এক্সেলের শক্তিশালী, কিন্তু প্রায়ই উপেক্ষা করা হয়, এমন বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা রত্ন হিসাবে কাজ করে। এটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে পারে, নির্ভুলতা উন্নত করতে পারে এবং আপনার প্রতিবেদনগুলি পরিচালনা করা সহজ করে তুলতে পারে। যখন আমরা রিপোর্ট তৈরিতে হাঁটু গেড়ে থাকি, এমনকি ছোট দক্ষতা বৃদ্ধিও প্রতি সপ্তাহে আপনার ঘন্টা বাঁচাতে পারে।
এই টিউটোরিয়ালে, আমরা 7টি লুকানো এক্সেল বৈশিষ্ট্য দেখাব যা রিপোর্টে ঘন্টা বাঁচায়।
1. ফ্ল্যাশ ফিল - তাত্ক্ষণিকভাবে ডেটা রিফর্ম্যাট করুন
ফ্ল্যাশ ফিল হল একটি AI-চালিত প্যাটার্ন শনাক্তকরণ টুল যা আপনার টাইপিংয়ের প্যাটার্ন শনাক্ত করে এবং বাকি কলামে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করে।
আপনি সূত্র ব্যবহার না করে ডেটা পরিষ্কার বা রূপান্তর করতে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন৷
- প্রথম এবং শেষ নাম বিভক্ত করা।
- ফোন নম্বর ফরম্যাটিং।
- টেক্সট থেকে কোড বের করা।
ব্যবহার করার ধাপ:
- আপনার ডেটার পাশে একটি কলামে আপনি যে প্যাটার্নটি চান সেটি টাইপ করা শুরু করুন।
- রূপান্তরের কয়েকটি উদাহরণ (দুই বা ততোধিক কোষ) টাইপ করুন।
- Excel 365-এ, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্যাটার্ন সনাক্ত করে এবং বাকি কলাম পূরণ করে।
- পুরনো সংস্করণের জন্য,
- ডেটা -এ যান ট্যাব>> ফ্ল্যাশ ফিল নির্বাচন করুন অথবা Ctrl + E টিপুন .
- এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ কলাম সম্পূর্ণ করে।
আসুন বিক্রয়কর্মীর নামটি পুনরায় ফর্ম্যাট করি:
- টাইপ করুন অ্যাডামস, জন , প্রথম সারিতে।
- দুই বা ততোধিক কক্ষ টাইপ করার পরে, Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্যাটার্ন সনাক্ত করে এবং বাকি কলামের পরামর্শ দেয়।
- এক্সেল প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে বাকি অংশ পূরণ করে।
সময় সংরক্ষিত: রিপোর্টের জন্য প্রায়ই এই ধরনের ফরম্যাটিং প্রয়োজন হয়, এবং কোনো সূত্র ছাড়াই, এটি একমুখী রূপান্তরের জন্য তাৎক্ষণিকভাবে কাজ করে।
2. কাস্টম নম্বর ফরম্যাটিং - মান পরিবর্তন না করে ডেটা ফর্ম্যাট করে
কাস্টম নম্বর ফরম্যাটিং পেশাদার চেহারার প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে যা অন্তর্নিহিত ডেটা পরিবর্তন না করেই আপনার যা প্রয়োজন তা প্রদর্শন করে৷
মৌলিক সিনট্যাক্স:
Positive;Negative;Zero;Text
ব্যবহার করার ধাপ:
- হোম এ যান ট্যাব>> সংখ্যা বিন্যাস আইকন ক্লিক করুন .
- অথবা ডান-ক্লিক করুন>> ফরম্যাট সেল নির্বাচন করুন .
- এছাড়াও আপনি Ctrl+1 টিপতে পারেন ফরম্যাট সেল খুলতে ডায়ালগ বক্স।
- নম্বর নির্বাচন করুন ট্যাব>> কাস্টম নির্বাচন করুন .
- আপনার কাস্টম ফরম্যাট টাইপ করুন।
আসুন রঙ ব্যবহার করে লাভ-ক্ষতি প্রদর্শন করি:
- লাভ কলাম নির্বাচন করুন।
- খুলুন কক্ষ বিন্যাস ডায়ালগ বক্স>> নম্বর নির্বাচন করুন>> কাস্টম নির্বাচন করুন .
- নিম্নলিখিত বিন্যাস সন্নিবেশ করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
[Green]$#,##0;[Red]($#,##0);[Blue]$0;"N/A"
এখন লাভ সবুজ দেখাবে এবং ক্ষতি লাল দেখাবে এবং ব্রেক-ইভেন রিপোর্টে নীল দেখাবে। এই একটি বিন্যাসটি TEXT সূত্র এবং ম্যানুয়াল স্টাইলিংয়ের একাধিক কলাম প্রতিস্থাপন করতে পারে।
শক্তিশালী সাধারণ উদাহরণ:
- বর্ণনামূলক পাঠ্য সহ শতাংশ:
0.0% "Growth";[Red]-0.0% "Decline";0% "Flat"
এই বিন্যাসটি রঙ এবং শতাংশের সাথে বর্ণনামূলক পাঠ্য যোগ করে।
- তারিখ সংক্ষেপণ:
এই বিন্যাসটি "1/1/2024"
-এর পরিবর্তে "Jan-24" প্রদর্শন করে- বড় সংখ্যা সরলীকৃত:
এই বিন্যাসটি 1,500,000 কে “2M”
হিসাবে দেখায়- মূল্যের উপর ভিত্তি করে শর্তসাপেক্ষ পাঠ্য:
[>100]"Exceeded Target";[>50]"On Track";"Needs Attention"
সময় সংরক্ষিত: প্রদর্শনের উদ্দেশ্যে আপনার কোনো সূত্র, ম্যানুয়াল রঙ, এমনকি সহায়ক কলামের প্রয়োজন হবে না।
3. পাওয়ার ক্যোয়ারী - স্বয়ংক্রিয় ডেটা ক্লিনিং
পাওয়ার কোয়েরি বিভিন্ন ডেটা উৎস আমদানি করে এবং সংযোগ করে। যদিও ব্যবহারকারীরা মনে করেন এটি একটি ডেটা সংযোগকারী বা আমদানি সরঞ্জাম, এটি একটি ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেসের সাথে ডেটা ট্রান্সফরমেশনের জন্য প্রচুর বৈশিষ্ট্য অফার করে, কোন কোডিংয়ের প্রয়োজন নেই৷
ব্যবহার করার ধাপ:
- ডেটা-এ যান ট্যাব>> ডেটা পান নির্বাচন করুন .
- আপনার উত্স চয়ন করুন (এক্সেল ফাইল, ডেটাবেস, ওয়েব পৃষ্ঠা, ইত্যাদি)
- আপনার ডেটা উত্স নির্বাচন করুন>> ডেটা রূপান্তর করুন ক্লিক করুন .
- পাওয়ার কোয়েরি এডিটর ব্যবহার করুন অতিরিক্ত স্পেস অপসারণ করতে, টেক্সট কেস পরিবর্তন করতে, অথবা কলাম বিভক্ত করতে।
- ক্লিক করুন বন্ধ করুন এবং লোড করুন এক্সেলে ডেটা লোড করতে এবং যেকোন সময় এক ক্লিকে রিফ্রেশ করতে।
সাধারণ রূপান্তর এবং পরিষ্কারকরণ:
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> সারি সরান নির্বাচন করুন>> খালি সারি সরান নির্বাচন করুন .
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> স্প্লিট কলাম নির্বাচন করুন>> ডিলিমিটার দ্বারা নির্বাচন করুন .
- রূপান্তর -এ যান ট্যাব>> শিরোনাম হিসাবে প্রথম সারি ব্যবহার করুন নির্বাচন করুন .
- রূপান্তর -এ যান ট্যাব>> ফরম্যাট নির্বাচন করুন>> প্রতিটি শব্দকে বড় করা নির্বাচন করুন .
- রূপান্তর -এ যান ট্যাব>> ডেটা টাইপ নির্বাচন করুন (তারিখ, পুরো নম্বর, মুদ্রা সেট করুন)।
একাধিক ফাইল একত্রিত করা:
স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক মাস্টার রিপোর্টে অনুরূপ কয়েক ডজন এক্সেল ফাইল একত্রিত করুন৷
৷- ডেটা -এ যান ট্যাব>> ডেটা পান নির্বাচন করুন>> ফাইল থেকে নির্বাচন করুন>> ফোল্ডার থেকে নির্বাচন করুন .
- ফোল্ডার ব্রাউজ করুন>> ফাইল একত্রিত করুন নির্বাচন করুন>> রূপান্তর নির্বাচন করুন প্রয়োজন অনুযায়ী ডেটা।
সময় সংরক্ষিত: প্রতি মাসে পুনরাবৃত্তিমূলক ম্যানুয়াল ক্লিনআপ দূর করে। 5-মিনিটের সেটআপে 2-3 ঘন্টার মাসিক ডেটা একত্রীকরণ হ্রাস করে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে।
4. দ্রুত বিশ্লেষণ টুল – দ্রুত চার্ট, মোট, এবং বিন্যাস
কুইক অ্যানালাইসিস টুল হল এক্সেলের একটি দৃশ্যমান অথচ লুকানো টুল। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চার্ট, টেবিল, এবং নির্বাচনের উপর ভিত্তি করে অবিলম্বে বিন্যাস করার পরামর্শ দেয়৷
ব্যবহার করার ধাপ:
- আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
- দ্রুত বিশ্লেষণ আইকনে ক্লিক করুন (নীচে ডানদিকে)।
- ফরম্যাটিং বেছে নিন , চার্ট , মোট , টেবিল , স্পার্কলাইনস .
- একটি ক্লিকে রিপোর্টে ঢোকানোর জন্য সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলি অন্বেষণ করুন৷ ৷
শীর্ষ 10% বিক্রয় হাইলাইট করা যাক:
- বিক্রয় পরিমাণ কলাম নির্বাচন করুন (যেমন, H2:H101)।
- দ্রুত বিশ্লেষণ আইকনে ক্লিক করুন .
- ফরম্যাটিং নির্বাচন করুন>> শীর্ষ 10% নির্বাচন করুন .
সময় সংরক্ষিত: এটি কমান্ডের জন্য শিকার না করেই সেকেন্ডের মধ্যে কাঁচা ডেটাকে অন্তর্দৃষ্টিতে পরিণত করতে পারে। একাধিক বৈশিষ্ট্য এবং বিকল্প অফার করে৷
৷5. ডাইনামিক অ্যারে - তাত্ক্ষণিক স্পিল সূত্র
একটি সূত্র দিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক কোষ পূরণ করে। যখনই কোনো পরিবর্তন ঘটে তখনই গতিশীলভাবে আপডেট হয়। কার্যকরী এবং দরকারী গতিশীল অ্যারে ফাংশন হল ইউনিক, এক্সলুকআপ, ফিল্টার, সর্ট, টেক্সটস্প্লিট ইত্যাদি।
অনন্য:
- একসাথে অনন্য বিক্রয়কর্মী পান।
নতুন নাম যুক্ত হলে তালিকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
মাল্টি লুকআপের জন্য XLOOKUP:
- একটি নির্দিষ্ট অঞ্চল থেকে একটি নির্দিষ্ট পণ্যের বিক্রয় ডেটা পান।
=XLOOKUP(1,(B2:B101="East")*(C2:C101="Laptop Pro 15")*(D2:D101="Computers"), I2:I101,"No match")
এই সূত্রটি 1s তৈরি করতে TRUE/FALSE অ্যারেগুলিকে গুণ করে যেখানে সমস্ত মানদণ্ড মেলে। তারপরে অঞ্চল, পণ্য এবং বিভাগ মেলে ইউনিট খরচ প্রদান করে।
XLOOKUP হল VLOOKUP-এর আরও শক্তিশালী, নমনীয় কাজিন যে কোনও দিকে কাজ করে এবং অনায়াসে একাধিক মানদণ্ড পরিচালনা করে৷
সময় সংরক্ষিত: ফিল্টার করা মান ম্যানুয়ালি কপি-পেস্ট করার দরকার নেই। এগুলি একটি লাইভ রেঞ্জ (#) দিয়ে সাহায্যকারী কলামগুলি প্রতিস্থাপন করে। পরিবর্তন ঘটলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
6. ডেটা বিশ্লেষণ করুন - তাত্ক্ষণিক এআই-জেনারেটেড অন্তর্দৃষ্টি পান
অ্যানালাইজ ডেটা ফিচারটি হোম ট্যাবে টাক করা আছে, একেবারে ডানদিকে। এই বৈশিষ্ট্যটি ডেটাসেট স্ক্যান করে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে চার্ট, সারাংশ এবং মূল অন্তর্দৃষ্টির পরামর্শ দেয়। এটি এক্সেলের এআই ইঞ্জিন দ্বারা চালিত৷
৷আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন;
- যদি আপনার কাছে একটি ডেটাসেট থাকে তবে এটি কী গল্প বলে তা নিশ্চিত না হন৷ ৷
- PivotTables তৈরি না করেই আপনার একটি দ্রুত প্রতিবেদনের প্রয়োজন৷
- প্রেজেন্টেশনের জন্য আপনি ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত চার্ট চান।
ব্যবহার করার ধাপ:
- ডেটাসেটের ভিতরে ক্লিক করুন।
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> ডেটা বিশ্লেষণ করুন নির্বাচন করুন .
- এক্সেল প্রস্তাব করে "অঞ্চল অনুসারে মোট বিক্রয়" বা "পণ্য অনুসারে বিক্রয় প্রবণতা।"
- ক্লিক করুন ঢোকান সাথে সাথে আপনার রিপোর্টে যোগ করতে।
আসুন আমাদের বিদ্যমান ডেটা বিশ্লেষণ করি:
- ডেটাসেটের ভিতরে যে কোন জায়গায় ক্লিক করুন।
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> ডেটা বিশ্লেষণ করুন নির্বাচন করুন (রিবনের ডান দিকে)।
- এক্সেল একটি পাশের ফলক খুলবে:
- প্রস্তাবিত পিভট টেবিল (যেমন, পণ্যের নাম এবং বিক্রয়কর্মী দ্বারা লাভ)।
- প্রস্তাবিত চার্ট (যেমন, তারিখ অনুসারে ইউনিট খরচ)।
- তথ্যের উপর ভিত্তি করে, এটি 37টিরও বেশি বিশ্লেষণ দেখায়, যার মধ্যে প্রায় সব ধরনের বিশ্লেষণ রয়েছে।
- ক্লিক করুন পিভটটেবল/চার্ট সন্নিবেশ করুন আপনার পছন্দের পরামর্শের পাশে।
- আপনি একটি প্রতিবেদন সম্পর্কিত যেকোনো প্রশ্ন টাইপ করতে পারেন, যেমন "বিক্রেতার জন্য পাই চার্ট তৈরি করুন"৷
- এক্সেল ঘটনাস্থলেই উত্তর তৈরি করে।
- প্রস্তাবিত প্রশ্নগুলি অন্বেষণ করুন৷ ৷
- এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ক্লিকের সাথে একটি প্রতিবেদন তৈরি করে৷ ৷
সময় সংরক্ষিত: ঝটপট প্রবণতা চিহ্নিত করে এবং এমন বিশ্লেষণের পরামর্শ দেয় যা আপনি ভাবতে পারেন না। শূন্য সূত্র বা PivotTable জ্ঞান প্রয়োজন। আপনি স্বাভাবিক ভাষায় প্রশ্ন টাইপ করতে পারেন।
7. ক্যামেরা টুল – মূল মেট্রিক্সের লাইভ স্ন্যাপশট
এই টুলটি রিবনে নেই; আপনাকে অবশ্যই এটি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ম্যানুয়ালি যোগ করতে হবে। এটি একটি পরিসরের একটি ছবি তৈরি করতে পারে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। আপনি জটিল লিঙ্ক ছাড়াই ড্যাশবোর্ডে রিপোর্টের লাইভ-আপডেটিং বিভাগ রাখতে পারেন।
আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন;
- লাইভ চার্ট সহ ড্যাশবোর্ড তৈরি করা।
- একই ভিউতে বিভিন্ন শীট থেকে KPI দেখানো হচ্ছে।
যোগ এবং ব্যবহার করার ধাপ:
ক্যামেরা যোগ করতে টুল;
- টুলবারে ডান-ক্লিক করুন>> কাস্টমাইজ নির্বাচন করুন .
- রিবন কাস্টমাইজ করুন নির্বাচন করুন>> ক্যামেরা নির্বাচন করুন>> যোগ করুন ক্লিক করুন এবং এটি নতুন ট্যাবে ঢোকান .
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
টুল ব্যবহার করতে;
- একটি সেল পরিসর নির্বাচন করুন৷ ৷
- নতুন ট্যাবে যান৷>> ক্যামেরা ক্লিক করুন .
- + আইকন রাখুন যেখানে প্রয়োজন।
- + আইকন স্থাপন করা হয়েছে একটি নতুন শীটে।
- উৎসটিতে যেকোনো পরিবর্তন তাৎক্ষণিকভাবে স্ন্যাপশট আপডেট করে।
সেভ করা সময়: আপনাকে জটিল লিঙ্কিং ছাড়াই লাইভ মেট্রিক্স একসাথে টানতে দেয়। ড্যাশবোর্ডটিকে একটি সূক্ষ্ম চেহারা দেয় কারণ ছবি সম্পাদনা সেল সম্পাদনার চেয়ে সহজ৷
৷বোনাস লুকানো বৈশিষ্ট্য
গ্রুপিং এবং আউটলাইনিং - রিপোর্ট বিভাগগুলি প্রসারিত/সংকোচন করুন:
এটি দৈনিক বিবরণ রাখতে সাহায্য করে, কিন্তু ডিফল্টরূপে সারাংশ দেখায়।
- মাসিক ব্রেকডাউন যা ত্রৈমাসিক মোট পর্যন্ত গড়ায়।
- পরিচালনা প্রতিবেদনে বিস্তারিত সারি লুকানো।
ব্যবহার করার ধাপ:
- আপনি যে সারিগুলিকে গ্রুপ করতে চান তা নির্বাচন করুন৷ ৷
- ডেটা-এ যান ট্যাব>> গ্রুপ নির্বাচন করুন .
- +/- ব্যবহার করুন প্রসারিত বা সঙ্কুচিত করার জন্য বোতাম।
র্যাপিং আপ
এক্সেল বৈশিষ্ট্যের একটি বিশাল সংগ্রহ আছে; এই সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে, এই 7টি বৈশিষ্ট্য রিপোর্টে ঘন্টা বাঁচাবে। এই সাতটি লুকানো এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলি বাস্তবায়নের মাধ্যমে, আপনি একটি ডেটা প্রসেসর থেকে ডেটা বিশ্লেষকে রূপান্তরিত হবেন, এমন প্রতিবেদন তৈরি করবেন যা শুধুমাত্র সময় বাঁচায় না বরং গভীর অন্তর্দৃষ্টি এবং আরও ভাল ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা প্রদান করে। স্বতন্ত্রভাবে, মনে হতে পারে যে এই বৈশিষ্ট্যগুলি কয়েক মিনিট কমিয়ে দেবে, কিন্তু যখন আপনার রিপোর্টিং ওয়ার্কফ্লোতে একত্রিত হয়, তারা রিপোর্টিং সময় 50% বা তার বেশি কমাতে পারে। আসল জাদু হল পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি সনাক্ত করা এবং Excel কে আপনার জন্য সেগুলি পরিচালনা করতে দেওয়া৷
৷ সমাধান সহ বিনামূল্যে উন্নত এক্সেল ব্যায়াম পান!