এই পোস্টটি আপনার জন্য সাহায্যকর হবে যদি আপনি এক্সেল তালিকা থেকে ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরি করার সবচেয়ে সহজ উপায় খুঁজছেন। লেবেল হলো কাগজ, কাপড়, প্লাস্টিক বা অনুরূপ পদার্থ থেকে বने একটি ছোট তথ্যের টুকরো যা কোনো বস্তুর সাথে সংযুক্ত থাকে। এখানে আমরা আপনাকে এক্সেল তালিকা থেকে ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরি করার কয়েকটি সহজ এবং সুবিধাজনক ধাপের মাধ্যমে নিয়ে যাব।
অনুশীলন ফাইল ডাউনলোড করুন
ভালো বোঝার এবং নিজে অনুশীলন করার জন্য নিচের এক্সেল ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্ড ডকুমেন্ট ডাউনলোড করুন।
লেবেল কী?
লেবেল হলো কোনো ব্যক্তি বা বস্তুকে চিহ্নিত বা বর্ণনা করার জন্য ব্যবহৃত একটি উপাদান। উদাহরণস্বরূপ, শার্টের কলারের ভিতরে সिले থাকা কাপড়ের টুকরো যেটিতে আকার, উপাদান এবং উৎপাদন স্থান সম্পর্কে তথ্য থাকে।
লেবেল অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি গ্রাহকদের একই ধরনের বিকল্প পণ্যের পাশে থাকলেও সেই পণ্যটি সনাক্ত করতে সাহায্য করে।
এছাড়া, মেলিং লেবেল প্যাকেজটি সঠিক প্রাপকের কাছে দ্রুত পৌঁছাতে সাহায্য করে। এটি ব্যবসার খরচ কমায়, উৎপাদনশীলতা বাড়ায় এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি বৃদ্ধি করে।
এক্সেল তালিকা থেকে ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরির ৬ ধাপ
মাইক্রোসফট এক্সেল-এ লেবেল তৈরি করে প্রিন্ট করার আগে প্রিভিউ করার সুযোগ থাকে। আসলে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং মাইক্রোসফট এক্সেল একসাথে ব্যবহার করে লেবেল তৈরি করা যায়। এক্সেল তালিকা থেকে ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরি করতে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেইল মার্জ টুল এক্সেলের সাথে मिलে কাজ করে।
যদিও এটি কিছু সময় নেয়, সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত সহজ। তাই আপনার বোঝার সুবিধার্থে আমরা এই প্রক্রিয়াটিকে ৬ ধাপে বিভক্ত করে দেখাব।
ধাপ ০১: মেলিং তালিকা প্রস্তুত করুন এবং টেবিলের নাম সংজ্ঞায়িত করুন
মান लीজिए, আমরা কিছু কোম্পানির জন্য মেলিং লেবেল তৈরি করতে চাই।
- প্রথমে, আমরা একটি মেলিং তালিকা তৈরি করেছি যাতে কোম্পানির নাম, ঠিকানা, শহর, রাজ্য, এবং জিপ কোড রয়েছে।
আরও আগে যাওয়ার আগে, আপনার মেলিং তালিকায় কোনো ফিল্ডে ভুল আছে কিনা বা অন্য কোনো সমস্যা আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
এখন, লেবেল তৈরি করতে ব্যবহৃত সেল রেঞ্জের জন্য একটি নাম সংজ্ঞায়িত করতে হবে।
- B4:F14 রেঞ্জের সেলগুলো সিলেক্ট করুন। Formulas ট্যাব > Define Name ড্রপ-ডাউন > Define Name অপশনে ক্লিক করুন।
- তুরন্ত New Name উইজার্ড খুলবে। Name বক্সে Mailing_List লিখে OK ক্লিক করুন।
দ্রষ্টব্য: নাম লিখতে সময় দুটি শব্দের মধ্যে কোনো ফাঁকা স্থান না থাকা নিশ্চিত করুন। শব্দগুলো আলাদা করার জন্য আন্ডারস্কোর ( _ ) ব্যবহার করুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলকে ওয়ার্ড লেবেলে কনভার্ট করা (সহজ ধাপ সহ)
ধাপ ০২: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরি করুন
এই ধাপে, আমরা আমাদের এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে মান ইনপুট করার জন্য ওয়ার্ড ডকুমেন্টে লেবেল তৈরি করব। আমাদের কাজগুলো দেখে নেওয়া যাক।
- প্রথমে, Mailings ট্যাবে যান > Start Mail Merge সিলেক্ট করুন > ড্রপ-ডাউন থেকে Labels বেছে নিন।
- Label Options নামের একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। নিচের ছবি অনুযায়ী অপশনগুলো সিলেক্ট করুন।
দ্রষ্টব্য: ডায়ালগ বক্সের ডান পাশে, OK বাটনের ঠিক উপরে Label Information দেখতে পাবেন। এছাড়া, Details অপশন থেকে লেবেলের বিস্তারিত ভিজ্যুয়াল পেতে পারেন।
- তারপর, Design ট্যাব > Borders > Grid > OK ক্লিক করুন।
- এটি নিচের মতো লেবেলের আউटलাইন দেখাবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ওয়ার্ড ছাড়া লেবেল তৈরি করা (ধাপে ধাপে গাইড)
ধাপ ০৩: এক্সেল তালিকা ওয়ার্ড-এ ইম্পোর্ট করুন
এখন আমরা উপরের টেবিলে আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে ডেটা ইনপুট করব। এর জন্য এক্সেল ডেটা আমাদের ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ইম্পোর্ট করতে হবে। এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- আবার Mailings ট্যাবে যান > Select Recipients > ড্রপ-ডাউন থেকে Use an Existing List বেছে নিন।
- এই মুহূর্তে, Select Data Source উইন্ডো খুলবে। এক্সেল ফাইলটি বেছে নিয়ে Open ক্লিক করুন।
- এখন, Select Table উইজার্ড থেকে আমাদের সংজ্ঞায়িত টেবিল Mailing_List সিলেক্ট করে OK ক্লিক করুন।
- অবশেষে, পূর্বের কমান্ডটি নিচের মতো একটি টেবিল আউটপুট করবে। ওয়ার্ড ডকুমেন্ট এবং এক্সেল ওয়ার্কশিট এখন সংযুক্ত।
ধাপ ০৪: লেবেলে ফিল্ড ইনসার্ট করুন
এই ধাপে, প্রতিটি লেবেলে ফিল্ড মিলিয়ে প্রতিটি কোম্পানির ডেটা প্রতিটি লেবেলে বরাদ্দ করব।
- একবার আর Mailings ট্যাবে যান এবং Address Block সিলেক্ট করুন। তাত্ক্ষণিক Insert Address Block ডায়ালগ বক্স খুলবে। তারপর Match Fields বাটনে ক্লিক করুন।
- Match Fields ডায়ালগ বক্সে, আপনি দেখবেন এক্সেল টেবিলের কলাম হেডারগুলো ফিল্ডের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিলে গেছে। না হলে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ম্যানুয়ালি মিলিয়ে OK ক্লিক করুন।
- এটি আবার Insert Address Block ডায়ালগ বক্সে ফিরিয়ে দেবে। ডান পাশে লেবেলের Preview দেখতে পাবেন। তারপর OK ক্লিক করুন।
- এখন আমরা দেখতে পাচ্ছি যে প্রথম লেবেলে Address Block ইনপুট হয়েছে। Mailings ট্যাব থেকে Update Labels অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- এই কমান্ডের মাধ্যমে আমাদের সব লেবেল Address Block দিয়ে আপডেট হয়ে যাবে।
ধাপ ০৫: এক্সেল তালিকা থেকে ওয়ার্ড-এ লেবেল তৈরি করতে মার্জ শেষ করুন
এই ধাপে, আমরা মার্জিং শেষ করব।
- Mailings ট্যাব > Finish গ্রুপ > Finish & Merge ড্রপ-ডাউন > Edit Individual Documents অপশনে ক্লিক করুন।
- তখন Merge to New Document উইজার্ড খুলবে। All সিলেক্ট করে OK ক্লিক করুন।
- আমাদের সব লেবেল এখন প্রিন্টের জন্য প্রস্তুত।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে ওয়ার্ড-এ মেইল মার্জ লেবেল (সহজ ধাপ সহ)
ধাপ ০৬: ডকুমেন্টটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন
এখন, আমরা ডক ফাইলটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করব। কারণ সংরক্ষণ, প্রিন্টিং এবং শেয়ারিং-এর জন্য PDF ফরম্যাট অধিক কার্যকর।
- File ট্যাবে যান।
- Save as > This PC সিলেক্ট করুন।
- এখন, ফাইলের উপযুক্ত নাম দিন (যেমন আমরা Name বক্সে Mailing Labels লিখেছি)। ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে PDF (*.pdf) বেছে নিয়ে Save ক্লিক করুন।
- আমাদের ডকুমেন্ট এখন PDF হিসেবে সংরক্ষিত হয়েছে।
কি ওয়ার্ড-এ লেবেল টেমপ্লেট উপলব্ধ?
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড 다양한 मुफ্ত লেবেল টেমপ্লেটের সাথে আসে जिन्हیں আপনি ব্যবহার করতে পারেন।
- সহজে ওয়ার্ড খুলুন, তারপর More templates-এ ক্লিক করুন।
- labels শব্দটি খুঁজুন।
- ফলাফলে, আপনি বেশ কিছু টেমপ্লেট দেখবেন जिन्हیں আপনি সহজে আপনার লেবেল তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।
কেন এক্সেল ফাইল ওয়ার্ড-এ ইম্পোর্ট হচ্ছে না?
কখনও কখনও আমাদের স্প্রেডশিট ফাইলটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত হওয়ার সমস্যা হয়। এর জন্য, আমাদের ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সব ধরনের ফাইল ফরম্যাট অনুমতি দিতে হবে। এটি করতে, আমাদের ওয়ার্ড অ্যাপের Confirm file format conversion অপশনটি যাচাই করতে হবে।
- File ট্যাব > More > Options সিলেক্ট করুন।
- এখন, Word Options উইন্ডো খুলবে। Advanced ট্যাবে যান। General সেকশনে স্ক্রল ডাউন করে Confirm file format conversion on open বক্সটি চেক করে OK ক্লিক করুন।
উপসংহার
এই আর্টিকেলটি পড়ার জন্য ধন্যবাদ, আশা করি এটি সহায়ক ছিল। আপনার কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে কমেন্ট সেকশনে জানান। আরও জানতে আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy দেখুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে ঠিকানা লেবেল প্রিন্ট করা (২ দ্রুত উপায়)
- এক্সেলে লেবেল প্রিন্ট করা (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেল ফাইলকে মেলিং লেবেলে মার্জ করা (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেল থেকে অভেরি লেবেল প্রিন্ট করা (২ সহজ পদ্ধতি)
