Excel এ কাজ করার সময় , আমরা প্রায়ই বড় ফাইলগুলির সম্মুখীন হই যেগুলি প্রক্রিয়াকরণ বা খোলার জন্য খুব বেশি সময় নেয়৷ এমনকি কাজ করার সময় তারা একটি সাধারণ নির্দেশ কার্যকর করতে অনেক সময় নেয় এবং কখনও কখনও ডেস্কটপ হিমায়িত করে। একটি বড় এক্সেল ফাইল থাকার একাধিক কারণ থাকতে পারে৷ . আমার Excel কেন তা নিয়ে আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে এখানে কারণ এবং সমাধান রয়েছে ফাইলটি এত বড়৷
আপনি এখান থেকে অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।
আমার এক্সেল ফাইল এত বড় হওয়ার জন্য সমাধান সহ ৭টি কারণ
এক্সেল ফাইল বিভিন্ন কারণে বড় হতে পারে। এক্সেল ব্যবহার এবং অ্যাপ্লিকেশন একটি বিস্তৃত পরিসীমা আছে. ফলস্বরূপ, বিভিন্ন দিক বিভিন্ন কারণে সম্মুখীন হতে পারে। বড় Excel ফাইলের আকার কমানোর জন্য সবচেয়ে সাধারণ কারণ এবং সমাধান ফাইল এখানে আলোচনা করা হয়.
কারণ 1:অব্যবহৃত ডেটা
কখনও কখনও, আমরা একটি Excel-এ ডেটা সন্নিবেশ করি একটি ছোট সময়ের জন্য ফাইল কিন্তু তারপর এটি সরাতে ভুলবেন না. এর ফলে এক্সেল ফাইল এত বড় হয়ে যাবে।
ধরা যাক আমরা A4 থেকে সেল ব্যবহার করতে চাই B6-এ . তারপরে যেকোনো সংক্ষিপ্ত নোটের জন্য, আমরা এটি E10 কক্ষে লিখেছিলাম . তারপর কাজের পরে, আমরা এটি মুছে ফেলতে ভুলে যাই। এক্সেল রেঞ্জ A4 রাখবে E10-এ A4 এর পরিবর্তে B6-এ সেই নোটের কারণে। এটি ফাইলের আকার বৃদ্ধি করবে৷
সমাধান:অস্থায়ী ডেটা সরান
- আমাদের এই অস্থায়ী জিনিসগুলি থেকে পরিত্রাণ পেতে হবে সক্রিয় সেল রেঞ্জের পাশাপাশি ফাইলের আকার কমাতে৷
আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% হ্রাস করুন (12টি প্রমাণিত পদ্ধতি)
কারণ 2:কম গুরুত্বপূর্ণ সূত্র এবং ফাংশনের উপস্থিতি
যদি কোনো Excel-এর সাথে যুক্ত অনেকগুলি ভিন্ন গণনা থাকে ওয়ার্কবুক, এটি লোড এবং গণনা করার জন্য মেমরিতে একটি বিশাল স্থান নিতে পারে। এছাড়াও, ওয়ার্কবুকগুলিতে স্বয়ংক্রিয় গণনাগুলি পরীক্ষা করে এবং প্রতিটি ইনপুটের পরে গণনা করার চেষ্টা করে। এটি আমার এক্সেল ফাইলটিকে এত বড় করে তোলে এবং লোড হতেও অনেক বেশি সময় নেয়৷
সমাধান:দীর্ঘ এবং স্বয়ংক্রিয় গণনা এড়িয়ে চলুন
এই ধরনের সমস্যা দূর করতে, আমরা বেশ কিছু পদক্ষেপ নিতে পারি যেমন:
- VBA ব্যবহার করুন সমস্ত সূত্র কেন্দ্রীভূত করার জন্য কোড এবং তারপর প্রয়োজন হলে গণনা করুন।
- অক্ষম করুন স্বয়ংক্রিয় গণনা এবং প্রয়োজন হলেই ওয়ার্কবুকটি ম্যানুয়ালি গণনা করার চেষ্টা করুন। আমরা কেবল মেনুতে বিকল্পগুলিতে গিয়ে এবং ম্যানুয়াল নির্বাচন করে এটি নিষ্ক্রিয় করতে পারি সূত্র -এ বিভাগ।
আরো পড়ুন: ডেটা মুছে না দিয়ে কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (9 দ্রুত টিপস)
কারণ 3:লুকানো ওয়ার্কশীট
আমরা প্রায়ই Excel-এ অস্থায়ী ওয়ার্কশীট তৈরি করি আলাদাভাবে ডেটা সংরক্ষণ এবং গণনা করতে। এর পরে, আমরা তাদের পরিত্রাণ পেতে বা আপাতত দূরে রাখতে ভুলে যাই। এই শীটগুলি একটি ফাইলের আকারে যোগ করতে পারে এবং এক্সেল ফাইলগুলি এত বড় হওয়ার একটি কারণ৷
সমাধান:লুকানো ওয়ার্কশীট মুছুন
- ফাইলটি ছোট করার জন্য সেই শীটগুলি থেকে পরিত্রাণ পান, এবং এটি করা এড়াতে যতটা সম্ভব কম করার চেষ্টা করুন৷
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে 100MB-এর বেশি কম্প্রেস করবেন (7টি দরকারী উপায়)
কারণ 4:অতিরিক্ত চার্ট এবং গ্রাফ
Excel-এর সর্বাধিক ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি৷ প্রদত্ত ডেটার উপর ভিত্তি করে গ্রাফ এবং চার্ট দেখানো এবং তৈরি করা। প্রায়শই তুলনা করার সময়, আমরা একই শীটে এমনকি বিভিন্ন শীটে বিভিন্ন দিক দেখানোর জন্য আরও চার্ট তৈরি করি। এই প্লটগুলি হল ছোট ছবি যা ফাইলের আকার বাড়িয়ে দেয় এবং ফাইলের আকারকে কিছু গিগাবাইট পর্যন্ত ঠেলে দেয় সেইসাথে।
সমাধান:অতিরিক্ত ছবি থেকে মুক্তি পান
- আমাদের ফাইলের আকার কমাতে কম ছবি রাখা উচিত .
- আমরা ফাইলের আকার কমাতে আলাদাভাবে গ্রাফগুলিও সংরক্ষণ করতে পারি।
আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)
কারণ 5:অতিরিক্ত ফাইল ফরম্যাটিং
এক্সেল-এ , আমরা প্রায়শই ভাল ডেটা পাঠযোগ্যতা এবং দেখার বা বিশ্লেষণের জন্য কাস্টম ফর্ম্যাট তৈরি করি। কিন্তু আমরা প্রায়ই শীট বা ওয়ার্কবুককে দৃষ্টিকটু করে তুলতে ফরম্যাট তৈরি করি। এটি Excel-এ ফাঁকা স্থান ব্যবহার করে এবং ফাইলটিকে ফাঁকা ঘরের প্যাটার্নটিও রাখতে হবে। এটি ফাইলগুলিকে বড় এবং খোলা কঠিন করে তোলে৷
সমাধান:অতিরিক্ত সাজসজ্জা এড়িয়ে চলুন
- আমরা ফাইলের আকার কমাতে এই ধরনের সাজসজ্জা এবং বিন্যাস অপসারণ করতে পারি এবং এটি ফাইল অ্যাক্সেসযোগ্যতাও বাড়াবে।
আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
কারণ 6:উৎস ডেটার বড় পরিমাণ
যেহেতু Excel একটি বিশ্লেষণাত্মক সরঞ্জাম, প্রচুর পরিমাণে ডেটা প্রক্রিয়াকরণ এবং সংরক্ষণ করার সময় সমস্যা তৈরি করতে পারে। এক্সেল সাধারণত প্রক্রিয়া বা গণনা সংরক্ষণ করার সময় খুব বেশি ডেটা পরিচালনা করতে পারে না। তাই Excel-এর ক্ষেত্রে প্রচুর পরিমাণে সোর্স ডেটা এড়ানো উচিত .
সমাধান:আলাদা ফাইল তৈরি করুন বা ফাইলের ধরন পরিবর্তন করুন
- আমরা একটি Microsoft SQL ব্যবহার করতে পারি সার্ভার বা অ্যাক্সেস তথ্য সংরক্ষণের জন্য। একটি CSV ব্যবহার করে৷ প্রচুর পরিমাণে ডেটা সংরক্ষণের জন্য ফাইল ফরম্যাটও একটি সমাধান হতে পারে।
আরো পড়ুন: [স্থির!] এক্সেল ফাইল বিনা কারণেই অনেক বড় (10টি সম্ভাব্য সমাধান)
কারণ 7:অনুপযুক্ত ফাইল এক্সটেনশন
যদি একটি এক্সেল ফাইলটি অনেক বড় হয়ে উঠছে কিন্তু আমরা উপরের বর্ণনার কোনো পদ্ধতি দিয়ে এটিকে কমাতে পারছি না, আমাদের একটি ভিন্ন এক্সটেনশন ব্যবহার করে ফাইলটি সংরক্ষণ করার কথা বিবেচনা করা উচিত।
সমাধান:এক্সেল বাইনারি ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন
- সাধারণত, Excel ফাইলটিকে XLSX হিসেবে সংরক্ষণ করে ফাইল বা ডিফল্ট এক্সেল কিন্তু আমরা ফাইল এক্সটেনশনকে XLSB এ পরিবর্তন করতে পারি অথবাএক্সেল বাইনারি ফাইল যা ফাইলের আকার কমায় এবং স্টোরেজও সংরক্ষণ করে।
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করবেন (৭টি সহজ পদ্ধতি)
মনে রাখার বিষয়গুলি
- র্যান্ডম ফাংশন যেমন the ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন RAND ফাংশন , দি RANDBETWEEN ফাংশন , এবং the অফসেট ফাংশন .
- ফাইলের আকার কমানোর চেষ্টা করার সময়, একটি ব্যাকআপ হিসাবে মূল ফাইলের একটি কপি রাখুন৷
- JPEG এর ছবি ব্যবহার করা এড়াতে চেষ্টা করুন এই বিন্যাসটি অন্যান্য সংকুচিত বিন্যাসের তুলনায় বেশি স্থান ব্যবহার করে।
উপসংহার
একটিএক্সেল হ্রাস করা ফাইলের আকার একটি ফাইল ব্যবহার করতে এবং এটি প্রক্রিয়া করতে অনেক সাহায্য করে। ফাইল এবং এনক্রিপশন স্থানান্তর করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ। আপনার যদি এখনও এই সমস্যা এবং সমাধানগুলির কোনও বিষয়ে প্রশ্ন থাকে তবে আমাদের মন্তব্যে জানান। আমাদের দল আপনার সব প্রশ্নের উত্তর দিতে প্রস্তুত. এক্সেল সংক্রান্ত যেকোনো সমস্যার জন্য, আপনি আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy দেখতে পারেন সব ধরনের এক্সেল সম্পর্কিত সমস্যার সমাধানের জন্য।
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- কিভাবে একটি এক্সেল ফাইল জিপ করবেন (3টি সহজ উপায়)
- ওপেন না করেই এক্সেল ফাইলের সাইজ কমিয়ে দিন (সহজ ধাপে)
- জিপ-এ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন (2টি উপযুক্ত উপায়)
- কিভাবে পিভট টেবিলের মাধ্যমে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয়
