এক্সেলে কাস্টম ফিল্টারিংে দক্ষতা অর্জন: ৫টি বিশেষज्ञ কৌশল

বিশাল ডেটাসেট যুক্ত এক্সেল শীট পরিচালনা করা কঠিন কাজ। কিন্তু যদি আপনি আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজন অনুযায়ী ডেটাসেট ফিল্টার করতে পারেন, তবে কাজটি অনেক সহজ হয়ে যায়। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেলে কাস্টম ফিল্টার thực hiện করতে হয়।

ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

আপনি এখান থেকে বিনামূল্যে প্র্যাকটিস এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেলে কাস্টম ফিল্টার প্রয়োগের ৫টি পদ্ধতি

এই অনুচ্ছেদে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল কমান্ড টুল, ম্যাক্রো ইত্যাদি ব্যবহার করে ডেটা কাস্টমাইজড ভাবে ফিল্টার করতে হয়।

উপরের ডেটাসেটটি ব্যবহার করে আমরা কাস্টম ফিল্টার করব।

১. এক্সেলে সংখ্যা ভিত্তিক ভ্যালু ফিল্টার করুন

এক্সেলে কাস্টমাইজড ফিল্টার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সংখ্যা ভিত্তিক ডেটা বের করা যায়।

ধাপসমূহ:

• রেঞ্জের ভিতরে যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন।
• Home ট্যাবে Editing গ্রুপ থেকে Sort & Filter → Filter সিলেক্ট করুন।

• প্রতিটি কলাম হেডারের পাশে একটি ড্রপ-ডাউন অ্যারো দেখা যাবে।

• যে কলাম অনুযায়ী ফিল্টার করতে চান তার পাশের অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা Total Sales ভিত্তিক ফিল্টার করতে চাইলেও সেটার পাশের ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলাম।
• ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Number Filters → Custom Filter সিলেক্ট করুন।

• একটি Custom AutoFilter পপ-আপ বক্স খুলবে। ড্রপ-ডাউন অ্যারো লিস্ট থেকে প্রয়োজনীয় অপশন বেছে নিন। আমরা Total Sales ভ্যালু ৫০০ এবং ৯০০-এর মধ্যবর্তী বের করতে চাইলেও প্রথম ড্রপ-ডাউন থেকে is greater than বেছে নিয়ে পাশের বক্সে ৫০০ লিখলাম।
• যেহেতু দুই শর্তই পূরণ করতে হবে, তাই And অপশন চেক করলাম। যদি শুধু একটি শর্তে ফলাফল চান তবে And আনচেক করে Or চেক করুন।
• দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন থেকে is less than বেছে নিয়ে পাশের বক্সে ৯০০ লিখলাম।
• OK প্রেস করুন।

ফলাফলে ৭৫০ Total Sale ভ্যালু वाले প্রোডাক্টের ডিটেইলস দেখা গেল, যা ৫০০ ও ৯০০-এর মাঝপথে।

২. নির্দিষ্ট টেক্সট ভিত্তিক ডেটা ফিল্টারিং

পূর্বের সেকশনের মতোই নির্দিষ্ট টেক্সট ভ্যালু অনুযায়ী কাস্টম ফিল্টার প্রয়োগ করা যায়।

ধাপসমূহ:

• উপরোক্তভাবে রেঞ্জের ভিতরে যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন।
• Home ট্যাবে Editing গ্রুপ থেকে Sort & Filter → Filter সিলেক্ট করুন।
• প্রতিটি কলাম হেডারের পাশে ড্রপ-ডাউন অ্যারো দেখা যাবে।
• যে কলাম ফিল্টার করতে চান তার পাশের অ্যারোতে ক্লিক করুন। এইবার Month ভিত্তিক ফিল্টার করব, তাই তার পাশের অ্যারোতে ক্লিক করলাম।
• ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Text Filters → Custom Filter সিলেক্ট করুন।

• খুলা Custom AutoFilter পপ-আপ বক্স থেকে ড্রপ-ডাউন অ্যারো 이용해 শর্ত বেছে নিন। আমরা জুন থেকে আগে যেসব মাস আছে কিন্তু জুলাই বাদে সেগুলোর প্রোডাক্ট ডিটেইলস বের করতে চাইলেও প্রথম ড্রপ-ডাউন থেকে is greater than বেছে নিয়ে পাশের বক্সে June লিখলাম।
• যেহেতু দুই শর্তই সত্য হতে হবে, তাই And অপশন চেক করলাম।
• দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন থেকে does not equal বেছে নিয়ে লেবেল বক্সের ড্রপ-ডাউন থেকে July সিলেক্ট করলাম (ম্যানুয়ালি লিখলেও হয়)।
• OK প্রেস করুন।

কাস্টমাইজড ফিল্টারের মাধ্যমে জুন থেকে আগে যেসব মাস আছে কিন্তু জুলাই বাদে সেগুলোর প্রোডাক্ট ডিটেইলস এক্সেল ওয়ার্কশিটে পাওয়া গেল।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ইউনিক ভ্যালু ফিল্টার করার পদ্ধতি

৩. এক্সেলে টেবিলে কাস্টম ফিল্টার সংরক্ষণ করুন

এতক্ষণ ডেটাসেটে কাস্টম ফিল্টার দেখালাম, কিন্তু টেবিলেও কাস্টম ফিল্টার সংরক্ষণ করা যায়। সেটার জন্য ডেটাসেটকে টেবিলে কনভার্ট করতে হয়। চলুন দেখি কিভাবে করা যায়।

ধাপসমূহ:

• ডেটাসেট সিলেক্ট করুন।
• Home ট্যাব থেকে Format as Table সিলেক্ট করুন।

• টেবিলের একটি কাস্টমাইজড নাম দিতে পারেন অথবা ডিফল্ট নাম রেখে দিতে পারেন। আমরা টেবিলের নাম CustomTable রেখেছিলাম। এটি বাধ্যতামূলক নয়।

• এখন প্রতিটি কলাম হেডারের পাশে একটি ড্রপ-ডাউন অ্যারো দেখা যাবে।

• আপনার ডেটাসেট এখন ফিল্টার অপশনসহ একটি টেবিলে পরিণত হয়েছে। উপরের সেকশনে দেখানো কাস্টম ফিল্টার বা অন্য যেকোনো পদ্ধতিতে ফিল্টার করতে পারেন। আমরা July মাসের প্রোডাক্ট ডিটেইলস দেখতে চাইলেও Select All আনচেক করে শুধু July চেক করলাম।
• OK প্রেস করুন।

টেবিলে শুধু July মাসের প্রোডাক্ট ডিটেইলস দেখাবে।

৩.১. টেবিলের দুটি কলামে কাস্টম ফিল্টার একসাথে প্রয়োগ করুন

টেবিলের একটি কলাম ফিল্টার করার পর অন্য কলামও ফিল্টার করা যায়। যেমন July মাসের তথ্য বের করার পর এখন আমরা চাই যেসব প্রোডাক্টের Total Sale ৫০০ থেকে ৮০০-এর মাঝপথে।

• Total Sales ভিত্তিক ফিল্টারের জন্য তার পাশের ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
• ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Number Filters → Custom Filter সিলেক্ট করুন।

• খুলা Custom AutoFilter পপ-আপ বক্স থেকে প্রথম ড্রপ-ডাউনে is greater than বেছে নিয়ে পাশের বক্সে ৫০০ লিখলাম।
• And অপশন চেক করলাম যেন দুটি শর্তই পূরণ হয়।
• দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন থেকে is less than বেছে নিয়ে পাশের বক্সে ৮০০ লিখলাম।
• OK প্রেস করুন।

এখন July মাসে তৈরি প্রোডাক্টগুলোর মধ্যে যেসব Total Sale ৭৫০ (৫০০ ও ৮০০-এর মাঝপথে) সেগুলো দেখাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একসাথে একাধিক কলাম ফিল্টার করার পদ্ধতি

সদৃশ আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেলে একাধিক সারি ফিল্টার করা (১১টি উপযুক্ত পদ্ধতি)
• সেল ভ্যালু ভিত্তিক এক্সেল ফিল্টার ডেটা (৬টি কার্যকর পদ্ধতি)
• এক্সেলে টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার (৫টি উদাহরণ)
• এক্সেল ফিল্টারের শর্টকাট (৩টি কুইক ব্যবহার উদাহরণসহ)

৪. এক্সেলে Advanced Filter ব্যবহার করে কাস্টম ফিল্টার করুন

সिर्फ ড্রপ-ডাউন ফিল্টার অপশন ছাড়াও এক্সেলের Advanced ফিচার ব্যবহার করে ডেটা কাস্টম ভাবে ফিল্টার করা যায়।

ধাপসমূহ:

• Data ট্যাব থেকে Advanced সিলেক্ট করুন।

• Advanced Filter নামক একটি পপ-আপ বক্স খুলবে যেখানে আপনার ডেটাসেটের রেঞ্জ ইতিমধ্যে List range বক্সে থাকবে।

• এখন ডেটাসেটে ফিরে যান, অন্য একটি সেলে ফিল্টার করার ভিত্তিক ডেটা রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা Mobile এর ডেটা বের করতে চাইলেও Cell G5-এ Mobile লিখে Cell G4-এ কলামের নাম Product Name দিলাম।
• আবার Advanced অপশন সিলেক্ট করুন, পপ-আপ বক্সে Criteria range নতুন সংজ্ঞায়িত সেলগুলো ড্র্যাগ করে দিন। আমাদের কেসে Cell G4 এবং G5 ড্র্যাগ করলাম।
• OK প্রেস করুন।

ডেটাসেটে শুধু Mobile সম্পর্কিত ডিটেইলস দেখাবে।

৫. এক্সেলে ম্যাক্রো রেকর্ড করে কাস্টম ভাবে ডেটা ফিল্টার করুন

এক্সেলে যেকোনো ধরনের কাস্টম ফিল্টারিং সংরক্ষণ করার আরেকটি দ্রুত ও কার্যকর উপায় হল Macro। ম্যাক্রো ব্যবহার করে কাস্টম ফিল্টার সংরক্ষণ করে পরবর্তীতে অন্য শীতে প্রয়োগ করা যায়। ম্যাক্রো দিয়ে কাস্টম ভাবে ডেটা ফিল্টার করার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• Developer ট্যাব থেকে Record Macro সিলেক্ট করুন।

• Record Macro পপ-আপ বক্সে ম্যাক্রোর নাম দিন। আমরা Macro name বক্সে MacroCustom নাম দিলাম।
• OK প্রেস করুন।

• এখন আপনার ডেটাসেটে যেকোনো ধরনের ফিল্টার করুন, ম্যাক্রো সেটি রেকর্ড করবে এবং পরবর্তীতে অন্য ওয়ার্কশিটে সেম ফিল্টার প্রয়োগ করবে। উদাহরণস্বরূপ, Record macro প্রেস করার পর আমরা July মাসের Total Sale বের করতে চাইলেও কলাম হেডারের অ্যারোতে ক্লিক করে Select All আনচেক করে শুধু July চেক করলাম।
• OK প্রেস করলে শুধু July মাসের প্রোডাক্ট ডিটেইলস দেখাবে।

• এখন Developer ট্যাব থেকে Stop Recording সিলেক্ট করুন। এটি ফিল্টার করার সঠিক প্রসেস রেকর্ড করবে।

• এখন অন্য একটি ওয়ার্কশিটে যান যেখানে একই ভাবে ফিল্টার করতে চান। Developer ট্যাব থেকে Macros সিলেক্ট করুন।

• পূর্বে দেওয়া ম্যাক্রো নাম সিলেক্ট করুন। আমাদের কেসে MacroCustom সিলেক্ট করলাম।
• Run প্রেস করুন।

পূর্বের ওয়ার্কশিটে আপনার করা ফিল্টার প্রসেস এখানে প্রয়োগ হবে। নিচের ছবিতে শুধু July মাসে তৈরি প্রোডাক্ট ডিটেইলস দেখাচ্ছে।

আরও পড়ুন: VBA দিয়ে এক্সেলে একাধিক ক্রাইটেরিয়া ফিল্টার করা

উপসংহার

এই আর্টিকেলে দেখানো হয়েছে কিভাবে এক্সেলে কাস্টম ফিল্টার করা যায়। আশা করি এটি আপনার জন্য খুব উপকারী হবে। বিষয়টি সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট করুন।

আরও পড়ুন

• এক্সেলে ফর্মুলা যুক্ত সেল ফিল্টার করা (২টি পদ্ধতি)
• এক্সেলে রঙ অনুযায়ী ফিল্টার (২টি উদাহরণ)
• এক্সেলে ফিল্টার রিমUভ করা (৫টি সহজ ও দ্রুত পদ্ধতি)
• এক্সেলে একাধিক ফিল্টার প্রয়োগ [পদ্ধতি + VBA]