আমি সম্প্রতি একটি নিবন্ধ লিখেছি কীভাবে এক্সেলের সারাংশ ফাংশন ব্যবহার করে সহজেই প্রচুর পরিমাণে ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে, কিন্তু সেই নিবন্ধটি ওয়ার্কশীটের সমস্ত ডেটা বিবেচনা করে। আপনি যদি শুধুমাত্র ডেটার একটি উপসেট দেখতে চান এবং ডেটার উপসেটকে সংক্ষিপ্ত করতে চান?
Excel এ, আপনি কলামগুলিতে ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা আপনার ফিল্টারের সাথে মেলে না এমন সারিগুলিকে আড়াল করবে৷ উপরন্তু, আপনি শুধুমাত্র ফিল্টার করা ডেটা ব্যবহার করে ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে Excel এ বিশেষ ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন।
এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে Excel-এ ফিল্টার তৈরি করার ধাপগুলি এবং সেই ফিল্টার করা ডেটার সংক্ষিপ্তসারের জন্য অন্তর্নির্মিত ফাংশনগুলি ব্যবহার করার ধাপগুলি নিয়ে চলে যাব৷
Excel এ সাধারণ ফিল্টার তৈরি করুন
Excel এ, আপনি সাধারণ ফিল্টার এবং জটিল ফিল্টার তৈরি করতে পারেন। সহজ ফিল্টার দিয়ে শুরু করা যাক। ফিল্টারগুলির সাথে কাজ করার সময়, আপনার সর্বদা শীর্ষে একটি সারি থাকা উচিত যা লেবেলগুলির জন্য ব্যবহৃত হয়। এই সারিটি থাকা প্রয়োজন নয়, তবে এটি ফিল্টারগুলির সাথে কাজ করা কিছুটা সহজ করে তোলে৷
উপরে, আমার কাছে কিছু জাল ডেটা আছে এবং আমি শহরে একটি ফিল্টার তৈরি করতে চাই কলাম এক্সেলে, এটি করা সত্যিই সহজ। এগিয়ে যান এবং ডেটা-এ ক্লিক করুন রিবনে ট্যাব এবং তারপর ফিল্টার-এ ক্লিক করুন৷ বোতাম আপনাকে শীটে ডেটা নির্বাচন করতে হবে না বা প্রথম সারিতে ক্লিক করতে হবে না।
যখন আপনি ফিল্টারে ক্লিক করবেন, প্রথম সারির প্রতিটি কলামে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডানদিকে একটি ছোট ড্রপডাউন বোতাম যুক্ত হবে৷
এখন এগিয়ে যান এবং সিটি কলামে ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন। আপনি কয়েকটি ভিন্ন বিকল্প দেখতে পাবেন, যা আমি নীচে ব্যাখ্যা করব।
শীর্ষে, আপনি সিটি কলামের মান অনুসারে সমস্ত সারি দ্রুত সাজাতে পারেন। মনে রাখবেন যে আপনি যখন ডেটা বাছাই করবেন, তখন এটি পুরো সারিকে সরিয়ে দেবে, শুধু সিটি কলামের মানগুলি নয়। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার ডেটা আগের মতোই অক্ষত থাকবে৷
৷এছাড়াও, আইডি নামক সামনের অংশে একটি কলাম যোগ করা এবং আপনার ওয়ার্কশীটে যতগুলো সারি আছে তাতে একটি থেকে সংখ্যা করা একটি ভাল ধারণা। এইভাবে, আপনি সর্বদা আইডি কলাম অনুসারে বাছাই করতে পারেন এবং আপনার ডেটা আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ হলে সেটি একই ক্রমে ফিরে পেতে পারেন।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, স্প্রেডশীটের সমস্ত ডেটা এখন সিটি কলামের মানগুলির উপর ভিত্তি করে সাজানো হয়েছে। এখন পর্যন্ত, কোন সারি লুকানো হয়. এখন ফিল্টার ডায়ালগের নীচে চেকবক্সগুলি দেখে নেওয়া যাক। আমার উদাহরণে, সিটি কলামে আমার মাত্র তিনটি অনন্য মান আছে এবং সেই তিনটিই তালিকায় দেখা যাচ্ছে৷
আমি এগিয়ে গিয়ে দুটি শহরের টিক চিহ্ন সরিয়ে ফেললাম এবং একটি চেক রেখে দিলাম। এখন আমার কাছে শুধুমাত্র 8 সারি ডেটা দেখাচ্ছে এবং বাকিগুলি লুকানো আছে। আপনি সহজেই বলতে পারবেন যে আপনি ফিল্টার করা ডেটা দেখছেন যদি আপনি বাম দিকে সারি নম্বরগুলি পরীক্ষা করেন। কতগুলি সারি লুকানো আছে তার উপর নির্ভর করে, আপনি কয়েকটি অতিরিক্ত অনুভূমিক রেখা দেখতে পাবেন এবং সংখ্যার রঙ নীল হবে।
এখন ধরা যাক ফলাফলের সংখ্যা আরও কমাতে আমি একটি দ্বিতীয় কলামে ফিল্টার করতে চাই। C কলামে, প্রতিটি পরিবারে আমার মোট সদস্য সংখ্যা আছে এবং আমি শুধুমাত্র দুইজনের বেশি সদস্যের পরিবারের ফলাফল দেখতে চাই।
এগিয়ে যান এবং কলাম সি-তে ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন এবং আপনি কলামের প্রতিটি অনন্য মানের জন্য একই চেকবক্স দেখতে পাবেন। যাইহোক, এই ক্ষেত্রে, আমরা সংখ্যা ফিল্টার এ ক্লিক করতে চাই এবং তারপর এর চেয়ে বড়-এ ক্লিক করুন . আপনি দেখতে পাচ্ছেন, অন্যান্য বিকল্পগুলির একটি গুচ্ছও রয়েছে৷
৷
একটি নতুন ডায়ালগ পপ আপ হবে এবং এখানে আপনি ফিল্টারের মান টাইপ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি একটি AND বা OR ফাংশনের সাথে একাধিক মানদণ্ড যোগ করতে পারেন। আপনি বলতে পারেন যে আপনি সারি চান যেখানে মান 2 এর চেয়ে বেশি এবং 5 এর সমান নয়, উদাহরণস্বরূপ।
এখন আমি ডেটার মাত্র 5 সারিতে নেমে এসেছি:শুধুমাত্র নিউ অরলিন্সের পরিবার এবং 3 বা তার বেশি সদস্য সহ। যথেষ্ট সহজ? মনে রাখবেন যে আপনি ড্রপডাউনে ক্লিক করে এবং তারপর “কলামের নাম” থেকে ফিল্টার সাফ করুন ক্লিক করে একটি কলামের একটি ফিল্টার সহজেই সাফ করতে পারেন। লিঙ্ক।
সুতরাং এটি এক্সেলের সাধারণ ফিল্টারগুলির জন্য। এগুলি ব্যবহার করা খুব সহজ এবং ফলাফলগুলি বেশ সোজা-সামনের। এখন অ্যাডভান্সড ব্যবহার করে জটিল ফিল্টারগুলো দেখে নেওয়া যাক ফিল্টার ডায়ালগ।
Excel এ উন্নত ফিল্টার তৈরি করুন
আপনি যদি আরও উন্নত ফিল্টার তৈরি করতে চান, তাহলে আপনাকে উন্নত ব্যবহার করতে হবে ফিল্টার ডায়ালগ। উদাহরণ স্বরূপ, ধরা যাক আমি নিউ অরলিন্সে বসবাসকারী সমস্ত পরিবারকে দেখতে চাই তাদের পরিবারে 2 জনের বেশি সদস্য রয়েছে বা ক্লার্কসভিলের সমস্ত পরিবার তাদের পরিবারে 3 জনের বেশি সদস্য রয়েছে AND শুধুমাত্র একটি .EDU আছে ইমেল ঠিকানা শেষ। এখন আপনি এটি একটি সাধারণ ফিল্টার দিয়ে করতে পারবেন না।
এটি করার জন্য, আমাদের এক্সেল শীটটি একটু ভিন্নভাবে সেটআপ করতে হবে। এগিয়ে যান এবং আপনার সেটের ডেটার উপরে কয়েকটি সারি সন্নিবেশ করুন এবং নীচের মতো প্রথম সারিতে শিরোনাম লেবেলগুলি হুবহু কপি করুন৷
এখন এখানে উন্নত ফিল্টার কিভাবে কাজ করে। আপনাকে প্রথমে উপরের কলামগুলিতে আপনার মানদণ্ড টাইপ করতে হবে এবং তারপরে উন্নত ক্লিক করতে হবে বাছাই এবং ফিল্টার এর অধীনে বোতাম৷ ডেটা-এ ট্যাব।
তাই ঠিক কি আমরা যারা কোষ টাইপ করতে পারেন? ঠিক আছে, তাই আমাদের উদাহরণ দিয়ে শুরু করা যাক। আমরা শুধুমাত্র নিউ অরলিন্স বা ক্লার্কসভিলের ডেটা দেখতে চাই, তাই আসুন সেগুলিকে E2 এবং E3 কক্ষে টাইপ করি৷
আপনি যখন বিভিন্ন সারিতে মান টাইপ করেন, তখন এর অর্থ হয় OR। এখন আমরা নিউ অরলিন্স পরিবার চাই যার দুইজনের বেশি সদস্য আছে এবং ক্লার্কসভিলে পরিবার 3 জনের বেশি সদস্য আছে। এটি করতে, >2 টাইপ করুন C2 এবং >3-এ C3 এ।
যেহেতু>2 এবং নিউ অরলিন্স একই সারিতে রয়েছে, এটি একটি AND অপারেটর হবে। উপরের 3 সারির ক্ষেত্রেও একই কথা। পরিশেষে, আমরা শুধুমাত্র সেই পরিবারগুলি চাই যাদের .EDU শেষ ইমেল ঠিকানা আছে। এটি করতে, শুধু *.edu টাইপ করুন D2 এবং D3 উভয় ক্ষেত্রেই। * চিহ্ন মানে যেকোন সংখ্যক অক্ষর।
একবার আপনি এটি করে ফেললে, আপনার ডেটাসেটের যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন এবং তারপরে উন্নত-এ ক্লিক করুন বোতাম তালিকা রঙ e ক্ষেত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ডেটাসেট বের করবে যেহেতু আপনি অ্যাডভান্সড বোতামে ক্লিক করার আগে এটিতে ক্লিক করেছেন। এখন মাপদণ্ড পরিসরের ডানদিকে ছোট ছোট বোতামে ক্লিক করুন বোতাম।
A1 থেকে E3 পর্যন্ত সবকিছু নির্বাচন করুন এবং তারপরে অ্যাডভান্সড ফিল্টার ডায়ালগে ফিরে যেতে আবার একই বোতামে ক্লিক করুন। ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং আপনার ডেটা এখন ফিল্টার করা উচিত!
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এখন আমার কাছে শুধুমাত্র 3টি ফলাফল রয়েছে যা সেই সমস্ত মানদণ্ডের সাথে মেলে। মনে রাখবেন মানদণ্ডের পরিসরের লেবেলগুলিকে এটি কাজ করার জন্য ডেটাসেটের লেবেলের সাথে হুবহু মিলতে হবে৷
আপনি স্পষ্টতই এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে আরও অনেক জটিল প্রশ্ন তৈরি করতে পারেন, তাই আপনার পছন্দসই ফলাফল পেতে এটির সাথে খেলুন। পরিশেষে, ফিল্টার করা ডেটাতে সমষ্টি ফাংশন প্রয়োগ করার বিষয়ে কথা বলা যাক।
ফিল্টার করা ডেটার সারসংক্ষেপ
এখন ধরা যাক আমি আমার ফিল্টার করা ডেটাতে পরিবারের সদস্যদের সংখ্যা যোগ করতে চাই, আমি কীভাবে এটি করতে পারব? আচ্ছা, আসুন ক্লিয়ার-এ ক্লিক করে আমাদের ফিল্টারটি পরিষ্কার করি রিবনে বোতাম। চিন্তা করবেন না, শুধুমাত্র অ্যাডভান্সড বোতামে ক্লিক করে এবং আবার ঠিক আছে ক্লিক করে উন্নত ফিল্টারটি আবার প্রয়োগ করা খুবই সহজ৷
আমাদের ডেটাসেটের নীচে, আসুন মোট নামে একটি সেল যোগ করি এবং তারপর পরিবারের মোট সদস্যদের যোগ করার জন্য একটি সমষ্টি ফাংশন যোগ করুন। আমার উদাহরণে, আমি এইমাত্র =SUM(C7:C31) টাইপ করেছি .
সুতরাং আমি যদি সমস্ত পরিবারের দিকে তাকাই, আমার মোট সদস্য 78 জন। এখন আমরা এগিয়ে যাই এবং আমাদের উন্নত ফিল্টার পুনরায় প্রয়োগ করি এবং দেখি কি হয়।
উফফফ! সঠিক সংখ্যা দেখানোর পরিবর্তে, 11, আমি এখনও মোট 78 দেখছি! কেন এমন হল? ঠিক আছে, SUM ফাংশন লুকানো সারিগুলিকে উপেক্ষা করে না, তাই এটি এখনও সমস্ত সারি ব্যবহার করে গণনা করছে। ভাগ্যক্রমে, লুকানো সারি উপেক্ষা করতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন কয়েকটি ফাংশন রয়েছে৷
প্রথমটি হল SUBTOTAL . আমরা এই বিশেষ ফাংশনগুলির যেকোনো একটি ব্যবহার করার আগে, আপনি আপনার ফিল্টারটি পরিষ্কার করতে এবং তারপর ফাংশনটি টাইপ করতে চাইবেন৷
ফিল্টারটি সাফ হয়ে গেলে, এগিয়ে যান এবং =SUBTOTAL() টাইপ করুন এবং আপনি একটি ড্রপডাউন বক্স দেখতে পাবেন যেখানে একগুচ্ছ বিকল্প রয়েছে। এই ফাংশনটি ব্যবহার করে, আপনি প্রথমে একটি সংখ্যা ব্যবহার করে যে ধরনের সমষ্টি ফাংশন ব্যবহার করতে চান তা চয়ন করুন৷
আমাদের উদাহরণে, আমি SUM ব্যবহার করতে চাই , তাই আমি 9 নম্বরে টাইপ করব বা ড্রপডাউন থেকে এটিতে ক্লিক করব। তারপর একটি কমা টাইপ করুন এবং ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন।
যখন আপনি এন্টার টিপুন, আপনি দেখতে পাবেন 78 এর মান আগের মতই। যাইহোক, যদি আপনি এখন ফিল্টারটি আবার প্রয়োগ করেন, আমরা 11 দেখতে পাব!
চমৎকার! আমরা ঠিক এটাই চাই। এখন আপনি আপনার ফিল্টারগুলি সামঞ্জস্য করতে পারেন এবং মানটি সর্বদা শুধুমাত্র বর্তমানে প্রদর্শিত সারিগুলিকে প্রতিফলিত করবে৷
দ্বিতীয় ফাংশন যেটি SUBTOTAL ফাংশনের মতো প্রায় একইভাবে কাজ করে তা হল সমগ্র . একমাত্র পার্থক্য হল AGGREGATE ফাংশনে আরেকটি প্যারামিটার রয়েছে যেখানে আপনাকে উল্লেখ করতে হবে যে আপনি লুকানো সারিগুলি উপেক্ষা করতে চান৷
প্রথম প্যারামিটার হল সমষ্টি ফাংশন যা আপনি ব্যবহার করতে চান এবং SUBTOTAL এর মত, 9 SUM ফাংশনকে উপস্থাপন করে। দ্বিতীয় বিকল্পটি হল যেখানে লুকানো সারি উপেক্ষা করতে আপনাকে 5 টাইপ করতে হবে। শেষ প্যারামিটারটি একই এবং কোষের পরিসর।
আপনি আরও বিস্তারিতভাবে AGGREGATE ফাংশন এবং অন্যান্য ফাংশন যেমন MODE, MEDIAN, AVERAGE ইত্যাদি ব্যবহার করতে শিখতে সারাংশ ফাংশন সম্পর্কে আমার নিবন্ধটিও পড়তে পারেন।
আশা করি, এই নিবন্ধটি আপনাকে Excel এ ফিল্টার তৈরি এবং ব্যবহার করার জন্য একটি ভাল সূচনা পয়েন্ট দেয়। যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, একটি মন্তব্য পোস্ট করতে দ্বিধা বোধ করুন. উপভোগ করুন!
