ওয়ার্ড এবং এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করুন: ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল

প্রতিটি আপডেটের সাথে মাইক্রোসফ্ট অফিস টুলগুলো আরও শক্তিশালী হয়ে যাচ্ছে। আজকাল, ফ্লোচার্টের জন্য আপনাকে কোনো ডেডিকেটেড অ্যাপ্লিকেশন দরকার নেই। আপনি পাওয়ারপয়েন্ট, ওয়ার্ড, এবং এমনকি এক্সেলেও ফ্লোচার্ট তৈরি করতে পারেন।

আমরা ইতিমধ্যে পাওয়ারপয়েন্টে ফ্লোচার্ট নিয়ে আলোচনা করেছি। তাই এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে ওয়ার্ড এবং এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করতে হয়। আমরা ডেমোন্সট্রেশনের জন্য মাইক্রোসফ্ট অফিস ২০১৯ ব্যবহার করছি, কিন্তু আপনি অফিস ২০১০ বা অফিস ৩৬৫-এ একই ধাপগুলো অনুসরণ করতে পারেন। আপনার মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের ভার্সন ২০০৭-এর পুরনো না হলে, আমাদের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে ফ্লোচার্ট তৈরি করতে পারবেন।

শেপস টুল ব্যবহার করে ওয়ার্ডে ফ্লোচার্ট তৈরি করুন

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বিশ্বব্যাপী একটি জনপ্রিয় ওয়ার্ড প্রসেসর কারণ এটি সব কম্পিউটারের সাথে কম্প্যাটিবল। সময়ের সাথে সাথে, ওয়ার্ড একটি সাধারণ ওয়ার্ড প্রসেসরের চেয়ে অনেক বড় হয়ে উঠেছে, সব প্ল্যাটফর্মে এর জনপ্রিয়তা ধীরে ধীরে বেড়েছে। এখন এটি ড্রয়িং টুল এবং ডিজাইন টুলের সাথে আসে, যাতে আপনি ফ্লোচার্ট তৈরি করতে পারেন, বারকোড জেনারেট করতে পারেন, এবং এমনকি গ্রিটিং কার্ডও তৈরি করতে পারেন।

এই টুলগুলোর একটি হলো শেপস। শেপস টুল ব্যবহার করা একটি সিম্পল ফ্লোচার্ট দ্রুত তৈরি করার সবচেয়ে সহজ উপায়। তাই শেপস দিয়ে একটি বেসিক ফ্লোচার্ট দিয়ে শুরু করা যাক।

ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট দিয়ে শুরু করুন

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড চালু করলে, আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খোলার অপশন দেওয়া হয়। সহজেই Blank document অপশনে ক্লিক করুন এবং আপনি 準備完了।

গ্রিডলাইন সক্ষম করুন

এই ধাপটি ঐচ্ছিক কিন্তু আমরা সুপারিশ করি কারণ এটি সব কিছু সহজ করে দেয়। গ্রিডলাইন আপনাকে সব কিছু সঠিক আকারে এবং প্রতিটি ফ্লোচার্ট এলিমেন্ট সঠিক স্থানে রাখতে সাহায্য করে। এই ফিচার ছাড়া, আপনি অসমান শেপ এবং মিসঅ্যালাইনড ড্রয়িং নিয়ে শেষ হতে পারেন যা আপনার ফ্লোচার্টকে অনপ্রফেশনাল দেখাবে।

গ্রিডলাইন সক্ষম করতে, View ট্যাবে যান এবং Gridlines চেকবক্সে ক্লিক করুন।

আপনার ডকুমেন্টটি এখন নিচের ছবির মতো দেখাবে।

শেপস ইনসার্ট করুন

Insert ট্যাবে যান এবং Shapes বাটনে ক্লিক করুন ওয়ার্ডের শেপস কালেকশন দেখতে।

আপনি শেপসের বেশ কিছু ক্যাটাগরি লক্ষ্য করবেন।

আমাদের আগ্রহ Lines এবং Flowchart শেপসগুলোতে ফ্লোচার্ট তৈরি করতে। প্রতিটি শেপ আলাদা উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়। নিয়মগুলো পাথরে খোদা নাও, তবে ওয়ার্ডের সুপারিশ মেনে চলা ভালো অভ্যাস। উদাহরণস্বরূপ, প্রসেস স্টেপের জন্য রেক্ট্যাঙ্গেল এবং ডিসিশন পয়েন্টের জন্য ডায়মন্ড শেপ ব্যবহার করা উচিত। আপনি প্রতিটি শেপের ওপর মাউস পয়েন্টার নিয়ে যেতে এই তথ্য পেতে পারেন।

এখন, প্রথম শেপটি যোগ করা যাক। একটি ওভাল শেপ দিয়ে শুরু করি। শেপ মেনু খুলুন, ওভালটি নির্বাচন করুন, এবং মাউস পয়েন্টার ক্লিক করে ড্র্যাগ করে এঁকে আঁকুন।

আপনার প্রথম শেপ আঁকা শেষ হলে, আপনি ডকুমেন্টের শীর্ষে একটি নতুন ট্যাব লক্ষ্য করবেন। আপনি Format ট্যাব পেয়েছেন, যেটি আপনি আপনার শেপস মডিফাই করতে, রঙ যোগ করতে, এবং আরও অনেক কিছু করতে ব্যবহার করবেন।

আপনার শেপসে টেক্সট যোগ করতে, শেপে রাইট-ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে Add Text নির্বাচন করুন।

এখন আরেকটি শেপ যোগ করি এবং তারপর একটি লাইন কনেক্টর হিসেবে ব্যবহার করে সেগুলো লিংক করি।

পূর্বের ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি রেক্ট্যাঙ্গেল শেপ ইনসার্ট করুন।

এরপর, শেপ লাইব্রেরিতে যান, এবং ফ্লোচার্ট ক্যাটাগরির পরিবর্তে, Lines ক্যাটাগরি থেকে একটি লাইন অ্যারো নির্বাচন করুন।

প্রথম শেপটি নির্বাচন করুন আপনার শেপের প্রতিটি পাশের কন্ট্রোল পয়েন্টগুলো দেখতে এবং তারপর অ্যারোটি নির্বাচন করুন। নিচের বটম হ্যান্ডেলে ক্লিক করুন এবং অ্যারোটি দ্বিতীয় শেপের সেন্টার হ্যান্ডেল পর্যন্ত ড্র্যাগ করুন।

আপনার ফ্লোচার্ট তৈরি করতে যেকোনো শেপ এবং লাইন ব্যবহার করে এই ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন।

স্মার্টআর্ট ব্যবহার করে ওয়ার্ডে ফ্লোচার্ট তৈরি করুন

স্মার্টআর্ট একটি নতুন ফিচার যা ফ্লোচার্ট, Organización চার্ট, ভেন ডায়াগ্রাম, এবং আরও অনেক কিছুর জন্য প্রিমেড লেআউটের সাথে আসে। শেপস টুল আপনার আইডিয়া উপস্থাপনের জন্য যথেষ্ট, স্মার্টআর্ট আরও প্রফেশনাল লুক এবং সময় বাঁচিয়ে পরবর্তী লেভেলে নিয়ে যায়।

ওয়ার্ডে স্মার্টআর্ট গ্রাফিক তৈরি করুন

আগের মতো একটি নতুন ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করুন এবং গ্রিডলাইন সক্ষম করুন।

Insert ট্যাবে যান, এবং শেপস বাটনের দুই ধাপ দূরেই আপনি SmartArt পাবেন।

স্মার্টআর্ট-এ ক্লিক করুন এবং একটি টেমপ্লেট উইন্ডো খুলবে। ওয়ার্ড দরজনের স্মার্টআর্ট গ্রাফিক্স অফার করে, কিন্তু আমরা Process সেকশনে আগ্রহী।

Process ক্যাটাগরিতে Picture Accent Process নির্বাচন করুন এবং OK বাটনে ক্লিক করুন। এই টেমপ্লেটটি একটি ওয়ার্কফ্লো বা ধাপে ধাপে প্রসেস ভিজুয়ালি উপস্থাপন করতে ব্যবহৃত হয়।

এই অপশনটি এমন শেপস জেনারেট করে যেগুলো ছবি, টেক্সট, এবং সেগুলোকে লজিক্যাল ক্রমে লিংক করার অ্যারো ধারণ করতে পারে।

ফ্লোচার্টের পাশে, আপনি ফ্লোচার্ট এডিটিং অপশনসহ একটি উইন্ডোও দেখবেন। আপনি টেক্সট পেনে ক্লিক করে টেক্সট ইনসার্ট করতে পারেন এবং সংশ্লিষ্ট ইমেজ শেপে ক্লিক করে নতুন গ্রাফিক্স ইনসার্ট করতে পারেন।

জেনারেট করার পরও আপনি স্মার্টআর্ট ডিজাইন মডিফাই করতে পারেন। আপনি উপরের বাম কোণার Add Shape বাটন থেকে নতুন শেপ ইনসার্ট করতে পারেন, উপরের ছবির মতো লেআউট পরিবর্তন করতে পারেন, নতুন রঙ যোগ করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।

স্মার্টআর্ট টেমপ্লেট দিয়ে ফ্লোচার্ট তৈরি করা ম্যানুয়ালি শেপস ইনসার্ট করার চেয়ে অনেক দ্রুত প্রক্রিয়া এবং ফলাফলও আরও প্রফেশনাল দেখায়। তবে, কখনো কখনো স্ক্র্যাচ থেকে শেপস ব্যবহার করা ভালো অপশন কারণ আপনার ডিজাইন এবং কাস্টমাইজেশনের পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ থাকে।

শেপস টুল ব্যবহার করে এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করুন

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল শুধু স্প্রেডশিট তৈরি করা এবং গাণিতিক কাজের জন্য নয়। এটি চার্ট, হিস্টোগ্রাম, গ্রাফ, এবং আরও অনেক কিছু তৈরির জন্য विवিধ গ্রাফিক্স জেনারেটিং টুল সাপোর্ট করে।

আপনি যদি ওয়ার্ডের চেয়ে এক্সেল বেশি ব্যবহার করেন, তবে আপনি ফ্লোচার্ট তৈরি করার জন্যও এটি ব্যবহার করতে পারেন। প্রক্রিয়াটি মূলত ওয়ার্ডের মতোই। এখানে শেপস টুল ব্যবহার করে স্ক্র্যাচ থেকে ফ্লোচার্ট তৈরি করার পদ্ধতি দেওয়া হলো।

গ্রিড সেট আপ করুন

আপনি এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করেন বা ওয়ার্ডে, সবসময় একটি ফ্লোচার্ট গ্রিড তৈরি করুন। এটি আপনার ফ্লোচার্ট শেপস সঠিকভাবে পজিশন করতে সাহায্য করে।

এক্সেলে গ্রিড সেট আপ করতে, কলামের প্রস্থ পরিবর্তন করুন থেকে শুরু করুন। একটি এক্সেল ওয়ার্কশিট ইতিমধ্যেই একটি গ্রিড, আপনাকে শুধু এটি টিউন করতে হবে। কলামের প্রস্থ সারির উচ্চতার সমান হওয়া উচিত।

ওয়ার্কশিটের উপরের বাম কোণার বাটনে ক্লিক করে সব সেল নির্বাচন করুন থেকে শুরু করুন।

এরপর, Home ট্যাবের Cells সেকশনে Format বাটনে ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে Column Width নির্বাচন করুন।

ডিফল্টভাবে, সারির উচ্চতা ১৫ পয়েন্ট (২০ পিক্সেল) সেট করা থাকে। ২০ পিক্সেল প্রস্থ পেতে, কলাম প্রস্থ ২.১৪ সেট করে OK নির্বাচন করুন।

এখন আমাদের একটি গ্রিড আছে, কিন্তু এটি ওয়ার্ডের মত কাজ করে না। শেপসগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিকটতম গ্রিড লাইনের সাথে অ্যালাইন করতে Snap to Grid ফিচার সক্ষম করতে হবে।

Page Layout ট্যাবে যান এবং Align নির্বাচন করুন। নতুন মেনু থেকে Snap to Grid নির্বাচন করুন।

শেপস ইনসার্ট করুন

এক্সেলে শেপস যোগ করা ওয়ার্ডের মতোই কাজ করে।

Insert ট্যাবে যান, Shapes বাটনে ক্লিক করুন, এবং আপনার প্রথম ফ্লোচার্ট শেপটি নির্বাচন করুন।

মাউস পয়েন্টার ড্র্যাগ করে শেপটি আঁকুন।

আপনি ডকুমেন্টের শীর্ষে Shape Format ট্যাব দেখতে পাবেন। উপরের ছবিতে দেখানো++){

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের সাথে ঠিক একই। সব কন্ট্রোল, অপশন, এবং বাটন একইভাবে কাজ করে।

আপনি উপরের বাম কোণার Insert Shapes সেকশন থেকে অন্য একটি শেপ নির্বাচন করুন এবং প্রথমটির নিচে যোগ করুন। তারপর একটি অ্যারো দিয়ে সেগুলো সংযুক্ত করুন, তাদের রঙ পরিবর্তন করুন, এবং আপনার ফ্লোচার্ট সম্পূর্ণ করতে আরও শেপস যোগ করুন।

স্মার্টআর্ট ব্যবহার করে এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করুন

এক্সেলে ফ্লোচার্ট তৈরি করার সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো স্মার্টআর্ট গ্রাফিক্স ব্যবহার করা। এই ফিচার ওয়ার্ডের মতোই কাজ করে এবং স্মার্টআর্ট ফ্লোচার্ট তৈরি করার জন্য আপনাকে যে ধাপগুলো নিতে হবে সেগুলো মূলত একই।

এক্সেলে স্মার্টআর্ট গ্রাফিক তৈরি করুন

এক্সেলে স্মার্টআর্ট ওয়ার্ডের মতোই। Insert ট্যাবে যান এবং SmartArt বাটনে ক্লিক করুন।

স্মার্টআর্ট ফ্লোচার্ট টেমপ্লেটসহ একটি উইন্ডো খুলবে। এটি ওয়ার্ডের সাথে ঠিক একই দেখায়। উভয়ের মধ্যে কোন পার্থক্য নেই, তাই যদি সাহায্য দরকার হয় তবে ওয়ার্ডে স্মার্টআর্ট ব্যবহার করে ফ্লোচার্ট তৈরি করার আমাদের সেকশনটি রেফার করুন। সব ফ্লোচার্ট ফরম্যাটিং এবং এডিটিং অপশনও একই।

আপনার প্রিয় ফ্লোচার্ট তৈরির টুল কোনটি?

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেল দুটোই ফ্লোচার্ট ডিজাইন করার জন্য সমানভাবে দুর্দান্ত এবং আপনি উভয়তেই স্মার্টআর্ট গ্রাফিক্স ব্যবহার করতে পারেন। আপনি কোনটি পছন্দ করেন ফ্লোচার্ট बनाने জন্য? নিচে কমেন্টে জানান ফ্লোচার্ট তৈরির জন্য আপনার প্রিয় সফ্টওয়্যার কোনটি এবং কেন।