এই টিউটোরিয়ালে দেখানো হয়েছে কীভাবে এক্সেল ফর্মুলা ব্যবহার করে মান নির্দিষ্ট সীমা লাঙ্ঘাতে না দেব। অনেক ডেটা নিয়ে কাজ করার সময়, একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জ সেট করা খুব জরুরি হয় যেখান থেকে ডেটা অতিক্রম করবে না। যেকোনো কোম্পানি বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান মেধা স্তর বা লাভের মার্জিন মাপার জন্য এই ধরনের সীমা সেট করে। এই আর্টিকেলে আমরা Data Validation, MAX, MIN, RANDBETWEEN, এবং IF ফাংশন ব্যবহার করে একটি মান সেট করব যা অতিক্রম করা যাবে না।
অনুশীলনের জন্য প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক এখান থেকে ডাউনলোড করুন।
এক্সেল ফর্মুলা দিয়ে মান নির্দিষ্ট সীমা লাঙ্ঘাতে না দেবার ৬টি সহজ পদ্ধতি
এক্সেলে স্যাম্পল ডেটাসেট ওভারভিউ ব্যবহার করে সহজে বুঝব। উদাহরণস্বরূপ, আমাদের কাছে লোকজনের একটি ডেটাসেট আছে যাতে তাদের শার্টের ব্র্যান্ড নাম Column B-এ, সাইজ Column C-এ, এবং দাম Column D-এ রয়েছে। আপনি ধাপগুলো সঠিকভাবে ফলো করলে, নিজে এক্সেল ফর্মুলা দিয়ে মান নির্দিষ্ট সীমা লাঙ্ঘাতে না দেবার পদ্ধতি শিখতে পারবেন। ধাপগুলো হলো
১. Data Validation Value Range ব্যবহার
এই কেসে, আমাদের লক্ষ্য Data Validation অপশন ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সীমা লাঙ্ঘাতে না দেয়া। যখন আমরা একটি সেল বা রেঞ্জে ইনপুট লিমিট করতে চাই, তখন Data Validation ব্যবহার করি। ডেটা কালেকশনের সময় এই ফিচার সবচেয়ে উপকারী। এটি ডেটা ত্রুটিমুক্ত থাকতে নিশ্চিত করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আমরা কাস্টমারদের বয়স একটি সেল রেঞ্জে রেকর্ড করতে চাই, তবে Data Validation কে শুধু সংখ্যা মাত্র গ্রহণ করতে সেট করতে পারি।その上, নির্দিষ্ট টাইপের ডেটার জন্য আপার এবং লোয়ার লিমিট সেট করতে পারি এবং সেটি সেই সীমার বাইরে যেকোনো মান গ্রহণ করবে না। আমরা ব্যবহারকারীকে একটি মেসেজ রিটার্ন করতে পারি যাতে সে বুঝতে পারে কী রিকমেন্ডেড যখন আমাদের ডেটা এন্ট্রি বেশি লचीла। এডিশনালি, এক্সেল কাস্টম ফাংশন ইনপুট করার অনুমতি দেয় এই ফিচার দিয়ে জটিল কন্ডিশন অর্জন করতে। ধাপগুলো হলো:
ধাপগুলো:
- প্রথমে, Size রেঞ্জ সিলেক্ট করুন > Data Tab > Data Validation অপশন।
- পরবর্তী, Data Validation উইন্ডো স্ক্রিনে পপ-আপ হবে। Settings সেকশনে, Whole Number সিলেক্ট করুন (Validation Criteria Allow-এ) >> between (Data-এ) >> 100 (Minimum) >> 200 (Maximum) অপশন।
- তারপর, Error Alert সেকশনে, Warning সিলেক্ট করুন (Style drop-down menu-এ) >> Out_of_Range (Title-এ) >> Please Enter a value between 100–200 (Error message-এ) অপশন।
- তারপর, আপনি যদি রেঞ্জের বাইরে মান দেন, তবে নিচের সতর্কতা স্ক্রিনে আসবে।
- শেষে, আপনাকে ম্যানুয়ালি মান ইনসার্ট করতে হবে এবং যদি সেটি রেঞ্জের ভেতরে থাকে, তবে আপনি ফলাফল পাবেন এবং সব সেলের জন্য প্রক্রিয়া রিপিট করলে চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
২. Data Validation Custom Formula ব্যবহার
এখন, আমরা Data Validation Custom formula ব্যবহার করব আপনিয় রেঞ্জ সেট করতে যা অতিক্রম করা যাবে না। Data Validation ফিচার কাস্টম ফর্মুলা অফার করে একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জ মেইনটেইন করতে। AND দুটি আর্গুমেন্ট কম্বাইন করে এক ফলাফল দেয়। Validation Criteria Custom-এ, আমরা AND ব্যবহার করি দুটি আর্গুমেন্ট ইনসার্ট করতে; প্রথমটি হলো মিনিমাম আরেকটি হলো ম্যাক্সিমাম। এই পদ্ধতির ধাপগুলো নিচে:
ধাপগুলো:
- প্রথমে, আগের পদ্ধতির মত, Size রেঞ্জ সিলেক্ট করুন > Data Tab > Data Validation অপশন।
- দ্বিতীয়, Data Validation উইন্ডো স্ক্রিনে পপ-আপ হবে। Settings সেকশনে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=AND(D5>=100,D5<=200)
- শেষে, OK ক্লিক করার পর, আপনাকে ম্যানুয়ালি মান ইনসার্ট করতে হবে এবং যদি সেটি রেঞ্জের ভেতরে থাকে, তবে এই সেলের জন্য ফলাফল পাবেন, এবং পুরো প্রক্রিয়া সব সেলের জন্য রিপিট করলে চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
৩. MAX ফাংশন ব্যবহার
পরবর্তী, আমরা MAX function ব্যবহার করব আপনিয় রেঞ্জ সেট করতে যা অতিক্রম করা যাবে না। MAX Function Excel STATISTICAL functions ক্যাটাগরির অধীনে পড়ে। এই ফাংশন দেওয়া আর্গুমেন্টের তালিকা থেকে সবচেয়ে বড় মান রিটার্ন করে। এই পদ্ধতির ধাপগুলো:
ধাপগুলো:
- শুরুতে, ডেটাসেটকে নিচের ছবির মত অ্যারেঞ্জ করুন।
- অতিরিক্ত, সেল E5-এ নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=MAX(0.8*D5,90)
- আরও, Enter বাটন চাপলে আপনি এই সেলের ফলাফল পাবেন। এরপর, সব সেলের জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করতে Fill Handle অপশন ব্যবহার করুন।
- শেষে, আপনি চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
৪. MIN ফাংশন প্রয়োগ
এবার, আমরা MIN function ব্যবহার করব আপনিয় রেঞ্জ সেট করতে যা অতিক্রম করা যাবে না। মাইক্রোসফট এক্সেলে, MIN function সাধারণত সংখ্যাসূচক ডেটা ধারণকারী সেল রেঞ্জ থেকে সবচেয়ে কম বা ন্যূনতম মান বের করতে ব্যবহৃত হয়। এই আর্টিকেলে, আপনি উপযুক্ত চিত্র সহ শিখব কীভাবে এই MIN function-কে কার্যকরভাবে এক্সেলে ব্যবহার করা যায়। এই পদ্ধতির ধাপগুলো:
ধাপগুলো:
- প্রথমে, ডেটাসেটকে নিচের ছবির মত অ্যারেঞ্জ করুন।
- দ্বিতীয়, সেল E5-এ নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=MIN(0.8*D5,140)
- তৃতীয়, Enter বাটন চাপলে আপনি এই সেলের ফলাফল পাবেন।
- চতুর্থ, সব সেলের জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করতে Fill Handle অপশন ব্যবহার করুন।
- শেষে, আপনি চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
৫. IF ফাংশন ব্যবহার
আমরা IF function ও ব্যবহার করতে পারি আপনিয় রেঞ্জ সেট করতে যা অতিক্রম করা যাবে না। জটিল ও শক্তিশালী ডেটা অ্যানালাইসিস করার সময়, আপনাকে একই সময়ে বিভিন্ন কন্ডিশন জাস্টিফাই করতে হয়। মাইক্রোসফট এক্সেলে, IF function কন্ডিশন ওপর কাজ করার জন্য একটি শক্তিশালী টুল হিসেবে কাজ করে। এই পদ্ধতির ধাপগুলো:
ধাপগুলো:
- শুরুতে, ডেটাসেটকে নিচের ছবির মত অ্যারেঞ্জ করুন।
- অতিরিক্ত, সেল F5-এ নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=IF(D5<100,0,IF(D5>200,0,D5))
- আরও, Enter বাটন চাপলে আপনি এই সেলের ফলাফল পাবেন। এরপর, সব সেলের জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করতে Fill Handle অপশন ব্যবহার করুন।
- শেষে, আপনি চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
৬. RANDBETWEEN ফাংশন ব্যবহার
এখন, আমরা RANDBETWEEN function ব্যবহার করব আপনিয় রেঞ্জ সেট করতে যা অতিক্রম করা যাবে না। র্যান্ডমলি একটি ম্যাক্সিমাম এবং মিনিমাম ভ্যালুর মধ্যে ভ্যালু জেনারেট করতে, আমরা RANDBETWEEN ফাংশন ব্যবহার করতে পারি। RANDBETWEEN টপ এবং বটম ভ্যালু থেকে র্যান্ডম ডেটা জেনারেট করে। এই কেসে, ধরে নিই আমরা আমাদের শার্টের র্যান্ডম সাইজ চাই একটি টপ এবং বটম ভ্যালুর মধ্যে (২২-৩০)। এই পদ্ধতির ধাপগুলো:
ধাপগুলো:
- প্রথমে, ডেটাসেটকে নিচের ছবির মত অ্যারেঞ্জ করুন।
- দ্বিতীয়, সেল C8-এ নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=RANDBETWEEN($C$5,$C$4)
- তৃতীয়, Enter বাটন চাপলে আপনি এই সেলের ফলাফল পাবেন।
- চতুর্থ, সব সেলের জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করতে Fill Handle অপশন ব্যবহার করুন।
- শেষে, আপনি চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।
মনে রাখার বিষয়গুলো
- প্রথম দুটি পদ্ধতি ব্যবহারের কেসে, ম্যাক্সিমাম এবং মিনিমাম ভ্যালু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। মান ইনসার্ট করার সময় সেটি মনে রাখুন। আপনি যদি রেঞ্জ চেঞ্জ করেন, ফলাফল ভিন্ন হবে।
- ফর্মুলা ব্যবহার করার সময়, সঠিক সিনট্যাক্সে সেগুলো ইনসার্ট করা গুরুত্বপূর্ণ। অন্যথায়, কোথাও ফলাফল দেবে না।
- আমরা সাজেস্ট করি আপনি এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করুন এবং ফর্মুলা ব্যবহার করার সময় সেটি দেখুন ভালো বুঝতে।
উপসংহার
অতএব, উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করুন। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো আপনাকে এক্সেল ফর্মুলা দিয়ে মান নির্দিষ্ট সীমা লাঙ্ঘাতে না দেবার কাজে সাহায্য করবে। আপনি অন্য কোনো পদ্ধতিতে এই টাস্ক এক্সিকিউট করতে পারলে আমরা জানাতে খুশি হব। আরও এই ধরনের আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy ওয়েবসাইট ফলো করুন। আপনার যেকোনো বিভ্রান্তি বা সমস্যা থাকলে নিচের সেকশনে কমেন্ট, সুপারিশ, বা প্রশ্ন যোগ করতে মুক্ত থাকুন। আমরা সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করব বা আপনার সুপারিশের সাথে কাজ করব।
