন > ফোল্ডার নাম লিখুন > Save-এ ক্লিক করুন।

• আপনি নোটপ্যাড খুললে এক্সপোর্ট করা ডেটা কমা দ্বারা পৃথক হয়ে দেখতে পাবেন।

নোট: আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক ওয়ার্কশিট থাকলে, এটি শুধুমাত্র সক্রিয় ওয়ার্কশিটের ডেটা এক্সপোর্ট করবে।

যখন এই ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে, এক্সপোর্ট চালিয়ে যেতে OK-এ ক্লিক করুন।

২. এক্সেল থেকে PDF-এ ডেটা এক্সপোর্ট করা

২.১. পুরো এক্সেল ডেটা PDF-এ এক্সপোর্ট করা

পুরো ওয়ার্কশিটকে PDF ফাইল ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে:

• File> Save As> Browse-এ ক্লিক করুন।

• Save As Type-এ PDF নির্বাচন করুন > ফোল্ডার লোকেশন বেছে নিন > ফোল্ডার নাম লিখুন > Save-এ ক্লিক করুন।

• ওয়ার্কশিটটি PDF হিসেবে সংরক্ষিত হয়েছে।

২.২. এক্সেল ডেটার অংশ এক্সপোর্ট করা PDF-এ

চয়ন (B5:E15) PDF-এ এক্সপোর্ট করুন।

• B5:E15 নির্বাচন করুন।

• Save As Type-এ PDF নির্বাচন করুন > ফোল্ডার লোকেশন বেছে নিন > ফোল্ডার নাম লিখুন > Options-এ ক্লিক করুন।
• Publish what-এ Selection চেক করুন। > OK-এ ক্লিক করুন।

• Save-এ ক্লিক করুন।

এক্সপোর্ট করা ডেটা PDF-এ প্রদর্শিত হবে।

২.৩. VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করে পুরো এক্সেল ডেটা PDF-এ এক্সপোর্ট করা

• Developer > Visual Basic Code-এ ক্লিক করুন।

• Insert> Module-এ ক্লিক করুন।
• মডিউলে নিচের কোড কপি-পেস্ট করুন। > ফাইলটি ম্যাক্রো-সক্ষম ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন। > F5 চাপুন।

নোট: মডিউলে কোড পেস্ট করার আগে savePath ভেরিয়েবলের নামে ফাইল পাথ পরিবর্তন করুন। অন্যথায়, কোড মডিউলে রান হবে না।

কোড:

Sub SaveAsPDF() ' Define variables Dim ws As Worksheet Dim savePath As String ' Set the current worksheet Set ws = ActiveSheet ' Specify the path and filename for the PDF ' Change "C:\Path\to\save\file.pdf" to your desired path and filename savePath = "C:\Users\SHUVO\Desktop\HP\HP_02\Output File\Full PDF by VBA.pdf" ' Save the worksheet as PDF ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=savePath, Quality:=xlQualityStandard ' Optional: Display a message when the PDF is saved MsgBox "PDF saved successfully!" End Sub

ম্যাক্রো ডায়ালগ বক্সে:

• "SaveAsPDF" নির্বাচন করুন > Run.-এ ক্লিক করুন।

• একটি মেসেজ বক্স প্রদর্শিত হবে: "PDF saved successfully"।

PDF তৈরি হয়েছে।

৩. এক্সেল শিটগুলো Word-এ এক্সপোর্ট করা

৩.১. কপি-পেস্ট মেথড ব্যবহার করা

ডেটাসেটকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে এক্সপোর্ট করুন:

• ডেটা নির্বাচন করুন। > ডান ক্লিক করুন। > Copy-এ ক্লিক করুন। (বা Ctrl+C চাপুন)।

• ওয়ার্ডে ডেটা পেস্ট করুন (Ctrl+V চাপুন)। এক্সপোর্ট করা ডেটা একটি টেবিলে দেখাবে। পেস্ট করা ডেটা ফিট করতে কলাম প্রস্থ সমায়োজন করুন।

৩.২. অবজেক্ট ইনসারশন মেথড ব্যবহার করা

নিচের ডেটাসেটটি ওয়ার্ডে এক্সপোর্ট করুন:

• একটি ওয়ার্ড ফাইল খুলুন > কার্সরটি পৃষ্ঠায় রাখুন যেখানে ডেটা এক্সপোর্ট করতে চান। > Insert > Object-এ ক্লিক করুন।

• Object-এ Create from File > Browse-এ ক্লিক করুন।

• ওয়ার্কশিটটি খুঁজে বের করুন এবং নির্বাচন করুন। (নিশ্চিত করুন আপনার ওয়ার্কবুক খোলা আছে এবং কার্সরটি সেই ডেটাসেটে আছে যা আপনি এক্সপোর্ট করতে চান।) > Insert-এ ক্লিক করুন।

• OK-এ ক্লিক করুন।

ডেটাসেটটি এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে এক্সপোর্ট করা হয়েছে।

নোট: আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক ওয়ার্কশিট থাকলে। আপনি একবারে একটি শিট (সক্রিয় শিট) ইম্পোর্ট করতে পারেন।

৩.৩. স্প্রেডশিটকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে এম্বেড করা

এই ডেটা টেবিলকে একটি ওয়ার্ড ফাইলে যোগ করতে:

• Word খুলুন। > Insert> Table> "Excel Spreadsheet"।

• এটি আপনার ওয়ার্ড ফাইলে একটি স্প্রেডশিট ইন্টারফেস সক্রিয় করবে। ডেটা কপি করে এই টেবিলে পেস্ট করুন।

• এটি আউটপুট।

৪. এক্সেল থেকে পאוয়ারপয়েন্টে ডেটা এক্সপোর্ট করা

ডেটাসেটকে পাওয়ারপয়েন্টে ছবি হিসেবে এক্সপোর্ট করুন।

• ডেটা নির্বাচন করুন। > ডান ক্লিক > Copy-এ ক্লিক করুন।

• পাওয়ারপয়েন্ট খুলুন। > Ctrl+Alt+V চাপুন। > Paste চেক করুন। > As:-এ Picture (Windows Metafile) নির্বাচন করুন > OK-এ ক্লিক করুন।

• বা ডান ক্লিক > Paste as Picture-এ ক্লিক করুন।

এটি আউটপুট।

৫. এক্সেল থেকে গুগল শিটসে ডেটা এক্সপোর্ট করা

এই ফাইলটি এক্সপোর্ট করুন:

• গুগল শিটস ওপেন করার জন্য নিচের লিংকে যান। > একটি ব্ল্যাংক শিট খুলতে Blank page অপশনে ক্লিক করুন।

• File. > Import-এ ক্লিক করুন।

• Upload. > Browse-এ ক্লিক করুন।

• ফাইলটি নির্বাচন করুন (Different Worksheet)। > Open-এ ক্লিক করুন।

• Import Data> Open Now.-এ ক্লিক করুন।

এক্সপোর্ট করা ডেটা গুগল শিটে প্রদর্শিত হবে।

নোট:

আপনার একাধিক শিট থাকলে, এটি পুরো ওয়ার্কবুক আপলোড করবে।

এক্সেল ফাইল গুগল শিটসে কনভার্ট করার সময় হারানোর বিষয়গুলো:

• ম্যাক্রো এবং VBA কোড
• ইন্টারঅ্যাক্টিভ কন্ট্রোল
• চার্ট, স্প্লিট ওয়ার্কশিট এবং লিংকড শেপস।

গুগল শিটসের সাথে সাংগতিক ফরম্যাট:

এক্সেল ফাইলের সমর্থিত ফরম্যাটগুলো হলো:

.xls, .xlsx, .xlsm,.xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab

৬. এক্সেল শিটগুলো XML-এ এক্সপোর্ট করা

এই ডেটাসেটকে XML-এ এক্সপোর্ট করুন।

• নোটপ্যাডে স্কিমা লিখুন।

X=আপনার ডেটাসেটের কলাম সংখ্যা।

A, B, C হলো কলামের নাম।

স্কিমা কোড:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <xs:schema xmlns:xs="https://www.w3.org/2001/XMLSchema"> <xs:element name="Projects"> <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name="Project" maxOccurs="unbounded"> <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name="ProjectID" type="xs:string"/> <xs:element name="ProjectName" type="xs:string"/> <xs:element name="StartDate" type="xs:date"/> <xs:element name="Analyst" type="xs:string"/> </xs:sequence> </xs:complexType> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complexType> </xs:element> </xs:schema>

• এটি ".xml" হিসেবে সংরক্ষণ করুন (Export to XML.xml)। > Save-এ ক্লিক করুন।

• Developer > Source. > XML Maps > Add "XML Maps" ডায়ালগ বক্সে।

• ফাইলটি নির্বাচন করুন। > Open-এ ক্লিক করুন।

• OK-এ ক্লিক করুন।

• কলাম হেডার নির্বাচন করুন > "ProjectID"-এ ডাবল ক্লিক করুন।

প্রথম কলাম প্রদর্শিত হবে।

• প্রতিটি কলামের জন্য একই প্রক্রিয়া दुहरান এবং ডেটা টেবিল হিসেবে দেখাবে। > Developer > Export-এ ক্লিক করুন।

• এক্সপোর্ট করার জন্য একটি ফোল্ডার নির্বাচন করুন। > Export-এ ক্লিক করুন।

নোটপ্যাডে ফাইলটি খুললে এক্সপোর্ট করা ডেটা প্রদর্শিত হবে।

৭. এক্সেল থেকে vCard-এ ডেটা এক্সপোর্ট করা

ডেটাসেটকে VCF ফাইল বা vCard-এ রূপান্তর করুন।

ডেটাকে CSV ফাইলে রূপান্তর করুন:

• File.-এ ক্লিক করুন।
• Save As> Browse.-এ ক্লিক করুন।
• Save As Type-এ CSV (Comma Delimited) নির্বাচন করুন > ফোল্ডার লোকেশন বেছে নিন > ফোল্ডার নাম লিখুন (Contacts) > Save-এ ক্লিক করুন।

যোগাযোগের তথ্য CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষিত হয়েছে।

ডেটাকে VCF ফাইলে এক্সপোর্ট করুন:

• Windows আইকনে ক্লিক করুন > Run-এ ক্লিক করুন।

• Run ডায়ালগ বক্সের Open বক্সে Contacts লিখুন। > OK-এ ক্লিক করুন।

• Import.-এ ক্লিক করুন।

• "Import to Windows Contacts" ডায়ালগ বক্সে CSV (Comma Separated Values) নির্বাচন করুন। > Import.-এ ক্লিক করুন।

• Browse.-এ ক্লিক করুন।

• ফাইলটি নির্বাচন করুন। (Contacts)। > Open.-এ ক্লিক করুন।

• Next.-এ ক্লিক করুন।

• ইমেইল চেক করুন। > "Change Mapping" ডায়ালগ বক্সে 'E-mail Address' নির্বাচন করুন। > OK.-এ ক্লিক করুন।

• ইমেইল চেক করুন। > "Change Mapping" ডায়ালগ বক্সে 'E-mail Address' নির্বাচন করুন। > OK. > Finish.-এ ক্লিক করুন।

• Export.-এ ক্লিক করুন।

• ডায়ালগ বক্সে vCards(folder of .vcf files) নির্বাচন করুন। > Export.-এ ক্লিক করুন।

• "Make New Folder"-এ ক্লিক করুন। > পুনঃনামকরণ করুন: "Contact VCF"। > OK.-এ ক্লিক করুন।

• OK.-এ ক্লিক করুন।

• vCards(folder of .vcf files) বেছে নিন। > Close.-এ ক্লিক করুন।

এটি আউটপুট।

যেকোনো VCF ফাইলে ক্লিক করলে, সেই ব্যক্তির বিস্তারিত তথ্য vCard-এ দেখাবে।

৮. এক্সেল থেকে SQL সার্ভারে ডেটা এক্সপোর্ট করা

SQL Server Management Studio'19 ব্যবহার করা হয়েছে।

উপরোক্ত ডেটাকে Database_A-এ এক্সপোর্ট করুন:

SQL সার্ভারে ডেটা এক্সপোর্ট করতে:

• SQL Server Management Studio'19 খুলুন। > ডাটাবেসে ডান ক্লিক করুন > Tasks.-এ ক্লিক করুন। > Import Data.-এ ক্লিক করুন।

• SQL Server Import and Export Wizard-এ NEXT.-এ ক্লিক করুন।

• Data Source-এ Microsoft Excel নির্বাচন করুন > Browse.-এ ক্লিক করুন।

• ফোল্ডারে যান এবং এক্সেল ফাইলটি নির্বাচন করুন। > Open.-এ ক্লিক করুন।

• Wizard-এ NEXT.-এ ক্লিক করুন।

• Destination-এ Microsoft OLE DB Driver for SQL Server নির্বাচন করুন > Properties.-এ ক্লিক করুন।

• "Select or enter a server name"-এ আপনার SQL সার্ভারের নাম লিখুন > "Enter information to log on to the server"-এ Windows Authentication নির্বাচন করুন। > Test Connection.-এ ক্লিক করুন। > "Test Connection Succeeded" দেখানোর ডায়ালগ বক্সে OK।

• "Select the database"-এ Database_A নির্বাচন করুন > "OLE DB Driver for SQL Server Data Link"-এ OK > OK।

• Wizard-এ NEXT.-এ ক্লিক করুন।

• "Copy data from one or more tables or views" চেক করুন। > NEXT.-এ ক্লিক করুন।

• শিট Data (For SQL) নির্বাচন করুন। > Preview > OK. > NEXT।

• Wizard-এ "Run immediately" চেক করুন। > NEXT.-এ ক্লিক করুন।

• কাজটি সম্পূর্ণ করতে Finish.-এ ক্লিক করুন।

• "The execution was successful" মেসেজটি প্রদর্শিত হবে।
• Close.-এ ক্লিক করুন।

• Database_A-এ 'Data (for SQL)$' নির্বাচন করুন।

• New Query.-এ ক্লিক করুন। > কোড "select*from. ['data(for SQL)$'" নতুন কোয়েরিতে লিখুন। > Execute.-এ ক্লিক করুন।

এটি কোডটি রান করবে এবং এক্সেল থেকে এক্সপোর্ট করা ডেটাবেসের প্রিভিউ দেখাবে।

এক্সেল থেকে ডেটা এক্সপোর্ট করে ফাইল এক্সপ্লোরারের সাথে ফোল্ডার লিস্ট তৈরির পদ্ধতি

নোটপ্যাডে ব্যাচ ফাইল ব্যবহার করে ডেটাসেটের প্রতিটি নামের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন।

• একটি নতুন কলাম তৈরি করুন এবং নাম দিন "ফোল্ডার নাম"। > C6 নির্বাচন করুন। > প্রতিটি নামের আগে MD (Make Directory) যোগ করার জন্য সেলে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন।

= "MD" &" "&B6

• Enter চাপুন। > C6:C15-এ ডেটা কপি করুন।

• নোটপ্যাড খুলুন। > পেস্ট করুন।

• File. > Save As. > সংরক্ষণের জন্য একটি ফোল্ডার বেছে নিন। > ফাইল নাম দিন। > এক্সটেনশন হিসেবে .bat ব্যবহার করুন (এটি ব্যাচ ফাইল তৈরি করে।) ফাইলের নামের শেষে (Create Folder.bat)। > Save.-এ ক্লিক করুন।

• Create Folder.bat ফাইলটি ডাবল-ক্লিক করুন।
• নিচের ছবির মতো প্রতিটি নামের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি হবে।

অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।

এক্সেল থেকে ডেটা এক্সপোর্ট: নলেজ হাব

• এক্সেল থেকে Txt-এ এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে PDF-এ এক্সপোর্ট
• এক্সেল ডেটা পাওয়ারপয়েন্টে এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে CSV-এ এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে ডেটা ওয়ার্ডে এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে XML-এ এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে ডেটা vCard-এ এক্সপোর্ট
• এক্সেল থেকে ডেটা এক্সপোর্ট এবং ছবি হিসেবে সংরক্ষণ

<< এক্সেল শিখতে ফিরে যান

ফ্রি অ্যাডভান্সড এক্সেল অনুশীলনী সমাধানসহ পান!