এক্সেলে কাজ করার সময় আমরা často ডেটা একাধিক কলামে বিভক্ত করার জন্য Text to Columns ফিচার ব্যবহার করি। Text to Column অপশনে আমাদের একটি delimiter ব্যবহার করতে হয় যার ভিত্তিতে ডেটা আলাদা করা হবে। Carriage Return এক্সেলে ব্যবহৃত ডিলিমিটারগুলির একটি। এটি মূলত একটি নতুন লাইন তৈরি করে। সাধারণত অন্যান্য সফটওয়্যারে আমরা ENTER কী ব্যবহার করি। কিন্তু এক্সেলে একটি সেলের ভিতরে নতুন লাইন তৈরি করতে ALT + ENTER ব্যবহার করতে হয়। এই নিবন্ধে আমরা ৩টি সহজ ধাপে Text to Columns অপশন ক্যারেজ রিটার্নসহ ব্যবহার শিখব। তাহলে নিবন্ধটি শুরু করি এবং এই ধাপগুলো এক্সপ্লোর করি।
এক্সেলে ক্যারেজ রিটার্নসহ Text to Columns ফিচার ব্যবহারের ৩টি সহজ ধাপ
নিবন্ধের এই সেকশনে আমরা ৩টি সহজ ধাপে Text to Columns অপশন ক্যারেজ রিটার্নসহ ব্যবহার শিখব। ধরুন, একটি কোম্পানির কর্মচারীদের Personal Details আমাদের ডেটাসেট। ডেটাসেটে একটি কর্মচারীর সব ডিটেইলস একটি সিঙ্গেল সেলে আছে। আমাদের লক্ষ্য Text to Columns ফিচার carriage return ব্যবহার করে সেগুলো আলাদা আলাদা সেলে ভাগ করা।
ধাপ ০১: ডেটা টাইপ সিলেক্ট করা
প্রথম ধাপে আমরা আমাদের টেক্সটের ডেটা টাইপ বেছে নেব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে এটি করুন।
- প্রথমে Personal Details কলামের সেলগুলো সিলেক্ট করুন এবং Ribbon-এ থেকে Data ট্যাবে যান।
- এরপর Data Tools গ্রুপ থেকে Text to Columns অপশনে ক্লিক করুন।
ফলস্বরূপ, আপনার ওয়ার্কশিটে Convert Text to Columns Wizard ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- এখন Original data type ফিল্ডে Delimited অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর Next ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: [Fixed!] Excel Text to Columns Is Deleting Data
ধাপ ০২: ডিলিমিটার বেছে নেওয়া
এখন আমাদের একটি ডিলিমিটার সিলেক্ট করতে হবে যার ভিত্তিতে সেল কন্টেন্ট একাধিক কলামে বিভক্ত হবে।
- প্রথমে Other ফিল্ডের বক্স চেক করুন এবং এর পাশের খালি বক্সে ক্লিক করুন।
- তারপর কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + J ব্যবহার করুন।
- এরপর Next ক্লিক করুন।
Note: কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করার পর Other ফিল্ডের পাশের খালি বক্সে কিছুই দেখাবেন না। কিন্তু নিচের সেকশনে Data Preview দেখতে পাবেন, এবং এটিই আমাদের কাঙ্ক্ষিত।
আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক ডিলিমিটার সহ Text to Columns রূপান্তর
ধাপ ০৩: ডেস্টিনেশন সেল ডিফাইন করা
এই ধাপে আমরা ডেস্টিনেশন সেল ডিফাইন করব যেখানে ডেটা দেখাতে চাই। যদি আমরা কোনো ডেস্টিনেশন সেল সিলেক্ট না করি, তবে এক্সেল মূল ডেটা সহ সেলটি রিপ্লেস করবে (Personal Details কলামের সেলগুলো)। ডেস্টিনেশন সেল সিলেক্ট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- প্রথমে নিচের ছবির মার্ক করা এলিয়াতে ক্লিক করুন।
- এরপর আপনার পছন্দের ডেস্টিনেশন সেল বেছে নিন। এখানে আমরা C5 সেলকে ডেস্টিনেশন সেল হিসেবে বেছে নিচ্ছি।
- তারপর নিচের ছবির মার্ক করা অংশে ক্লিক করুন।
- শেষে Finish ক্লিক করুন।
পর্যন্ত, আপনার ডেটা Text to Column অপশন carriage return ব্যবহার করে ৪ কলামে বিভক্ত হবে।
এক্সেলে Word Delimiter ব্যবহার করে Text to Columns ফিচার প্রয়োগ
নিবন্ধের এই সেকশনে আমরা এক্সেলের Text to Columns ফিচারে word as delimiter ব্যবহার করার প্রক্রিয়া আলোচনা করব। সাধারণত ডেটা আলাদা করার জন্য একটি সিম্বল বা space ব্যবহার করা হয় যা সব সেলে কমন থাকে। এখানে আমরা একটি কমন টেক্সটকে একটি সিম্বল দিয়ে রিপ্লেস করব এবং সেটিকে ডিলিমিটার হিসেবে ব্যবহার করব। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানির কিছু কর্মচারীর Name এবং Account Number একটি সিঙ্গেল সেলে আছে। আমাদের লক্ষ্য Name এবং Account Number একটি ওয়ার্ড ডিলিমিটার ব্যবহার করে আলাদা করা।
এখন নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
Steps:
- প্রথমে কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + H ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্কশিটে Find and Replace ডায়ালগ বক্স খুলুন।
- তারপর Find what ফিল্ডে “Acc:” লিখুন কারণ এটি সব সেলে কমন টেক্সট।
- তারপর Replace with ফিল্ডে “,” লিখুন।
- এখন Replace All ক্লিক করুন।
- এরপর নিচের ছবির মার্ক করা অংশে OK ক্লিক করুন।
- পরবর্তী, Find and Replace ডায়ালগ বক্সে Close ক্লিক করুন।
ফলস্বরূপ, আপনি Personal Details কলামে নিচের আউটপুট পাবেন।
- এখন ১ম মেথডের Step 01-এ উল্লিখিত ধাপগুলো অনুসরণ করুন নিচের আউটপুট পেতে।
- পরবর্তী, Delimiters সেকশনে Comma-এর আগে বক্সটি চেক করুন।
- তারপর Next ক্লিক করুন।
- পরে, নিচের ছবির মার্ক করা এলিয়াতে ক্লিক করুন ডেস্টিনেশন সেল সিলেক্ট করতে।
- তারপর ডেস্টিনেশন সেল বেছে নিন। এখানে আমরা C5 সেলকে ডেস্টিনেশন সেল হিসেবে বেছে নিচ্ছি।
- পরবর্তী, নিচের ছবির মার্ক করা এলিয়াতে ক্লিক করুন।
- শেষে Finish ক্লিক করুন।
পর্যন্ত, আপনি নিচের ছবিতে প্রদর্শিত ফাইনাল আউটপুট পাবেন।
আরও পড়ুন: এক্সেল Text to Columns-এ Line Break ডিলিমিটার হিসেবে ব্যবহার
এক্সেলে Text to Columns দিয়ে Carriage Return রিমুভ করা
এক্সেলে আমরা gyakran এমন ডেটাসেটের সম্মুখীন হই যেখানে সारा ডেটা ক্যারেজ রিটার্ন ব্যবহার করে সংকুচিত থাকে, নিচে প্রদর্শিত както। যদিও carriage return ব্যবহার করে একটি ডেটাসেট ক্লিন দেখায়, কিন্তু এটি যেকোনো অ্যানালিসিসের জন্য উপযুক্ত নয়। এই কারণেই আমাদের Text to Columns in Excel দিয়ে carriage return রিমুভ করতে হয়। এজন্য আমরা এক্সেলের VBA Macro অপশন ব্যবহার করব।
- এক্সেলে Text to Columns দিয়ে carriage return রিমুভ করার এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
পর্যন্ত, আপনি আপনার ওয়ার্কশিটে নিচের ছবিতে প্রদর্শিত আউটপুট পাবেন।
অনুশীলন বিভাগ
Excel Workbook-এ আমরা ওয়ার্কশিটের ডান পাশে একটি Practice Section দিয়ে দিয়েছি। দয়া করে নিজে অনুশীলন করুন।
উপসংহার
তাহলে, এগুলো হলো আপনার এক্সেল ডেটাশীটে কাজ করার সময় যেকোনো সময় ব্যবহার করতে পারেন Text to Column অপশন ক্যারেজ রিটার্নসহ ব্যবহার করার সবচেয়ে কমন এবং কার্যকর পদ্ধতিগুলো। আপনার এই নিবন্ধ সংক্রান্ত যেকোনো প্রশ্ন, পরামর্শ বা ফিডব্যাক থাকলে নিচে কমেন্ট করুন। আপনি আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-এ এক্সেল ফাংশন ও ফর্মুলা সম্পর্কিত অন্যান্য উপকারী নিবন্ধও দেখতে পারেন।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
- ফর্মুলা দিয়ে এক্সেলে Text to Columns অটোমেটিক্যালি বিভক্ত করা
- ওভাররাইটিং ছাড়া Text to Columns রূপান্তর
- এক্সেলে ডেটের জন্য Text to Columns ব্যবহার (সহজ ধাপে)
