আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটে ড্রপডাউন লিস্ট তৈরি করা আপনার কাজের দক্ষতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। এটি বিশেষ করে তখন কাজে আসে যখন আপনি আপনার সহকর্মীদের কাছ থেকে কোম্পানির জন্য প্রাসঙ্গিক নির্দিষ্ট তথ্য চান। এক্সেল ড্রপডাউন লিস্ট ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে একটি সেলে কী প্রবেশ করবে, ব্যবহারকারীদের একটি পূর্ব-নির্ধারিত তালিকা থেকে নির্বাচন করার অপশন দিয়ে।
যখন আপনি একটি সেলে ড্রপডাউন লিস্ট যোগ করেন, তখন এর পাশে একটি তীর চিহ্ন প্রদর্শিত হয়। এই তীরে ক্লিক করলে তালিকাটি খুলবে এবং ব্যবহারকারী তালিকার একটি আইটেম নির্বাচন করতে পারবেন। এটি আপনার স্প্রেডশিটে জায়গা বাঁচাতে সাহায্য করবে, পাশাপাশি আপনাকে একজন সুপারইউজারের মতো দেখাবে এবং আপনার সহকর্মীদের ও বসকে প্রভাবিত করবে। এক্সেলে ড্রপডাউন লিস্ট তৈরির ধাপে ধাপে গাইড নিচে দেওয়া হলো।
ধাপ ১: আপনার লিস্টের কন্টেন্ট নির্ধারণ করুন
- একটি নতুন এক্সেল ওয়ার্কশিট খুলুন এবং আপনি লিস্টে যে কন্টেন্ট চান সেগুলো লিখুন। নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি এন্ট্রি একটি সেলে অবস্থান করে, এবং সকল এন্ট্রি একই কলামে ভার্টিক্যালি অ্যালাইন করা আছে। এছাড়া, এন্ট্রিগুলোর মাঝপথে কোনো খালি সেল নেই তা নিশ্চিত করুন। আমাদের কেসে ড্রপডাউন মেনু শহরের একটি তালিকা দেখাবে।
- লিস্টটি সমাশ করলে সকল এন্ট্রি হাইলাইট করুন, রাইট-ক্লিক করুন, এবং দেখানো মেনু থেকে "Define Name" সিলেক্ট করুন।
- এটি "New Name" শিরোনামের একটি নতুন উইন্ডো খুলবে। আপনার লিস্টের জন্য একটি নাম বেছে নিন এবং "Name" টেক্সট বক্সে সেটি লিখুন।
- "OK" ক্লিক করুন।
ধাপ ২: আপনার ড্রপডাউন লিস্ট স্প্রেডশিটে যোগ করুন
পরবর্তী ধাপ হলো আপনার ড্রপডাউন লিস্টকে একটি স্প্রেডশিটে যোগ করা। পদ্ধতিটি নিচে দেওয়া হলো।
- একটি নতুন বা বিদ্যমান ওয়ার্কশিট খুলুন যেখানে আপনি ড্রপডাউন লিস্ট রাখতে চান।
- আপনি যে সেলে ড্রপডাউন লিস্ট রাখতে চান সেটি হাইলাইট করুন। "Data" ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর Data Tools সেকশনে "Data validation" আইকনে ক্লিক করুন।
- একটি Data Validation বক্স আসবে যাতে তিনটি ট্যাব রয়েছে: Settings, Input Message, এবং Error Alert। Settings ট্যাবে, "Arrow" ড্রপডাউন লিস্ট থেকে "List" সিলেক্ট করুন। উইন্ডোর নিচে "Source" নামে একটি নতুন অপশন আসবে। টেক্সট বক্সে ক্লিক করুন এবং "=" চিহ্ন লিখে আপনার ড্রপডাউন লিস্টের নাম লিখুন। আমাদের কেসে এটি হবে
=cities।
"Ignore blank" এবং "In-cell dropdown" বক্সগুলো ডিফল্টভাবে চেক করা থাকে। Ignore blank চেক করা থাকলে ব্যবহারকারী সেলটি খালি রেখে দিতে পারবে। কিন্তু আপনি যদি চান প্রতিটি ব্যবহারকারী সেল থেকে একটি অপশন বেছে নেয়, তবে বক্সটি আনচেক করুন।
- OK ক্লিক করুন। बस! আপনি আপনার স্প্রেডশিটে ড্রপডাউন লিস্ট যোগ করেছেন।
এটি সম্পন্ন হলে, আপনি Input Message ট্যাবে যেতে পারেন।
ধাপ ৩: ডেটা ভ্যালিডেশনের জন্য ইনপুট মেসেজ সেট করুন (ঐচ্ছিক)
কখনও কখনও আপনি চাইতে পারেন যে ড্রপডাউন লিস্টযুক্ত সেলে ক্লিক করলে একটি মেসেজ (বিবরণসহ) পপ আপ হয়। সেক্ষেত্রে আপনাকে Input Message ট্যাবে "show input message" বক্সটি চেক করতে হবে। আপনাকে Titel এবং Input Message রেসপেক্টিভ বক্সে লিখতে হবে। আপনার ড্রপডাউন লিস্ট এখন নিচের ছবির মতো দেখাবে।
শেষ ট্যাবটি Error Alert-এর জন্য। একবার ডিফাইন করলে, কেউ যদি অবৈধ ডেটা (যে ডেটা লিস্টে নেই) প্রবেশ করান, তবে এটি একটি এরর মেসেজ পাঠাবে।
শেষ কথা
ড্রপডাউন লিস্ট ওয়েবসাইটে খুব সাধারণ এবং ব্যবহারকারীদের জন্য খুবই ইন্টুইটিভ। তাদের বহুমুখী প্রকৃতি সক্ষম সব ইন্ডাস্ট্রি-তে এটিকে কার্যকর করে তোলে। সার্ভে, ব্যবসা জগত বা এমনকি স্কুলে — আপনি সর্বত্র এক্সেল ড্রপডাউন লিস্টের প্রয়োজন পাবেন।
কি এই আর্টিকেলটি উপকারী লাগলো? কমেন্ট ও শেয়ার করতে মনে করবেন।
