এক্সেল-এ কাজ করার সময় আমরা প্রায় বড় ফাইলের সম্মুখীন হই যাতে প্রসেসিং বা খোলার জন্য অনেক সময় লাগে। কাজ করার সময়ও সিম্পল ইনস্ট্রাকশন এক্সিকিউট করতে অনেক সময় নেয় এবং কখনও কখনও ডেস্কটপ ফ্রিজ করে দেয়। এক্সেল ফাইল বড় হওয়ার একাধিক কারণ থাকতে পারে। আপনার প্রশ্ন যদি থাকে- আমার এক্সেল ফাইল কেন এত বড়, তবে আপনার জন্য কারণ এবং সমাধান এখানে দেওয়া হলো।
এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।
এক্সেল ফাইল বড় হওয়ার ৭টি কারণ ও সমাধান
এক্সেল ফাইল বড় হতে পারে বিভিন্ন কারণ দিয়ে। এক্সেল-এর ব্যাপক ব্যবহার এবং অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে। ফলে বিভিন্ন দিক থেকে বিভিন্ন কারণ হতে পারে। বড় এক্সেল ফাইল আকার কমানোর সবচেয়ে সাধারণ কারণ এবং সমাধানগুলো এখানে আলোচনা করা হলো।
কারণ ১: অনন্যাজ ডেটা
কখনও কখনও আমরা এক্সেল ফাইলে কিছু সময়ের জন্য ডেটা ইনসার্ট করি কিন্তু পরে সেটি মুছে ফেলা ভুলে যাই। এই কারণে এক্সেল ফাইল খুব বড় হয়ে যায়।
ধরুন আমরা সেল A4 থেকে B6 ব্যবহার করতে চাই। কিন্তু কোনো ছোট নোটের জন্য সেল E10-এ লিখলাম। কাজ শেষে সেটি মুছে ফেলা ভুলে গেলাম। সেই নোটের কারণে এক্সেল রেঞ্জ A4 থেকে B6 না রেখে A4 থেকে E10 রাখবে। এতে ফাইল সাইজ বড় হয়।
সমাধান: অস্থায়ী ডেটা সরান
- এই অস্থায়ী জিনিসগুলো সরিয়ে দিয়ে এক্টিভ সেল রেঞ্জ এবং ফাইল সাইজ দুটোই কমাতে হবে।
আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল সাইজ ৪০-৬০% কমিয়ে আনার ১২টি প্রমাণিত পদ্ধতি
কারণ ২: কম গুরুত্বপূর্ণ ফর্মুলা এবং ফাংশনের থাকা
যদি যেকোনো এক্সেল ওয়ার্কবুকে অনেক ভিন্ন ক্যালকুলেশন থাকে, তবে সেটি মেমরিতে বড় জায়গা নেয় লোড এবং ক্যালকুলেট করার জন্য। এছাড়া ওয়ার্কবুকে অটোমেটিক ক্যালকুলেশন প্রতিটি ইনপুটের পর চেক করে এবং ক্যালকুলেট করার চেষ্টা করে। এটিও এক্সেল ফাইল বড় করে এবং লোড হতে অনেক সময় নেয়।
সমাধান: বড় এবং অটোমেটিক ক্যালকুলেশন এড়িয়ে চলুন
এই সমস্যাগুলো দূর করতে আমরা কয়েকটি ধাপ নিতে পারি:
- VBA কোড ব্যবহার করে সকল ফর্মুলা কেন্দ্রীভূত করুন এবং প্রয়োজনে ক্যালকুলেট করুন।
- অটোমেটিক ক্যালকুলেশন ডিজেবল করুন এবং শুধু প্রয়োজনে ম্যানুয়ালি ওয়ার্কবুক ক্যালকুলেট করুন। এটি ডিজেবল করতে সিম্পলি মেনুতে অপশনস-এ যান এবং ফর্মুলাস সেকশনে ম্যানুয়াল বেছে নিন।
আরও পড়ুন: ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ৯টি কুইক টিপস
কারণ ৩: হিডেন ওয়ার্কশিটস
আমরা এক্সেলে প্রায় অস্থায়ী ওয়ার্কশিট বানাই ডেটা আলাদা রাখতে এবং ক্যালকুলেট করতে। পরে আমরা সেগুলো মুছে ফেলা বা ফিলহাল রাখা ভুলে যাই। এই শিটগুলো ফাইলের আকারে যোগ দিয়ে থাকে এবং এক্সেল ফাইল বড় হওয়ার কারণ হয়।
সমাধান: হিডেন ওয়ার্কশিটস ডিলিট করুন
- সেগুলো মুছে ফেলুন ফাইল ছোট করতে, এবং যত কম সম্ভব শিট বানান যাতে পরে মুছতে না হয়।
আরও পড়ুন: ১০০MB+ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করার ৭টি উপযোগী উপায়
কারণ ৪: অতিরিক্ত চার্ট এবং গ্রাফ
এক্সেল-এর সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফিচারগুলোর একটা হলো দিয়ে गये ডেটা বেসড গ্রাফ এবং চার্ট তৈরি ও দেখানো। তুলনা করার সময় আমরা প্রায় বেশি চার্ট বানাই আলাদা দিক দেখাতে আলাদা শিটে এমনকি একই শিটেও। এই প্লটগুলো ছোট ছবি যেগুলো ফাইলের আকার বড় করে দেয়, কিছু কেসে গিগাবাইট-এ পর্যন্ত।
সমাধান: অতিরিক্ত ছবি সরান
- ফাইল সাইজ কমাতে কম ছবি রাখা উচিত।
- গ্রাফগুলো আলাদা সেভ করেও ফাইল সাইজ কমাতে পারেন।
আরও পড়ুন: ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে (২টি সহজ উপায়)
কারণ ৫: অতিরিক্ত ফাইল ফরম্যাটিং
এক্সেল-এ আমরা প্রায় কাস্টম ফরম্যাট বানাই ডেটা পড়ার সুবিধা, দেখার বা বিশ্লেষণের জন্য। কিন্তু আমরা প্রায় শিট বা ওয়ার্কবুক দৃষ্টিনন্দন করার জন্য ফরম্যাট বানাই। এটি এক্সেলের খালি স্পেস ব্যবহার করে এবং ফাইলটাকে খালি সেলগুলোর প্যাটার্নও রাখতে হয়। এতে ফাইলগুলো বড় হয়ে যায় এবং খোলা কঠিন হয়।
সমাধান: অতিরিক্ত সাজসজ্জা এড়িয়ে চলুন
- এই সাজসজ্জা এবং ফরম্যাটিং সরিয়ে ফাইল সাইজ কমানো যায় এবং ফাইল অ্যাক্সেসিবিলিটিও বাড়বে।
আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
কারণ ৬: বড় পরিমাণ সোর্স ডেটা
যেহেতু এক্সেল একটি এনালিটিক্যাল টুল, বড় পরিমাণ ডেটা প্রসেসিং এবং স্টোরেজে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। এক্সেল সাধারণত প্রসেসিং বা ক্যালকুলেশন সময় খুব বেশি ডেটা হ্যান্ডল করতে পারে না। তাই এক্সেল-এ বড় পরিমাণ সোর্স ডেটা এড়িয়ে চলা উচিত।
সমাধান: আলাদা ফাইল বানান বা ফাইল টাইপ পরিবর্তন করুন
- ডেটা স্টোরেজের জন্য মাইক্রোসফট SQL সার্ভার বা এক্সেস ব্যবহার করা যেতে পারে। বড় পরিমাণ ডেটা স্টোরেজের জন্য CSV ফাইল ফরম্যাটও সমাধান হতে পারে।
আরও পড়ুন: [সমাধান!] কোনো কারণ ছাড়াই এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০টি সম্ভাব্য সমাধান)
কারণ ৭: অনুপযুক্ত ফাইল এক্সটেনশন
যদি এক্সেল ফাইল খুব বড় হয়ে যায় কিন্তু উপরের পদ্ধতিগুলো দিয়ে কমাতে না পারি, তবে আমাদের ফাইলটি অন্য এক্সটেনশনে সেভ করার কথা বিবেচনা করা উচিত।
সমাধান: এক্সেল বাইনারি ফাইল হিসেবে সেভ করুন
- সাধারণত এক্সেল ফাইলকে XLSX ফাইল বা ডিফল্ট এক্সেল হিসেবে সেভ করে। কিন্তু আমরা ফাইল এক্সটেনশন পরিবর্তন করে XLSB বা এক্সেল বাইনারি ফাইল করতে পারি যা ফাইল সাইজ কমায় এবং স্টোরেজ বাঁচায়।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল ছোট সাইজে কম্প্রেস করা (৭টি সহজ পদ্ধতি)
মনে রাখার বিষয়সমূহ
- RAND ফাংশন, RANDBETWEEN ফাংশন, এবং OFFSET ফাংশন এর মতো র্যান্ডম ফাংশন ব্যবহার এড়িয়ে চলুন।
- ফাইল সাইজ কমাতে চেষ্টা করার সময় মূল ফাইলের একটি কপি ব্যাকআপ হিসেবে রাখুন।
- JPEG ফরম্যাটের ছবি ব্যবহার এড়িয়ে চলুন। এই ফরম্যাট অন্যান্য কম্প্রেসড ফরম্যাটের চেয়ে বেশি স্পেস নেয়।
উপসংহার
এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ফাইল ব্যবহার এবং প্রসেস করতে খুব সহায়তা করে। এটি ফাইল ট্রান্সফার এবং এনক্রিপশনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি এখনো এই সমস্যাগুলোর সমাধান নিয়ে প্রশ্ন রাখেন, তবে মন্তব্যে জানান। আমাদের টিম আপনার সব প্রশ্নের উত্তর দিতে প্রস্তুত। যেকোনো এক্সেল সমস্যা সমাধানের জন্য আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-এ ভিজিট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেল ফাইল জিপ করা (৩টি সহজ উপায়)
- এক্সেল ফাইল না খুলেই সাইজ কমাতে (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেল ফাইল জিপ করে কম্প্রেস করা (২টি উপযুক্ত উপায়)
- পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে
