আমি সম্প্রতি এক্সেলে সামারি ফাংশন ব্যবহার করে বড় পরিমাণ ডেটা সহজে সারাংশ করার ওপর আর্টিকেল লিখেছিলাম, কিন্তু সেটিতে সমস্ত ওয়ার্কশীটের ডেটা বিবেচনা করা হয়েছিল। যদি আপনি শুধু ডেটার একটি সাবসেট (উপসেট) দেখতে চান এবং সেটি সারাংশ করতে চান, তবে কী করবেন?
এক্সেলে কলামে ফিল্টার তৈরি করে সে ফিল্টারের সাথে মেলা না খাওয়া সারি লুকানো যায়। علاوهveh, এক্সেলের বিশেষ ফাংশন ব্যবহার করে শুধু ফিল্টার করা ডেটা দিয়ে সারাংশ করা যায়।
এই আর্টিকেলে এক্সেলে ফিল্টার তৈরি করার ধাপাবলী এবং বিল্ট-ইন ফাংশন দিয়ে ফিল্টার করা ডেটা সারাংশ করার পদ্ধতি দেখানো হয়েছে।
এক্সেলে সিম্পল ফিল্টার তৈরি করুন
এক্সেলে সিম্পল এবং কমপ্লেক্স দুটি ধরনের ফিল্টার তৈরি করা যায়। সিম্পল ফিল্টার থেকে শুরু করি। ফিল্টার ব্যবহার করার সময় শীর্ষে একটি সারি লেবেলের জন্য রাখা ভালো—এটি বাধ্যতামূলক নয় কিন্তু ফিল্টার কাজে লাগাতে সুবিধা হয়।
উপরে কিছু নমুনা ডেটা আছে এবং আমি City কলামে ফিল্টার তৈরি করতে চাই। এক্সেলে এটি খুব সহজ। Data ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Filter বাটনে ক্লিক করুন। ডেটা সিলেক্ট করতে বা প্রথম সারি ক্লিক করতে হয় না।
Filter-এ ক্লিক করলে প্রথম সারির প্রতিটি কলামের ডান পাশে একটি ছোট ড্রপডাউন বাটন যোগ হয়বে।
এখন City কলামের ড্রপডাউন আরোতে ক্লিক করুন। কয়েকটি অপশন দেখবেন যা নিচে ব্যাখ্যা করা হলো।
শীর্ষে City কলামের ভ্যালু দিয়ে সকল সারি সর্ট করার অপশন আছে। সর্ট করলে পুরো সারি মুভ হবে, শুধু City কলাম নয়। ডেটা আগের মতোই অক্ষুণ্ণ থাকবে।
শীর্ষে ID কলাম যোগ করে ১ থেকে মোট সারির সংখ্যা পর্যন্ত নম্বর দিতে ভালো। তখন ID দিয়ে সর্ট করলে ডেটা মূল ক্রমে ফিরে আসবে।
এখন সকল ডেটা City কলাম অনুযায়ী সর্ট হয়েছে। এখনো কোনো সারি লুকানো হয়নি। ফিল্টার ডায়লগের নিচে চেকবাক্সগুলো দেখুন। আমার উদাহরণে City কলামে তিনটি ইউনিক ভ্যালু আছে এবং সেগুলো তালিকাভুক্ত।
দুই সিটি আনচেক করলাম এবং একটিতে চেক রেখেছি। এখন ৮ সারি ডেটা দেখাচ্ছে, বাকি লুকানো। বামপাশের সারি নম্বর দেখলে ফিল্টার করা ডেটা বোঝা যাবে—কয়েকটি অতিরিক্ত আড়াঘাড় রেখা এবং নম্বরের রঙ নীল হবে।
এখন দ্বিতীয় কলামে ফিল্টার দিয়ে ফলাফল আরো সংকীর্ণ করি। কলাম C-এ প্রতিটি পরিবারের সদস্য সংখ্যা আছে এবং আমি ২-এর বেশি সদস্য वाले পরিবার দেখতে চাই।
কলাম C-র ড্রপডাউন আরোতে ক্লিক করুন। একই চেকবাক্স থাকবে, কিন্তু এখানে Number Filters → Greater Than বেছে নিন। অন্যান্য অপশনও আছে।
নতুন ডায়লগে ফিল্টারের মান টাইপ করুন। একাধিক কেরিয়ারি AND/OR দিয়ে যোগ করতে পারুন। যেমন: ২-এর চেয়ে বড় এবং ৫-এর সমান নয়।
এখন শুধু ৫ সারি ডেটা: নিউ অর্লিয়ান্স থেকে এবং ৩ বা তার বেশি সদস্য वाले পরিবার। সহজ নাকি? কলামে ফিল্টার ক্লিয়ার করতে ড্রপডাউন থেকে Clear Filter From "Column Name" ক্লিক করুন।
এই ছিল এক্সেলে সিম্পল ফিল্টার। এখন Advanced ফিল্টার ডায়লগ দিয়ে কমপ্লেক্স ফিল্টার দেখি।
এক্সেলে অ্যাডভান্সড ফিল্টার তৈরি করুন
অ্যাডভান্সড ফিল্টার লাগে যখন জটিল শর্ত থাকে। যেমন: নিউ অর্লিয়ান্স-এ বাস করে ২-এর বেশি সদস্য वाले পরিবার OR ক্লার্কসভিলে-এ বাস করে ৩-এর বেশি সদস্য वाले পরিবার AND শুধু .EDU এন্ডিং ইমেইল वाले। সিম্পল ফিল্টার দিয়ে এটা সম্ভব নয়।
এक्सেল শীট একটু ভিন্নভাবে সেটআপ করতে হবে। ডেটার উপরে কয়েকটি সারি ইনসার্ট করুন এবং হেডিং লেবেলগুলো ঠিকমতো প্রথম সারিতে কপি করুন।
অ্যাডভান্সড ফিল্টার কীভাবে কাজ করে: শীর্ষের সেলগুলিতে আপনার কেরিয়ারি টাইপ করুন, তারপর Data ট্যাবে Sort & Filter এর অধীনে Advanced বাটনে ক্লিক করুন।
শীর্ষের সেলগুলিতে কী টাইপ করা যায়? আমাদের উদাহরণ: নিউ অর্লিয়ান্স বা ক্লার্কসভিল—E2 এবং E3-এ টাইপ করুন।
ভিন্ন সারিতে মান দিলে OR অপারেশন। নিউ অর্লিয়ান্স এর সাথে >২ এবং ক্লার্কসভিলের সাথে >৩—S2-এ >2 এবং S3-এ >3 টাইপ করুন।
একই সারিতে থাকা মানে AND অপারেটর। সারি ৩-টেও একই। শেষে .EDU এন্ডিং ইমেইল—D2 এবং D3-এ *.edu টাইপ করুন। * মানে যেকোনো ক্যারেক্টার।
এখন ডেটাসেটে যেকোনো জায়গায় ক্লিক করে Advanced বাটনে ক্লিক করুন। List Range অটো ডিটেক্ট হবে। Criteria range-এর ডান পাশের ছোট বাটনে ক্লিক করুন।
A1 থেকে E3 পর্যন্ত সিলেক্ট করে আবার সেই বাটনে ক্লিক করুন। OK চাপলে ডেটা ফিল্টার হবে!
এখন শুধু ৩টি ফলাফল যা সব শর্ত পূরণ করে। কেরিয়ারি রেঞ্জের লেবেল ডেটাসেটের লেবেলের সাথে ঠিকমতো মিলতে হবে।
এই পদ্ধতিতে আরও জটিল কোয়েরি বানানো যায়। ফিল্টার করা ডেটা সারাংশ করার কথা বলা যাক।
ফিল্টার করা ডেটা সারাংশ করুন
ফিল্টার করা ডেটায় ফ্যামিলি মেম্বারের যোগফল বের করতে চাইলে কী করবেন? রিবনে Clear বাটনে ক্লিক করে ফিল্টার ক্লিয়ার করুন। অ্যাডভান্সড ফিল্টার আবার Advanced → OK দিয়ে প্রয়োগ করা যায়।
ডেটাসেটের নিচে Total সেল যোগ করে SUM ফাংশন দিন। উদাহরণে =SUM(C7:C31)।
সকল পরিবার মিলিয়ে ৭৮ সদস্য। এখন অ্যাডভান্সড ফিল্টার আবার প্রয়োগ করুন।
অহ! ১১ হওয়ার বদলে ৭৮ দেখাচ্ছে! কেন? SUM ফাংশন লুকানো সারি উপেক্ষা করে না। خوشকিস্মتیে লুকানো সারি উপেক্ষা করে এমন ফাংশন আছে।
প্রথমটি SUBTOTAL। ফিল্টার ক্লিয়ার করে ফাংশন টাইপ করুন। =SUBTOTAL( লিখলে ড্রপডাউন আসবে। প্রথমে সমাবেশ ফাংশনের নম্বর বেছে নিন। SUM-এর জন্য ৯। তারপর কমা দিয়ে সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
এন্টার চাপলে ৭৮ আসবে। কিন্তু ফিল্টার প্রয়োগ করলে ১১ দেখাবে!
দ্বিতীয় ফাংশন AGGREGATE—প্রায় একই কাজ করে। পার্থক্য: লুকানো সারি উপেক্ষা করার জন্য অতিরিক্ত প্যারামিটার দিতে হয়। প্রথম প্যারামিটারে সমাবেশ ফাংশন (৯ = SUM), দ্বিতীয়ে ৫ (ignore hidden rows), তৃতীয়ে সেল রেঞ্জ।
আমার সামারি ফাংশন আর্টিকেলে AGGREGATE এবং MODE, MEDIAN, AVERAGE ইত্যাদির বিস্তারিত আছে। আশা করি এই আর্টিকেল এক্সেল ফিল্টার শিখতে ভালোAusgangspunkt দেবে। প্রশ্ন থাকলে কমেন্ট করুন। উপভোগ করুন!
