মাইক্রোসফ্ট এক্সেল দ্রুত কাজ করার জন্য সময় বাঁচানোর কৌশল

এক্সেল স্প্রেডশীট হল প্রিমিয়ার অ্যাপ্লিকেশন যা অনেক শিল্প দ্বারা ব্যবসায়িক পরিকল্পনা তৈরি করতে, আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে, বাজেট প্রতিবেদন তৈরি করতে, ইত্যাদি ব্যবহার করা হয়। সহজ কথায়, এক্সেল স্প্রেডশীটগুলি আপনার কাজের জীবনকে পদ্ধতিগত করতে ব্যবহার করা হয়। যদিও এক্সেল একটি শক্তিশালী স্প্রেডশীট টুল, কেউ কখনও কাজ করতে পারে, এক্সেল আয়ত্ত করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে এবং এটি সম্ভবত এক্সেল স্প্রেডশীটগুলির সাথে কাজ করার জন্য কিছুটা ধৈর্যের প্রয়োজন।

সময় বাঁচাতে এবং দ্রুত কাজ করার জন্য এক্সেল টিপস

উন্নত সূত্র সহ Excel-এ ডেটা পরিচালনা এবং গণনা করার জন্য আপনার আর্থিক বিশ্লেষণে দক্ষতার প্রয়োজন এবং এটি আমাদের কল্পনার চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। কিছু কাজের একঘেয়ে পদক্ষেপ থাকে যার জন্য আপনাকে বারবার অপ্রয়োজনীয় কাজগুলি করতে হবে যা আপনার সময় নষ্ট করবে।

Microsoft Excel একটি সহজ উপায়ে আপনার ক্লান্তিকর কাজ করে. এটি পুনরাবৃত্ত কাজ হতে পারে বা একটি পরিষ্কার উপায়ে ডেটা পরিচালনা করতে পারে, এক্সেল এটি ভাল করে। এক্সেলের অনেক বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আমরা অনেকেই জানি না। এই লুকানো টিপস এবং বৈশিষ্ট্যগুলি জানা আমাদের কাজ দ্রুত সম্পন্ন করতে এবং অনেক সময় বাঁচাতে সাহায্য করে৷ আজ, আমি আপনাকে কিছু এক্সেল টিপস জানাব আপনার Windows কম্পিউটারে সময় বাঁচাতে এবং আপনার কাজ দ্রুত সম্পন্ন করতে।

Microsoft Excel সময় বাঁচানোর কৌশল

স্প্রেডশীটগুলি ব্যবহার করার আপনার পদ্ধতিগুলি সর্বাধিক দক্ষতা তৈরি করছে তা নিশ্চিত করতে আপনার এক্সেল দক্ষতাগুলিকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যাওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ এক্সেলের অনেক সমন্বিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে আপনার কাজ দ্রুত সম্পন্ন করতে দেয়। Excel এর সাথে কাজ করার সময় আপনার দক্ষতা উন্নত করতে এবং আপনার মূল্যবান সময় বাঁচাতে আপনি Excel-এ সর্বাধিক ব্যবহৃত পদক্ষেপগুলির জন্য কিছু টিপস এবং কৌশল আয়ত্ত করতে পারেন। এই নিবন্ধে, আমরা কিছু টিপসের রূপরেখা দিচ্ছি যা আপনি প্রতিদিনের কর্মপ্রবাহে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যা আপনাকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি থেকে মুক্তি দিতে পারে এবং Excel ব্যবহার করার সময় আপনার সময় বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে৷

আমরা একটি একক কক্ষে একাধিক লাইন তৈরি করা বা একটি কাগজে একাধিক ওয়ার্কশীট প্রিন্ট করার মতো ছোট সমস্যার সম্মুখীন হতে পারি। আমরা এটি করার জন্য বিভিন্ন কৌশল অনুসরণ করি, যা আমরা চাই যতটা দক্ষ নাও হতে পারে। এই নিবন্ধটি আপনাকে জানাবে যে কীভাবে আপনার সময় বাঁচাতে এই ধরনের কাজগুলি সহজে করতে হয় যাতে আপনি দ্রুততর উপায়ে আপনার কাজ সম্পূর্ণ করতে পারেন৷

1. অটোফিল ব্যবহার করুন

স্বয়ংক্রিয় পূরণ একটি খুব দরকারী বৈশিষ্ট্য যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ববর্তী কক্ষগুলির প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে একাধিক ঘর পূরণ করবে। ধরুন আপনি একটি মাসের নাম সহ একটি কলাম লিখতে চান, কেবল Jan লিখুন। ঘরটি নির্বাচন করুন এবং এটিকে নীচে টেনে আনুন। আগের প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে অটোফিল জাদুকরীভাবে মাসের নাম পূরণ করে।

2. ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করুন

ফ্ল্যাশ ফিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রথম কলামে প্রবেশ করা ডেটা প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে ডেটা একত্রিত করে এবং বের করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রথম কলামে abc/123/xyz থাকে এবং আপনি দ্বিতীয় কলামে 123 মান বের করতে চান। সহজভাবে প্রথম কক্ষে ডেটা প্রবেশ করান। দ্বিতীয় কক্ষের মাধ্যমে, এক্সেল প্যাটার্নটি জানবে এবং ডেটা টুলস গ্রুপে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে আপনি তাদের কেমন দেখতে চান তা প্রদর্শন করবে৷

একইভাবে, আপনি ডেটা একত্রিত করতে ফ্ল্যাশ ফিল করতে পারেন। .উদাহরণস্বরূপ,  প্রথম কলামে আপনার ইমেল ঠিকানা থাকলে, আপনি দ্বিতীয় কলামে সঠিক ইমেল প্যাটার্ন এবং প্রথম নাম প্রবেশ করে প্রথম কলাম তৈরি করতে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করতে পারেন। সহজ কথায়, আপনি যদি ডেটা এক্সট্র্যাক্ট বা একত্রিত করতে চান, তাহলে আপনি যেভাবে প্রদর্শন করতে চান সেই প্যাটার্নটি টাইপ করে ডেটা টুল সেশনে ফ্ল্যাশ ফিল-এ ক্লিক করুন৷

3. পুনরাবৃত্তিমূলক কাজটি স্বয়ংক্রিয় করতে F4 কী ব্যবহার করুন

F4 কী হল সবচেয়ে জনপ্রিয় কীবোর্ড শর্টকাট যা বারবার কাজ করার সময় আপনার সময় বাঁচাবে। আপনি যদি একই পদক্ষেপগুলি বারবার পুনরাবৃত্তি করেন তবে আপনি F4 কী ব্যবহার করে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করতে পারেন। F4 সহজভাবে আপনার শেষ কর্ম বা আদেশ পুনরাবৃত্তি করে. অতিরিক্তভাবে, আপনি ওয়ার্কবুক এবং এক্সেল উইন্ডো বন্ধ করতে F4 কী ব্যবহার করতে পারেন। ওয়ার্কবুক বন্ধ করতে Ctrl+F4 টিপুন এবং Excel বন্ধ করতে Alt+F4 ব্যবহার করুন।

4. Ctrl কীবোর্ড শর্টকাট

অনেক কীবোর্ড শর্টকাট রয়েছে যা একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সম্পূর্ণ করার সবচেয়ে কার্যকর এবং দ্রুত উপায় প্রদান করে৷

• Ctrl+Shift+নিচে তীর – ঘরের নীচের কলামে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করে৷
• Ctrl+Shift+উপরের তীর – ঘরের উপরের কলামের সমস্ত ডেটা নির্বাচন করে৷
• Ctrl+Shift+ডান তীর – সারিতে ডানদিকে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করে
• Ctrl+Shift+বাম তীর – সারিতে বাম দিকে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করে
• Ctrl+Shift+ End – কার্সারটিকে একটি ওয়ার্কশীটে একটি ডেটা সম্বলিত সর্বনিম্ন ডান কক্ষে নিয়ে যায় এবং আপনি যে প্রথম কক্ষটি নির্বাচন করতে চান এবং সর্বনিম্ন ডান কক্ষের মধ্যে ডেটা সহ একটি কক্ষ নির্বাচন করে৷

CTRL কীবোর্ড শর্টকাট সম্পর্কে আরও জানতে, office.com-এ তালিকাটি দেখুন।

5. N()ফাংশন

আপনি ব্যাখ্যামূলক নোট সহ কক্ষটি টীকা করতে পারেন যা আপনাকে অন্যান্য স্প্রেডশীট ব্যবহারকারীদের কাছে জটিল ফাংশন এবং সূত্রগুলি মনে রাখতে এবং ব্যাখ্যা করতে সহায়তা করবে৷ জটিল সূত্রগুলিতে মন্তব্য অন্তর্ভুক্ত করতে কেবল +N("আপনার মন্তব্য") যোগ করুন সূত্রের শেষে। উদাহরণস্বরূপ, সূত্র সহ একটি কক্ষ =Sum(B1:B2:B3) +N("সূত্রে আপনার নোট") আপনি যখন সেই ঘরে ক্লিক করেন তখন মন্তব্য এবং সূত্র উভয়ই প্রদর্শন করে।

6. দ্রুত গণনার জন্য পেস্ট বিশেষ ব্যবহার করুন

আপনি সূত্র ব্যবহার করার পরিবর্তে পেস্ট স্পেশাল ব্যবহার করে স্প্রেডশীটে যোগ, বিয়োগ, গুণ বা ভাগের মতো দ্রুত গণনা করতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা সহজ এবং আপনার কাজ দ্রুত সম্পন্ন করার জন্য ছোট গণনার জন্য অত্যন্ত উপযোগী। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে সংখ্যার তালিকা সহ একটি কলাম থাকে যা আপনি এটিকে 100 দ্বারা ভাগ করতে চান। একটি ঘরে 100 টাইপ করুন এবং এটি অনুলিপি করুন। আপনি যে সংখ্যাটিকে 100 দ্বারা ভাগ করতে চান তার তালিকা নির্বাচন করুন এবং বিশেষ পেস্ট করুন ক্লিক করুন। এই ডায়ালগ বক্সে, ডিভাইড বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এই পদ্ধতিটি অবিলম্বে নির্বাচিত সমস্ত সংখ্যাকে 100 দ্বারা ভাগ করবে।

7. একটি কক্ষে একাধিক লাইন

এক্সেল শীট পূরণ করার সময়, কখনও কখনও আমাদের একটি একক ঘরে প্রচুর তথ্য থাকতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি কক্ষে ঠিকানা লিখতে চান, তাহলে এটি একটি ঘরের মধ্যে একাধিক লাইনে থাকা প্রয়োজন। তারপর, আপনি যদি “Enter” টিপুন বোতাম, নিয়ন্ত্রণ পরবর্তী ঘরে চলে যায়, কিন্তু আমরা যা চাই তা নয়। Alt + Enter টিপুন কার্সারটিকে একই ঘরের পরবর্তী লাইনে নিয়ে যেতে। এটি একটি একক কক্ষে একাধিক লাইন থাকার জন্য ত্রাণকর্তা হবে৷

8. দ্রুত সেল মান যোগ করুন

আপনি যদি মান যোগ করতে চান বা একাধিক সেল মানের গড় মান যোগ করতে চান, তাহলে সূত্রটি ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। এই মৌলিক জিনিসগুলি সম্পন্ন করতে, ঘরটি নির্বাচন করুন, “Ctrl টিপুন ” কী, এবং আপনি যে ঘরগুলি চান তা নির্বাচন করুন। এক্সেল শীটের নীচে থাকা স্ট্যাটাস বারে, আপনি গণনা করা যোগফল, গড় এবং অন্যান্য মানগুলি খুঁজে পেতে পারেন। আপনি যদি অন্যান্য মান দেখতে চান তবে স্ট্যাটাস বারে ডান-ক্লিক করুন এবং আপনি যে মানটি দেখতে চান তা নির্বাচন করুন৷

আপনি ন্যূনতম, সর্বোচ্চ, সংখ্যাসূচক গণনা (সংখ্যাসূচক মান ধারণকারী নির্বাচিত ঘর) এবং এর মতো আরও অনেক মান যুক্ত করতে পারেন।

9. পুনঃব্যবহারের জন্য চার্ট টেমপ্লেট তৈরি করুন

একই ধরণের চার্ট তৈরি করা, বারবার, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি পুরো মাসের বিক্রয় ডেটার জন্য একটি চার্ট তৈরি করতে চান তবে চার্ট টেমপ্লেট তৈরি করা এবং প্রতিবার চার্টটি ব্যবহার করতে চাইলে একই টেমপ্লেট ব্যবহার করা ভাল। চার্ট টেমপ্লেট তৈরি এবং পুনরায় ব্যবহার করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

• প্রয়োজনীয় ডেটা নির্বাচন করুন এবং নিয়মিতভাবে চার্ট সন্নিবেশ করুন।
• আপনি যেভাবে চান তা ফর্ম্যাট করুন। গ্রিডলাইন, ডেটা লেবেল, ট্রেন্ড লাইন এবং আপনি যা চান তা যোগ করুন বা সরান।
• চার্টটি আপনার ইচ্ছামতো ফর্ম্যাট করার পরে, চার্টটি নির্বাচন করুন এবং ডিজাইন ট্যাবের অধীনে "টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন৷
• এখন, “.ctrx” এক্সটেনশন দিয়ে চার্টটি সংরক্ষণ করুন। চার্ট টেমপ্লেট সংরক্ষণ করার ডিফল্ট অবস্থান হল C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts এবং এই অবস্থানেই চার্ট টেমপ্লেট সংরক্ষণ করুন। প্রয়োজনে আপনি আপনার গন্তব্যও বেছে নিতে পারেন।
• এখন, চার্ট টেমপ্লেটটি পুনরায় ব্যবহার করতে, সর্বশেষ ডেটা নির্বাচন করুন এবং "সন্নিবেশ"-এ যান, "চার্ট" বিভাগে, "ওতার চার্ট"-এ যান এবং "সমস্ত চার্ট প্রকার"। টেমপ্লেট ক্লিক করুন এবং আপনি চান টেমপ্লেট নির্বাচন করুন. এটি সর্বশেষ নির্বাচিত ডেটার জন্য একটি চার্ট তৈরি করে৷

চার্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে, এটি অনেক সময় সাশ্রয় করে এবং প্রথম থেকেই চার্ট তৈরি করার প্রয়োজন নেই।

10. বিভিন্ন সেল মান থেকে একটি চার্ট তৈরি করুন

আমরা ঘরের মানগুলি থেকে একটি চার্ট তৈরি করতে পারি যা সংলগ্ন নয়। আমরা ইতিমধ্যে জানি যে, আমরা Ctrl ধরে রেখে বিভিন্ন কক্ষে উপস্থিত মান নির্বাচন করতে পারি। কী, তারপর একইভাবে মান নির্বাচন করুন যা সংলগ্ন ঘর নয় এবং তারপর চার্ট সন্নিবেশ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রথম কলামে শিরোনাম থাকে এবং চতুর্থ কলামে মান থাকে, তাহলে Ctrl কী ধরে রাখুন এবং প্রথম কলাম এবং চতুর্থ কলাম নির্বাচন করুন, তারপর চার্টটি সন্নিবেশ করুন।

11. সহজে বোঝার জন্য সূত্রে নাম ব্যবহার করুন

একটি নাম থাকা সবসময় চিনতে সহজ. একইভাবে, একটি নির্দিষ্ট সেল বা ডেটার পরিসরের একটি নাম রাখা এবং এটিকে সূত্রে ব্যবহার করলে সূত্রটি ভালভাবে বোঝা সহজ। উদাহরণস্বরূপ, C2*B5 এর চেয়ে কমিশন * B5 বোঝা সহজ। এটি করতে, সেল বা ডেটার পরিসর নির্বাচন করুন এবং "সূত্র" ট্যাবের অধীনে নাম সংজ্ঞায়িত করুন-এ ক্লিক করুন। এটি আপনাকে নাম লিখতে এবং নাম লেখার আগে রেফারেন্স সেলগুলি পরীক্ষা করতে বলে এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন৷

বলুন আমি একটি নির্দিষ্ট সেল নির্বাচন করে "কমিশন" নামটি তৈরি করেছি, তারপর যখন আমি কমিশন*B5 ব্যবহার করি , এটি সেই সেল মানকে নির্দেশ করে যার নাম দেওয়া হয়েছিল কমিশন৷

দ্রষ্টব্য: নাম একটি অক্ষর দিয়ে শুরু হওয়া উচিত এবং একটি আন্ডারস্কোর দিয়েও শুরু হতে পারে। এটি একটি সংখ্যা দিয়ে শুরু করা উচিত নয়, এবং এটিতে স্পেস থাকা উচিত নয়৷

নাম বক্স থেকে সব তৈরি করা নাম দেখা যাবে। নাম বাক্সে ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন এবং এটি তৈরি করা নামের তালিকা দেখায়। নাম নির্বাচন করুন, এবং এটি আপনাকে ওয়ার্কশীটে সেই নির্দিষ্ট অঞ্চল বা এলাকায় নিয়ে যাবে।

এগুলি সময় বাঁচানোর জন্য এবং আপনার কাজগুলি সহজে এবং দ্রুত সম্পন্ন করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য কিছু Microsoft Excel টিপস। আপনার যদি কিছু যোগ করার থাকে, অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে মন্তব্যের মাধ্যমে শেয়ার করুন৷৷

এক্সেলে কাজ করার সময় সময় বাঁচাতে আপনি কোন কৌশলগুলি প্রায়শই ব্যবহার করেন? নিচের মন্তব্যে শেয়ার করুন।

এখন পড়ুন :উন্নত মাইক্রোসফট এক্সেল টিপস এবং ট্রিকস।